CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP ETC
2.2. Phân tích thực trạng hệ thống quản lý dự án phần mềm tại Công ty cổ phần giải pháp ETC
2.2.4.1. Dự án Giải pháp Hệ thống kho dữ liệu doanh nghiệp (Enterprise
Xét về quy mô, Vietinbank hiện sở hữu cơ sở dữ liệu lớn nhất trong các ngân hàng Việt Nam. Trong quá trình hoạt động, dữ liệu của ngân hàng phát sinh ngày càng nhiều, Vietinbank cần sử dụng các nguồn dữ liệu này một cách có hiệu quả nhằm phục vụ cho công tác quản trị điều hành, quản trị rủi ro, hỗ trợ ra quyết định và hoạch định chiến lược kinh doanh.
Sau quá trình đánh giá các ETC cung cấp giải pháp kho dữ liệu doanh nghiệp (Data warehouse) hàng đầu thế giới, Vietinbank đã lựa chọn giải pháp Data warehouse của ETC liên danh ETC và Tech Mahindra sử dung công nghệ của SAP.
Tháng 09/2013, Vietinbank và liên danh ETC & Tech Mahindra đã ký kết hợp đồng gói thầu Mua sắm và triển khai giải pháp Kho dữ liệu doanh nghiệp EDW tại Vietinbank.
Trước khi hệ thống EDW được cung cấp dịch vụ phần mềm, Vietinabnk đang gặp rất nhiều vấn đề về:
Dữ liệu không nhất quán trong nhiều hệ thống và báo cáo.
Hệ thống gặp vấn đề về hiệu năng khi thực hiện truy vấn và báo cáo.
Thiếu mô hình dữ liệu chuẩn
Dữ liệu trong kho không ánh xạ với quy trình nghiệp vụ.
Thiếu tổ chức dữ liệu, Bảo mật dữ liệu và Quản trị dữ liệu
Sau khi hệ thống được cung cấp dịch vụ phần mềm, Ngân hàng Vietinbank mong muốn cung cấp dịch vụ phần mềm một kho dữ liệu chung, chuẩn hóa các dữ liệu toàn Ngân Hàng, cung cấp dịch vụ phần mềm nền tảng công nghệ hướng khách
hàng là trung tâm, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác về khách hàng; kết nối, tích hợp với hầu hết các hệ thống nguồn để trích xuất dữ liệu và cung cấp dữ liệu cho tất cả các hệ thống khai thác thông tin trong đó có cả các ứng dụng báo cáo phân tích, quản trị thông minh hỗ trợ cho việc ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra, giải pháp cũng hướng tới cung cấp dịch vụ phần mềm nền tảng công nghệ tốt trong việc lưu trữ, tổng hợp dữ liệu, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho mục đích lâu dài.
Mục tiêu đề xuất:
Hệ thống EDW vận hành như một nguồn chính của dữ liệu tập trung, đồng nhất và tích hợp.
Thực hiện quản lý dữ liệu theo các giai đoạn.
Ghi nhận dữ liệu gần thời gian thực cho các báo cáo vận hành.
Phát triển các kho dữ liệu chủ đề cho dashboard và Báo cáo OLAP.
Làm việc với các cấu phần MDM/CDI để cung cấp cái nhìn đơn nhất của mối quan hệ doanh nghiệp, khách hàng.
Chuyển đổi báo cáo và dữ liệu từ hệ thống và nền tảng sẵn có.
Phục vụ cho khối lượng dữ liệu ngày càng lớn trong tương lai.
Tích hợp nhiều kênh truy xuất như web, email, thiết bị di động, v…v
Phân tích đa chiều của các khối OLAP cho phép chia nhỏ,truy xuất từ trên xuống theo các chiều.
Cung cấp các mẫu biểu và báo cáo theo cả tiếng Anh và tiếng Việt
Cải thiện hiệu năng truy vấn và báo cáo.
Hỗ trợ tùy biến, Khai thác dữ liệu và Phân tích dữ liệu cao cấp trong tương lai.
Thử nghiệm, Triển khai và hỗ trợ Sản phẩm cho nhiều dịch vụ dữ liệu khác nhau và các yêu cầu thay đổi.
Dự án Data Warehouse sẽ giúp Vietinbank cung cấp dịch vụ phần mềm một nền tảng dữ liệu và công nghệ mạnh mẽ, tin cậy, giúp đáp ứng các yêu cầu hiện tại
chuẩn quốc tế. Khi hoàn thành, hệ thống sẽ cung cấp đủ lượng thông tin, dữ liệu cần thiết phục vụ cho các mô hình phân tích, dự báo như: đánh giá hành vi khách hàng, các mô hình dự báo, cảnh báo rủi ro,…
Với tổng giá trị của dự án là 5 triệu 600 nghìn USD, trong đó chi phí phần cứng là 1 triệu 575 nghìn USD, phần còn lại là chi phí phần mềm (3 triệu 304 nghìn USD) và dịch vụ triển khai, đào tạo (720 nghìn USD), có thể nói đây là dự án kho dữ liệu DN thuộc hàng “khủng” ở Việt Nam khi có quy mô dự tính tới gần 40 terabytes và được kết nối tới hơn 18 nguồn dữ liệu của các hệ thống nghiệp vụ của Vietinbank.
Thông tin dự án được thể hiện qua bảng 2.5 dưới đây:
Bảng 2.5. Quy mô, công suất dự án Giải pháp Hệ thống kho dữ liệu doanh nghiệp (Enterprise Data Warehouse System)
STT Các thông số của dự án ĐVT Quy mô, số lƣợng
1 Tổng giá trị đầu tư Triệu đô 5,6
2 Nhóm dự án Nhóm B theo Nghị định số
12/2013/NĐ-CP
3 Chi phí phần cứng Triệu đô 1,575
4 Chi phí phần mềm Triệu đô 3,304
5 Dịch vụ triển khai, đào tạo Triệu đô 0,72 6 Quy mô kho dữ liệu doanh nghiệp Terabytes 40 7 Các nguồn dữ liệu được tích hợp Nguốn 18
(Nguồn: Công ty cổ phần giải pháp ETC và xử lý của tác giả) a. Quản lý tiến độ thực hiện dự án.
Tiến độ thực hiện dự án là một trong những chỉ tiêu quan trọng trong quản lý dự án đối với ETC. Mục tiêu tiến độ không tách khỏi chất lượng và chi phí thực hiện dự án và trong quá trình quản lý các mục tiêu này luôn tác động qua lại lẫn nhau.Tiến độ thực hiện dự án kéo dài sẽ làm phát sinh chi phí và nhiều khi làm giảm chất lượng triển khai và ngược lại muốn đẩy nhanh tiến độ thì phải tăng chi phí thực hiện. Bảng tiến độ dự án Giải pháp Hệ thống kho dữ liệu doanh nghiệp (Enterprise Data Warehouse System) thể hiện cụ thể qua bảng 2.6 dưới đây:
Bảng 2.6. Bảng tiến độ tổng thể của dự án Giải pháp Hệ thống kho dữ liệu doanh nghiệp (Enterprise Data Warehouse System)
STT Công việc Thời gian
hoàn thành dự kiến
Thời gian thực hiện dự kiến
Thời gian hoàn thành thực tế 1 Bàn giao bản quyền phần mềm 3 tháng kể từ ngày ký
hợp đồng T T+91 3 tháng kể từ ngày
ký hợp đồng 2 Đào tạo
2.1 Đào tạo trong nước 3 tháng kể từ ngày ký
hợp đồng
T+28 T+36 Và T+18 T+31
3 tháng kể từ ngày ký hợp đồng
2.2 Đào tạo ngoài nước 3 tháng kể từ ngày ký
hợp đồng T+55 T+77 3 tháng kể từ ngày
ký hợp đồng 3 Dịch vụ triển khai
3.1 Dịch vụ triển khai kiến trúc EDW, tích hợp
3.1.1 Phân tích yêu cầu, đặc tả yêu cầu hệ thống 2 tháng T T+61 3 tháng
3.1.2 Thiết kế kiến trúc 2,5 tháng T T+56 4 tháng
3.1.3 Thiết kế tổng thể review kiến trúc 3 tháng T T+91 3,5 tháng
3.2 Dịch vụ triển khai chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống Core Banking
3.2.1 Phân tích yêu cầu, tài liệu đặc tả yêu cầu
người sử dụng 1 tháng T+16 T+46 1,5 tháng
3.2.2 Cung cấp dịch vụ phần mềm Service trên trục
tích hợp 1 tháng T+41 T+71 1,5 tháng
3.2.3 Chỉnh sửa hệ thống chuyển đổi dữ liệu từ hệ
thống Core Banking 2 tháng T+61 T+123 2,5 tháng
3.2.4 Triển khai chính thức T+190
3.3 Dịch vụ triển khai hệ thống IBMB
3.3.1 Phân tích yêu cầu, tài liệu đặc tả yêu cầu
người sử dụng 1 tháng T+31 T+61 1,5 tháng
3.3.2 Cung cấp dịch vụ phần mềm service trên trục
tích hợp 3 tháng T+47 T+139 3,5 tháng
3.3.3 Chỉnh hệ thống IBMB 3 tháng T+47 T+139 3,5 tháng
3.3.4 Test tích hợp, UAT 4 tháng T+123 T+325 4,5 tháng
3.3.5 Triển khai T+340
3.4 Dịch vụ triển khai hệ thống Gateway Thanh toán
3.4.1 Phân tích yêu cầu, tài liệu đặc tả yêu cầu
người sử dụng 1 tháng T+51 T+86 1,5 tháng
3.4.2 Cung cấp dịch vụ phần mềm service trên trục
tích hợp 2 tháng T+151 T+213 3 tháng
3.4.3 Chỉnh sửa hệ thống Gateway 3 tháng T+168 T+260 3,5 tháng
3.4.4 Test tích hợp, UAT 4 tháng T+243 T+366 4,5 tháng
3.4.5 Triển khai T+471
4
Test tích hợp tổng thể, test tải dữ liệu, test bảo mật và hoàn thiện các quy trình, các tài liệu và triển khai chính thức hệ thống
T+570 Ghi chú : Ngày ký hợp đồng được gọi là ngày T
(Nguồn: Hợp đồng dự án Giải pháp Hệ thống kho dữ liệu doanh nghiệp và xử lý của tác giả) Nhận xét:
- Thời gian hoàn thành các hang mục công việc bị chậm hơn so với dự kiến ít nhát là nửa tháng và nhiều nhất là 1 tháng. Tuy vậy, thời gian thực hiện vẫn đảm bảo so với kế hoạch đề ra.
- Nguyên nhân: do từ khi ký kết hợp đồng (09/2013) đến khi dự án bắt đàu được thực hiện (17/02/2014) bị trễ, dẫn đến thời điểm bắt đàu
Quản lý tiến độ tại dự án ở Ngân hàng Vietinbank cũng như các dự án ở các Ngân hàng Việt Nam khác thường bị coi nhẹ do yếu tố quan liêu, trì trệ của cơ quan quản lý đầu tư thường thấy ở các Ngân hàng Việt Nam.
Một dự án xuất hiện được đánh dấu bằng một văn bản quyết định chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền và nó thực sự được triển khai khi có kế hoạch vốn của cơ quan cấp vốn cho công tác chuẩn bị đầu tư. Từ đó Ngân hàng sẽ tiến hành lập dự án tiền khả thi, khả thi (hoặc thuê các tổ chức tư vấn), thẩm định dự án và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và văn bản quyết định.
Trong giai đoạn đầu của dự án, sự ách tắc luôn xẩy ra ở công đoạn các bên tham gia họp thầu và chốt các yêu cầu (các yêu cầu cụ thể hoặc phát sinh ngoài hồ sơ thầu) từ phía Ngân hàng. Các công việc này tại Ngân hàng không chỉ xuất phát từ một khối nghiệp vụ hay một phòng/ETC mà còn liên đới đén các khối nghiệp vụ và phòng/ETC khác. ETC muốn thực hiện triển khai cần phải làm rõ chỉ tiết về yêu cầu và nghiệp vụ, do đây là một dự án phức tập về quản lý và tích hợp khối dữ liệu khổng lồ trong Ngân hàng.Tuy nhiên, trong các cuộc họp này số lượng yêu cầu của Ngân hàng quá lớn, cùng với dự chồng chéo về quyền quyết định chốt yêu cầu nghiệp vụ, dẫn đến sự trì trệ không đáng có.
Thời gian từ khi có văn bản quyết định đầu tư đến khi ký hợp đồng triển khai dự án hầu như ít được quan tâm do có một số công việc mà thời gian nằm ngoài sự kiểm soát của Ngân hàng hoặc đã được Nhà nước quy định cụ thể. Chỉ đến giai đoạn triển khai dự án, mục tiêu tiến độ mới được đặt ra theo đúng nghĩa của nó, được cụ thể hoá ở từng công việc, từng hạng mục triển khai, được xác định cụ thể trong từng hợp đồng cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm, được kiểm soát, giám sát bởi các bộ phận chức năng.
Việc quản lý tiến độ thực hiện dự án tại Ngân hàng thường được biểu hiện qua việc cung cấp dịch vụ phần mềm, tiến độ thực hiện các công việc, các hạng mục triển khai và toàn bộ triển khai, đánh giá tiến độ và điều chỉnh tiến độ.
Việc cung cấp dịch vụ phần mềm tiến độ triển khai dự án được xác định cụ thể ở khâu thiết kế độ dài về thời gian thực hiện toàn bộ triển khai. Đây chính là cơ sở để xét thầu, đánh giá các ETC. Chỉ những ETC đáp ứng được tiến độ thực hiện đã
ghi trong văn bản quyết định đầu tư mới được lựa chọn. Mặt khác, các ETC phải cung cấp dịch vụ phần mềm bảng tiến độ cụ thể từng công việc riêng biệt một cách hợp lý và phù hợp với tổng tiến độ từng công việc trong tiến độ tổng thể chung của triển khai phải thực hiện các công việc sau:
- Cho biết thời gian làm việc của mỗi công việc.
- Mối quan hệ trước sau giữa các công việc.
- Biểu thời gian các công việc trên Hình.
- Các dự án do Ngân hàng quản lý, việc cung cấp dịch vụ phần mềm tiến độ thực hiện dự án thường được biểu diễn một cách đơn giản không biểu thị được mối quan hệ thời gian và chi phí thực hiện.Việc này Ngân hàng thường để cho các ETC tự tính toán, sắp xếp và không được biểu hiện cụ thể trong hợp đồng. Vì vậy bảng tiến độ cũng không thể hiện được mối quan hệ giữa thời gian và số lượng nhân lực dự án. Hay nói cách khác bảng biểu diễn tiến độ của dự án chỉ đơn thuần là biểu diễn các công việc và mối quan hệ trước sau giữa các công việc ( một công việc bắt đầu khi nào, kết thúc khi nào và mất bao nhiêu ngày).Trong thực tế, công ty chỉ quản lý giám sát các ETC thực hiện đúng tiến độ đề ra, đạt yêu cầu về kỹ thuật ghi trong hợp đồng còn việc thực hiện các công việc làm sao cho có hiệu quả thì Ngân hàng để các ETC tự tính toán sắp xếp.
b. Về công tác quản lý chi phí dự án:
Dựa trên khối lượng công việc cụ thể và tình hình thực tế theo luận chứng kinh tế - kỹ thuật của dự án, ETC với các công cụ và kỹ thuật ước tính chi phí của dự án, lập dự thảo ngân sách (ngân sách sơ bộ), luận chứng các khoản mục chi phí từ đó lập kế hoạch huy động và kế hoạch sử dụng vốn đầu tư.Việc quản lý chi phí thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 2.7. Bảng chi phí của dự án Giải pháp Hệ thống kho dữ liệu doanh nghiệp (Enterprise Data Warehouse System)
STT Nội dung công việc
Tổng mức đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt
(USD )
Gía trị phê duyệt quyết
toán (USD)
1 Chi phí bản quyền phần mềm 1.098.456
2 Chi phí mua phần cứng 1.005.879
3 Chi phí triển khai môi trường
Production; DR; UAT/TEST/DEV 1.125.456
4 Chi phí QLDA 476.079
5 Chi phí đào tạo 645.090
6 Chi phí cho nhân sự dự án 895.778
7 Chi phí khác 79.607
Tổng cộng 6.030.012 5.326.345
(Nguồn: Hợp đồng dự án Giải pháp Hệ thống kho dữ liệu doanh nghiệp và xử lý của tác giả) Nhận xét:
Có thể dễ dàng thấy do dự án bị kéo dài thời gian nên quy mô dự án đã tăng từ 5,6 triệu USD lên 6,03 triệu USD. Tuy nhiên, giá trị phê duyệt quyết toán mới chỉ ở mức 5,326 triệu USD. So với các dự án khác, độ chênh lệch giữa số tiền được quyết toán với số tiền được phê duyệt vẫn ở mức chấp nhận được và thời gian giải ngân vẫn đảm bảo giúp dự án có thể hoạt động bình thường, duy trì các hạng mục công việc theo đúng mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, còn nhiều nhân tố khác ảnh hưởng đến công tác quản lý vốn, chi phí thực hiện dự án như:
Sau khi hoàn tất giai đoạn đấu thầu và được lựa chọn làm nhà thầu chính, ETC sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với Ngân hàng hoàn thiện ngân sách đã điều chỉnh bao gồm kế hoạch thanh toán với ETC và nhà cung ứng.
Ngân sách cuối cùng sẽ được duyệt ngay khi ETC hoàn thành hồ sơ tổ chức triển khai. Khi dự án đi vào giai đoạn kết thúc, ETC sẽ cùng với Trung tâm CNTT
của Ngân hàng lập bản Ngân sách thực tế, hạch toán tổng chi phí của dự án và báo cáo với Ngân hàng Vietinbank.
Công tác quản lý chi phí dự án được thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự án, và trong mỗi giai đoạn cụ thể quản lý chi phí lại có vai trò khác nhau và được thực hiện khác nhau. Cụ thể như sau:
Trong giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án:
Trong giai đoạn này, ETC có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm CNTT - Vietinbank và các nhà tư vấn tiến hành lập tổng mức đầu tư cung cấp dịch vụ phần mềm triển khai, dự toán cung cấp dịch vụ phần mềm triển khai, định mức và giá thành triển khai.
Tổng mức đầu tư triển khai dự án là chi phí dự tính của toàn dự án, bao gồm:
chi phí phần cứng, chi phí bản quyền, chi phí phần mềm, chi phí đào tạo, các chi phí khác (chi phí QLDA, chi phí tư vấn,…) và chi phí dự phòng. Tổng mức đầu tư sau khi lập phải được Lãnh đạo Ngân hàng Vietinbank tổ chức thẩm định và phê duyệt.
Căn cứ vào tổng mức đầu tư, ETC cùng với Trung tâm CNTT sẽ tiến hành lập kế hoạch và quản lý vốn thực hiện triển khai.
Dự toán cung cấp dịch vụ phần mềm triển khai được xác định theo triển khai cung cấp dịch vụ phần mềm cụ thể và là căn cứ để ETC quản lý chi phí đầu tư cung cấp dịch vụ phần mềm triển khai. Dự toán triển khai được lập căn cứ trên cơ sở khối lượng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ triển khai, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của triển khai và đơn giá cung cấp dịch vụ phần mềm triển khai, định mức chi phí tính theo tỉ lệ phần trăm cần thiết để thực hiện khối lượng, nhiệm vụ công việc đó. Nội dung dự toán triển khai bao gồm: chi phí triển khai, chi phí thiết bị, chi phí khác và chi phí dự phòng. Dự toán triển khai sau khi lập phải được Ngân hàng Vietinbank tiến hành thẩm tra và phê duyệt.
Trong giai đoạn thực hiện dự án:
Sau khi hoàn thành công tác tổ chức đấu thầu, lựa chọn được ETC theo quy định và các bên tham gia đã kết thúc quá trình đàm phán hợp đồng, ETC có trách