CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP ETC
2.2. Phân tích thực trạng hệ thống quản lý dự án phần mềm tại Công ty cổ phần giải pháp ETC
2.2.4.2. Dự án Giải pháp Hệ thống khởi tạo khoản vay LOS (Loan
LOS là dự án nằm trong chiến lược Công nghệ Thông tin của Vietinbank giai đoạn 2011 - 2015. Đối tác triển khai Dự án LOS là liên danh ETC Integro Technologies Pte. Ltd và AurionPro Solutions Limited cùng với công ty ETC, theo hợp đồng 523/TB-NHCT6 ký ngày 31/5/2012.
Hệ thống LOS là hệ thống hỗ trợ quy trình tác nghiệp cấp tín dụng khép kín từ khâu nhận hồ sơ, thẩm định, phê duyệt đến kiểm soát sau phê duyệt, cho tất cả các đối tượng khách hàng thuộc Khối Bán lẻ, Khối Khách hàng Doanh nghiệp và khách hàng là định chế tài chính nhằm đáp ứng quá trình hiện đại hóa, chuẩn hóa nghiệp vụ cấp tín dụng của Vietinbank.
Bảng 2.9. Quy mô, công suất dự án Giải pháp Hệ thống khởi tạo khoản vay LOS (Loan Origination System)
STT Các thông số của dự án ĐVT Quy mô, số lƣợng
1 Tổng giá trị đầu tư Triệu đô 2
2 Nhóm dự án Nhóm
B
theo Nghị định số 12/2013/NĐ-CP
3 Chi phí phần cứng Triệu đô 0,67
4 Chi phí phần mềm Triệu đô 0,93
5 Dịch vụ triển khai, đào tạo Triệu đô 0,4 6 Dữ liệu có cấu trúc hệ thống LOS Terabytes 4,7 7 Dữ liệu phi cấu trúc hệ thống LOS Terabytes 3
8 Cơ sở dữ liệu Oracle Gigabytes 11
(Nguồn: Hợp đồng dự án Giải pháp Hệ thống khởi tạo khoản vay LOS và xử lý của tác giả) Ngày 3/9/2015, Dự án được HĐQT Vietinbank phê duyệt đưa vào sử dụng chính thức. Qua 3 đợt triển khai mở rộng, đến nay Dự án LOS đã triển khai thành công trên toàn hệ thống, hoàn tất phạm vi công việc theo Hợp đồng.
LOS là một trong những giải pháp hữu hiệu để khắc phục một số hạn chế trong công tác quản lý tín dụng hiện nay. Việc triển khai LOS góp phần tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động tín dụng, tăng hiệu quả và chất lượng xử lý khoản vay, chuyên nghiệp hóa các quy trình tác nghiệp phục vụ khách hàng. Qua đó nâng cao năng suất lao động, tiết giảm chi phí, nhân công hoạt động; quản lý hiệu quả rủi ro tác nghiệp, rủi ro tín dụng; nâng cao tính minh bạch và an toàn hệ thống;...
Hệ thống khởi tạo khoản vay SmartLender được thiết kế dựa trên cách tiếp cận mô-đun với các chức năng quản lý và quản trị rủi ro tín dụng toàn trình, tại đó các tính năng đều hướng tới thị trường cho vay thương mại, bán lẻ hoặc thị trường cho vay doanh nghiệp. Hệ thống khởi tạo khoản vay toàn diện cùng với với hệ thống quản lý hạn mức và tài sản bảo đảm sẽ cho phép ngân hàng giám sát mức cấp tín dụng ở cấp độ doanh nghiệp hoặc nhóm doanh nghiệp. Giải pháp phù hợp với các
tiêu chuẩn của hiệp ước BASEL II và có thể giao diện liền mạch với các nền tảng phân tích và quản lý rủi ro tài sản. Hệ thống gồm:
-
- Hệ thống khởi tạo khoản vay Doanh nghiệp SmartLender Corporate - Hệ thống quản lý Tài sản bảo đảm và hạn mức SmartLender (CLIMS) Hệ thống LOS sẽ là một nguồn dữ liệu lớn tích hợp với Hệ thống kho dữ liệu doanh nghiệp EDW. Dữ liệu hệ thống LOS ước tính sẽ đạt 4.7TB dữ liệu có cấu trúc và 3TB dữ liệu phi cấu trúc sau 5 năm hoạt động. Hệ thống LOS sử dụng cơ sở dữ liệu Oracle 11g.
a. Quản lý tiến độ dự án
Do tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, năm 2013 là năm hết sức khó khăn, trong đó lĩnh vực đầu tư cung cấp dịch vụ phần mềm, nhất là các dự án cung cấp dịch vụ phần mềm trọng điểm quốc gia trực tiếp chịu nhiều ảnh hưởng. Tuy nhiên mức tăng trưởng của toàn ngành cung cấp dịch vụ phần mềm năm 2013 vẫn đạt 12,4%, đóng góp không nhỏ vào việc duy trì mức tăng trưởng hợp lý 5,2% của cả nước, trong đó có vai trò hết sức quan trọng của các triển khai cung cấp dịch vụ phần mềm trọng điểm quốc gia.
Các triển khai cung cấp dịch vụ phần mềm trọng điểm quốc gia có ý nghĩa to lớn về chính trị và kinh tế của Ngân hàng. Dự án được huy động và tập trung nhiều nguồn lực của quốc gia như vốn, nhân lực và vật lực (thiết bị và công nghệ), có ảnh hưởng hết sức quan trọng đến sự phát triển kinh tế - xã hội đất nước và đời sống nhân dân.
Cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới trong năm qua khiến tất cả các nguồn cung về vốn mất cân đối, nhiều dự án không có hoặc không đáp ứng đủ nguồn vốn, vì vậy một số triển khai có nguy cơ phải ngừng triển khai. Ngoài ra, khủng hoảng còn tác động các mặt đời sống của cán bộ, công nhân viên tham gia cung cấp dịch vụ phần mềm trên các công trường, ảnh hưởng đến điều kiện làm việc của người lao động, nếu không có các biện pháp linh hoạt, kịp thời thì tiến độ và chất lượng các triển khai trọng điểm sẽ bị ảnh hưởng. Trong năm 2013, việc triển khai cung cấp dịch vụ phần mềm trọng điểm này vượt qua khó khăn thách
Bảng 2.10. Bảng tiến độ công việc tổng thể Giải pháp Hệ thống khởi tạo khoản vay LOS (Loan Origination System)
STT Hạng mục
công việc Nội dung công việc Kết quả Thời gian
thực hiện
Thời gian kết thúc
1
Khảo sát hệ thống , Phát triển 03 hệ thống khởi tạo khoản vay RLOS, CLOS và CLIMS;
quy trình nghiệp vụ
ETC tiến hành việc khảo sát hạ tầng phục vụ cho việc phát triển giải pháp Nhà thầu thực hiện phát triển tích hợp, modeling các quy trình nghiệp vụ trên BPM
Viết tài liệu thiết kế
- Các hệ thống, quy trình được design - Các quy trình được
phát triển đúng theo yêu cầu
20 tháng 29/11/2014
2 SIT
Thực hiện test kết nối với các hệ thống theo từng service riêng lẻ (unit test), đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu theo kịch bản test
Test quy trình, đảm bảo Modeling đúng theo yêu cầu
- Tài liệu interface specification
- Tài liệu Service low level design
- Tài liệu phân tích, thiết kế quy trình - Biên bản Test
- Biên bản nghiệm thu SIT
01 tháng 01/01/2015
3 UAT 1
Test Full Cycle từ các hệ thống Legacy và ngược lại
Test quy trình, đảm bảo Modeling đúng theo yêu cầu nghiệp vụ
- Biên bản Test
- Biên bản nghiệm thu UAT1
01 tháng 02/02/2015
4 UAT 2 Test theo Test Case của nghiệp vụ
- Source code
- Biên bản nghiệm thu UAT2
02 tháng 08/03/2015
5 PILOT + GOLIVE Hỗ trợ các công việc Pilot, Golive hệ thống
- Tài liệu cập nhập - Biên bản Golive hệ
thống
02 tháng 28/04/2015
6 Đào tạo và chuyển giao công nghệ
Hỗ trợ các công việc Đào tạo và chuyển giao công nghệ cho đội LOS của Vietinbank
- Tài liệu đào tạo - Biên bản chuyển
giao
02 tháng 30/06/2015
(Nguồn: Hợp đồng dự án Giải pháp Hệ thống khởi tạo khoản vay LOS và xử lý của tác giả)
Qua bảng số liệu, có thể thấy dễ dàng là các hạng mục công việc được tiến hành theo đúng tiến độ đề ra, do các nguyên nhân sau:
Xác định các công việc của dự án
Đối với các dự án cung cấp dịch vụ phần mềm tại Ngân hàng, công tác xác định các công việc dự án do đơn vị tư vấn thiết kế đảm nhiệm cùng với sự tham gia của các cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng trong ETC quản lý hỗ trợ thực hiện.
Công tác xác định các công việc dự án lại không chỉ tập trung vào các hoạt động ở giai đoạn thực hiện triển khai dự án: trong quá trình triển khai phát triển phần mềm hệ thống. Như vậy, các công việc trong giai đoạn này: công tác lập dự án, thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán các công việc thực hiện cũng như các thủ tục duyệt thẩm định… đã được thống kê một cách cụ thể, chi tiết trong quá trình lập kế hoạch quản lý tiến độ dự án. Việc này đã giúp những công việc khi phát sinh sự cố, kế hoạch quản lý tiến độ không lường trước được đã tính toán hết thời gian dự phòng cho những công việc đó, giúp tiến độ dự án đúng hạn.
Trong quá trình xác định các công việc, một công việc cơ bản và quan trọng là phân tách công việc dự án. Đối với hầu hết các dự án phần mềm tại ETC thường phân tách công việc theo phương pháp hệ thống (thiết kế theo dòng) đối với công việc của toàn bộ dự án, và kết hợp phương pháp hệ thống với phương pháp phân tích theo chu kỳ (nghĩa là thực hiện phân tách công việc kết hợp giữa việc sắp xếp theo cấp độ và theo thứ tự thực hiện trước sau) đối với công việc của hạng mục . Kết quả của giai đoạn này được sử dụng cho việc lập trình tự thực hiện công việc ở giai đoạn sau.
Lập trình tự thực hiện các công việc của các hạng mục trong phạm vi toàn bộ dự án
Căn cứ lập trình tự thực hiện các công việc dự án
Do đặc thù các dự án phần mềm tại ETC (hầu hết là các dự án tại các Ngân hàng lớn, các dự án phần mềm có quy mô vốn khá lớn, thời gian kéo dài) nên trình tự thực hiện các công việc dự án buộc phải tuân theo những quy tắc nhất định, và phải đảm bảo những quy chuẩn chất lượng. Vì vậy, ETC trong quá trình lập trình tự thực hiện các công việc dự án luôn tuân thủ theo các quy tắc và quy chuẩn này. Những
quy tắc, quy chuẩn này sẽ tạo ra phụ thuộc bắt buộc đối với các công việc dự án trong mỗi quan hệ hữu cơ với nhau.
Bên cạnh đó, ETC cũng căn cứ trên mối quan hệ tương tác giữa tiến độ thời gian với chi phí và chất lượng trong quá trình thiết lập trình tự các công việc dự án – thực hiện nguyên tắc đảm bảo đúng tiến độ thực hiện dự án trong khuôn khổ chi phí được duyệt với chất lượng đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật, mỹ quan và mục tiêu đề ra.
Giai đoạn thực hiện
Trong giai đoạn thực hiện, quản lý thời gian tiến độ chủ yếu tập trung vào việc giám sát tiến độ dự án theo đúng kế hoạch đã lập. Đồng thời trong quá trình này, các cán bộ quản lý dự án thường xuyên theo dõi để cập nhật, điều chỉnh theo đúng tình hình thực tế thực hiện dự án. Thực tế cho thấy, một số dự án đầu tư của Công ty cổ phần giải pháp ETC do sai lệch giữa công tác lập kế hoạch và thực tế nên khi đi vào giai đoạn thực hiện thì không thể thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra. Chính vì thế, công tác giám sát đánh giá tình hình thực tế thực hiện dự án đã đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý thời gian tiến độ.
b. Quản lý chi phí dự án.
Quản lý chi phí dự án hay quản lý giá cung cấp dịch vụ phần mềm của dự án là nội dung quản lý rất quan trọng trong công việc quản lý của công ty vì trong quản lý giá phải vừa đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà nước với một mức giá hợp lý, chống lãng phí, thực hành tiết kiệm lại vừa phải đảm bảo lợi ích cho Vietinbank, triển khai dự án triển khai để đạt được mục tiêu hài hoà các lợi ích kinh tế.
Ngân hàng hiện quản lý giá cung cấp dịch vụ phần mềm thông qua các chế độ chính sách về giá, các nguyên tắc phương pháp lập dự toán, các căn cứ (định mức kỹ thuật, giá chuẩn, đơn giá cung cấp dịch vụ phần mềm ...) do Nhà nước ETC hành để xác định mức tổng vốn đầu tư của dự án, tổng dự toán triển khai và hạng mục triển khai. Ngân hàng căn cứ vào các quy định của Nhà nước lập và trình cấp
Bảng 2.11. Bảng chi phí của dự án Giải pháp Hệ thống khởi tạo khoản vay LOS (Loan Origination System)
STT Nội dung công việc
Tổng mức đầu tƣ dã đƣợc phê duyệt
(USD )
Gía trị phê duyệt quyết
toán (USD) 1
Chi phí phát triển quy trình nghiệp vụ 03 thệ thống RLOS, CLOS, CLIMS
807.112
2 Chi phí triển khai 03 thệ thống
RLOS, CLOS, CLIMS 558.245
3 Chi phí triển khai pilot, GOLIVE
hệ thống 325.456
4 Chi phí QLDA 80.007
5 Chi phí đào tạo và chuyển giao
công nghệ 135.285
6 Chi phí cho nhân sự dự án 15.693
7 Chi phí khác 4.300
Tổng cộng 2.507.112 1.926.098
(Nguồn: Hợp đồng dự án Giải pháp Hệ thống khởi tạo khoản vay LOS và xử lý của tác giả) Nhận xét:
Có một số điểm đáng lưu ý với tổng mức đầu tư cho dự án LOS, với tổng mức đầu tư đã được phê duyệt ban đầu là 2 triệu USD, số tiền được phê duyệt quyết toán là 1,9 triệu USD. Tuy nhiên, do trong quá trình thực hiện, có một số nghiệp vụ phát sinh nên tổng mức đầu tư đã được thay đổi lên đến 2,5 triệu USD, hiện tại số tiền chênh lệch giữa tổng mức đầu tư và giá trị phê duyệt là khoảng 0,6 triệu USD, gia số này không lớn nhưng hiện vẫn chưa được giải ngân dù dự án đã kết thúc.
Bên cạnh đó, khi thực hiện triển khai dự án LOS, mặc dù là dự án phần mềm lớn đầu tiên mà ETC triển khai trong Ngân hàng, nhưng chi phí trong dự án đã được hoạch toán khá sát với thực tế khi triển khai, có được điều này là do:
Căn cứ lập giá cung cấp dịch vụ phần mềm triển khai.
Để xác định toàn bộ chi phí cần thiết theo giai đoạn của quá trình đầu tư và cung cấp dịch vụ phần mềm, phải căn cứ vào :
- Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có) và báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt .
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ triển khai hoặc thiết kế kỹ thuật triển khai.
- Khối lượng công tác cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm tính theo thiết kế phù hợp với danh mục của đơn giá cung cấp dịch vụ phần mềm cơ bản.
- Danh mục và số lượng các thiết bị công nghệ (bao gồm các thiết bị tiêu chuẩn cần sản xuất, gia công (nếu có), các trang thiết bị khác vụ sản xuất, làm việc, sinh hoạt cần phải lắp đặt yêu cầu công nghệ sản xuất của triển khai cung cấp dịch vụ phần mềm.
- Các tổ chức tư vấn thiết kế chịu trách nhiệm về mức độ đầy đủ, chính xác các nội dung trên.
- Đơn giá cung cấp dịch vụ phần mềm cơ bản : bao gồm những chi phí trực tiếp về vật liệu, nhân công và chi phí máy triển khai tính trên một đơn vị khối lượng công tác cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm riêng biệt hoặc một bộ phận kết cấu cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm và được xác định trên cơ sở định mức dự toán cung cấp dịch vụ phần mềm cơ bản.
Nội dung giá cung cấp dịch vụ phần mềm triển khai.
Tổng mức đầu tư : là vốn đầu tư dự kiến để chi trả cho toàn bộ quá trình đầu tư nhằm đạt được yêu cầu của dự án (bao gồm cả yếu tố trượt giá).Tổng mưc đầu tư được phân tích, tính toán và xác định trong giai đoạn nghiên cứu khả thi của dự án, bao gồm những chi phí cho việc chuẩn bị đầu tư (điều tra khảo sát, lập và thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án), chi phí chuẩn bị thực hiện đầu tư (đền bù đất đai hoa màu, di chuyển dân cư, các triển khai trên mặt bằng cung cấp dịch vụ phần mềm hoặc tái định cư, chuyển quyền sử dụng đất, khảo sát, thiết kế, lập và thẩm
(cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm, mua sắm máy móc thiết bị và các chi phí khác có liên quan), chi phí chuẩn bị sản xuất để đưa vào khai thác sử dụng (chi phí đào tạo, thuê chuyên gia vận hành trong giai đoạn chạy thử) lãi vay ngân hàng trong giai đoạn thực hiện đầu tư, chi phí bảo hiểm, dự phòng.
Tổng dự toán triển khai : là tổng chi phí cần thiết cho việc đầu tư triển khai được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế kỹ thuật triển khai bao gồm: chi phí cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm, chi phí thiết bị, chi phí khác và chi phí dự phòng.
- Giai đoạn chuẩn bị đầu tư .
o Chi phí lập báo cáo nghiên cứu khả thi đối với dự án nhóm A, B, báo cáo nghiên cứu khả thi đối với các dư án nói chung và dự án chỉ thực hiện lập báo cáo đầu tư.
o Chi phí tuyên truyền, quảng cáo cho dự án nếu có.
- Giai đoạn thực hiện đầu tư.
o Chi phí khởi công triển khai.
o Chi phí khảo sát cung cấp dịch vụ phần mềm, thiết kế triển khai, lập hồ sơ mời thầu, chi phí cho việc phân tích và đánh giá kết quả đấu thầu, chi phí giám sát triển khai cung cấp dịch vụ phần mềm và lắp đặt thiết bị, chi phí tư vấn khác...
o Chi phí cho việc quản lý dự án.
o Chi phí lập, thẩm tra đơn giá dự toán, chi phí quản lý cung cấp dịch vụ phần mềm triển khai.
o Chi phí bảo hiểm cho triển khai.
o Chi phí và lệ phí thẩm định thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán triển khai.
- Giai đoạn kết thúc cung cấp dịch vụ phần mềm đưa dự án vào khai thác sử dụng .
o Chi phí thực hiện quy đổi vốn, thẩm tra và phê duyệt quyết toán vốn đầu tư triển khai.
o Chi phí tháo gỡ các triển khai phục vụ triển khai...
o Chi phí tổ chức nghiệm thu, bàn giao triển khai .
o Chi phí đào tạo cán bộ nghiệp vụ và kỹ thuật, cán bộ quản lý.