CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ QUỐC
3.2.3. Hoàn thiện công tác bố trí và sử dụng nhân lực
Bố trí và sử dụng nhân lực là một hoạt động thường xuyên trong công tác quản trị nhân lực nhằm phát huy tối đa khả năng của người lao động bằng cách bố trí nhân lực đúng theo tiêu chuẩn chức danh công việc phù hợp với năng lực, sở trường của người lao động.
Như phân tích ở Chương 2, công tác bố trí và sử dụng nhân lực của Công ty chưa xây dựng được bảng tiêu chuẩn công việc, việc bố trí lao động mang nặng tính mệnh lệnh, giao việc. Sử dụng lao động còn có những chỗ chưa hợp lý ví dụ như những công việc nặng nhọc thì thiếu lao động, những công việc nhẹ nhàng hơn thì thừa lao động, thị trường nhỏ thì được bố trí nhiều lao động, thị trường lớn số lao động được bố trí lại không đủ, nguyên nhân là sử dụng lao động đôi khi còn vì nể nang, một số thị trường mới thời gian đi công tác dài (từ 3 -5 năm) nên nhiều nhân viên không muốn đi. Vẫn còn tình trạng sử dụng lao động trái ngành nghề đào tạo. Căn cứ vào những điểm hạn chế này tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác bố trí và sử dụng nhân lực.
3.2.3.2. Nội dung giải pháp
* Xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc:
Để hoàn thiện việc bố trí và sử dụng nhân lực Công ty cần xây dựng bảng mô tả công việc cụ thể để dựa vào đó có thể bố trí nhân lực một cách phù hợp nhất, đúng chuyên môn người lao động. Với mỗi vị trí công việc cụ thể cần có một bảng tiêu chuẩn công việc riêng làm cơ sở cho việc bố trí lao động. Tất cả bản mô tả công việc của Công ty hiện tại chỉ dừng lại ở việc liệt kê các nhiệm vụ chủ yếu và các chức năng, trách nhiệm của các vị trí chưa được cập nhật thông tin một cách kịp thời. Do vậy, Công ty phải xây dựng lại bản mô tả công việc, phân tích công việc cho các vị trí và phải thường xuyên cập
nhật kịp thời thông tin cho các bản mô tả công việc này. Việc cập nhật thông tin nhằm biết được sự thay đổi nhiệm vụ chức năng của công việc. Những thông tin cần thu thập như: Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, thông tin về hoạt động thực tế của nhân viên, thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện cần có, thông tin về máy móc thiết bị kỹ thuật,…
Để có các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc thể hiện đầy đủ các yếu tố trên thì phân tích công việc phải chính xác và được thực hiện một cách thường xuyên.
Trình tự thực hiện phân tích công việc như sau:
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản
Bước 3: Chọn các công việc đặc trưng
Bước 4: Kiểm tra tính chính xác của thông tin
Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
* Bố trí lại những bộ phận sử dụng lao động chưa hợp lý:
Để bố trí lại những bộ phận lao động chưa hợp lý cần xác định nhu cầu nhân lực cụ thể tại những vị trí này xem thừa, thiếu lao động cụ thể là bao nhiêu để tiến hành bố trí lại.
Dựa vào bảng tiêu chuẩn công việc xem xét đối tượng lao động ở bộ phận thừa nếu phù hợp sẽ chuyển sang bộ phận thiếu, nếu không có ai phù hợp thì tiến hành đào tạo lại theo ngành nghề phù hợp. Mặt khác có thể giảm biên chế bộ phận thừa nhân lực và tiến hành tuyển dụng bổ xung nhân lực cho nơi thiếu lao động.
* Đào tạo lại lao động trái ngành nghề:
Với những lao động trái ngành nghề đào tạo Công ty cần tổ chức các lớp học đào tạo trái ngành nghề. Việc đào tạo phải xen kẽ lý thuyết và thực hành thực tế tại công việc được đào tạo. Sau mỗi khóa học cần kiểm tra kỹ càng lý thuyết và thực hành
* Về thuyên chuyển công tác:
Điều này có thể xuất phát từ thực tế yêu cầu công việc của Công ty hoặc nguyện vọng của người lao động, cần đảm bảo sao cho việc thay đồi là phù hợp với khả năng, trình độ của bản thân người lao động. Công ty cũng cần đặt ra những chính sách và quy định cụ thể:
+ Cần quy định rõ về người có quyền đề xuất thuyên chuyển và người có quyền và chịu trách nhiệm về việc thuyên chuyển.
+ Khi thuyên chuyển cần đảm bảo sự phù hợp trình độ của người lao động và vị trí mới.
+ Khi thuyên chuyển, cần lưu ý tới tiền công hiện tại của người lao động với vị trí mới
* Đề bạt:
Đề bạt những nhân viên xuất sắc, kinh nghiệm lâu năm của Công ty, có những chính sách thăng tiến để đưa người lao động vào việc làm có vị trí cao hơn, lương bổng cao nhằm khuyến khích người lao động ngày một làm việc hiệu quả và hăng say hơn. Để quá trình đề bạt đạt được kết quả tốt và có tác dụng tích cực Công ty cần có các chính sách hợp lý, khuyến khích sự phát triển của cá nhân và thủ tục để bạt rõ ràng, nhất quán. Một chính sách đề bạt tốt nên thể hiện quan điểm của quản lý là khuyến khích và quan tâm đến việc đề bạt.
* Xuống chức:
Khi nhân viên trong nội bộ sẵn có của Công ty không đáp ứng được vị trí hiện tại. Ban lãnh đạo Công ty nên xem xét và đưa về vị trí thấp hơn cho phù hợp với người lao động. Hay cũng là một sự kỷ luật đối với người lao động trong Công ty.
* Một số điểm lưu ý khi bố trí nhân lực.
Ban lãnh đạo Công ty cần chú ý một số điểm sau khi bố trí nhân lực để việc bố trí không chỉ đúng người đúng việc mà còn đảm bảo khuyến khích được người lao động phát huy khả năng sáng tạo và tâm huyết với nghề theo hướng sau:
- Bố trí và sử dụng lao động phải coi trọng phẩm chất đạo đức của nhân viên, cụ thể như tinh thần tiết kiệm, ý thức tập thể, tính liêm khiết trung thực, tuân thủ các cam kết với Công ty…điều này tạo nên sự ổn định trong hệ thống và sự trung thành của nhân viên với đơn vị.
- Bố trí và sử dụng nhân lực theo hướng chuyên môn hóa và theo trình độ ngoại ngữ. Mỗi nhân viên thường có năng lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể tham gia nhiều công việc khác nhau tuy nhiên ban lãnh đạo Công ty cần phải nhận ra năng lực sở trường của họ ở công việc nào là nổi trội và có lợi nhất đồng thời hạn chế các điểm yếu tạo điều kiện cho họ phát huy hết khả năng của mình. Bên cạnh đó Công ty cũng cần xem xét đến khả năng ngoại ngữ của nhân viên để bố trí công việc cho phù hợp. Một số nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, nhưng ngoại ngữ kém không đảm nhận được công việc thì nên đào tạo lại ngoại ngữ, trong thời gian đó bố trí công việc khác phù hợp. Đồng thời công ty cũng nên tránh cho nhân viên kiêm nhiệm vì làm nhiều việc sẽ không hiệu quả bằng công việc chuyên sâu.
- Bố trí và sử dụng nhân lực cần cân nhắc giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể, lấy lợi ích của tập thể, của Công ty làm nền tảng. Đây là một quy tắc nếu không tuân thủ sẽ gây đảo lộn về mặt tư tưởng của người lao động từ đó gây hậu quả khó lường.
- Bố trí sử dụng lao động phải tập trung, thống nhất từ cấp cao nhất nhưng phân quyền rộng rãi cho cấp dưới trong hệ thống tổ chức làm như vậy nhân viên mới yên tâm, vui vẻ làm việc đồng thời tạo được không khí hòa hợp trong Công ty.
- Bố trí và sử dụng nhân lực nên được thực hiện thông qua các cuộc trao đổi, gặp gỡ giữa cấp trên và người được bố trí để thông suốt. Bên cạnh đó ban lãnh đạo cũng cần phải chú ý đến ý kiến đóng góp của tập thể và lắng nghe ý kiến đó.
3.2.3.3. Dự kiến kết quả đạt được của giải pháp
- Khi đã bố trí đúng người, đúng việc, người lao động sẽ cảm thấy thoải mái, cùng với những chính sách hấp dẫn khác (lương, thưởng, phúc lợi,...) sẽ kích thích người lao
động hăng say làm việc, năng suất lao động chắc chắn tăng lên và bản thân họ khi đó cũng không cần thiết phải làm ngoài giờ hoặc làm thêm bên ngoài.
- Giúp công ty bố trí nguồn nhân lực một cách hợp lý, tránh tình trạng dư thừa hay thiếu hụt lao động tại các phòng ban, đơn vị, bộ phận. Các thị trường nước bản địa có được nguồn lao động hợp lý, tránh tình trạng nhiều trường hợp nhân viên phải đi công tác một thời gian quá dài không đúng với thỏa thuận ban đầu khi được tuyển dụng.
- Công ty tận dụng được các nhân viên có trình độ ngoại ngữ tốt (một vấn đề quan trọng của công ty hiện nay) để bố trí phù hợp với công việc. Những nhân viên không đáp ứng yêu cầu ngoại ngữ sẽ được đào tạo lại hay thuyển chuyển công tác cho phù hợp.