2.3. Phân tích thực trạng quản lý dự án đầu tư tại VMEC
2.3.3 Phân tích nội dung thực hiện dự án đầu tư
- Phương pháp quản lý thời gian mà VMEC áp dụng để quản lý thời gian và tiến độ dự án: Trong 5 dự án mà luận văn tập trung nghiên cứu, VMEC sử dụng sơ đồ khối để theo dõi, kiểm soát tiến độ dự án trên bảng phần mềm Exel mà chưa sử dụng phần mềm quản lý dự án.
Nội dung công việc chính và chi tiết từng công việc cụ thể để triển khai các hạng mục của dự án theo từng giai đoạn của dự án;
- Thời gian dự kiến để thực hiện công việc;
- Cán bộ theo dõi quản lý dự án của VMEC đã thêm cột “người chịu trách nhiệm” vào biểu đồ để xác định cụ thể nhân sự chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát và theo dõi tiến độ của dự án.
Với phương pháp thủ công như trên thì việc quản lý sẽ chi tiết hơn theo yêu cầu quản lý, tuy nhiên nếu áp dụng phần mềm thì việc quản lý dự án sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và hiệu quả sẽ cao hơn.
- Nếu sử dụng phần mềm trong quản lý dự án theo biểu đồ GANTT, cán bộ quản lý dự án thực hiện việc theo dõi tiến độ dự án và báo cáo chủ đầu tư tiến độ dự án. Trong báo cáo này, cán bộ thực hiện nhiệm vụ giám sát tiến độ của dự án phải báo cáo được các nội dung sau:
+ Tiến độ thực tế so với kế hoạch đề ra;
+ Những vướng mắc, khó khăn trong việc đảm bảo tiến độ dự án;
+ Phân tích các nguyên nhân dẫn đến việc chậm trễ tiến độ dự án và nêu các đề xuất để chủ đầu tư xem xét quyết định về tiến độ dự án để nhà thầu thực hiện.
Như vậy chủ đầu tư sẽ đưa ra các quyết định kịp thời và chất lượng dự án sẽ tốt hơn - Kết quả thực hiện một số dự án:
Bảng 2.8: Tiến độ thực hiện dự án: Xây dựng trạm XLNT mỏ than Cao Sơn
Nội dung
Thời gian theo Kế
hoạch
Thời gian hoàn thành
thực tế
Chậm/sớm/hoàn thành so với KH Thực hiện khảo sát địa hình địa
chất và thi công rà phá bom mìn, vật nổ
8/2010 đến tháng 9/2011
Tháng
12/2011 03 tháng Lập hồ sơ thoả thuận địa điểm, lập
đồ án quy hoạch chi tiết
10/2010 đến 11/2010
Tháng
3/2011 04 tháng Thẩm định dây chuyền công nghệ
T5/2011-
T6/2011 Tháng 9/2011
03 tháng
(Công ty TNHH MTV Môi trường - Vinacomin - Báo cáo kiểm điểm thực hiện đầu tư - Phòng Đầu tư Công ty cung cấp)
Bảng 2.9: Kết quả thực hiện dự án: Nhà máy xử lý và tái chế chất thải nguy hại Nội dung Thời gian theo
Kế hoạch
Thời gian hoàn thành
thực tế
Chậm/sớm/hoàn thành so với KH Phê duyệt dự án đầu tư 01 tháng 04 tháng 03 tháng Tổ chức đấu thầu thiết bị 3 tháng 5 tháng 02 tháng Bàn giao thiết bị đưa vào vận
hand 3 tháng 7 tháng 04 tháng
(Công ty TNHH MTV Môi trường - Vinacomin - Báo cáo kiểm điểm thực hiện đầu tư - Phòng Đầu tư Công ty cung cấp)
Tổng hợp trong 2 Bảng 2.4. và 2.5. cho thấy các dự án đầu tư mà luận văn nghiên cứu đều chậm tiến độ so với kế hoạch đề ra. Trong các báo cáo thực hiện dự án, VMEC đã chỉ ra những nguyên nhân dẫn đến việc chậm tiến độ như sau:
- Thời gian phê duyệt dự án đầu tư kéo dài. Nguyên nhân cơ bản là, VMEC là Công ty con 100% vốn của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam.
Tất cả các dự án đều phải do Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam phê duyệt trong quá trình triển khai phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến việc điều chỉnh kỹ thuật, điều chỉnh dự toán…
- Thời gian lựa chọn nhà thầu kéo dài. Nguyên nhân là do việc xây dựng Nhà máy xử lý và tái chế chất thải công nghiệp nguy hại đây là một dự án lớn và hoàn toàn mới mẻ đối với Công ty và đối với cả đơn vị tư vấn thiết kế. Để hoàn thành đơn vị tư vấn phải có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm để thực hiện dự án. Bốn dây chuyền sản xuất như: Dây chuyền lò đốt, dây chuyền xử lý bình ắc quy, dây chuyền xử lý thùng phuy, và lò đốt đều mua của Trung Quốc nên việc đấu thầu phải thực hiện nhiều lần, dẫn đến kéo dài tiến độ dự án.
- Thiết bị xây dựng các công trình của VMEC đa số phải mua từ nước ngoài.
Việc nhập khẩu thiết bị, vật tư thường bị chậm trễ do các thủ tục liên quan đến vận chuyển, hải quan, xuất nhập khẩu…
- Khi xây dựng kế hoạch cho dự án, Chủ đầu tư xây dựng kế hoạch lý tưởng và chưa tính đến các yếu tố phát sinh như điều kiện thời tiết, thời gian thông quan
vật tư thiết bị nhập khẩu, thời gian quyết toán dự toán công trình, các vướng mắc về thủ tục phê duyệt dự án đầu tư.
- Do lập kế hoạch không tính toán hết khối lượng công việc hoặc tính toán thời gian hoàn thành sai dẫn đến những phát sinh cần phải xử lý khi dự án đang trong giai đoạn triển khai thực hiện.
Ngoài sơ đồ Gantt thì việc quản lý tiến độ còn được thực hiện bằng cách lập bảng tổng hợp về tiến trình thực hiện các công việc của dự án để xác định mức độ hoàn thành kế hoạch và dự toán chi phí thực hiện những công việc còn lại.
b) Phân phối nguồn lực thực hiện dự án.
Các dự án đầu tư của VMEC, trong phạm vi nghiên cứu, được thực hiện theo hình thức tự thực hiện, do đó, khi phân phối nguồn lực cho dự án, VMEC xây dựng kế hoạch tổng thể đều phối nguồn lực, tập trung vào các nội dung chính sau:
- Thời gian tổng thể để hoàn thành dự án, từ việc phê duyệt dự án đầu tư cho đến khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng.
- Nguồn nhân lực để thực hiện công tác theo dõi, giám sát việc thực hiện dự án.
- Phân bổ tài chính cho dự án, sắp xếp nguồn vốn để vừa đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh vừa đảm bảo thực hiện dự án đầu tư.
c) Quản lý chi phí dự án.
- Thực tế chi phí thực hiện dự án:
Ví dụ: Tổng hợp chi phí “Dự án Nhà máy xử lý và tái chế chất thải công nghiệp nguy hại”
Bảng 2.10: Chi phí thực hiện dự án: Nhà máy XL và tái chế CTCNNH STT Nội dung chi phí Dự toán Giá trị quyết
toán Chênh lệch
1 Chi phí xây dựng 65.448.138.000 72.576.322.741 7.128.184.741 2 Chi phí thiết bị 69.877.358.000 65.750.748.561 - 4.126.609.439 3 Chi phí quản lý dự án 1.710.514.000 1.720.855.603 10.341.603
STT Nội dung chi phí Dự toán Giá trị quyết
toán Chênh lệch
4 Chi phí tư vấn đầu tư
xây dựng 4.169.719.000 4.415.831.309 246.112.309 5 Chi phí khác 916.620.000 892.812.211 -23.807.789 6 Chi phí đền bù,
GPMB 1.000.000.000 1.047.932.900 47.932.900
7 Dự phòng phí 15.728.790.000 -
15.728.790.000 Cộng trước thuế 158.851.139.000 146.404.503.325 -
12.446.635.675 Thuế VAT 14.165.549.000 14.501.715.483 336.166.483 Cộng sau thuế: 173.016.688.000 160.906.218.808 -
12.110.469.192 (Tập đoàn CN - Than KS Việt Nam - QĐ số 2860/QĐ- TKV ngày 31 tháng 12 năm
2013 phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành)
Bảng 2.12: Chi phí thực hiện dự án: Cải tạo phục hồi môi trường bãi thải Ngã Hai Quang Hanh
STT Nội dung chi phí Dự toán Giá trị quyết
toán Chênh lệch 1 Chi phí xây dựng 81.743.481.586 83.921.011.988 +
2.177.530.402 2 Chi phí quản lý dự án 1.170.591.581 1.162.576.666 - 8.014.915 3 Chi phí tư vấn đầu tư
xây dựng 4.122.439.433 4.230.911.729 + 108.472.296 4 Chi phí khác 259.113.230 318.706.154 +59.592.924 5 Chi phí đền bù,
GPMB 5.411.662.963 7.130.863.000 +1.719.200.037
STT Nội dung chi phí Dự toán Giá trị quyết
toán Chênh lệch
6 Dự phòng phí 3.673.026.984 -3.673.026.984
Cộng trước thuế 96.380.315.777 96.764.069.538 +383.753.761 Thuế VAT 9.427.259.473 8.936.064.544 - 491.194.929 Cộng sau thuế: 105.807.575.250 105.700.134.082 -107.441.168
(Tập đoàn CN - Than KS Việt Nam - QĐ số 2695/QĐ- TKV ngày 18 tháng 12 năm 2013 phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành)
Thông qua kết quả thực hiện 2 dự án trên tác giả đánh giá việc quản lý chi phí dự án của VMEC như sau:
- Những mặt làm được:
+ Giá trị thực hiện: Cả hai dự án đều thực hiện đủ trong kế hoạch vốn được duyệt mà không phải điều chỉnh tổng mức đầu tư.
+ Đối với dự án: Nhà máy xử lý và tái chế chất thải nguy hại phần thiết bị chủ đầu tư đã quản lý tốt phần chi phí và đã tiết kiệm được gần 4 tỷ so với dự toán được duyệt ban đầu.
+ Vì là dự án lớn và mới Công ty đã chỉ đạo sát xao các phòng ban để thực hiện dự án theo đúng tiến độ.
- Những mặt còn tồn tại:
+ Phần xây dựng, phân tích định mức, đơn giá (trong đó xây dựng định mức đơn giá cho phần nhân công) chưa sát thực tế, chưa có sự quản lý và so sánh giữa thực tế và định mức, dẫn đến việc không phân tích được năng suất lao động; chi phí xây dựng tăng là do chênh lệch đơn giá do tính toán sai.
+ Công tác xây dựng định mức nội bộ cũng như công tác xây dựng kế hoạch giá công trình, hạng mục công trình chưa được các phòng chức năng liên quan quan tâm đúng mức . Chất lượng của định mức và kế hoạch giá thành không cao, đôi khi còn lập ra có hình thức, không tổ chức theo dõi, quản lý, bám sát để thực hiện, chưa thật sự phát huy tác dụng của công tác khoán chi phí cũng như công tác quản lý;
+ Việc xây dựng đơn giá của một số dự án còn chưa sát thực tế. Nhiều dự án các phòng chức năng của Công ty chưa dùng định mức dự toán đầu tư về vật liệu, nhân công để khoán chi phí, không phân tích chi phí có hay không, hợp lý hay không hợp lý.
+ Tiến độ thực hiện dự án còn chậm so với yêu cầu thực tế, dự án còn phải điều chỉnh và thẩm định lại nhiều lần làm ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ thực hiện.
+ Cán bộ thẩm định dự án thuộc Ban quản lý dự án chưa có kinh nghiệm thực tế lên việc thẩm định dự án còn hời hợt không sát với thực tế cả về phần xây dựng lẫn công nghệ.
d) Công tác quản lý chất lượng công trình:
Các dự án do VMEC làm chủ đầu tư, do Ban quản lý dự án thực hiện cho nên việc quản lý dự án được thực hiện chặt chẽ, đúng nguyên tắc theo các quy định về quản lý đầu tư và xây dựng. Các dự án có ban quản lý dự án cũng đạt được nhiều kết quả tốt, đặc biệt là được giám sát chặt chẽ, đầy đủ hồ sơ, công trình được quyết toán dứt điểm. Tuy nhiên, trong quá trình chuẩn bị đầu tư vẫn còn những thiếu sót nhất định, ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Các dự án mà VMEC thực hiện trong phạm vi bài viết này là các dự án do VMEC tự thực hiện do vậy công tác quản lý dự án có ưu thế là thuận lợi trong công tác quản lý, linh hoạt trong việc áp dụng các phương pháp quản lý phù hợp. Tuy nhiên, các dự án do Chủ đầu tư tự quản lý vẫn có những nhược điểm như việc thiết lập các hồ sơ chưa hoàn thiện, công tác thanh quyết toán không hoàn chỉnh.
e) Quản lý rủi ro
Khi lập dự án đầu tư, VMEC luôn có báo cáo đánh giá, nhận diện các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án đầu tư, trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp quản lý rủi ro nhằm ngăn ngừa các thiệt hại xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Các dự án đầu tư mà luận văn nghiên cứu, VMEC đã áp dụng các phương thức quản lý rủi ro như dưới đây:
- Chuyển dịch rủi ro: Khi ký hợp đồng thuê tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế cùng liên kết với các bên để cùng chịu rủi ro trong quá trình thực hiện dự án;
- Bảo hiểm công trình: Các dự án đầu tư xây dựng công trình của VMEC được Tổng công ty Cổ phần bảo hiểm Việt Minh thực hiện bảo hiểm. Việc chuyển dịch rủi ro theo hợp đồng dưới hình thức này đã giúp VMEC ngăn ngừa đến mức thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện dự án đầu tư.
g) Công tác quản lý kỹ thuật, an toàn, chất lượng lao động:
- Những mặt làm được:
+ VMEC giao việc quản lý kỹ thuật của các dự án đầu tư cho Ban quản lý dự án để thực hiện. Ban quản lý dự án được phân ra thành các phòng xây dựng, phòng quản lý dự án và phòng Công nghệ, phòng Dự toán và đơn giá. Các phần việc quản lý được chuyên môn hoá và bộ trí đủ cán bộ có chuyên môn để quản lý dự án. Bên cạnh đó, VMEC còn nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật của các nhà thầu nước ngoài như Nhật, Đức và Trung Quốc.
Công tác an toàn công trình: Được lãnh đạo Công ty rất quan tâm và chỉ đạo sát sao. Trong những năm qua Công ty TNHH MTV Môi trường - TKV chưa để xảy ra một vụ tai nạn nào.
Chất lượng lao động: Công ty tuyển dụng những cán bộ kỹ thuật có năng lực được đào tạo bài bản tại các trường xây dưng; công nhân xây dưng có đủ sức khoẻ và làm việc nhiệt tình.
- Những mặt còn tồn tại:
+ Công tác tổ chức công trường và lập biện pháp thi công trên công trường của một số dự án chưa tốt, trình độ và năng lực cán bộ kỹ thuật thi công chưa thật sự đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi của công việc. Thiếu cán bộ quản lý kỹ thuật, tinh thông nghề nghiệp. Các phòng chức năng khi phân công nhân viên tham gia vào dự án chưa chú trọng đến yếu tố này;
+ Tình trạng thi công dây dưa chưa dứt điểm diễn ra phổ biến ở hầu hết các dự án, không chỉ ảnh hưởng đến kỹ thuật, chất lượng công trình mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác đầu tư;
+ Công tác quản lý và giám sát chất lượng tuy đã được nâng lên một bước nhưng việc tuân theo các quy trình, quy chuẩn và các yêu cầu kỹ thuật vẫn chưa chặt chẽ.