Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI VMEC
3.3. Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý các dự án đầu tư tại VMEC
3.3.1 Nhóm các giải pháp cải tiến, đổi mới phương pháp quản lý dự án, đặc biệt là quản lý tiến độ và quản lý chi phí
Trên cơ sở phân tích những tồn tại trong việc vận dụng và áp dụng các phương pháp quản lý dự án đầu tư vào thực tiễn quản lý dự án tại VMEC, tác giả đề xuất các giải pháp cải tiến, đổi mới các phương pháp quản lý dự án để phù hợp với đặc điểm, tình hình thực tế của VMEC như sau:
3.3.1.1. Giải pháp 1: Nâng cao hiệu quả công tác lập dự án và thẩm định các dự án đầu tư
Như đã phân tích ở trên, các dự án đầu tư của VMEC đến năm 2025 là các dự án có yêu cầu kỹ thuật, công nghệ cao, đó đó, các dự án sẽ được thực hiện theo hình thức các Hợp đồng EPC. Để nâng cao hiệu quả của việc lập dự án và thẩm định các dự án đầu tư, VMEC cần:
- Thuê các đơn vị tư vấn có kinh nghiệm ở trong và ngoài nước để thực hiện việc lập dự án, bao gồm cả việc nghiên cứu tiền khả thi. Những đơn vị tư vấn này phải có năng lực, kinh nghiệm thật sự trong việc lập các dự án đầu tư để đảm bảo được hiệu quả của dự án đầu tư.
- Đối với việc thẩm định dự án đầu tư, cũng nên thuê đơn vị thẩm định độc lập để đánh giá đầy đủ về dự án.
- Công ty phải cử cán bộ cùng tham gia để học tập kinh nghiệm nhằm nâng cao tính tự chủ trong công tác.
3.3.1.2. Giải pháp 2: Nâng cao hiệu quả quản lý thời gian, tiến độ dự án:
Trong giai đoạn từ nay đến năm 2018, các dự án đầu tư của VMEC rất phức tạp với yêu cầu cao về công nghệ, kỹ thuật và nguồn vốn đầu tư lớn, do đó, hầu hết các dự án sẽ được thực hiện theo hình thức liên danh. Để kiểm soát được thời gian và tiến độ dự án, thay vì quản lý tiến độ dự án bằng phương pháp thủ công như hiện nay, VMEC cần áp dụng phương pháp quản lý dự án theo biểu đồ GIANTT, cần phải đổi mới phương pháp quản lý dự án như các đề xuất dưới đây:
- Xây dựng thời gian biểu linh hoạt cho dự án:
Công cụ quan trọng nhất để triển khai một dự án xây dựng là thời gian biểu tiến độ thi công dựa trên kế hoạch thời gian biểu do chủ đầu tư xây dựng nên nhằm thực hiện các công việc khác nhau theo yêu cầu của dự án để đạt được thành công.
Thông thường thì các hồ sơ thầu quy định tổng thời gian thi công và thời gian hoàn thành các khâu trung gian bắt buộc. Cùng với việc chuẩn bị cho đấu thầu, nhà thầu phải xây dựng kế hoạch phác thảo ban đầu. Kế hoạch phải được thực hiện theo đúng các chi tiết cơ bản bởi vì điều đó tạo ra cơ sở quyết định giá thành của
công trình. Có như vậy mới có sự linh hoạt trong thời gian thực hiện dự án cho phù hợp với nguồn lực và thực tế ngoài công trường.
Khi tiến hành thực thi dự án thì thời gian biểu cần phải được xây dựng cụ thể hơn. Ngoài việc liệt kê các công việc thì việc này cũng cung cấp thêm những thông tin về khối lượng công việc chính phải thực hiện, thông tin về các loại thiết bị, các đội công nhân khác nhau mà Nhà thầu dự định sử dụng trong quá trình thi công.
Thời gian biểu không được coi là cố định mà phải là một công cụ linh hoạt có thể điều chỉnh được tùy theo từng công việc cụ thể trong từng giai đoạn của dự án.
Khi xây dựng thời gian biểu linh hoạt cho dự án, cần chú ý đến các yếu tố sau:
+ Xác định thời gian thích hợp để tiến hành các loại công việc khác nhau;
+ Xác định thời gian cần thiết cho từng giai đoạn thi công hay những giải pháp lựa chọn cho những công việc này;
+ Định ra ngày sớm nhất để giao hay hạn cuối cùng phải nhận được nguyên vật liệu cần thiết cho các loại công việc khác nhau và hạn cuối cùng phải nhận được bản vẽ thiết kế đã được thông qua;
+ Tính toán chi phí và thời gian tối ưu bằng việc sử dụng tối đa máy móc, nhân lực và vật liệu đã được cung cấp.
- Xây dựng phần mềm quản lý thời gian và tiến độ dự án:
+ Cải tiến biểu đồ GANTT theo các hướng cơ bản sau:
Tích hợp cả việc phân công người theo dõi đánh giá tiến độ vào biểu đồ theo các cột tương ứng trên trục tung và trục hoành.
Hình 3.1. Sơ đồ GANTT tích hợp nhiều nội dung Công việc, người theo dõi (phân công tạm thời)
Tiến độ thời gian, đánh giá tiến độ
+ Thay thế việc báo cáo tiến độ dự án của người giám sát dự án trên giấy tờ bằng việc cập nhật vào phần mềm quản lý dự án. Trong giai đoạn 2009 - 2013, việc quản lý dự án dựa vào các báo cáo theo phương pháp hành chính làm phát sinh nhiều giấy tờ nhưng hiệu quả của việc quản lý không cao. Do đó, cần phải thay thế bằng phần mềm được thiết kế theo hướng:
+ Người có trách nhiệm của chủ đầu tư, người chịu trách nhiệm giám sát có quyền truy cập vào hệ thống;
+ Người có trách nhiệm của chủ đầu tư có thể nêu các ý kiến chỉ đạo của mình sau khi theo dõi tiến độ dự án được thể hiện trên biểu đồ;
+ Người có trách nhiệm giám sát có thể cập nhật từng công việc theo tiến độ công việc đã được xây dựng trong biểu đồ GANTT, đưa ra các nhận định cá nhân về tiến độ của dự án nhằm có những giải pháp hiệu quả đẩy nhanh tiến độ dự án.
3.3.1.3. Giải pháp 3: Cải tiến phương pháp quản lý chi phí của dự án
Thực tế thực hiện các dự án trong thời gian qua cho thấy, hầu hết các dự án đầu tư của VMEC đều vượt chi phí so với dự toán ban đầu, điều này đã đặt Chủ đầu tư vào tình trạng lúng túng khi phải tính toán sắp xếp các nguồn vốn để hoàn thành các dự án đầu tư.
Các dự án đầu tư của VMEC thực hiện trong thời gian tới sẽ được thực hiện bằng nhiều nguồn vốn khác nhau gồm: Nguồn vốn quỹ môi trường tập trung của Tập đoàn, vốn đầu tư của chủ sở hữu, vốn vay, vốn từ hoạt động sản xuất kinh doanh của VMEC. Do đó, khi xây dựng chi phí dự án, VMEC cần:
- Chọn thời điểm tính toán hợp lý
Thời điểm tính toán có ảnh hưởng tới kết quả tính toán tài chính – kinh tế trong lập dự án đầu tư. Do vậy cần phải xác định thời điểm tính toán hợp lý. Các dự án đầu tư của MEC trong thời gian tới có quy mô lớn, thời gian chuẩn bị để đưa công trình vào sử dụng dài, do đó, tùy tình hình cụ thể có thể chọn thời điểm như sau:
+ Nếu chu kỳ dự án, tỷ lệ lạm phát và mức lãi suất của các nguồn vốn theo
dự đoán biến động không đáng kể và tỷ suất tính toán được xác định đúng với phương pháp khoa học, có tính đến các yếu tố rủi ro đối với sản xuất thì thời điểm tính toán có thể lấy là thời điểm hiện tại (thời điểm lập dự án) hoặc thời điểm bắt đầu thực hiện dự án như đối với dự án có quy mô đầu tư không lớn và thời gian chuẩn bị đưa công trình đầu tư vào khai thác không dài.
+ Thời điểm tính toán là năm kết thúc giai đoạn thi công xây dựng công trình và đưa công trình đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong trường hợp này, các chi phí trong giai đoạn thi công xây dựng công trình được tính chuyển về năm gốc thông qua việc tính giá trị tương lai. Các thu nhập và chi phí khai thác trong giai đoạn khai thác công trình được tính chuyển về năm gốc thông qua việc tính giá trị hiện tại. Các thu nhập và chi phí của dự án được so sánh tại thời điểm tính toán.
Cách chọn thời điểm tính toán này là có căn cứ và đảm bảo độ tin cậy cao vì tổng khoảng cách tính hiện giá của các dòng chi phí và thu nhập của dự án là nhỏ nhất.
- Xác định tỷ suất tính toán hợp lý:
Xác định tỷ suất tính toán đúng sẽ giúp Chủ đầu tư lập báo cáo tài chính dự án sát thực tế nhất. Các dự án của VMEC trong thời gian tới, như đã nêu trên, được thực hiện bằng nguồn vốn do Chủ sở hữu đầu tư, vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh (nguồn vốn tự có) và nguồn vốn đi vay. Do đó, để tính toán chi phí hiệu quả, cần áp dụng công thức tính toán tỷ suất như công thức dưới đây:
Rc = Kvtc. rvtc + Kvđv. rvđv (3.1) Trong đó:
Rc - Tổng vốn cần huy động Kvtc – Vốn tự có
rvtc – Mức lãi suất xác định cho vốn tự có Kvđv – Vốn đi vay
rvđv – Mức lãi suất xác định cho vốn đi vay - Kiểm soát chi phí dự án.
Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi
phí dự án. Để kiểm soát chi phí dự án hiệu quả, VMEC cần thực hiện những nội dung cơ bản sau đây:
+ Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch;
+ Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí cơ sở;
+ Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép.
Để kiểm soát, theo dõi tiến độ chi phí cần xác định đường chi phí cơ sở.
Đường chi phí cơ sở là ngân sách theo thời đoạn được dùng để đo lường và theo dõi tiến trình dự án. Trên cơ sở đường chi phí cơ sở, cán bộ dự án kiểm soát những biến động thực tế, xác định nguyên nhân tạo nên sự thay đổi so với đường chi phí cơ sở vì có kế hoạch, biện pháp điều chỉnh kịp thời để quản lý hiệu quả chi phí dự án.