Hoàn thiện công tác phân tích công việc

-Thiết lập hệ thống chức danh và làm rõ bản chất của các chức danh đó trong Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong dự báo số lợng và chất lợng nhân lực cần thiết.

-Giúp nhân viên hiểu rõ bản chất công việc mà họ đảm nhận.

-Xác lập các tiêu chuẩn công việc làm cơ sở để tuyển dụng và lựa chọn ngời phù hợp với yêu cầu công việc thực tế.

Nội dung của giải pháp

Công ty hiện cha có hệ thống các bản mô tả công việc nhằm giúp ngời lao động hiểu rõ bản chất của công việc mà họ đang đảm nhận, vì vậy bản thân ngời lao động cha hiểu rõ đợc yêu cầu công việc mà họ làm phải

đạt đợc ở mức độ nào, họ chỉ làm việc theo sự bố trí của trởng nhóm mà không chắc họ làm việc nh thế đã tốt cha? Kết quả công việc đã đạt đợc sự kỳ vọng hay cha? Hớng tự hoàn thiện phát triển bản thân nh thế nào?

Bản thân phòng hành chính khi tuyển dụng, bố trí, sắp xếp, đào tạo ngời lao

động cũng gặp khó khăn vì không có các tiêu chuẩn cụ thể.

Để phân tích công việc, cần thực hiện nh ng nội dung sau:ữ

-Xác định hệ thống chức danh trong Công ty: chính là việc xác định danh mục các công việc cần phân tích. Đ y là một việc rất quan trọng, quyâ ết

định tới tính hiệu quả của kết quả phân tích. Trong Công ty có nhiều loại công việc khác nhau, vì vậy cần lựa chọn các công việc đại diện cho phù hợp.

- Lựa chọn ngời phân tích: Để giảm thiểu những chi phí trong tiến hành phân tích cũng nh bám sát bản chất thực của công việc trong Công ty, có thể lựa chọn những ngời phân tích công việc là:

+ Ngời đang thực hiện công việc: nên chọn những ngời thực hiện công việc ở mức đạt yêu cầu vì phân tích công việc nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng cần có để thực hiện công việc.

+ Trởng nhóm, nhân viên phòng hành chính, Giám đốc: những ngời này sẽ nằm trong hội đồng phân tích công việc vì ngời thực hiện công việc có khuynh hớng thổi phồng những trách nhiệm và tầm quan trọng của công việc mà họ làm, vì thế nếu chỉ để cho ngời thực hiện công việc mô tả công việc thì rất khó đảm bảo tính xác thực của công việc đợc phân tích.

Thu thập thông tin cần thiết để phân tích:

Để phục vụ cho các mục đích đã trình bày ở trên, Công tycần thu thập các loại thông tin trong phân tích công việc.

+ Thông tin chung: chức danh công việc, vị trí công việc trong cơ cấu bộ máy của Công ty (phòng ban), mục tiêu của công việc.

+ Các nhiệm vụ của công việc: Danh sách các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ của công việc.

+ Các mối quan hệ trong công việc: ngời giám sát công việc ngời , nhận báo cáo và tần suất báo cáo các mối quan hệ bên trong và bên ngoài khi , thực hiện công việc..

+ Quyền hạn và trách nhiệm thực hiện công việc.

+ Các kiến thức và kỹ năng cần thiết: các lĩnh vực và trình độ kiến thức, kỹ năng cần có để thực hiện công việc, mức độ sử dụng các kiến thức và kỹ n¨ng.

+ Yêu cầu thể chất để thực hiện công việc.

+ Các trang thiết bị sử dụng, điều kiện và môi trờng làm việc.

- Phơng pháp sử ụng để thu thập thông tin: d

Sử dụng phơng pháp thu thập thông tin phù hợp quyết định tới lợng thông tin, chất lợng thông tin thu thập đợc. Công ty có thể sử dụng kết hợp các phơng pháp phỏng vấn, điều tra bằng phiếu câu hỏi và quan sát để thu thập thông tin.

+ Quan sát: ngời giám sát trực tiếp của công việc cần phân tích sẽ trực tiếp quan sát công việc đợc thực hiện nhu thế nào trên thực tế và ghi chép các thông tin quan sát đợc. Nên kết hợp quan sát với quay video, sử dụng

đồng hồ bấm thời gian để ghi lại hao phí thời gian khi thực hiện công việc.

+ Phỏng vấn: nhằm thu thập các thông tin mà ngời thực hiện công việc khó có thể mô tả bằng lời hoặc khó quan sát.

+ Để thu thập đợc thông tin t nhiều ngời khác nhau cùng thực hiện ừ công việc thì công ty tiến hành sử dụng phơng ph p điều tra bằng phiếu câu á hái.

Bản ph n tích công việc lạc hậu hoặc không chính xác có thể sẽ dẫn â

đến các quyết định sai trong nhiều hoạt đông quản lý nhân sự (lập kế hoạch, tuyển dụng, đề bạt, đào tạo, đánh giá thành tích). Do vậy Công ty cần thờng xuyên rà soát các bản mô tả công việc một cách đinh kỳ để đảm bảo chúng vẫn còn chính xác và phù hợp.

Công ty có thể tham khảo sử dụng mẫu bảng phân tích công việc sau để tập hợp các thông tin:

Bảng 3.18:Mẫu Bản phân tích công việc

Bản phân tích công việc

Mã số tài liệu:

Lần ban hành:

Ngày hiệu lực:

Họ và tên Chức danh Mã số Phòng

Ngời phụ trách trực tiếp

I.Mô tả công việc 1. Công việc

STT Nhiệm vụ/ Công việc Tiêu chuẩn kết quả

1 2 3

2. Cấp báo cáo

Cấp báo cáo Cấp kiểm soát Phòng ban phối hợp

3. Phạm vi quyền hạn Về công việc

Phạm vi quyền hạn khác II. Yêu cầu tối thiểu Trình độ bằng cấp Kiến thức chuyên môn Số năm kinh nghiệm Ngoại hình sức khỏe Ngoại ngữ

Kĩ năng phần mềm Các tiêu chuẩn thiết kế Khả năng làm việc nhóm

Khả năng làm việc dới áp lực cao Mức độ cam kết gắn bó

III. Điều kiện làm việc Vị trí làm việc

Trang thiết bị Các điều kiện khác

Ngời duyệt Ngời kiểm tra Ngời lập

Hiệu quả của giải pháp

Ngời lao động hiểu rõ bản chất công việc mình làm, từ đó chủ động sáng tạo trong quá trình thực hiện, nâng cao năng suất lao động.

Công ty chủ động xác định số lợng, chất lợng lao động cần thiết để thực hiện mục tiêu kinh doanh.