CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI HÒA BÌNH
2.2. Phân tích công tác quản trị nhân sự tại Sở Giao thông vận tải tỉnh Hòa Bình
2.2.2. Công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự tại Sở Giao thông vận tải tỉnh Hòa Bình
a. Phân tích công việc
Để đảm bảo tính khuyến khích và công bằng trong hoạt động quản trị nhân sự, việc phân tích công việc, xây dựng các bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn là hết sức cần thiết. Tuy nhiên tại Sở Giao thông vận tải Hòa bình hiện chƣa chính thức tiến hành công việc này. Điều kiện tiến hành công việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc chủ yếu do lãnh đạo cấp trên trực tiếp trao đổi với nhân viên dưới quyền mà chưa quy định cụ thể bằng văn bản. Do đó, các nhân viên phụ trách những công việc khác nhau rất khó tìm hiểu đƣợc công việc của những nhân viên khác. Ngay cả đồng nghiệp trong cùng phòng đôi khi người này cũng không nắm rõ hết công việc của người kia, điều này gây trở ngại rất lớn mỗi khi cần có sự kiêm nhiệm công việc cho nhau (khi đồng nghiệp nghỉ ốm, thai sản, nghỉ phép theo chế độ…) hoặc khi có sự điều động nhân viên, bản thân nhân viên đƣợc điều động cũng hết sức bị động vì không biết cụ thể công việc mới là gì. Điều quan trọng hơn là: Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc là cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí, sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Để khắc phục những vấn đề này Sở Giao thông vận tải Hòa bình Sở
42
Giao thông vận tải Hòa bình cần tổ chức phân tích công việc để xây dựng hai văn bản quan trọng là Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc cho Sở Giao thông vận tải Hòa bình, là cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí hoặc hoán đổi công việc khi cần thiết.
b. Công tác tuyển dụng (1) Nguồn tuyển dụng
Sở Giao thông vận tải Hòa bình là cơ quan quản lý nhà nước, việc tuyển dụng cán bộ được thực hiện theo luât công chức.Nguồn tuyển dụng là những trường đại học cung cấp nguồn nhân lực cho Sở GTVT.Quan thống kế cho thấy nguồn tuyển là sinh viên trường Đại học Giao thông vận tải, Xây dựng, Kinh tế, Tài chính, Lâm nghiệp..hoặc thông qua CB-CNV trong đơn vị giới thiệu người thân, quen, có khả năng đáp ứng nhu cầu tuyển dụng tham gia tuyển dụng hoặc con em lãnh đạo chính quyền, các ban, ngành trong tỉnh.
(2) Tiêu chuẩn tuyển dụng
Tiêu chuẩn tuyển dụng chung tại Sở Giao thông vận tải Hòa Bình bao gồm:
- Là những người có phẩm chất đạo đức và sức khoẻ tốt.
- Chấp hành tốt đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, không vi phạm các tai tệ nạn xã hội.
- Đã đƣợc đào tạo các ngành nghề Sở Giao thông vận tải Hòa Bình có nhu cầu.
- Tình nguyện nộp đơn dự thi tuyển vào làm việc tại Sở Giao thông vận tải Hòa Bình Có tinh thần trách nhiệm, làm việc độc lập, chủ động trong công việc, sẵn sàng đi công tác xa, làm việc ngoài giờ theo phân công
Những đối tƣợng , không phải qua hình thức thi tuyển bao gồm:
- Người tốt nghiệp thủ khoa tại các cơ sở đào tạo trình độ đại học ở trong nước.
- Người tốt nghiệp đại học, sau đại học loại giỏi, xuất xắc ở nước ngoài.
43
- Người có trình độ đào tạo từ đại học trở lên, có kinh nghiệm công tác trong ngành, lĩnh vực cần tuyển dụng từ 05 năm trở lên, đáp ứng đƣợc ngay yêu cầu của vị trí việc làm cần tuyển dụng.
Ngoài các trường hợp đã nêu trên đều phải thông qua hình thức thi tuyển do Hội đồng thi tuyển, Hội đồng tuyển dụng thực hiện.
Nhận xét tiêu chuẩn tuyển dụng hiện nay tại Sở Giao thông vận tải Hòa Bình:
Tiêu chuẩn tuyển dụng hiện nay giúp Sở Giao thông vận tải Hòa Bình có thể dễ dàng tuyển chọn đƣợc các ứng cử viên và thuận lợi cho cả hai phía (nhà tuyển dụng và ứng viên xin việc), đặc biệt là các ứng viên do CBCNV trong Sở Giao thông vận tải Hòa Bình . giới thiệu, bảo lãnh hoặc là người thân của họ. Tuy nhiên, rất có thể xảy ra hiện tƣợng tuyển dụng vào nhƣng không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc và buộc phải bố trí sang việc khác hoặc phải đƣợc đào tạo, kèm cặp thêm một thời gian mới làm đƣợc việc. Ngoài ra cơ chế tuyển dụng khép kín dẫn đến sự giao thoa với nhiều chương trình đào tạo của các trường Đại học khác trong nội bộ đội ngũ hầu nhƣ không có. Nguyên nhân của tình trạng này là do yêu cầu của đội ngũ nguồn nhân lực cũng nhƣ chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực chƣa đƣợc xác định rõ ràng. Những người trực tiếp làm công tác tuyển dụng chưa được trang bị những kiến thức chuyên sâu về quản trị nhân sự và khả năng đáp ứng của ứng cử viên từ nguồn nội bộ còn hạn chế.
Quy trình tuyển dụng tại Sở Giao thông vận tải tỉnh Hòa Bình;
Sơ đồ 2.2 giới thiệu về qui trình tuyển dụng hiện đang đƣợc áp dụng tại Sở Giao thông vận tải tỉnh Hòa Bình
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng tại Sở Giao thông vận tải Hòa Bình Nguồn: Văn phòng Sở GTVT Hòa Bình
Chuẩn bị tuyển dụng
Thu nhận, sơ tuyển
hồ sơ
Thi tuyển, Xét tuyển
Ra quyết định tuyển
dụng
44
- Bước chuẩn bị tuyển dụng:
Để chuẩn bị tuyển dụng, Sở Giao thông vận tải Hòa Bình cho thành lập Hội đồng tuyển dụng, Hội đồng này sau đó sẽ tiến hành xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng đối tƣợng tuyển chọn. Cơ cấu hội đồng có 05 hoặc 07 thành viên bao gồm:
- Chủ tịch Hội đồng: Là Giám đốc Sở hoặc Phó giám đốc Sở - Phó chủ tịch Hội đồng:Là Trưởng phòng TCHC
- Ủy viên kiêm thư ký Hội đồng: Là cán bộ thuộc bộ phận tham mưu về công tác tổ chức cán bộ
- Các uỷ viên khác là đại diện một số bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan.
- Bước thu nhận và sơ tuyển hồ sơ:
Sở Giao thông vận tải Hòa Bình thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử và niên yết công khai tại trụ sở làm việc các tiêu chuẩn, điều kiện, số lƣợng cần tuyển, thời hạn và địa điểm tiếp nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển.
Tất cả các hồ sơ đều đƣợc chuyển về phòng TCHC, tại đây chủ yếu kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ: Đơn xin việc, Bản khai lý lịch có chứng thực của địa phương, giấy khám sức khỏe của các cơ quan y tế có thẩm quyền và bản sao có công chứng các bằng cấp, giấy chứng nhận trình độ chuyên môn nghiệp vụ… Các bộ hồ sơ đều theo mẫu chung thống nhất của nhà nước,
- Thi tuyển, xét tuyển:
Bước phỏng vấn đối với cán bộ tuyển dụng làm trực tiếp được tổ chức nghiêm túc và chú trọng vào kiến thức và kỹ năng liên quan đến khả năng thực hiện công việc. Tuy nhiên đối với các ứng cử viên do đƣợc “gửi” hoặc do giới thiệu từ các mối quan hệ thì việc phỏng vấn đƣợc tiến hành rất hình thức, chủ yếu hỏi để hỏi thêm các thông tin về ứng viên, chƣa chú trọng vào các kiến thức và kỹ năng liên quan đến khả năng thực hiện công việc.
45
Trường hợp thi tuyển, các ứng cử viên tham gia thi 3 môn: môn chuyên ngành, Tiếng Anh, Tin học.
- Bước ra quyết định tuyển dụng:
Các hồ sơ sau khi phỏng vấn gần nhƣ đƣợc hội đồng tuyển dụng ra quyết định. Trong quyết định tuyển dụng có nêu rõ: chức vụ, nơi làm việc lương bổng, thời gian thử việc theo quy định là 2 tháng (đối với các trường hợp thi tuyển thời gian thử việc là 30 ngày). Khi đã có quyết định tuyển dụng, ứng cử viên tiến hành thử việc, trong thời gian này, người lao động được tìm hiểu về ngành, cơ cấu tổ chức và các nội quy, quy định của Sở Giao thông vận tải Hòa bình … Khi hết thời gian thử việc, người lao động sẽ bảo vệ báo cáo thử việc tại Sở Giao thông vận tải Hòa bình. Kể từ khi ký hợp đồng lao động, người lao động được hưởng theo chế độ lương cấp bậc, được tham gia BHXH, BHYT theo quy định.
Nhận xét quy trình tuyển dụng tại Sở Giao thông vận tải Hòa bình:
Quy trình tuyền dụng tại Sở Giao thông vận tải Hòa bình đơn giản, dễ thực hiện, ít tốn thời gian và có thể sớm tuyển dụng đƣợc ngay một ứng viên xin việc.
Tuy nhiên, với quy trình này, Sở Giao thông vận tải Hòa bình khó có thể sàng lọc ra đƣợc ứng cử viên tốt nhất. Nhiều khâu trong quy trình tuyển dụng mang nặng hình thức, chưa căn cứ tiêu chuẩn cụ thể, chưa thực hiện bước kiểm tra trắc nghiệm do đó chƣa đánh giá đƣợc năng lực của ứng viên một cách chính xác. Nguyên nhân của tình trạng trên là do các thành viên tham gia quy trình tuyển dụng gần nhƣ chƣa từng đƣợc huấn luyện về kỹ năng có liên quan: kỹ năng phân tích, kỹ năng phỏng vấn…, vì vậy họ chƣa nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của một quy trình tuyển dụng nhân lực đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc Sở Giao thông vận tải Hòa bình chƣa có bảng phân tích công việc và mô tả công việc để làm căn cứ cho công tác tuyển dụng cũng là một khó khăn trong công tác tuyển dụng.
Trong 03 năm trở lại đây, theo chủ trương chung của nhà nước, tiến tới tinh gọn bộ máy, giảm lực lƣợng lao động giản đơn, Sở Giao thông vận tải Hòa bình không tổ chức thi tuyển, một số trường hợp được tuyển dụng hầu hết là các sinh viên mới ra trường, tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Giao thông, Xây dựng, Tài
46
chính Kế toán, Quản trị Kinh doanh. Ngoài ra để bổ sung lực lƣợng lao động thiếu hụt do nghỉ chế độ, chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển sang đơn vị khác… Sở Giao thông vận tải Hòa bình phân cấp cho lãnh đạo các Đội thi công ký hợp đồng lao động thời vụ mà không có bất kỳ quy chuẩn tuyển chọn nào (lực lƣợng này chủ yếu đang đảm nhận các vị trí nhƣ công nhân, kỹ thuật, bảo vệ...). Chính vì vậy đã dẫn đến việc ký hợp đồng ồ ạt, không thật sự mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
c. Phân công và bố trí công việc
Việc phân công, bố trí lao động hợp lý hay không hợp lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhân viên, hiệu quả làm việc của một phòng và do đó ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của toàn Sở Giao thông vận tải Hòa bình
Đối với những người lao động mới vào làm việc được phân công, bố trí công việc phù hợp với khả năng, ngành nghề đào tạo. Đối với những người đang làm việc, có thể đƣợc phân công thêm, giảm bớt hoặc điều động sang bộ phận khác, xuất phát từ các lý do:
- Điều phối lao động giữa nơi này với nơi khác cho phù hợp.
- Đảm nhận công tác, nhiệm vụ mới.
- Điều động vì lý do tổ chức cán bộ, các cán bộ trong diện quy hoạch đƣợc điều động qua nhiều vị trí khác nhau trước khi được đề bạt, bổ nhiệm.
- Điều động tạm thời để hỗ trợ, tăng cường giải quyết công việc trong một thời gian nhất định sau đó chuyển trả về vị trí cũ.
- Điều động sang nơi khác do mắc sai phạm.
- Một số trường hợp giải quyết theo nguyện vọng của người lao động.
d. Vấn đề đề bạt, bổ nhiệm trong Sở Giao thông vận tải Hòa bình
Đề bạt, bổ nhiệm trong Sở Giao thông vận tải Hòa bình do Đảng ủy, Ban Giám đốc và Phòng Tổ chức quyết định, Sở Giao thông vận tải Hòa bình đã xây dựng quy chế Quản lý, quy hoạch và đề bạt cán bộ ban hành. Về nguyên tắc, qua quá trình làm việc những người có trình độ chuyên môn cao, tay nghề giỏi, phấn
47
đấu tốt, có năng lực lãnh đạo, có đạo đức lối sống lành mạnh… tức hội đủ các điều kiện trong Quy chế này sẽ đƣợc đƣa vào diện cán bộ quy hoạch. Đến thời điểm thích hợp, cán bộ trong diện quy hoạch sẽ đƣợc đề bạt, bổ nhiệm. Tuy nhiên trên thực tế đôi khi không diễn ra như vậy, những người trong diện quy hoạch không phải lúc nào cũng “vừa hồng vừa chuyên”, danh sách cán bộ quy hoạch hết sức kín đáo, tế nhị và là việc “rất riêng” của Đảng ủy, Ban giám đốc và phòng Tổ chức, một vài người được đề bạt, bổ nhiệm nhưng không thuộc diện quy hoạch cán bộ.
Thời gian bổ nhiệm là 36 tháng (1 nhiệm kỳ), việc miễn nhiệm các cán bộ đã đƣợc bổ nhiệm do các lý do không hoàn thành nhiệm vụ hoặc có sai phạm đến mức phải kỷ luật bằng hình thức cách chức trên thực tế chƣa đƣợc thực hiện. Việc đánh giá, năng lực, phẩm chất cán bộ dù đƣợc đƣa ra thực hiện công khai song hầu hết đƣợc tiến hành rất hình thức nhƣ nhân viên trong phòng nhận xét, đánh giá, năng lực của Trưởng phòng.
Xem xét quy trình đề bạt, bổ nhiệm trong tại Sở Giao thông vận tải Hòa bình cho thấy đơn vị đã có một bước tiến trong quy trình này bằng việc mạnh dạn xây dựng quy chế về công tác đề bạt cán bộ. Tuy nhiên thực tế chƣa thực sự công khai và minh bạch để mọi người cùng phấn đấu, còn nghiêng về hồ sơ lý lịch, thâm niên công tác, và bị chi phối nhiều bởi các mối quan hệ chồng chéo … Điều này đã ảnh hưởng đến động cơ phấn đấu của những người giỏi, tạo rào cản đối với họ, nặng nề hơn làm cho họ nản chí, thậm chí rời bỏ Sở Giao thông vận tải Hòa bình.
Bảng 2.6: Mức độ hài lòng đối với hoạt động thăng tiến Sở Giao thông vận tải Hòa bình
Tiêu chi đánh giá Không hài lòng (%)
Hài lòng và rất
hài lòng (%) Mean
Có nhiều cơ hội thăng tiến 48.9 27.7 2.64
Đƣợc biết các điều kiện cần thiết để
đƣợc thăng tiến 55.3 26.6 2.55
Chính sách thăng tiến công bằng 54.3 24.5 2.54
48
Sở Giao thông vận tải Hòa bình chƣa thực hiện phân tích chi tiết vị trí công việc và năng lực cán bộ ở từng vị trí đề từ đó có thể quy hoạch cán bộ một cách khoa học.
- Việc đề bạt, bổ nhiệm còn bị tác động, chi phối bởi nhiều phía.