CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ SỞ
3.3. Giải pháp hoàn thiện đào tạo, phát triển nhân sự
3.3.2. Áp dụng phương pháp đào tạo theo khe hở năng lực cho từng vị trí công việc
Thông thường nhu cầu đào tạo ở Sở Giao thông vận tải Hòa bình . rất lớn, gồm nhiều lĩnh vực khác nhau. Do đó không thể có kinh phí để đào tạo ngay một lúc, mà phải xếp thứ tự ƣu tiên cho từng thời kỳ của từng cấp quản lý khác nhau cũng nhƣ từng vị trí công việc khác nhau.
Nguyên tắc xếp thứ tự ƣu tiên trong đào tạo là lĩnh vực nào yếu nhất và có tầm quan trọng đặc biệt nhất thì nên tổ chức đào tạo trước, nguyên tắc đó gọi là Phương pháp đào tạo theo khe hở năng lực.
Phương pháp đào tạo theo khe hở năng lực được tiến hành như sau:
- Bước 1: Xác định giá trị cốt lõi của Sở Giao thông vận tải Hòa bình ., có nghĩa xác định những mục tiêu cần đạt đƣợc của từng cấp quản lý của Sở Giao thông vận tải Hòa bình ..
- Bước 2: Xác định những năng lực chính yếu cần có của từng cấp quản lý hoặc mỗi vị trí công việc.
- Bước 3: Xác định mức độ quan trọng của từng loại năng lực của mỗi cấp quản lý hoặc của mỗi vị trí công việc.
- Bước 4: Xác định mức độ thành thạo yêu cầu của năng lực.
81
Mức độ thành thạo là khả năng làm được công việc của mỗi người trong từng vị trí. Đối với mỗi năng lực, tùy theo từng vị trí mà mức độ thành thạo khác nhau.
Mức độ thành thạo yêu cầu là tiêu chuẩn đặt ra khi hoàn thành công việc mà nhân viên tại vị trí này đƣợc Sở Giao thông vận tải Hòa bình . yêu cầu phải đạt đến. Có 05 mức độ thành thạo đƣợc xác định:
Mức 5 điểm: Thể hiện yêu cầu năng lực cao nhất đối với một vị trí để hoàn thành công việc
Mức 1 điểm: Thường để trống, vì được dùng để đánh giá khi nhân viên không hoàn thành đƣợc yêu cầu tối thiểu trong công việc
Các yêu cầu giữa các mức điểm phải khác nhau rõ rệt.
- Bước 5: Xác định mức độ thành thạo thực tế (Năng lực thực tế). Mức độ thành thạo thực tế là khả năng thực tế của từng nhân viên đạt đƣợc khi hoàn thành công việc.
- Bước 6: Tìm ra khe hở của năng lực, có nghĩa xác định năng lực thực tế nào mà cấp quản lý yếu nhất thì tập trung đào tạo đúng khâu yếu nhất đó.
- Bước 7: Tổ chức đào tạo đúng khâu yếu nhất đó. Như vậy việc tổ chức đào tạo mới đúng trọng tâm cho từng cấp quản lý cũng nhƣ từng vị trí công việc của từng thời kỳ.
Sau khi xác định khe hở năng lực thì chỉ cần tiến hành đào tạo bổ sung đúng những năng lực yếu nhất đó. Tham dự một khóa học chỉ có thể lĩnh hội kiến thức và kỹ năng mà thôi, muốn trở thành năng lực thì phải xem xét kiến thức và kỹ năng này đƣợc vận dụng vào thực tế nhƣ thế nào, do đó cần có thời gian thực hành để biến kiến thức và kỹ năng thành năng lực. Việc phân tích này lẽ ra phải đƣợc xem xét cho từng nhân viên tại từng vị trí mới có thể xác định chính xác nhu cầu đào tạo.
Muốn vậy đòi hỏi cần nhiều thời gian và công sức. Do khả năng, thời gian,... có giới hạn, trong phạm vi Luận văn này tác giả chỉ phân tích vị trí quản lý trong Sở Giao thông vận tải Hòa bình ..
Áp dụng phương pháp đào tạo theo khe hở năng lực cho cấp quản lý tại Công ty.
82
Bước 1: Xác định giá trị cốt lõi của Sở Giao thông vận tải Hòa bình .:
Xây dựng Sở Giao thông vận tải Hòa bình . thành một doanh nghiệp mạnh đƣợc đánh giá cao về mọi mặt trên địa bàn tỉnh Hòa Bình; Tạo niềm tin và không ngừng nâng cao vị thế của Sở Giao thông vận tải Hòa bình . đối với cơ quan Nhà nước, các đối tác và khách hàng “đến với Sở Giao thông vận tải Hòa bình . luôn tìm thấy sự tin cậy, thỏa mãn và thành công”. Cung cấp sản phẩm giao thông vận tải chất lƣợng cao với giá cạnh tranh, nhiều chính sách ƣu đãi và dịch vụ tốt nhất; Phát triển đội ngũ quản lý và nhân viên có năng lực, đạo đức, tinh thần đồng đội; Ứng dụng thành công công nghệ tiên tiến trong việc phát triển các sản phẩm giao thông vận tải đạt chất lƣợng cao làm thỏa mãn khách hàng một cách cao nhất.
Bước 2: Xác định danh sách các năng lực cần có cho cấp quản lý của Sở Giao thông vận tải Hòa bình .:
Dựa trên giá trị cốt lõi trên, lấy ý kiến của 35 cán bộ quản lý của công ty (Ban Giám đốc Sở Giao thông vận tải Hòa bình ., Ban Giám đốc các Đội thi công, Trưởng, phó các phòng chức năng, các chuyên viên quản lý các mảng nghiệp vụ).
Số phiếu phát ra 41, số phiếu thu về 38 trong đó có 35 phiếu hợp lệ. Căn cứ ý kiến của 35 cán bộ quản lý của Sở Giao thông vận tải Hòa bình . để lập ra danh sách các năng lực cần có của các cấp lãnh đạo và đƣợc chia thành bốn nhóm nhƣ sau:
Bảng 3.3: Danh sách các nhóm năng lực
Stt Năng lực Mô tả
I Năng lực phát triển chiến lược tổ chức
Nhóm năng lực này liên quan đến sự hiểu biết và có thể đạt được các mục tiêu của Sở Giao thông vận tải Hòa bình . trong điều kiện hiện nay.
1 Chính trị Hiểu biết về chính trị trong và ngoài tổ chức để có cách ứng xử thích hợp nhất.
2 Hiểu biết bên trong và bên ngoài tổ chức
Am hiểu về nội quy, quy định, điều lệ, luật lệ bên trong và bên ngoài tổ chức để có thể định hướng hợp lý cho công việc
3 Tầm nhìn chiến lược Hoạch định phát triển lâu dài phù hợp với hướng phát triển chung của tổ chức và hành động để hướng tới 4 Quyết toán, dám chịu
trách nhiêm
Cần có bản lĩnh và có năng lực để hoàn thành trách nhiệm đƣợc giao
5 Tổ chức Biết bố trí các nguồn lực đƣợc giao để hoàn thành kế hoạch
83
Stt Năng lực Mô tả
6 Xử lý kỷ luật Biết bố trí các nguồn lực đƣợc giao để hoàn thành kế hoạch
II Năng lực làm việc chuyên môn
Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng nội bộ và bên ngoài
7 Lập kế hoạch Có khả năng vạch ra các bước của hành động nhằm mục tiêu
8 Ra quyết định Chủ động quyết định lựa chọn tốt nhất các phương án đã vạch ra
9 Phân tích vấn đề Biết phân tích vấn đề và nêu giải pháp để giải quyết vấn đề đó
10 Giải quyết vấn đề Biết cách vận dụng những giải pháp để giải quyết vấn đề 11 Tác động đến nguồn
nhân lực
Biết cách làm cho mọi người đạt mục tiêu một cách tự nguyện
12 Quản lý công nghệ Tìm kiếm, đánh giá và áp dụng công nghệ phù hợp 13 Kiểm soát Hướng và điều khiển kịp thời nhằm thực hiện đúng kế
hoạch và đạt mục tiêu mong đợi
14 Uy tín Kiến thức chuyên môn cao và tạo đƣợc tự tin cậy đối với tổ chức
15 Năng động, sáng tạo Làm việc hiệu quả với người bên trong và bên ngoài III Năng lực làm việc với
người khác
Làm việc hiệu quả với người bên trong và bên ngoài 16 Giao tiếp Khả năng trao đổi với người khác
17 Ảnh hưởng Tác động để hướng người khách theo ý mình 18 Tiếp thu Tác động để hướng người khác để phân tích
19 Hợp tác Sẵn sàng phối hợp với người khác để giải quyết vấn đề.
20 Hỗ trợ Trợ giúp người khác để tạo điều kiện cho họ thực hiện công tác tốt hơn
21 Làm việc nhóm Khả năng giải quyết vấn đề dựa vào số đông 22 Quản lý xung đột Khả năng giải quyết vấn đề dựa vào số động 23 Đàm phán Đi đến thỏa thuận giữa đôi bên
IV Năng lực phát triển cá nhân
Liên quan đến tư cách đã được xác định để mở rộng khả năng của cá nhân, các thái độ và sự thúc đẩy cá nhân phát triển
24 Tích cực Luôn học hỏi vươn lên
25 Cầu tiến Điều chỉnh nhiệm vụ một cách nhiệt tình và duy trì nhiệt tình đó cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ
26 Linh hoạt Luôn học hỏi vươn lên
27 Lạc quan Có quan điểm tích cực trước những khó khăn 28 Trung thực Sự thật là tôn chỉ hàng đầu
Nguồn: Tổng hợp trên cơ sở ý kiến của cán bộ quản lý Sở Giao thông vận tải Hòa bình Các bước tiếp theo, cũng qua điều tra, tham khảo ý kiến của các cán bộ quản lý trong Sở Giao thông vận tải Hòa bình ., xác định khe hở năng lực cho vị trí quản lý
84
Bảng 3.4: Xác định khe hở năng lực cho vị trí quản lý
Stt Năng lực
Mức độ quan trọng
Mức độ theo năng lực yêu
cầu
Mức độ theo năng lực thực
tế
Điểm năng lực yc
Điểm năng lực
thực tế
Tỷ lệ năng lực (%)
I Năng lực phát triển chiến lược tổ chức
1 Chính trị 3.56 3.91 3.29 13.91 11.69 84.09
2
Hiểu biết bên trong và bên ngoài tổ chức
3.60 3.71 3.11 13.36 11.20 83.83 3 Tầm nhìn chiến
lƣợc 4.02 3.80 2.16 15.28 8.67 56.73
4 Quyết toán, dám
chịu trách nhiêm 4.18 4.29 2.53 17.92 10.58 59.07
5 Tổ chức 4.09 4.27 2.49 17.45 10.18 58.33
6 Xử lý kỷ luật 3.76 3.04 2.96 11.43 11.10 97.08 II Năng lực làm việc chuyên môn
7 Lập kế hoạch 3.53 3.71 2.91 13.11 10.29 78.44 8 Ra quyết định 4.38 4.42 2.87 19.36 12.55 64.82 9 Phân tích vấn đề 3.73 3.91 3.31 14.60 12.36 84.66 10 Giải quyết vấn đề 3.76 3.89 3.07 14.60 11.52 78.86 11 Tác động đến
nguồn nhân lực 4.09 4.38 2.53 17.90 10.36 57.87 12 Quản lý công nghệ 3.49 3.67 3.49 12.79 12.17 95.15
13 Kiểm soát 3.56 4.18 2.87 14.85 10.19 68.62
14 Uy tín 3.76 4.18 2.84 15.69 10.68 68.09
15 Năng động, sáng
tạo 4.20 4.40 2.78 18.48 11.67 63.13
III Năng lực làm việc với người khác
16 Giao tiếp 4.16 4.69 2.71 19.48 11.27 57.82
17 Ảnh hưởng 4.29 4.42 2.98 18.97 12.77 67.34
18 Tiếp thu 3.02 4.07 3.04 12.29 9.20 74.86
19 Hợp tác 3.89 4.02 3.69 15.64 14.35 91.71
20 Hỗ trợ 2.67 3.07 2.40 8.18 6.40 78.26
21 Làm việc nhóm 3.71 3.89 3.18 14.43 11.79 81.71 22 Quản lý xung đột 3.82 4.29 2.76 16.39 10.53 64.25
23 Đàm phán 4.27 4.40 2.67 18.77 11.38 60.61
IV Năng lực phát triển cá nhân
24 Tích cực 3.89 3.20 2.96 12.44 11.49 92.36
25 Cầu tiến 3.76 3.56 2.67 13.35 10.01 75.00
26 Linh hoạt 4.11 4.47 2.58 18.36 10.60 57.71
85 Stt Năng lực
Mức độ quan trọng
Mức độ theo năng lực yêu
cầu
Mức độ theo năng lực thực
tế
Điểm năng lực yc
Điểm năng lực
thực tế
Tỷ lệ năng lực (%)
27 Lạc quan 3.18 3.27 3.09 10.38 9.82 94.56
28 Trung thực 3.38 3.16 3.00 10.66 10.13 95.07
Nguồn: Tổng hợp trên cơ sở phiếu điều tra cán bộ quản lý Sở Giao thông vận tải Hòa bình
Nhƣ vậy, có rất nhiều năng lực khác nhau chƣa đạt đƣợc tỷ lệ cao. Nhƣng vì nguồn lực dành cho đào tạo có hạn, nên không thể đào tạo cho tất cả các năng lực có khe hở. Do vậy việc lên kế hoạch đào tạo sẽ đƣợc ƣu tiên cho những năng lực có mức độ quan trọng và khe hở năng lực lớn. Cụ thể nhƣng năng lực nào có mức độ quan
trọng lớn hơn 4 và tỷ lệ năng lực của nó nhỏ hơn 70% thì đƣợc đào tạo bổ sung những năng lực này để đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc và vị trí quản lý. Theo kết
quả nhƣ bảng trên, Sở Giao thông vận tải Hòa bình . cần tập trung đào tạo các kỹ năng: Tầm nhìn chiến lƣợc, Quyết toán, dám chịu trách nhiệm, Tổ chức, Tác động
đến nguồn nhân lực, năng động, sáng tạo, Giao tiếp, Linh hoạt…