CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ SỞ
3.2. Giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút, bố trí nhân sự
3.2.1. Hoàn thiện chính sách tuyển chọn và bố trí sử dụng nhân viên
70
Chính sách tuyển chọn nhân viên phải đƣợc Sở Giao thông vận tải Hòa bình xem trọng hơn vì đây là khâu quyết định chất lƣợng đầu vào của vấn đề nhân sự.
Lâu nay việc tuyển chọn nhân viên còn mang tính chất hình thức, độ “mở” rất hạn chế, chủ yếu là tuyển “người nhà” với quy trình giản đơn. Đã đến lúc cần thực hiện công khai công tác tuyển dụng; các tiêu chuẩn tuyển chọn phải đƣợc xây dựng cụ thể, rõ ràng, minh bạch; quy trình tuyển dụng phải chặt chẽ, quy cũ.
Để hoàn thiện quy trình tuyển chọn nhân viên, Ban lãnh đạo và Phòng Tổ chức phải tìm ra một quy trình có nội dung đầy đủ, đảm bảo kiểm soát đƣợc chất lƣợng nhân sự đầu vào nhƣ mong muốn và làm cho tuyển dụng có hiệu quả hơn.
Trong khuôn khổ nghiên cứu của Luận văn, tác giả xin đề xuất một quy trình tuyển dụng sau:
(1) Kế hoạch nhân lực bộ phận
(2) Yêu cần nhân
lực cần tuyển (3) Thẩm định (4) Kế hoạch tuyển dụng
(5) Xác định nguồn cung
(9) Phỏng vấn lần 2 (8) Phỏng vấn lần 1 (7) Nhận và thẩm định HS (6) Thông báo tuyển
dụng
Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ
(10) Thẩm tra đánh giá
lựa chọn (13) Đánh giá sau thử
(11) Thủ tục tiếp nhận (12) Thử việc việc (14) Bàn giao thử việc
chính thức
(15) Ra quyết định tuyển chọn Chấm dứt hợp đồng
thử việc Trả hồ sơ
Sơ đồ 3.1: Quy trình tuyển dụng đề xuất
Theo quy trình tuyển dụng đề xuất, các bước công việc phải thực hiện gồm:
Bước 1: Căn cứ chức năng nhiệm vụ SXKD đảm trách, các phòng chức năng, các đơn vị sẽ cân đối nhu cầu về nhân lực bộ phận mình, tiến hành phân tích công việc, mô tả công việc, lập số lƣợng cần tuyển, tiêu chuẩn cần tuyển.
71
Bước 2: Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân lực, sau chuyển phiếu yêu cầu này sang phòng Tổ chức Hành chính.
Bước 3: Phòng Tổ chức Hành chính sẽ kiểm tra định biên, tiêu chuẩn dựa theo chiến lƣợc kinh doanh của Sở Giao thông vận tải Hòa bình. Sau đó phản hồi thông tin cho phòng, đơn vị sử dụng nhân lực thống nhất và quyết định chỉ tiêu tuyển dụng.
Bước 4: Phòng Tổ chức Hành chính sẽ thiết lập kế hoạch tuyển dụng được Giám đốc ký duyệt, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch.
Bước 5: Phòng Tổ chức Hành chính thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao động. Xác định nguồn cung cấp. Xây dựng hệ thống lưu trữ nguồn cung cấp.
Bước 6: Bằng các hình thức khác nhau (truyền đạt, giao tiếp, văn bản, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng…), phòng Tổ chức Hành chính sẽ thông báo tuyển dụng: Trong nội bộ, bên ngoài, các nguồn cung ứng khác. Nội dung thông báo cần: Mô tả công việc cần tuyển dụng, yêu cầu về trình độ - kỹ năng công việc, thể chất, điều kiện làm việc…
Bước 7: Phòng Tổ chức Hành chính tiếp nhận hồ sơ, phân loại. Thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ. Chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu. Lọc hồ sơ và lập danh sách mới ứng viên phỏng vấn lần 1. Lúc này các thông tin của ứng viên cần được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của Sở Giao thông vận tải Hòa bình ..
Bước 8: Phòng Tổ chức Hành chính phỏng vấn lần 1. Thông tin giới thiệu sơ lược về Sở Giao thông vận tải Hòa bình cho ứng cử viên. Đánh giá kết quả phỏng vấn lần 1, gửi trả hồ sơ không đạt và xếp lịch phỏng vấn lần 2.
Bước 9: Phòng Tổ chức Hành chính và phòng, đơn vị sử dụng nhân lực phối hợp tổ chức phỏng vấn lần 2, tổ chức đánh giá kết quả lần 2. Gửi trả hồ sơ ứng viên không đạt.
Bước 10: Phòng Tổ chức Hành chính thẩm tra lý lịch và quá trình làm viêc. Thông tin kết quả sau cùng và hẹn gặp người trúng tuyển. Thông tin ngày giờ tiếp nhận ứng viên. Gửi trả hồ sơ ứng viên không đạt sau thẩm tra.
72
Bước 11: Phòng Tổ chức Hành chính tiến hành thủ tục tiếp xúc ban đầu với ứng viên. Thiết lập kế hoạch huấn luyện đào tạo. Ký kết hợp đồng huấn luyện đào tạo, Bảng cam kết hướng dẫn nội quy lao động và truyền thống, lịch sử của ngành và của Sở Giao thông vận tải Hòa bình ..
Bước 12: Sở Giao thông vận tải Hòa bình sẽ ký kết hợp đồng thử việc, thiết lập và thống nhất hệ thống chỉ tiêu sau giai đoạn thử việc. Lập Biên bản bàn giao thử việc cho phòng, đơn vị sử dụng.
Bước 13: Phòng Tổ chức Hành chính và phòng, đơn vị sử dụng nhân sự phối hợp tổ chức đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng thử việc đối với các ứng viên không đạt, lập thủ tục chuyển các ứng viên đạt sang chính thức.
Bước 14: Phòng Tổ chức Hành chính lập biên bản bàn giao sử dụng chính thức cho phòng, đơn vị sử dụng. Trình Giám đốc ký kết hợp đồng lao động chính thức kèm theo chính sách, chế độ cho người lao động.
Bước 15: Phòng Tổ chức Hành chính rà soát lại toàn bộ quá trình tuyển dụng của ứng viên, trình Giám đốc Sở Giao thông vận tải Hòa bình ký duyệt tuyển chọn.
b. Hoàn thiện việc bố trí sử dụng nhân viên
Người lao động cho dù mới tuyển hay đang làm việc, mỗi phòng, đơn vị trong Sở Giao thông vận tải Hòa bình cần thống nhất quan điểm bố trí đúng người, đúng việc. Theo phân cấp của Sở Giao thông vận tải Hòa bình ., bố trí việc cho nhân viên thuộc thẩm quyền của trưởng phòng. Để thực hiện tốt điều này, cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Liệt kê tất cả các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu cần đƣợc thực hiện trong phòng, đơn vị theo quy định của Sở Giao thông vận tải Hòa bình ..
- Liệt kê tất cả các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu thực tế đang thực hiện trong phòng, đơn vị.
- Đối chiếu chức năng, nhiệm vụ thực tế thực hiện so với quy định của Sở Giao thông vận tải Hòa bình để bổ sung thêm những nhiệm vụ còn bỏ sót, điều chỉnh và phân công lại những công việc chồng chéo. Việc tiến hành phân công bố trí đƣợc thực hiện căn cứ theo:
73
Bảng mô tả công việc; Bảng tiêu chuẩn công việc; Yêu cầu, đặc điểm, nội dung của từng công việc.
Năng lực thực tế của người lao động.
Đảm bảo nguyên tắc: Mỗi công việc đều có người thực hiện; việc thực hiện không bị chồng chéo; công việc được thực hiện bởi người phù hợp nhất, giúp họ phát huy tối đa thế mạnh của mình và khi bất kỳ người nào vắng mặt thì công việc của người đó có thể được người khác đảm đương thay mà không làm gián đoạn đến hoạt động sản xuất chung. Các vấn đề này đòi hỏi người Trưởng phòng phải am hiểu thêm về khía cạnh tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo.
Thường xuyên tổ chức thi nghiệp vụ trong phạm vi của Sở Giao thông vận tải Hòa bình nhằm phát hiện những nhân tố mới để bố trí họ vào cương vị thích hợp và kiến nghị điều động họ từ phòng ban này sang phòng ban khác phù hợp hơn.
Đối với những công việc giao cho nhóm nhân viên thực hiện, ngoài Bảng mô tả công việc cho nhóm cần xây dựng cơ chế phối hợp giữa các thành viên trong nhóm và trách nhiệm của người đứng đầu nhóm.
- Khi đã bố trí đúng người, đúng việc, người lao động sẽ cảm thấy thoải mái, cùng với những chính sách hấp dẫn khác (Lương, thưởng, phúc lợi,...) sẽ kích thích người lao động hăng say làm việc, năng suất lao động chắc chắn tăng lên và bản thân họ khi đó cũng không cần thiết phải làm ngoài giờ hoặc làm thêm bên ngoài.
Do khả năng, thời gian... có giới hạn, trong phạm vi Luận văn này tác giả chỉ đề xuất hoàn thiện việc bố trí sử dụng nhân viên cho phòng Đầu tƣ xây dựng cơ bản - Sở Giao thông vận tải Hòa bình ..
Chức năng, nhiệm vụ của phòng Đầu tƣ xây dựng cơ bản theo quy định của Sở Giao thông vận tải Hòa bình:
- Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong các công tác hoạch định kế hoạch sản xuất; Nghiên cứu thị trường, giá đấu thầu xây lắp, phát triển thị trường, phát triển kênh bán hàng; tổng hợp tình hình, phân tích đánh giá hiệu quả kinh doanh trên
74
từng loại sản phẩm dịch vụ, đề xuất các biện pháp hỗ trợ kinh doanh phù hợp; quản lý công tác chăm sóc khách hàng, quảng cáo, khuyến mại; Tham mưu giúp Giám đốc quản lý, chỉ đạo, điều hành việc sản xuất cung cấp sản phẩm giao thông vận tải cho khách hàng.
Bảng 3.1: Mô tả vị trí công việc của Phòng Kỹ thuật - Sở Giao thông vận tải Hòa bình .
Stt Họ và tên Vị trí công việc Kiêm nhiệm thêm 1 Nguyễn Thanh Hải Lãnh đạo phòng + Phụ trách
chung
2 Nguyễn Thanh Vân Phụ trách Kế hoạch 3 Nguyễn Kim Bình Chuyên trách đấu thầu thi
công xây lắp
4 Lê Thị Phương Nga Chuyên trách Tư vấn giám
sát công trình
5 Nguyễn Hồng Hà Nghiên cứu thị trường
75
Bảng 3.2: MÔ TẢ VỊ TRÍ CÔNG VIỆC CHUYÊN VIÊN KẾ HOẠCH 1. Mô tả công việc
Công việc Nhiệm vụ Mối quan hệ Tiêu chuẩn đánh giá Tiêu chuẩn đo
lường Vị trí công
việc: Chuyên viên KH Công việc:
Lập Kế hoạch Hướng xây dựng: Nhóm tự quản kết hợp Chuyên môn hoá theo từng giai đoạn và loại hình Kế hoạch
- Xác định và phân tích các căn cứ lập kế hoạch - Xây dựng các KH mục tiêu, báo cáo KH hàng năm + Xác định các chỉ tiêu định lƣợng & định tính + Tính toán các chỉ tiêu về mặt khối lƣợng + Tính toán các chỉ tiêu về mặt giá trị + Lập các bảng biểu Tổng hợp và chi tiết + Lập Thuyết minh kế hoạch
- Phối hợp với các bộ phận chức năng xây dựng các kế hoạch điều kiện:
+ Xác định các chỉ tiêu định lƣợng & định tính + Tính toán các chỉ tiêu về mặt khối lƣợng + Tính toán các chỉ tiêu về mặt giá trị + Lập các bảng biểu Tổng hợp và chi tiết + Lập Thuyết minh kế hoạch
- Tổng hợp dự thảo kế hoạch, xây dựng KH các bộ phận, bảo vệ trước ban lãnh đạo
- Tổng hợp, phân tích ý kiến và điều chỉnh dự thảo KH
- Hoàn chỉnh bản kế hoạch và làm Công văn trình duyệt
- Theo dõi quá trình trình duyệt và Bảo vệ kế hoạch - Đầu mối tổ chức thực hiện, lên kế hoạch triển khai kế hoạch đƣợc giao
- Theo dõi tình hình thực hiện KH, kiểm tra, điều
- Cấp báo cáo trực tiếp:
Trưởng Phòng
- Quan hệ nội bộ Phòng + Bộ phận theo đấu thầu thi công xây lắp
+ Bộ tư vấn giám sát công trình
- Quan hệ bên ngoài phòng:
+ Phòng Kế toán
- Hệ thống - Đồng bộ - Có mục tiêu
- Tham vọng - Khả thi - Kết hợp hài hoà mục tiêu chiến lƣợc với mục tiêu tình thế.
- Kết hợp hài hoà lợi ích của từng CBCNV với lợi ích của Sở Giao thông vận tải Hòa bình . Phù hợp - Rõ ràng
- Kết quả đánh giá của Ban Kế hoạch - Tính khả thi của kế hoạch dài hạn cũng nhƣ ngắn hạn - Hiệu quả thực hiện kế hoạch hàng năm
- Nhìn nhận, đánh giá của các bộ phận khác trong Sở Giao thông vận tải Hòa bình .
76 chỉnh KH
- Đánh giá, phân tích tình hình thực hiện. Tổng hợp báo cáo
+ Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu để đánh giá + Tính toán các chỉ tiêu đánh giá
+ Lập báo cáo
- Xây dựng các báo cáo kế hoạch định kỳ và đột xuất - Căn cứ trên tình hình thực hiện KH có những đề xuất về hoạt động của Sở Giao thông vận tải Hòa bình .
2. Yêu cầu công việc
Công việc Kiến thức Kỹ năng Kinh nghiệm Phẩm chất
Vị trí công việc: Chuyên viên KH Công việc:
Lập Kế hoạch Hướng xây dựng: Nhóm tự quản kết hợp Chuyên môn hoá theo từng giai đoạn và loại hình Kế hoạch
- Quản trị doanh nghiệp
- Các hệ thống công nghệ thông tin - Máy tính, Mạng, Phần mềm - Lập và soạn thảo văn bản
- Tổ chức - Dự báo
- Phân tích, Tổng hợp - Tính toán và sử dụng các công cụ tính toán (calculator, PC...) - Giao tiếp, khai thác - Lắng nghe, Quan sát - Giải quyết vấn đề
- Hiểu rõ về chủ trương, đường lối, chính sách liên Quan đến GTVT của nhà nước.
- Nắm bắt đƣợc các thông tin về thị trường GTVT
- Hiểu đƣợc các quy trình quy định trong các mặt hoạt động của Sở Giao thông vận tải Hòa bình .
- Biết cách xây dựng và theo dõi thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp
- Tƣ duy chiến lƣợc
- Chủ động - Cẩn thận - Có trách nhiệm với công việc đƣợc giao
77
c. Chuẩn bị đội ngũ kế cận
Cần xây dựng sơ đồ thuyên chuyển nhân viên có nghĩa là xây dựng đội ngũ kế cận cho các cấp quản trị gia. Trong sơ đồ thuyên chuyển nhân viên cần nêu rõ các ứng viên cho từng cấp. Mỗi ứng viên đều có các thông tin:
- Thành tích và năng lực đối với công việc hiện tại.
- Thành tích và năng lực đối với công việc tương lai.
- Mỗi cấp quản trị gia phải có nhiều ứng viên và mỗi ứng viên có thể hướng tới đảm nhận nhiều trọng trách khác nhau.
- Mạnh dạn đề bạt, bổ nhiệm những nhân viên trẻ có năng lực và đạo đức vào những vị trí lãnh đạo then chốt.