Công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu trong chu trình bán hàng

Một phần của tài liệu Thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng tại công ty cổ phần long thọ thừa thiên huế (Trang 24 - 28)

Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.2 Kiểm soát nôi bội chu trình bán hàng

1.2.4 Công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu trong chu trình bán hàng

Sự đồng bộ của sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó, các trình tự kế toán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu KSNB. Tất nhiên, với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là như nhau và được quy định trước. Tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn những hình thức kế toán, phương pháp kế toán khác nhau dẫn đến trình tự kế toán cụ thể khác nhau.

Hơn nữa, mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung pháp lý tối thiểu còn thực tế của mỗi đơn vị là rất đa dạng, phong phú. Do đó, mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực.

Tương ứng với trình tự công việc này, trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vào quy định về trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiếu với thực tiễn của đơn vị.

Việc đánh số thứ tự các chứng từ:Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa để phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Tất nhiên việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng kèm theo tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt được mục đích đó.

Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Các Công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có quy mô lớn thông thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản phải thu tiền. Do các cân đối này

Trường Đại học Kinh tế Huế

có liên quan đến người mua nên cân gửi đến người mua để thông báo đồng thời xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho người không có liên quan lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời ngay cả khi có sai sót.

Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng: là việc KSNB thường thấy và tập trung vào 3 điểm chủ yếu:

a. Việc bán chịu phải được ký duyệt cẩn trọng trước khi bán hàng.

b. Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ (tài khoản, con dấu, chữ kí hợp pháp của bên mua).

c. Giá bán phải được phê duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điệu kiện thanh toán.

Phân chia nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán: là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và lĩnh vực bán hàng – thu tiền nói riêng.

Tính độc lập của người kiểm tra- kiểm soát:trong việc thực hiện trình tự KSNB là yếu tố chủ yếu trong việc pháp huy hiệu lực của kiểm toán nội bộ. Thông thường, sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ đảm bảo chất lượng kiểm soát và phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán.

Gắn với công việc này, việc thực hiện thông qua xem xét báo cáo kiểm toán viên nội bộ và xem xét sự xuất hiện các dấu hiệu của kiển toán viên nội bộ đã ký hoặc ghi dấu đã quy ước trên các chứng từ, sổ sách kế toán.

1.2.4.2 Công việc kiểm soát nội bộ về thu tiền

Trong phương thức thu tiền mặt trực tiếp:rất khó phát hiện các khoản tiền mặt bị biển thủ trước khi ghi sổ. Biện pháp tốt nhất là phân cách nhiệm vụ bán hàng với nghiệp vụ thu tiền trong tổ chức kiểm soát nội bộ. Tất nhiên, công việc phân cách nhiệm vụ này còn tùy thuộc vào quy mô quần hàng và vào cách tổ chức KD của Công ty.

Thủ tục kiểm toán nội nộ hữu hiệu với các khoản thu tiền bán hàng:là quy định rõ việc chuyển khoản tiền thu trực tiếp tại Công ty vào tài khoản ở ngân hàng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Trong phương thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thu trực tiếp nộp vào ngân hàng cần đặc biệt chú ý tới các chứng từ thu tiền.

1.2.4.3 Hoạt động kiểm soát trong các chức năng của chu trình bán hàng Bảng 1.1: Hoạt động kiểm soát các chức năng chu trình bán hàng Hoạt

động

Mục tiêu

kiểm soát Rủi ro Hoạt động kiểm soát

Nhận đặt hàng của khách hàng

Bán được hàng, tăng doanh thu bán hàng, đảm bảo bảo toàn tài chính

Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý.

Bán chịu cho khách hàng không đủ khả năng thanh toán.

Chấp nhận đặt hàng khi không có khả năng thực hiện.

Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và thực hiện bán hàng.

Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra HTK trước chấp nhận bán hàng, kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng, duyệt lệnh bán hàng.

Cập nhận chính xác và kịp thời dữ liệu HTK và công nợ khách hàng.

Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Thực hiện kịp thời, đúng và chính xác theo lệnh bán/hợp đồng kinh tế.

An toàn hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng.

Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhân hàng, thời gian giao hàng.

Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng.

Phân chia trách nhiệm giữa kho hàng và giao hàng (nếu có điều kiện).

Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ trong quá trình xuất kho giao hàng.

Chứng từ cần đánh số trước.

Đối chiếu chứng từ cần xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng.

Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng.

Hạn chế tiếp cận HTK, kiểm kê kho hàng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu

Lập hóa đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng.

Theo dõi chính xác, kip thời, đầy đủ công nợ khách hàng.

Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng.

Lập khống hóa đơn bán.

Hóa đơn lập sai.

Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời.

Tách biệt chức năng lập hóa đơn, chứng từ bán hàng với chức năng xuất kho, giao hàng.

Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ lệnh bán hàng/hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng.

Nên có bảng giá hàng.

Đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng và hóa đơn bán hàng. Kiểm tra tính toán trên hóa đơn trước khi giao cho khách hàng.

Chuyển dữ liệu/sổ chi tiết phải thu kịp thời, hàng ngày.

Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ Thu tiền Ghi chép thu

tiền kịp thời, chính xác, đầy đủ, an toàn tiền.

Thất thoát tiền. Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền

Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán.

Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Một phần của tài liệu Thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng tại công ty cổ phần long thọ thừa thiên huế (Trang 24 - 28)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(84 trang)