Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 3: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
4.1 So sánh thực trang với cơ sơ lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
4.1.1 Chức năng của chu trình bán hàng
Trong lý thuyết hay thực tế thì chức năng của một chu trình bán hàng luôn đảm bảo một số chức năng nhất đinh như: Xử lý đơn đặt hàng của người mua; Xét duyệt bán chịu; Chuyển giao hàng; Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng; Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền; Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giảm… Tuy nhiên, một chu trình bán hàng thực tế thì không thể hoàn toàn giống lý thuyết được mà chỉ dựa trên cơ sở lý thuyết để thiết lập một quy trình phù hợp với từng đặc điểm KD, nhân lực và kinh nghiệm của từng Công ty. Mỗi một Công ty đều có một cách thức riêng để xây dựng và quản lý chu trình bán hàng. Ở Công ty Cổ Phần Long Thọ củng đã xây dựng một quy trình bán hàng dựa trên năng lực và kinh nghiệm của nhà quản lý với các chức năng của chu trình bán hàng so với lý thuyết như sau:
Nhận đơn đặt hàng
Trên thực tế, khi có yêu cầu về hàng hóa thì khách hàng đến trực tiếp Công ty để đặt hàng hay gọi điện cho nhân viên tiếp thị quản lý mình, nhân viên tiếp thị ghi vào sổ đăng ký thông tin về khách hàng để thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng đối với khách hàng là đại lý, đối với khách hàng lẻ thì bán với hình thức thu tiền ngay nên không thực hiện ký hợp đồng. Còn theo lý thuyết đưa ra thì khách hàng có thể gởi đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại sau đó là hợp đồng về mua bán hàng hóa. Với cách thức tiếp nhận yêu cầu hàng mà Công ty Cổ Phần Long Thọ đưa ra củng đảm bảo cho cơ sở pháp lý về sự bày tỏ sẵn sàn mua của khách hàng và củng là cơ sở để DN đưa ra quyết định bán.
Xét duyệt bán chịu
Việc xét duyệt bán chịu được trưởng phòng KH-TT xem xét trước khi thực hiện hợp đồng. Các quy định bán chịu được thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều
Trường Đại học Kinh tế Huế
kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Cách thức bán chịu được Công ty quy định rõ tại điều 5 của biên bản hợp đồng mua bán hàng hóa [phụ lục 5]. Với những quy định mà Công ty đưa ra sẽ giúp Công ty giảm thiểu rủi ro trong quá trình thu nợ, thanh toán giữa hai bên mua bán.
Chuyển giao hàng
Chức năng chuyển giao hàng theo lý thuyết là chức năng kế tiếp sau duyệt bán, là thời điểm chấp nhận ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vân chuyển được lập. Các cơ quan thuế thường quy định: khi vân chuyển hàng hóa thì phải có hóa đơn bán hàng và trong trường hợp này Hóa đơn bán hàng củng được lập đông thời. Nhưng trên thực tế tại Công ty Cổ Phần Long Thọ thì việc chuyển giao hàng được thực hiện sau khi lập Hóa đơn GTGT và không có chứng từ vận chuyển. Do hình thức bán hàng của Công ty là hàng hóa giao tại Công ty và khách hàng mua hàng phải có phương tiện chở hàng hóa nên không có chứng từ vận chuyển. Còn Hóa đơn GTGT có chức năng kiêm luôn phiếu xuất kho nên được lập trước khi giao hàng nên khác so với lý thuyết đưa ra.
Lập hóa đơn và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng
Hóa đơn GTGT là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa và giá cả hàng hóa. Hóa đơn được lập thành 3 liên. Hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền, vừa là căn cứ ghi sổ bán hàng và theo dõi các khoản phải thu củng như lý thuyết đã đưa ra. Nhưng ngoài ra, ở Công ty Cổ Phần Long Thọ Hóa đơn GTGT còn có chức năng kiêm luôn phiếu xuất kho.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Đối với các khoản tiền thu từ việc bán trả ngay thì được kế toán tiềm mặt lập phiếu thu, giao cho thủ quỹ tiến hành thu tiền.
Đối với các khoản tiền bán hàng thu từ khoản phải thu thì khi nộp phải có bản kê dah sách người nộp. Kế toán tiền mặt sẽ là người lập phiếu thu và ghi sổ, thủ quỹ là người thu tiền.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giảm
Công ty Cổ Phần Long Thọ luôn quan tâm đến phản hồi của khách hàng khi dùng sản phẩm. Công ty đã ban hành quy trình theo dõi phản hồi khách hàng nhằm đảm bảo lợi ích cho khách hàng và uy tín của Công ty.
Khi tiếp nhận các phản hồi của khách hàng thì có trưởng Phòng KH-TT xem xét rồi lập Hội đồng xử lý khiếu nại. Với cách thức như vậy đảm bảo cho việc xử lý những khiếu nại của khách hàng được giải quyết tốt. Đối với các phản hồi từ khách hàng Hội đổng khiếu nại cử người về tận nơi để tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng để đưa ra hướng giải quyết.
Thẩm định và xóa các khoản phải thu không thu được
Đối với Công ty Cổ Phần Long Thọ chức năng thẩm định các khoản phải thu được thực hiện được thực hiện định kỳ vào ngày 1 đến ngày 5 hàng tháng được thực hiện bởi Kế toán tiêu thụ, bộ phận tiếp thị cùng với phòng kế hoạch thị trường để trình lên Tổng GĐ về những khách hàng nợ dài hạn và dây dưa.
Ngoài ra, Công ty củng đã thành lập bộ phận tiếp thị trong đó có nhân viên tiếp thị chịu trách nhiệm trực tiếp toàn bộ công nợ của mình và hàng tuần phải báo cáo tổ trưởng. Nhân viên tiếp thị phải đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng trong tháng nếu để qua tháng thì tiền lương của nhân viên đó bị giữ lại, nên đối với các khoản phải thu không thu được của Công ty thường ít xảy ra
Dự phòng nợ khó đòi
Công ty không thực hiện lập dựa phòng nợ khó đòi định kỳ hàng tháng. Lý do là, nhân viên tiếp thị có trách nhiệm về các khoản phải thu của mình đối với Công ty, nếu không thu được tiền do nhân viên đó bán hàng thì nhân viên đó phải có trách nhiệm bồi thường bằng tiền lương, thưởng hay các tài sản thế chấp của mình tại Công ty để được làm nhân viên tiếp thị theo quy định của Công ty đua ra. Với chính sách như vậy nên định kỳ Công ty không lập dựa phòng nợ khó đòi.
Trường Đại học Kinh tế Huế