Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 3: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
4.1 So sánh thực trang với cơ sơ lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
4.1.2 Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng
Căn cứ vào quá trình thực tế tìm hiểu về quy trình bán hàng tại Công ty và bảng hỏi về các chứng từ sử dụng [phụ lục 2] thì chứng từ sử dụng tại Công ty có một số khác biệt so với lý thuyết đưa ra như sau:
Bảng 4.5: So sánh hệ thống chứng từ
Chứng từ Thực tế Lý thuyết Nhận xét, đánh giá Đơn đặt
hàng
Không có mẫu đơn đặt hàng
Mẫu đơn đặt hàng do khách hàng lập ghi rõ số lượng, mẫu mã…
Đơn đặt hàng có 2 chữ ký:
khách hàng và người phê duyệt.
Ở Công ty Cổ Phần Long Thọ không có đơn đặt hàng vì khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa, khách hàng đến trực tiếp Công ty để đặt hàng hay đối với khách hàng đại lý đã ký hợp đồng thì có thể đặt hàng thông qua nhân viên tiếp thị quản lý mình. Khi nhận yêu cầu về hàng hóa nhân viên sẽ điền vào phiếu đăng ký nhận hàng. Trên phiếu đăng ký nhận hàng sẽ thể hiện tên đơn vị mua hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá.
Tuy các nghiệp vụ bán hàng không có đơn đặt hàng nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý cho điểm khởi đầu của một chu trình.
Phiếu đăng ký nhận hàng chỉ có một chữ ký của nhân viên tiếp thị.
Phiếu đăng ký mua hàng nếu có thêm chữ ký của khách hàng thì sẽ đảm bảo tính pháp lý hơn.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Phiếu xuất kho
Công ty sử dụng Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho.
Do bộ phận bán hàng lập thể hiện rõ số lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa bán
Do Công ty sử dụng Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho không sử dụng riêng loại chứng từ này.
Phiếu vận chuyển
Không sử dụng.
Được lập khi giao hàng.
Do Công ty thực hiện phương thức giao hàng ngay tại Công ty nên không sử dụng phiếu vận chuyển.
Hóa đơn GTGT
-Sử dụng Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho Do bộ phận bán hàng lập.
Hóa đơn GTGT gồm có 3 liên và 4 chữ ký, ghi rõ tên hàng, số lượng, mẫu mã, chủng loại.
Hóa đơn GTGT do bộ phận kế toán lập. Gồm có 3 liên, 3 chữ ký, ghi rõ số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa.
Hóa đơn GTGT trên thực tế củng giống như lý thuyết đưa ra. Nhưng khác ở số lượng chữ ký ở Hóa đơn GTGT thực tế có thêm một chữ ký của thủ khovì Hóa đơn GTGT thực tế kiêm luôn phiếu xuất kho nên phải có thêm chữ ký của thủ kho.
Bộ phận lập phiếu ở thực tế không phải là bộ phận kế toán mà là bộ phận bán hàngdo chứng từ này được lập ngay sau khi nhân viên tiếp thị tiếp viết phiếu đăng ký nhận hàng và dùng như phiếu xuất kho, nên bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm lập Hóa đơn GTGT.
Các hợp đồng, khế ước tín dụng
Có sử dụng hợp đồng mua-bán hàng hóa.
Các văn bản về chính sách tín dụng
Trong chu trình bán hàng Công ty sử dụng hợp đồng mua-bán hàng hóa.
Hợp đồng này thể hiện các thỏa thuận
Trường Đại học Kinh tế Huế
thương mại của Công ty với khách hàng .
về số lượng, giá cả, sản phẩm, quy cách, cách giao hàng, phương thức thanh toán vá các cam kết chung giữa hai bên.
Bảng quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng cung cấp dịch vụ
Không sử dụng chứng từ này
Chứng từ minh chứng cho việc chấm dứt một hoạt động giao dịch thương mại.
Việc chấm dứt một hoạt động giao dịch mua bán hàng hóa của Công ty được thể hiện tại điều 8 của biên bản hợp đồng như sau: hợp đồng này mặc nhiên xem như được thanh lý sau khi 2 bên đã hoàn tất thủ tục liên quan đến hợp đồng. Vậy nên công ty không sử dụng bản thanh lý hợp động. Việc này giúp công ty giảm việc lưu trữ chứng từ và các thủ tục thanh lý hợp đồng được thực hiện nhanh gọn hơn.
Sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, số chi tiết các tài khoản phải thu, báo cáo hàng
tháng…
Có sử dung và sử dụng theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Các loại sổ sách thường sử dụng trong một chu trình.
Đây là các loại sổ cần thiết sử dụng trong chu trình bán hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế