Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 3: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
3.1 Thực trạng môi trường kiểm soát của Công ty Cổ Phần Long Thọ
Qua Bảng câu hỏi[Phụ lục 1] ta có thể mô tả lại các yếu tố của môi trường kiểm soát ở Công ty Cổ Phần Long Thọ như sau:
3.1.1 Đặc điểm quản lý tại Công ty Long Thọ
Ban lãnh đạo của Công ty Cổ Phần Long Thọ luôn cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với Công ty. Những người trong Ban lãnh đạo đều được tuyển dụng, chọn lọc từ những nhân viên ưu tú nhất, có kinh nghiệm hoạt động trong nhiều năm và được đào tạo theo những ngành nghề đã quy định... nên đều có tư cách đạo đức tốt, hành vi ứng xử trong quá trình quản trị đều vì lợi ích chung cho toàn Công ty, sống giản dị, tiết kiệm, tận tụy với công việc của Công ty. Các thành viên trong Ban quản trị Công ty thường xuyên tiếp xúc, gần gũi với tất cả các thành viên trong Công ty, tạo môi trường làm việc thân thiện, quan tâm, chăm lo cho đời sống vật chất và tinh thần của các nhân viên trong đơn vị mình. Điều này tạo động lực để họ cố gắng làm việc.
Ban lãnh đạo Công ty đã đề ra các chính sách, chế độ, các quy định và cách
Trường Đại học Kinh tế Huế
thức kiểm tra, kiểm soát phù hợp cho hoạt động của đơn vị, thể hiện qua các quy chế, quy định cụ thể cho từng phòng, ban, bộ phận. Căn cứ vào các văn bản này mà trưởng bộ phận, phòng ban sẽ soạn thảo những quy định cụ thể và rõ ràng hơn để các nhân viên cấp dưới căn cứ vào đó thực hiện các hoạt động trong phạm vi công việc của mình. Hệ thống quy chế nội bộ của Công ty được soạn thảo tương đối đầy đủ và phân cấp như sau:
- Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty do HĐQT ban hành.
- Quy chế của Công ty (quy chế quản lý nội bộ, quy chế lao động và tiền lương, quy chế về quản lý tài sản...) do HĐQT ban hành.
- Các quy trình đào tạo, hướng dẫn, hạch toán cho các bộ phận, đơn vị tại Công ty, ... do BGĐ ban hành.
Công ty Cổ Phần Long Thọ quy định chính sách chất lượng như sau: “ Công ty Cổ Phần Long Thọ luôn xem chất lượng là điều kiện quyết định sự tồn tại và phát triển của DN. Lãnh đạo Công ty tập trung mọi nguồn lực, tạo mọi điều kiện thuận lợi để hệ thống quản lý chất lượng của Công ty hoạt động một cách có hiệu quả, thúc đẩy cải tiến kỷ thuật, cải thiện công nghệ, cải thiện quản lý nhằm duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm cho Công ty sản xuất, đem lại sự hài lòng cho khách hàng và đảm bảo uy tín của Công ty.”
Phương châm hoạt động của công ty đưa ra là: “ Uy tín quý hơn vàng, khách hàng là ân nhân.”
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Long Thọ
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Long Thọ cho thấy Công ty đã xây dựng được một hệ thống cơ cấu tổ chức xuyên suốt, nhất quán từ trên xuống dưới theo mô hình trực tuyến chức năng. Công ty hiện nay có một bộ máy quản lý cụ thể, sự liên kết giữa các phòng ban khá chặt chẽ, mối quan hệ trực tuyến-chức năng đảm bảo sự thống nhất chỉ huy và tính chuyên môn hóa cao của từng phòng ban. Trong đó, đứng đầu Công ty là ban lãnh đạo gồm có: đại hội đồng cổ đông, HĐQT, ban kiểm soát, chủ tịch HĐQT kiêm Tổng GĐ Công ty và 2 phó tổng GĐ.
Công ty Cổ Phần Long Thọ là DN có lịch sử tồn tại khá lâu năm, ban lãnh đạo là
Trường Đại học Kinh tế Huế
những người có kinh nghiệm nên đảm bảo việc tổ chức, phân chia bộ máy nhân sự thành các bộ phận, phòng ban đảm nhận chức năng, nhiệm vụ nhất định giúp Công ty hạn chế tối đa sự chồng chéo giữa các bộ phận, giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và đảm bảo tính độc lập tương đối góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót.
Như vậy, cơ cấu tổ chức mà Công ty đang áp dụng là khá hợp lý, đem lại hiệu quả, giúp giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo chung, công việc quản lý được chuyên môn hóa và thành thạo hơn.
Tuy nhiên, những khó khăn mà Công ty có thể phải đối mặt khi áp dụng cơ cấu tổ chức này là tốn nhiều chi phí, nếu quy mô tăng lên dễ làm cho bộ máy công kềnh, có nguy cơ khó khăn do mối quan hệ thừa hành chức trách. Trong đó, hạn chế lớn nhất của Công ty là chưa xây dựng được một Ban Kiểm soát độc lập trong quá trình hoạt động.
3.1.3 Chính sách nhân sự của công ty Long Thọ
Ban lãnh đạo Công ty luôn nhận thức được đội ngũ nhân viên trong đơn vị không những luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, mà còn là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của DN. Công ty có Phòng tổ chức hành chính, phòng này tham mưu cho Ban GĐ về công tác tổ chức, quản lý đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng đội ngũ cán bộ, lao động; tổ chức lao động tiền lương, tiền thưởng; thực hiện các chính sách, chế độ pháp luật, các nội quy, quy chế đối với toàn thể lao động trong Công ty.
Ban lãnh đạo luôn quan tâm và chú trọng đến công tác phát triển nguồn nhân lực. Do tính cạnh tranh của thị trường về sản phẩm thay thế nên số lượng củng như chất lượng của lao động đòi hỏi phải nâng cao. Công ty đã có các chính sách đào tạo đội ngũ nhân viên, Công ty đã gửi đào tạo dài hạn, bồi dưỡng ngắn hạn một số lượng lớn các nhân viên. Đồng thời Công ty còn có chính sách thu hút cán bộ khoa học kĩ thuật có trình độ đại học, trên đại học, những cán bộ có kinh nghiệm lâu năm... về Công ty công tác.
Chính sách nhân sự trong những năm qua củng đã tác động đến quá trình quản trị và điều hành đạt được các mục tiêu trong sản xuất KD củng như hiệu quả KD củng như hiệu quả kinh tế gắn liền với hiệu quả xã hội. Lãnh đạo Công ty củng đã quan tâm
Trường Đại học Kinh tế Huế
đến lao động, từng bước cải thiện đời sống vật chất tinh thần như: tiền lương, chế độ khen thưởng, chế độ ăn ca, hòa mạng Internet để nhân viên có điều kiện cập nhật thông tin trên mọi lĩnh vực. Điều đó giúp nhân viên yên tâm công tác và có tinh thần xây dựng tập thể, đơn vị ngày càng vững mạnh.
Công ty Cổ Phần Long Thọ quy định mức lương thưởng đối với nhân viên tiếp thị như sau: nếu sản lượng bán vượt so với kế hoạch đã đăng ký thì tiền lương bán hàng của sản lượng vượt đó được tính hệ số nhân đôi.
Danh hiệu thi đua sẽ được trao cho những tổ tiếp thị có sản lượng bán 6 tháng đầu năm vượt kế hoạch đăng ký.
3.1.4 Công tác kế hoạch tại Công ty Long Thọ
Hệ thống kế hoạch và dự toán của Công ty luôn được lập định kỳ hằng năm.
Các kế hoạch như kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư, sữa chữa tài sản cố định được lập từ các bộ phận cấp dưới lập lên và được các ban lãnh đạo xem xét ký duyệt.
Công ty rất chú trọng đến công tác kế hoạch hàng năm, thể hiện mức phấn đấu trong mỗi bộ phận từ đó giúp các nhà quản lý đánh giá tình hình hoạt động của các bộ phận.
3.1.5 Ủy ban kiểm soát của Công ty Long Thọ
Công ty Cổ Phần Long Thọ là một Công ty Cổ Phần, có quy mô và lịch sử phát triển nên công ty đã lập một ủy ban kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động KD, BCTC của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban Tổng GĐ.
3.1.6 Môi trường bên ngoài đối với Công ty Long Thọ
Ngoài các yếu tố bên trong, môi trường kiểm soát của Công ty còn bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên ngoài khác. Các yếu tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của Ban lãnh đạo nhưng có tác động không nhỏ đến tình hình sản xuất KD của DN, ảnh hưởng đến thái độ, phong cách quản lý củng như sự cần thiết vận hành các quy chế và thủ tục KSNB. Thuộc nhóm này có cơ quan Nhà nước, các chủ nợ và trách nhiệm pháp lý đối với hoạt động của Công ty. Công ty là Công ty Cổ Phần nên chịu ảnh hưởng bởi các cổ đông, hoạt động theo luật DN và chịu sự điều tiết, thanh tra của
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nhà nước về quản lý ngành. Chính sách tín dụng và lãi suất ngân hàng, tỷ giá hối đoái củng có tác động không nhỏ đến Công ty. Thêm một yếu tố nữa củng ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Công ty là các điều kiện tự nhiên, đặc biệt là thời tiết ở Huế thường xuyên xảy ra mưa bão, lũ lụt. Điều này đòi hỏi Ban lãnh đạo Công ty phải có các biện pháp phòng ngừa và chính sách quản lý thích hợp.
Như vậy, nhìn chung có thể thấy môi trường kiểm soát của Công ty Cổ Phần Long Thọ là khá tốt. Công ty có sự quan tâm nhằm duy trì một môi trường làm việc lành mạnh, chính sách nhân sự rõ ràng, phân chia trách nhiệm đầy đủ, cơ cấu tổ chức hợp lý và phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.