Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 3: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
4.1 So sánh thực trang với cơ sơ lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
4.1.3 Hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trong chu trình bán hàng
4.1.3.1 Công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu về bán hàng.
Sự đồng bộ của sổ sách
Công ty Cổ Phần Long Thọ là một Công ty có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày rất nhiều, do đó Phòng kế toán của Công ty có sự phân công rõ ràng; mặt khác trình độ nghiệp vụ của các kế toán viên cao nên hiệu quả công việc khá tốt.
Để đẩy nhanh hơn nữa tốc độ xử lý thông tin kế toán, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính-phần mềm kế toán “Bravo” sử dụng bộ chứng từ của hình thứcNhật ký chứng từ.
Với hệ thống kế toán máy đảm bảo tính cập nhật của thông tin, tạo ra môi trường kiểm soát tốt của hệ hống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng báo cáo.
Đối với chu trình bán hàng thì Công ty quy ước khi nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Nhân viên tiếp thị viết phiếu đăng ký nhận hàng rồi căn cứ vào phiếu đăng ký nhận hàng bộ phận bán hàng lập Hóa đơn GTGT 3 liên: liên 1giữ lại để theo dõi ghi sổ bán hàng và đối chiếu với liên 3 nhận từ thủ kho…,còn liên 2 giao cho khách hàng để làm căn cứ xuất trình bảo vệ khi ra cổng và thực hiện công nợ của mình. Với hệ thống này, việc kiểm soát bán hàng, thu tiền trở nên có hiệu lực hơn.
Việc đánh số thứ tự các chứng từ
Công ty sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục như: phiếu thu và Hóa đơn GTGT có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Đảm bảo các mục tiêu hiêu lực về tính có thật các khoản phải thu, đảm bảo mục tiêu trọn ven đó là mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ.
Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho khách hàng
Theo bảng hỏi về hoạt động kiểm soát trong chu trình bán hàng [phụ lục 2]
Công ty có đối chiếu thường xuyên với khách hàng về các khoản nợ và định kỳ hàng tháng Công ty thực hiện công việc này. Việc lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và giử cho khách hàng được thực hiện bởi kế toán tiêu thụ, điều này đảm bảo tính khách quan quan trong xác nhận việc lập bảng cân đối này vì bảng cân đối này không do người có liên quan đến bán hàng thu tiền lập là nhân viên tiết thị lập.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng
Việc xét duyệt bán chịu được thực hiện bởi Trưởng phòng KH-TT trước giai đoạn ký hợp đồng. Các quy định bán chịu được thể hiện rõ trên hợp đồng.
Hàng hóa được xuất kho khi thủ kho nhận được 2 liên Hóa đơn GTGT có đầy đủ chữ kí người lập, người xét duyệt và của khách hàng.
Với cách thức làm việc như trên sẽ giúp Công ty tránh tổn thất do bán cho những người mua không có điều kiện thanh toán hoặc dây dưa trong việc thanh toán.
Hàng hóa xuất kho giao đúng khách hàng và tránh xuất khống.
Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán Chức năng kế toán tiền mặt và thủ quỹ được tách bạch với nhau đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tránh xảy ra gian lận.
Người ghi sổ và theo dõi bán hàng do kế toán tiêu thụ chịu trách nhiệm, người ghi sổ và theo dõi thu tiền do kế toán tiền măt thực hiện. Hai công việc này được tách bạch bởi 2 kế toán đảm bảo việc phân cách trách nhiệm trong tổ chức công tác kế toán nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận xảy ra.
Ngoài ra chức năng bán hàng với chức năng duyệt bán chịu củng cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh trrong khâu bán hàng. Ở Công ty Cổ Phần Long Thọ chức năng bán hàng được thực hiện bởi nhân viên tiếp thị, còn chức năng xét duyệt bán chịu được thực hiện bởi trưởng phòng KH-TT.
Tính độc lập của người kiểm tra- kiểm soát
Trong công việc thực hiện KSNB Công ty không có bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền. Việc kiểm soát này được thực hiện bởi Công ty kiểm toán bên ngoài mà Công ty thuê định kỳ hằng năm.
4.1.3.2 Công việc KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền.
Trong phương thức thu tiền mặt trực tiếp
Việc phân cách nhiệm vụ bán hàng với nghiệp vụ thu tiền trong tổ chức KSNB là rất cần thiết, tránh những khoản tiền bị biển thủ trước khi ghi sổ. Ở Công ty Cổ Phần Long Thọ nhiệm vụ bán hàng là do bộ phận bán hàng thực hiện, còn nghiệp vụ
Trường Đại học Kinh tế Huế
thu tiền là do thủ quỹ đảm nhiệm. Hai chức năng này tách bạch với nhau nên đảm bảo việc gian lận xảy ra.
Ngoài ra, chức năng ghi sổ TK 111 và thu tiền củng được phân cách cho kế toán tiền mặt và thủ quỹ nhằm tránh gian lận xảy ra.
Thủ tục kiểm toán nội nộ hữu hiệu với các khoản thu tiền bán hàng Các khoản tiền thu qua ngân hàng được kế toán ngân hàng cập nhật và đối chiếu thường xuyên bởi kế toán ngân hàng kiêm công nợ.
Thường xuyên đối chiếu tổng số tiền thu được vào sổ Nhật ký thu tiền và sổ quỹ trong từng kỳ nhất định với số thực tế nộp vào ngận hàng trong kỳ đó.
4.1.3.3 Công việc kiểm soát đối với từng chức năng của chu trình.
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Công ty đã phân chia trách nhiện giữa người xét duyệt bán hàng với chức năng bán hàngtrách bán cho những khách hàng quen với nhân viên bán hàng nên bỏ qua việc xét duyệt khả năng thanh toán, làm ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty.
Khi nhận được yêu cầu về hàng hóa thì Trưởng phòng KH-TT có trách nhiệm đối chiếu dữ liệu về HTK trên máy tính cung cấp hàng kịp thời cho khách hàng, tránh chậm trễ và tránh chấp nhận yêu cầu hàng mà không có khả năng cung ứng.
Công ty có sử dung phần mềm kế toán bravo nên cập nhật chính xác về tình hình công nợ của khách hàng khi thực nhận yêu cầu của khách hàng củ xem xét về tình hình thanh toán của khách hàng để đưa đến các quyết định bán hàng.
Xuất kho và cung cấp hàng hóa , dịch vụ
Hàng hóa được xuất kho khi thủ kho nhận được 2 liên Hóa đơn GTGT từ nhân viên bán hàng. Số lượng, chủng loại, mẫu mã hàng được xuất đúng với Hóa đơn GTGT
xuất hàng hóa khi có chứng từ, tránh xuất hàng gian xuất hàng vì mục đích riêng.
Hàng hóa xuất ra khỏi kho hàng của Công ty được giao ngay cho cho khách hàng nên tránh rủi ro việc giao hàng sai đối tượng, mất hàng hóa do giao nhầm người.
Khi xuất kho hàng hóa được thủ kho và đội nhân viên bốc xếp kiểm tra về số lượng , mẫu mã, bao bì để đảm bảo hàng hóa giao cho khách hàng đúng loại, số lượng và đảm bảo bao bì không bị rách cho khách hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu
Chức năng lập hóa đơn và chức năng bán hàng được tách biệt, Hóa đơn GTGT được lập khi phiếu đăng ký nhận hàng do nhân viên tiếp thị lập ra tránh việc Hóa đơn GTGT lập khống và sai.
Hóa đơn GTGT là căn cứ để bộ phận bán hàng theo dõi tình hình tiêu thụ. Hóa đơn GTGT còn là căn cứ để bộ phận kế toán theo dõi tình hình công nợ của khách hàng nên cần được lập chính xác để theo dõi tình hình công nợ. Ngoài ra Hóa đơn GTGT còn kiêm luôn phiếu xuất kho nên cần được lập kịp thời và chính xác.
Tình hình công nợ của khách hàng được quản lý bởi nhân viên tiếp thị. Nhân viên tiếp thị chịu trách nhiệm trước Công ty về các khoản nợ các khoản nợ được giám sát và kiểm tra thường xuyên. Ngoài ra định kỳ vào ngày mồng 1 đến ngày mồng 5 hàng tháng thi kế toán tiêu thụ tiến hành đối chiếu công nợ.