Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 3: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
4.2 Nhận xét về ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ và hoạt động kiểm soát
4.2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Long Thọ
Thực tế đã chứng minh rằng không thể tồn tại một hệ thống KSNB hoàn hảo bất chấp những nỗ lực của ban quản trị và nhân viên trong đơn vị. Tình hình KD và thị trường luôn biến đổi không ngừng, đòi hỏi hệ thống KSNB củng phải không ngừng hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. Vì thế, bên cạnh những mặt mạnh mà Công ty đã xây dựng được, còn tồn tại một số thiếu sót trong hệ thống KSNB của Công ty.
Môi trường kiểm soát
Bảng 4.6: Đánh giá môi trường kiểm soát của Công ty
Các yếu tố Ưu điểm Nhược điểm
Đặc thù về quản lý
Ban GĐ là một tập thể thống nhất, có thái độ tích cực trong công tác xây dựng hệ thống KSNB. Luôn định hướng cho nhân viên thấy được vai trò của kiểm soát. Hiện nay ngành xi
Trường Đại học Kinh tế Huế
măng Việt Nam đang lâm vào tình trạng khó khăn. Do vậy để tồn tại và phát triển, Công ty luôn đặt uy tín chất lượng của sản phẩm xi măng lên hàng đầu. Vì vậy vấn đề về kiểm soát thông tin, yêu cầu về sự trung thực của thông tin cung cấp luôn được đặt lên hàng đầu. Hội đồng thành viên của Công ty rất coi trọng đến việc xây dựng một hệ thống KSNB nói chung và đối với chu trình bán hàng hàng nói riêng.
Cơ cấu tổ chức Công ty hiện nay có một bộ máy quản lý cụ thể, sự liên kết giữa các phòng ban khá chặt chẽ, mối quan hệ trực tuyến-chức năng đảm bảo sự thống nhất chỉ huy và tính chuyên môn hóa cao của từng phòng ban. Đối với bộ máy kế toán thì được tổ chức khá chặt chẽ, rõ ràng, các phần hành kế toán được tổ chức dựa trên nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Tổ chức theo mô hình này tốn nhiều chi phí, nếu quy mô tăng lên dễ làm cho bộ máy công kềnh.
Có nguy cơ khó khăn do mối quan hệ thừa hành chức trách.
Chính sách nhân sự
Long Thọ có một đội ngũ lâu năm, có trình độ. Hàng năm, Công ty đều có kế hoạch đề bạt, thăng chức, khen thưởng, kỷ luật thích đáng.
Ngoài ra, Công ty còn có một số chính sách khác nhằm hỗ trợ công nhân viên trong thời gian làm việc theo ca.
Thưởng theo sản phẩm.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Công tác kế hoạch
Các kế hoạch được Công ty lập định kỳ hàng năm.
Kế hoạch được lập từ cấp thấp lên cấp cao nên đảm bảo mọi cá nhân trong Công ty đều tham gia công tác kế hoạch, tạo môi trường làm việc hiệu quả hơn.
Mọi kế hoạch chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý cấp trên.
Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát chịu sự kiểm soát của cấp cao nhất trong bộ máy quản lý là Đại Hội Cổ Đông, nên việc kiểm soát không bị hạn chế ở bất kỳ bộ phận nào trong Công ty.
Chưa xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ.
Hệ thống kế toán:
Bảng 4.7: Đánh giá hệ thống kế toán của Công ty
Các yếu tố Ưu điểm Nhược điểm
Hệ thống chứng từ Hệ thống chứng từ của Công ty ít so với lý thuyết nên lưu trữ giảm đi. Chứng từ được luân chuyển một cách hợp lý giữa các phòng ban giúp đảm bảo tính kiểm soát và rút ngắn thời gian luân chuyển.
Hệ thống tài khoản được sử dụng đúng theo quy định của Bộ tài chính và đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty.
Sư dụng ít chứng tư giảm sự kiểm soát,dễ xảy ra sai sót.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình thức kế toán Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung, đây là hình thức ghi sổ được sử dụng phổ biến trên kế toán máy nhờ sự đơn giản, thuận tiện, thích hợp với mọi đơn vị kế toán và thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra theo từng chứng từ gốc.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy giúp giảm nhẹ công việc kế toán, rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, giảm sai sót do tính toán; có sự liên kết, kế thừa thông tin giữa các phòng ban, dễ dàng trong lập BCTC.
Công ty có thể bị mất các dữ liệu kế toán trong trường hợp xảy ra sự cố về phần mềm, máy móc do đó cần có biện pháp lưu trữ thích hợp nhằm đảm bảo an toàn.
Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty theo mô hình tập trung giúp tập trung được thông tin phục vụ ban lãnh đạo nghiệp vụ, bên cạnh đó củng đảm bảo việc phân cấp phân quyền cụ thể, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán.
Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung làm hạn chế việc kiểm tra giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị;
Trường Đại học Kinh tế Huế
Thủ tục kiểm soát:
Bảng 4.8: Đánh giá thủ tục kiểm soát của Công ty.
Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm Nhược điểm
Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển được phê duyệt đúng đắn.
Đối với nghiệp vụ bán hàng, dựa trên tính tự động hóa của phần mềm máy tính kế toán trưởng xem xét, kiểm tra đối chiếu công nợ, điều kiện mua hàng của khách hàng để phê duyệt bán hàng.
Đối với bán chịu có sự kiểm tra tình hình công nợ và nhân viên quản lý khách hàng chịu trách nhiệm.
Giữa nhân viên quản lý khách hàng và khách hàng có thể có mối quan hệ mật thiết nên dễ xảy ra gian lận.
Hóa đơn được lập theo đúng qui định.
Sau khi phiếu yêu cầu nhận hàng được nhận viên tiếp thi viết sẽ tiến hành lập hóa đơn gồm 3 liên do bộ phận bán hàng lập.
Hóa đơn được lập theo đúng quy định mẫu hóa đơn và có sự phê duyệt của trưởng bộ phận bán hàng.
Quá trình xuất kho phải được kiểm soát một cách chặt chẽ.
Khi xuất hàng có thủ kho và đội bốc xếp giám sát. Định kì có kiểm kê hàng hóa.
Thủ kho không lưu giữ chứng từ nào từ bộ phận bán hàng mà chỉ ghi vào sổ
Trường Đại học Kinh tế Huế
Số lượng hàng xuất kho được thủ kho ghi lại vào sổ thủ kho.
thủ kho.
Hàng được giao phải đáp ứng đủ các yêu cầu về số lượng, chất lượng và nhãn mác, bao bì.
Đối với số lượng, mẫu mã và chủng loại: thủ kho căn cứ vào hóa đơn để xuất hàng và khi xuất hàng có nhân viên tiếp thị nên đảm bảo được hàng xuất đúng và đủ cho khách hàng.
Đối với chất lượng: Công ty có bộ phận KCS kiểm tra chất lượng hàng theo tiêu chuẩn khi sản xuất.
Ngoài ra, đội nhân viên bốc xếp có trách nhiệm kiểm tra bao bì sản phẩm trước khi giao hàng.
Hàng hóa phải được kiểm soát khi ra khỏi Công ty.
Khi khách hàng vận chuyển hàng hóa ra khỏi Công ty phải có Hóa đơn GTGT liên 2 xuất trình khi bảo vệ kiểm tra.`
Việc kiểm tra hàng hóa khi ra khỏi Công ty được nhân viên bảo vệ thực hiện khi thấy có sự nghi ngờ về khách hàng trong quá trình vận chuyển qua phòng bảo vệ hoặc những khách hàng mới. Việc kiểm soát này không được thực đối với tất các khách hàng .