Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 3: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
3.5 Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và chu trình bán hàng tại Công ty Cổ Phần Long Thọ
3.5.1 Hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng tại Công ty Long Thọ
* Về quản lý
Trưởng Phòng KH-TT là người kiểm soát mọi hoạt động của chu trình bán hàng, chịu mọi trách nhiệm về bán hàng trước Ban GĐ của Công ty.
Mọi thủ tục và quy trình bán hàng được Trưởng phòng KH-TT quy định
Công ty có thiết lập đội ngũ nhân viên tiếp thị trong khâu bán hàng nhằm phục vụ tốt cho quá trình bán hàng của Công ty. Có chính sách quy định cụ thể yêu cầu, trách nhiệm và quyền lợi của nhân viên tiếp thị nhằm đảm bảo lợi ích cho Công ty và khách hàng, tạo và môi trường cạnh tranh tốt trong chu trình bán hàng.
Mỗi nhân viên tiếp thị chịu trách nhiệm về một nhóm khách hàng. Nhân viên tiếp thị đó có trách nhiệm trong việc cung cấp hàng hóa cho khách hàng và tình hình công nợ của khách hàng đối với Công ty.
* Tổ chức bán hàng
Công ty thiết lập một đội ngũ bán hàng phù hợp với đặc điểm Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán hàng tốt, trách thất thoát và đảm bảo kịp thời cung ứng cho khách hàng. Đội ngũ bán hàng gồm có: Phòng KH-TT, Bộ phận tiếp thị, Bộ phận bán hàng và Kế toán tiêu thụ.
Phòng KH-TT là bộ phận quản lý có những nhiệm vụ sau:
- Ngoài nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, kế hoạch tiền lương, nội quy khoán, theo dõi , đôn đốc và hướng dẫn các đơn vị cơ sở thực hiện tốt kế hoạch của Công ty; còn có trách nhiệm quản lý công tác tiêu thụ, theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện hơp đồng của khách hàng thông qua nhân viên tiếp thị; quảng cáo; khuyếch trương sản phẩm, khai thác thị trường, tiếp cận khách hàng và mở rộng địa bàn nhằm tạo uy tín cho sản phẩm của Công ty.
- Theo dõi sản lượng tiêu thụ của khách hàng phát hiện sự tăng giảm đột biến,
Trường Đại học Kinh tế Huế
tổ chức tham hỏi, tìm hiểu nguyên nhân để kịp thời động viên hoặc đề xuất biện pháp tháo gở khó khăn cho khách hàng.
- Khi phát sinh hợp đồng mới Phòng KH-TT phải đi khảo sát và trình Tổng GĐ Công ty các điều khoản khác trong ký kết hợp đồng.
- Phòng KH-TT chịu trách nhiệm về công tác tiêu thụ sản phẩm của Công ty (kể cả theo dõi công nợ và thanh toán).
- Phòng KH-TT theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng của khách hàng và cập nhật hàng tháng theo B06.QT720-01[phụ lục 9]
- Phòng KH-TT phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các nhân viên tiếp thị thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa khách hàng và Công ty.
Bộ phận tiếp thị
- Bộ phận tiếp thị lập thành 4 tổ, mỗi tổ chịu trách nhiệm về một nhóm khách hàng riêng.
- Mỗi tổ có một tổ trưởng, tổ trưởng là người quy định mã khách hàng cho nhóm khách hàng mình quản lý.
- Tổ trưởng là người thực hiện việc đôn đốc, giám sát hoạt động giao hàng và thu tiền của các tổ viên tiếp thị trong tổ. Tổ trưởng chịu trách nhiệm phân phối tiền lương hàng tháng cho tổ viên dựa vào hiệu quả công việc của từng người; tổ viên chịu trách nhiệm trực tiếp toàn bộ công nợ của mình. Hàng tuần phải báo cáo tình hình bán hàng và công nợ của tổ với Trưởng phòng KH-TT.
- Tổ viên phải chấp hành sự phận công của tổ trưởng và báo cáo tình hình tiêu thụ và công nợ của mình cho tổ trưởng vào ngày cuối tuần.
- Tổ trưởng có quyền tạm ngưng việc bán hàng của tổ viên nếu tổ viên có dấu hiệu vi phạm quy chế bán hàng và báo cáo cho lãnh đạo đơn vị.
- Nếu có thành viên trong tổ bị ngưng bán hàng thì tổ trưởng sẽ bị phạt trừ 20%
tiền lương bán hàng cho đến khi khắc phục xong hậu quả.
- Tổ trưởng phải mở sổ theo dõi số lượng bán hàng của nhân viên tiếp thị trong tổ, công nợ của khách hàng, đôn đốc nhân viên thu hồi nợ. Từ ngày 01 đến ngày 06 hàng tháng tổ trưởng phải hoàn thành việc đối chiếu công nợ với Phòng kế toán Công ty.
Trường Đại học Kinh tế Huế
KH-TT trực tiếp đến từng khách hàng để đối chiếu công nợ và chịu trách nhiệm về tính trung thực của biên bản đối chiếu công nợ đó.
Bộ phận bán háng
- Viết hóa đơn cho khách hàng khi đã có phương tiện vận chuyển.
- Viết hóa đơn đúng mã số khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã vùng.
- Lập phiếu hàng gửi kho theo quy định của Công ty - Quản lý hóa đơn GTGT tránh hư hỏng và mất mát.
Kế toán tiêu thụ
- Cập nhật sản lương tiêu thụ, doanh thu hàng ngày của nhân viên tiếp thị chính xác và kịp thời. Lập danh sách khách hàng hưởng chiết khấu gởi cho bộ phận bán hàng - Theo dõi công nợ của nhân viên tiếp thị, từ ngày 1 đến ngày 5 hàng tháng phải cùng tổ trưởng hoàn tất việc đối chiếu công nợ, cùng Phòng kế hoạch thị trường phân tích xác định những khách hàng nợ dài hạn và dây dưa trình lên Tổng GĐ Công ty xử lý. Định kỳ vào ngày mồng 6 hàng tháng phải bao cáo cho Tổng GĐ Công ty tình hình công nợ của tổ tiếp thị.
* Chính sách nhân sự đối với nhân viên tiếp thị Theo qui chế tiêu thụ sản phẩm Số:06/QC-CT
Yêu cầu
- Tất cả các CBCNV trong Công ty nếu ai có khả năng khai thác thị trường với sản lượng bình quân từ 400 tấn xi măng /tháng trở lên, có tài sản thế chấp, có nguyện vọng thì đều có thể đều có thể đăng ký làm nhân viên tiếp thị của Công ty.
- Tài sản thế chấp là 100.000.000 (một trăm triệu) đồng tiền mặt VNĐ, vàng, cổ phiếu của Công ty Cổ Phần Long Thọ hoặc giấy chứng nhận quyền sỏ hữu tài sản khác (bản gốc) có giá trị thế chấp tương đương. Các thủ tục liên quan đến việc thế chấp tài sản được thể hiện theo đúng quy định của pháp luật.
- Tài sản thế chấp dùng để bù đắp thiệt hại mà bên thế chấp tức là các nhân viên tiếp thị không làm tròn trách nhiệm làm thất thoát hoặc để khách hàng lợi dụng chiếm dụng vốn của Công ty.
Trách nhiệm
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Thực hiện công tác tiêu thu sản phẩm theo kế hoạch mà từng tổ đăng ký.
- Trực tiếp khai thác khách hàng, thực hiện các nội dung trong hợp đồng đã được Công ty ký với khách hàng, chịu trách nhiệm về số nợ của các hộ tiêu thụ do mình bán hàng, hàng tháng phải có biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng (nếu còn nợ).
- Đối với khách hàng bán lẻ không có hợp đồng, tiếp thị chịu trách nhiệm bán thu tiền ngay và được đăng ký vào mã bán lẻ của tiếp thị.
- Có trách nhiệm quảng cáo, giới thiệu sản phẩm; phấn đấu hoàn thành kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được giao: đây là một tiêu chí bình xét cho thi đua hàng tháng.
- Tích cực tìm khách hàng mới, nghiêm cấm việc giành giật khách hàng. Nếu tiếp thị nào vi phạm sẽ bị kỷ luật.
- Đăng ký viết hóa đơn nhận hàng đúng mã số khách hàng đã ký hợp đồng, nghiêm cấm việc dồn sản lượng. Nếu Công ty kiểm tra phát hiện tiếp thị dồn sản lương cho khách hàng để hưởng chiết khấu đặc biệt thì sẽ bị kỷ luật và đền bù mọi thiệt hại.
- Phải kiểm tra mã số, họ tên, địa chỉ khách hàng và khu vưc trợ giá ghi trên hóa đơn trước khi nhận hàng thay cho khách hàng.
- Nhận đúng số lượng, áp tải hàng giao đúng khu vực được trợ giá ghi trên hóa đơn và giao cho khách hàng theo quy định. Khi giao hàng cho khách hàng phải có hóa đơn của Công ty.
- Tiền bán bán hàng thu được phải giao ngay cho Công ty. Tuyệt đối không sử dụng tiền bán hàng vào mục đích riêng. Nếu bị phát hiện Công ty sẽ sa thải và đề nghị cơ quan chức năng tuyên bố trước pháp luật.
- Khi nộp tiền bán hàng phải có bản kê khách hàng trả tiền.
- Ngoài những trường hợp có thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết giữa Công ty và khách hàng, nếu tiếp thị nào không thanh toán hết tiền hàng trong tháng để nợ qua tháng sau thì tiền lương hàng tháng của tiếp thị được xử lý như sau:
+ Nợ qua tháng dưới 20 triệu đồng sẽ bị giữ lại: 20% tiền lương tháng.
+ Nợ qua tháng trên 20 đến 40 triệu đồng thì bị giữ lại: 30% tiền lương tháng.
Nếu kéo dài liên tục trong 3 tháng thì tiếp thị đó bị ngưng việc bán hàng để thu hồi công nợ.
- Các khoản tiền bị giữ sẽ được nhận lại sau khi khách hàng thanh toán xong nợ
Trường Đại học Kinh tế Huế
với Công ty.
+ Nợ qua tháng > 40 triệu đồng thì ngưng việc bán hàng để tiếp thị đó đi thu hồi công nợ; nếu trong vòng 3 tháng tiếp thị vẫn không thu nợ được mà không giải trình tính hợp lý của công nợ của Công ty sẽ dùng toàn bộ các khoản tiền thưởng danh hiệu, tiền lương bổ sung, cổ tức (nếu có) hoặc tài sản mà tiếp thị đã thế chấp để bù đắp sỗ công nợ. Trường hơp công nợ không thể thu hồi do khách hàng cố tình vi phạm thì tiếp thị viên có trách nhiệm báo lên lãnh đạo Công ty để xem xét.
- Tổ tiếp thị nào có thành viên không làm tròn trách nhiệm làm thất thoát hoặc để khách hàng lợi dụng chiếm dụng vốn của Công ty thì cả tổ không được xét danh hiệu thi đua.
- Khi có khiếu nại của khách hàng về chất lượng hàng hóa, tiếp thị phải có trách nhiệm đến tận nợi để xử lý kịp thời, nếu vượt khả năng giải quyết của mình thì báo ngay với lãnh đạo phòng KH-TT đề nghị triệu tập Hội đồng giải quyết khiếu nại của khách hàng. Quyết định của Hội đồng giải quyết khiếu nại là cơ sở để Tổng GĐ Công ty giải quyết các sai phạm nếu có.
- Nghiêm cấm mọi hình thức vay nóng để che đậy công nợ của khách hàng; tiếp thị nào tham gia các trò chơi cá độ, cơ bạc dưới mọi hình thức sẽ bị kỷ luật.
Quyền lợi
Được hưởng lương, các khoản thưởng và chi phí đi lại theo quy định chế khoán được Tổng GĐ duyệt.
1). Định kỳ hàng quý bộ phận tiếp thị được xét hổ trợ thêm chi phí đi lại, chi phí công tác mở rộng thị trường để gia tăng sản lượng cụ thể như sau (tính trên sản lượng đăng ký tiêu thụ của các tổ, thanh toán tiền hàng đầy đủ).
Nếu sản lượng vượt so với kế hoạch đã đăng ký thì tiền lương tăng thêm bán hàng của tiếp thị đó sẽ là sản lượng vượt đó được tính hệ số nhân đôi.
2).Sản lượng thực hiện 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm của tổ tiếp thị được xem là một trong những tiêu chí để bình xét danh hiệu thi đua:
+ Nếu sản lượng tiêu thụ các sản phẩm của tổ trong 6 tháng đầu năm hoặc 6 tháng cuối năm bằng hoặc vượt so với kế hoạch đăng ký thì từng nhân viên trong tổ đạt danh hiệu thi đua theo quy định của Công ty.
+ Nếu doanh tiêu thụ các sản phẩm của tổ trong 6 tháng đầu năm và 6 tháng
Trường Đại học Kinh tế Huế
cuối năm bị giảm so với kế hoạch đăng ký thì danh hiệu thi đua 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm của từng thành viên trong tổ bị hạ một bậc danh hiệu theo quy định.