Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 3: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
3.5 Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và chu trình bán hàng tại Công ty Cổ Phần Long Thọ
3.5.2 Mô tả chu trình bán hàng tại Công ty Long Thọ
- Điều kiện để được làm đại lý tiến tới ký kết hợp đồng: Đại lý phải có giấy phép kinh doanh hợp pháp, có khu vực phân phối hàng, có xe vận chuyển, có kho chứa xi măng, sản lượng bán phải đạt mức nhất định do nhà máy quy định theo từng khu vực.
- Trong hợp đồng nhà máy quy định: mỗi đại lý có 1 mã khách hàng xuyên suốt trong các quá trình phân phối ra thị trường. Mã khách hàng có 2 ký tự chữ đầu thể hiện tổ quản lý đại lý đó, 2 ký tự này do tổ trưởng của tổ tiếp thị quy định và sau 2 ký tự chữ là ký tự số thể hiện số thứ tự khách hàng đến giao dịch. Như đại lý Lê Mạnh Trí, địa chỉ: Thôn Trường Đá, Thủy Biều, TT Huế có mã khách hàng là XM1215: Đại lý Hoàng Thị Mai, địa chỉ: 15A Nguyễn Khoa Chiêm, TT Huế có mã khách hàng CK29.
- Hợp đồng được ký một năm một lần và được đại lý sử dụng cho các giao dịch mua hàng trong suốt một năm đó.
- Chính sách dành cho đại lý: Cho phép đại lý mua nợ nhưng phải thanh toán tất cả số nợ vào cuối mỗi tháng. Tùy theo sản lượng bán được trong tháng mà có chính sách hoa hồng và thưởng theo sản lượng phù hợp với thị trường.
- Phương thức thanh toán:
+ Thanh toán một lần bằng tiền mặt cho toàn bộ đơn hàng đặt mua.
+ Thanh toán thông qua chuyển khoản: Định kì đại lý chuyển sẵn tiền vào TK giao dịch của đại lý tại Ngân hàng trước khi tiến hành giao dịch mua bán với nhà máy.
Khi TK hết tiền, nhà máy thông báo về cho đại lý để đại lý tiến hành nộp bổ sung.
Nhận đơn đặt hàng
Khi có nhu cầu về mua hàng, đại lý cử người đến trực tiếp Công ty để yêu cầu mua hàng. Các nhân viên tiếp thị nhận các yêu cầu của khách hàng, ghi vào sổ đăng kí thông tin về khách hàng để thực hiện các thủ tục kí kết hợp đồng B01.QT720-01[phụ lục 4]và báo cáo cho trưởng phòng để tiến hành xem xét.
- Trưởng phòng xem xét các yêu cầu của khách hàng:
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Năng lực sản xuất của các xí nghiệp thường xuyên thành viên.
+ Khả năng tài chính của khách hàng.
- Phòng KH-TT tiến hành tổ chức đàm phán với khách hàng (theo B02.QT720- 01[phụ lục 5]để khách hàng tham khảo.
- Trường hợp khách hàng đồng ý với các điều khoản tại B02.QT720-01, GĐ XN ký kết hợp đồng với khách hàng theo ủy quyền của Tổng GĐ Công ty. Phòng KH- TT kiểm tra, ký trước khi trình Tổng GĐ Công ty phê duyệt.
- Trường hợp có những điều khoản, thỏa thuận khác ngoài B02.QT720-01, trưởng phòng KH-TT trực tiếp báo cáo Tổng GĐ Công ty xem xét.
- Đối với sản phẩm không có sẵn, GĐ XN viết tờ trình đề nghị Tổng GĐ Công ty cho sản xuất theo B03.QT720-01[phụ lục 6].
Khi đại lý đã thực hiện ký hợp đồng mua bán hàng hóa với Công ty, hợp đồng có giá trị đến ngày 31/12 năm giao dịch. Mỗi đại lý sẽ có một nhân viên tiếp thị phụ trách việc bán hàng và thu nợ đối với đại lý đó. Nên sau khi ký hợp đồng khi có nhu cầu về hàng hóa thì đại lý sẽ gọi điện cho nhân viên tiếp thị của mình để đặt hàng, nhân viên tiếp thị phụ trách đại lý đó sẽ tiến hành các thủ tục đặt hàng như: điền thông tin khách hàng vào sổ theo dõi khách hàng, viết phiếu đăng ký nhận hàng.
Ví dụ thực tế: Đại lý Lê Mạnh Trinh, địa chỉ: Thôn Trường Đá, Thủy Biều, TT Huế có mã khách hàng XM1215 là khách hàng cũ của Công ty. Sau khi kết thúc hợp đồng năm 2012, vào năm 2013 khi có nhu cầu tiêu thụ về sản phẩm xi măng XMPCB30 của công ty, Ông Lê Mạnh Trinh đến trực tiếp tại công ty để đặt hàng. Đại lý này được tổ tiếp thị của ông Hoàng Minh Tình quản lý sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm quản lý khách hàng này nên Chị Nguyễn Thị Nhàng là nhân viên tiếp thị quản lý đại lý này sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng về sản phẩm xi măng XMPCB30 như: số lượng, thời gian cung ứng. Chị Nguyễn Thị Nhàng có trách nhiệm thông báo giá cả và thỏa thuận các điều kiện giao hàng với đại lý đó. Khách hàng đồng ý về các điều kiện thì Chị Nguyễn Thị Nhàng điền các thông tin về khách hàng vào sổ theo đăng ký thông tin khách hàng theo mẫu B01.QT720-01. Trưởng Phòng KH-TT Ông Hoàng Trọng Huế tiến hành xem xét trước khi trình Tổng GĐ ký hợp đồng.
Xét duyệt bán chịu
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Trưởng Phòng KH-TT là người xem xét khả năng tài chính của khách hàng.
- Với những Đại lý cũ trưởng Phòng KH-TT kiểm tra số dư nợ của TK 131.
- Các quy định về thanh toán thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thỏa thuận trong quan hệ mua bán hợp đồng.
- Căn cứ vào Hợp đồng mua bán hàng hóa số HĐ:…./HĐMB quy định về mức bán chịu như sau:
+ Bên mua trả tiền hàng chậm nhất vào ngày cuối tháng của tháng nhận hàng.
Trường hợp bên mua không thanh toán hết số tiền nhân hàng trong tháng thì bên bán có quyền ngưng việc cung cấp hàng.
+ Số tiền bên mua không thanh toán đúng hạn sẽ phải chịu lãi suất 2.0%/tháng đồng thời bên bán sẽ nhờ cơ quan pháp luật can thiệp để thu nợ.
+ Hạn mức nợ theo Công ty quy định là 40 triệu đồng.
Ví dụ: Trước khi Tổng GĐ thực hiện ký hợp đồng với Đại lý Lê Mạnh Trinh thì Ông Hoàng Trọng Huế trưởng Phòng KH-TT yêu cầu Kế toán tiêu thụ cung cấp số dư TK 131XM1215 để xem tình hình trả nợ của đại lý trong năm 2012, để đưa ra quyết định bán chịu cho năm 2013.
Lập Hóa đơn GTGT và xuất kho hàng hóa
- Nếu sản phẩm đã có trong kho hoặc đã sản xuất xong, nhân viên tiếp thị tiến hành đăng ký nhận hàng với Bộ phận bán hàng theo phiếu đăng ký nhận hàng B04.QT720-01[phụ lục 7].
- Bộ phận bán hàng viết hóa đơn theo B04.QT720-01
- Hoá đơn GTGT[phụ lục 16] gồm 3 liên : Liên 1: Màu tím; Liên 2: Màu đỏ;
Liên 3: Màu xanh và chuyển cho trưởng bộ phận bán hàng hoặc đại diện lãnh đạo của Công ty ký hóa đơn.
- Khi Hóa đơn GTGT được ký duyệt xong thì liên 1 được lưu tại bộ phận bán hàng để theo dõi tình hình tiêu thụ, còn liên 2 và liên 3 giao cho nhân viên tiếp thị.
- Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng nhân viên tiếp thị được quyền ký thay và nhận hàng chuyển giao cho khách hàng. Nhân viên tiếp thị mang 2 liên hóa đơn GTGT đến đăng ký với thủ kho để nhận hàng.
-Thủ kho nhận 2 liên Hóa đơn GTGT từ nhân viên tiếp thị xem xét ký duyệt và
Trường Đại học Kinh tế Huế
tiến hành xuất kho giao hàng đúng với số lượng, mẫu mã và quy cách sản phẩm được đội nhân viên bốc xếp kiểm tra trước khi giao hàng cho nhân viên tiếp thị (Công ty sử dụng Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho), đồng thời ghi lại số lượng, mẫu mã, số lô hàng vào sổ thủ kho. Liên 2 của Hóa đơn GTGT giao lại cho nhân viên tiếp thị.
Liên 3 thủ kho lưu tạm thời tại bộ phận kho cuối ngày chuyển cho phòng kế toán để theo dõi tình hình công nợ và tình hình xuất kho.
Chuyển giao hàng
- Việc giao hàng được thưc hiện ngay tại kho Công ty. Đại lý cho xe đến tại kho hàng nhận hàng từ nhân viên tiếp thị của mình. Liên 2 Hóa đơn GTGT được nhân viên tiếp thị giao cho đại lý đó. Liên 2 Hóa đơn GTGT xác nhận nội dung hàng hóa đã giao cho khách hàng và chứng từ xác định số tiền khách hàng phải nộp.
- Hàng hóa ra khỏi Công ty phải có liên 2 của Hóa đơn GTGT đề trình cho bảo vệ của Công ty
- Giao hàng thực hiện ngay tại Công ty nên mọi vấn đề phát sinh hay lỗi sản phẩm được giải quyết dứt điểm ngay tại Công ty. Khi hàng hóa ra khỏi cổng Công ty thì mọi vấn đề phát sinh về hàng hóa do khách hàng chịu trách nhiệm.
- Lượng hàng trên hóa đơn phải nhận hết trong ngày, trường hợp không nhận hết trong ngày, nhân viên tiếp thị có trách nhiệm làm thủ tục đăng ký hàng gửi theo kho B01.QT754-01[phụ lục10-11].
- Kế toán các đơn vị, bộ phận bán hàng và bảo vệ tiến hành đối chiếu lượng hàng xuất ra khỏi kho trong ngày vào sáng hôm sau theo B05.QT720-01[phụ lục 8].
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
- Đến cuối hàng tháng nhân viên tiếp thị có trách nhiệm thu hồi các khoản nợ của khách hàng mà nhân viên đó quản lý.
- Khi nộp tiền bán hàng phải có bảng kê khách hàng trả tiền.
- Nhân viên mang tiền và bảng kê khách hàng trả tiền đến phòng kế toán để nộp tiền. Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên, lưu lại liên 1 và chuyển sang cho thủ quỹ 2 liên còn lại, thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký duyệt. Thủ quỹ gữi lại liên 2 và giao cho nhân viên tiếp thị liên 3 để chuyển cho khách hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giảm
- Tất cả cán bộ công nhân viên chức của Công ty đều có trách nhiệm tiếp nhận mọi phản hồi của khách hàng thông qua mọi hình thức và báo cho Phòng KH-TT.
Phòng KH-TT mở sổ theo dõi khiếu nại của khách hàng theo mẫu B01.QT821-01[phụ lục 12].
- Sau khi tiếp nhận thông tin, Trưởng phòng KH-TT xem xét và thông báo kịp thời cho Phòng KT & ĐHSX, thủ trưởng đơn vị quản lý tiếp thị, đơn vị sản xuất để thành lập Hội đồng xử lý khiếu nại.
- Hội đồng xử lý khiếu nại bao gồm: đại diện lãnh đạo đơn vị sản xuất, đơn vị quản lý tiếp thị, nhân viên Phòng KH-TT, nhân viên KCS và nhân viên tiếp thị tiến hành đến thị trường đánh giá, phân tích tìm ra nguyên nhân khiếu nại. Kết quả kiểm tra được lập thành văn bản theo B02.QT821-01[phụ lục 13] về tình trạng sai hỏng sản phẩm, có chữ ký của các thành viên thuộc Hội đồng xử lý khiếu nại của Công ty và khách hàng có khiếu nại.
- Nếu khiếu nại của khách hàng chưa đúng Công ty từ chối giải quyết theo B04.QT821-01[phụ lục 15]. Phòng KH-TT có trách nhiệm báo cáo lại cho Đại diện lãnh đạo về chất lượng và ghi kết quả thực hiện vào B01.QT821-01.
- Nếu khiếu nại của khách hàng đúng, căn cứ vào biên bản xác nhận tình trạng, phân tích tìm nguyên nhân và kết hợp với khách hàng cùng đưa ra phương án xử lý. Phương án xử lý được ghi vào B02.QT821-01. Căn cứ vào B02.QT821-01, Phòng KH-TT lập B03.QT821-01[phụ lục 14]trình lên Đại diện lãnh đạo về chất lượng xem xét.
- Biên pháp xử lý có thể là:
+ Giải quyết trực tiếp (liên quan đến hồ sơ, giấy tờ nhầm lẫn).
+ Bồi thường vất chất.
+ Đổi hàng.
+ Hỗ trợ.
- Sau khi đại diên lãnh đạo về chất lượng xem xét và phê duyệt biện pháp xử lý, Phòng KH-TT photo, chuyển B03.QT821-01 đến các đơn vị có liên quan đến vụ khiếu nại và đôn đốc triển khai thực hiện, đảm bảo đúng biên pháp xử lý của GĐ đã
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Tiến hành lưu hồ sơ khi công tác xử lý khách hàng kết thúc.
Ví dụ thực tế: Vào ngày 19/4/2013 chị Trần Thị Mỹ nhân được ý kiến phản hồi từ khách hàng của mình là Bà Phan Thị Mai, địa chỉ xóm 6 thôn Lại Thế về việc 2,6 tấn xi măng bị chết gió. Chị Trần Thị Mỹ đã báo ngay cho Trưởng Phòng KH-TT, Trưởng Phòng KH-TT mở sổ theo dõi khách hàng và điền thông tin, nội dung khiếu nại, nhân viên tiếp thị vào sổ. Xét thấy nội dung khiếu nại với số lượng xi măng chết gió nhiều Trưởng Phòng KH-TT báo cho Phòng KT, Tổng GĐ và GĐ bộ phận sản xuất xi măng để lập Hội đồng xử lý kiếu nại gồm có:
1. Ông Hoàng Trọng Huế Chức vụ: Trưởng Phòng KH-TT.
2. Bà Hồ Xuân Hương Chức vụ: Trưởng Phòng kỷ thuật.
3. Ông Đào Văn Nam Chức vụ: Giám đốc sản xuất.
4. Bà Lê Thị Mỹ Chức vụ: Nhân viên tiếp thị.
Sau đó tiến hành về hiện trường để xác định nguyên nhân làm chết gió 2,6 tấn xi măng. Quá trình xử lý và giải quyết được thể hiện rõ ở biên bản hiện trưởng [phụ lục 18]và phiếu yếu cầu xử lý khiếu nại khách hàng[phụ lục 19].
3.5.2.2 Quy trình bán hàng cho khách hàng lẻ
Xử lý đơn đặt hàng của người mua
Khi có nhu cầu về hàng hóa, khách hàng đến trực tiếp tại Công ty để mua hàng, nhân viên tiếp thị nhận nhận yêu cầu từ khách hàng, báo giá sản phẩm, điều kiện thanh toán, chiết khấu cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý với các thỏa thuận trên, nhân viên tiếp thị tiến hành đăng kí mua hàng theo B04.QT720-01.
Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng
- Khi khách hàng trả tiền nhân viên tiếp thị đến bộ phận kế toán, bộ phận kế toán sẽ viết phiếu thu (3 liên), kế toán tiền mặt sẽ giữ lại liên 1 và giao liên 2, liên 3 cho thủ quỹ, thủ quỹ thu tiền của khách hàng xong sẽ ký vào liên 2, liên 3 sau đó giao cho nhân viên tiếp thị thay mặt cho khách hàng ký, thủ quỹ giữ lại liên 2 và chuyển cho kế toán tiền mặt (để cho kế toán tiền mặt vào bảng kê số 1 và các sổ liên quan), còn lại liên 3 giao cho nhân viên tiếp thị đó để giao lại cho khách hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Lập Hóa đơn GTGT và giao hàng
Căn cứ vào phiếu đăng kí mua hàng theo B04.QT720-01 cùng với liên 3 của phiếu thu nhân viên bộ phận bán hàng tiến hành xuất Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:Liên 1: Màu tím; Liên 2: Màu đỏ; Liên 3: Màu xanh và chuyển cho trưởng bộ phận bán hàng hoặc đại diện lãnh đạo của Công ty ký hóa đơn.
- Khi Hóa đơn GTGT được ký duyệt xong thì liên 1 được lưu tại bộ phận bán hàng , còn liên 2 và liên 3 giao cho nhân viên tiếp thị
- Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng nhân viên tiếp thị được quyền ký thay và nhân hàng chuyển giao cho khách hàng. Nhân viên tiếp thị mang 2 liên hóa đơn GTGT đến đăng ký với thủ kho để nhận hàng.
- Thủ kho nhận 2 liên Hóa đơn GTGT từ nhân viên tiếp thị xem xét ký duyệt và tiến hành giao hàng đúng với số lượng, mẫu mã và quy cách sản phẩm, hàng hóa được đội nhân viên bốc xếp kiểm tra bao bì và mẫu mã trước khi giao cho nhân viên tiếp thị.
Đồng thời ghi lại số lượng, mẫu mã, số lô hàng hóa vào sổ thủ kho. Liên 2 của Hóa đơn GTGT giao cho nhân viên tiếp thị đưa cho khách hàng giữ. Liên 3 thủ kho lưu tạm thời tại bộ phận kho cuối ngày chuyển cho phòng kế toán.
- Hàng hóa được nhân viên tiếp thị giao ngay cho khách hàng sau khi nhân hàng từ kho ra bằng phương tiện của khách hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Chương 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN LONG THỌ