PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền có vai trò rất to lớn, là một bộ phận có liên quan đến rất nhiều chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quảcủa một chu kỳhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị hợp lý cho đơn vị và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh, tiêu thụ của đơn vịcho Tổng giám đốc.
Đối với đơn vị được kiểm toán, giúp cho ban lãnhđạo thấy được những sai sót, yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đối với Nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, có chính sách hợp lýđểphát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng–thu tiền gồm:
a) Xử lý đặt hàng của người mua:
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏsựsẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộchu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụvà lập hoá đơn bán hàng.
b) Xét duyệt bán chịu:
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay từ thoảthuận ban đầu, bộphận xét duyệt sẽxem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộlô hàng. Chức năng này sẽgiảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cốtình không thanh toán do sơ hởtrong thỏa thuận ban đầu.
c) Chuyển giao hàng:
Là chức năng vận chuyển hàng hoá đến người mua, chuyển giao quyền sở hữu, đây là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt với các Công tybán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổbán hàng.
d) Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụbán hàng:
Hoá đơn bán hàng là chứng từchỉrõ mẫu mã số lượng hàng hoá, giá cảhàng hoá gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuếgiá trị gia tăng. Việc gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụbán hàng vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là căn cứghi sổNhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
e) Xửlý và ghi sổcác khoản thu tiền:
Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng nhằm tránh khả năng bỏsót hoặc dấu giếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
f) Xửlý và ghi sổhàng bán bịtrảlại và khoản bớt giá:
Bộ phận này có chức năng đưa ra quyết định nhận lại hàng hoặc bớt giá khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa, trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trảlại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổphụ.
g) Thẩm định và xoá sổkhoản phải thu không thu được:
Có thểcó những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả kháng”, cần xem xét xoá sổkhoản phải thu đó.
h) Dựphòng nợ khó đòi:
Được lập với yêu cầu đủtrang trải các khoản đã tiêu thụ kỳnày song không có khả năng thu được trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều Công ty, dựphòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý vềbớt giá đối với các khoản không thu được tiền.
1.2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền
Gian lận và sai sót Tình trạng
1. Cung cấp dịch vụcho khách hàng không có khả năng thanh toán
Mất tiền từkhoản nợkhông có khả năng chi trả
2. Phát hành hóa đơn sai Ghi nhận nghiệp vụsai 3.Người có nhiệm vụthu nợkhách hàng
không nộp tiền thu.
Thất thoát tiền mặt
4. Ghi chép nghiệp vụsai Sốliệu trên sổsách bị sai lệch 5. Tiền thu nợkhách hàng của niên độsau
được ghi vào niên độhiện hành
Ghi nhận báo cáo tài chính không chính xác
6. Mức dựphòngđược lập thấp hơn thực tế Giá trịthực của khoản nợphải thu Bảng 1.2: Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
trên BCTC không chính xác
7. Phản ánh doanh thu sai kỳkếtoán.
Ghi nhận doanh thu quá nhiều trong một năm và thấp hơn trong năm tiếp theo
8. Không công bốthông tin vềcác khoản nợ
phải thu đem thếchấp vay ngân hàng Sai phạm khi lập BCTC
9. Nhiễm vi rút do nhân viên giảmạo đểphá huỷdữliệu các đĩa từ.
Mất dữliệu vềcác khoản phải thu cần đểthu thập vềtổng doanh sốbán hàng trước đây.
10. Nhiều khoản nợphải thu trên sổsách có chênh lệch với sốliệu của khách hàng do Công tykhông đối chiếu công nợ thường xuyên.
Sốliệu trên sổsách không khớp