PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An
2.2.1. Đặc điểm về sản phẩm và khách hàng của Công ty
2.2.2.2. Gia công sản phẩm
Sau khi ký hợp đồng gia công với khách hàng, nhân viên phụ trách đơn hàng thuộc phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu giao nhiệm vụ ghi rõ tiến độ dự kiến của đơn hàng, nhiệm vụcủa từng bộphận, trìnhGiám đốc ký. Phiếu giao nhiệm vụnày sau khi được Giám đốc ký sẽ được photo, đóng dấu, đưa đến tất cảcác bộphận có liên quan.
Các bộ phận căn cứ vào Phiếu giao nhiệm vụ sẽ triển khai công việc để có thể hoàn thành đơn hàng đúng tiến độ đề ra và đảm bảo chất lượng. Phiếu giao nhiệm vụ có thể đưa đến các bộphận trước khi thực hiện đơn hàng từ 1 đến 2 thángđể các bộphận biết trước nhiệm vụcủa mình.
Đầu mỗi tháng, Phòng kinh doanh cũng sẽ soạn thảo kế hoạch sản xuất trong tháng, gửi đến các bộphận có liên quan (Giám đốc, phòng kế toán, trưởng các bộphận cắt, hoàn thành, QC,...).
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Biểu 2.1: Phiếu giao nhiệm vụ
PHIẾU GIAO NHIỆM VỤ
(V/v:Thay đổi số lượng đơn hàng SUMITOMO)
# RP8511, #RP7521
Số: 407/KD-NV Ngày: 19/1/2012 Trang số: 01/02
Nội Dung:
-Căn cứ đơn hàng đãđược ký xác nhận giữa Công ty CP Dệt - May Phú Hòa An và Công ty Sumitumo vềviệc nhận gia côngđơn hàng SUMITUMO, số lượng 9.974pcs.
Giám đốc giao nhiệm vụ cho Trưởng các đơn vịliên quan về việc triển khai sản xuất đơn hàng như sau:
I. Tổng quan về đơn hàng:
Thứ
tự Chuyền Type Style No. Code color
Số lượng theo size
TOTAL
SS S M L LL 3L 4L
1 12 BLOUSON RP8511-2 100 300 1,200 1,100 591 200 3,491
TOTAL 3,491
2 13 PANT RP7521-2 50 600 2,000 2,000 1,183 500 150 6,483
TOTAL 6,483
GROSS TOTAL 9,974
1. Thời gian giao hàng:
-Đợt 1: Giao hàng ngày 22/02/2012, số lượng 9.974pcs.
2. Chi tiết đơn hàng:
II. Triển khai đơn hàng:
1. Phòng KD:
- Soạn thảo hợp đồng nhận gia công, sản xuất, cắt may trước khi triển khai và làm thanh lý hợp đồng sau khi kết thúc đơn hàng.
- Cung ứng và kiểm tra nguyên phụ liệu để triển khai sản xuất, đồng bộ trước ngày 31/12/2011.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Theo dõi, giám sát quá trình sản xuất và xuất hàng đến khi khách hàng nhận được hàng.
- Tổ NPL: Kiểm tra tình hình số lượng và chất lượng nguyên phụ liệu trong vòng 7 ngày kểtừngày nhận hàng.
2. TổCông nghệ:
- Chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu, mẫu, rập sơ đồ, ban hành các định mức...
đầy đủcho các chuyền may.
- Liên tục theo dõi tình hình thông sốcủa đơn hàng để có điều chỉnh kịp thời.
3. TổQC:
- Kiểm tra nguyên phụliệu trước khi nhập kho và thông báo cho các đơn vị liên quan vềtình hình chất lượng nguyên phụliệu liên quan đến đơn hàng.
- Thời gian hoàn thành: sau 05 ngày kểtừngày phụliệu về đến Công ty.
- Kiểm tra chất lượng áo trong suốt quá trình triển khai đơn hàng và trước khi final, xuất hàng.
-Thông báo thường xuyên tình hình sản xuất đơn hàng cho các đơn vịliên quan.
4. TổCắt và Chuẩn bị:
- Nhận vảiởkho lập tức tiến hành cắt và giao cho chuyền may theo tiến độ.
- Thời gian hoàn thành: Bắt đầu cắt từ ngày 13/01/2012 và hoàn thành trước ngày 20/01/2012.
* Lưu ý:Khách hàng Nhật Bản đòi hỏi trình độ kỹ thuật và độ chính xác cao và sẽcó QC vềkiểm tra trực tiếp trước khi xuất hàng nên trong các quá trình xảvải, kiểm tra NPL, cắt, may, kiểm hóa, ủi, gấp xếp và đóng gói … phải tuyệt đối thận trọng từng công đoạn để tránh những sai sót đáng tiếc xảy ra cho Công ty.
5. Chuyền 12:
- Tiến hành triển khai sản xuất các mã hàng sau: RP8511-2 (3.491pcs).
- Thời gian bắt đầu rải chuyền: 20/1/2012 - Thời gian hoàn thành: trước ngày 20/02/2012.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
6. Chuyền 13:
- Tiến hành triển khai sản xuất các mã hàng sau: RP7521-2 (6.483pcs).
- Thời gian bắt đầu rải chuyền: 19/1/2012 - Thời gian hoàn thành: trước ngày 20/02/2012.
7. Tổhoàn thành:
- Tiến hànhủi, gấp xếp và đóng gói hoàn chỉnh số lượng hàng trên.
- Thời gian hoàn thành:
+ Đợt 1: Giao hàng ngày 22/02/2012, số lượng 9.974pcs.
8. Lưuý: PGNV này thay thếcho PGNV số374 ngày 14/1/2012
SOẠN THẢO XEM XÉT PHÊ DUYỆT
Lê Phan Thùy Châu Huỳnh Đình Tâm Lê Thúc Sơn
Nơi nhận: PGĐSX,TLGĐSX,Điều độsản xuất, Phòng KD, TổKTCN, TổKTSX, Tổ Cắt, TổNPL, Chuyền12, 13, TổHT, TổQC,Lưu KD.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
a) Nhận nguyên phụliệu:
Giai đoạn đầu tiên của quá trình gia công là nhận nguyên phụ liệu khách hàng gửi về đểgia công.
Nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ căn cứ vào bảng định mức được khách hàng gửi hoặc bảng định mức đã được khách hàng chấp nhận, căn cứ vào số lượng sản phẩm cần sản xuất đểbiết số lượng nguyên phụliệu cần thiết là bao nhiêu.
Sau khi 2 bên ký kết hợp đồng, mọi giao dịch sẽdiễn ra thông qua điện thoại, email, fax. Khách hàng sẽ thông báo cho Công ty ngày nào thì sẽ nhận được nguyên phụ liệu, gửi Packing List nguyên phụ liệu (Phụ lục 06)trong đó liệt kê chi tiết từng loại nguyên phụliệu, số lượng, quy cách đóng gói. Nếu là nguyên phụliệu khách hàng chính ở nước ngoài gửi về, nhân viên đơn hàng sau khi nhận được email của khách hàng phải báo lại cho nhân viên xuất nhập khẩu thuộc phòng kinh doanhđể thực hiện khai báo hải quan thông qua khai báo hải quan điện tử, tin ra Tờkhai hải quan điện tử nhập khẩu và Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Phụ lục 07). Khách hàng có thể gửi nguyên phụliệu bằng đường bộ, đường thủy hoặc đường hàng không. Nhân viên phụ trách đơn hàng phải theo dõi kỹ, biết được chính xác khi nào nguyên phụ liệu sẽ về đến Công ty. Thường thì khách hàng chính ở nước ngoài sẽ trực tiếp gửi nguyên phụ liệu vềtận Công ty, cũng có đơn hàng (thường là đơn hàng Marubeni), nhân viên xuất nhập khẩu của Công ty phải vào cảng Đà Nẵng đểnhận hàng.
Khi hàng về đến Công ty, bảo vệ có sự thông báo trước của nhân viên đơn hàng, sau khi kiểm tra, xác nhận đúng là xe chở nguyên phụ liệu sẽ ghi lại số xe, tên tài xế, ngày tháng vào Công ty, xe chởhàng gì vào sổNhập hàng rồi hướng dẫn xe đến kho nguyên phụ liệu để bốc hàng. Khi bốc hàng, nhân viên đơn hàng sẽ căn cứ vào Packing List nguyên phụliệumà khách hàng đã gửi trước đó qua email để xem khách hàng đã gửi đúng, gửi đủ chưa, nếu khách hàng chưa gửi đủ thì nhân viên đơn hàng phải thông báo lại với khách hàng bằng điện thoại, email... để khách hàng gửi bổsung.
Nhân viên xuất nhập khẩu cũng sẽkiểm tra việc nhập hàng.
Khi nhận được mẫu, tổKTCN còn có nhiệm vụnghiên cứu kỹmàu của vải, chỉ, cúc,... xây dựng nên Bảng hướng dẫn dử dụng nguyên phụ liệu (Phụ lục 08) để gửi cho nhân viên đơn hàng, bộphận kho... Khi nhân viên đơn hàng, xuất nhập khẩu, kho
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
kiểm hàng cũng phải căn cứ vào Bảng hướng dẫn dử dụng nguyên phụ liệu này để kiểm tra khách hàng đã gửi đúng màu hay chưa.
Thủ kho sẽ căn cứ vào số lượng nguyên phụ liệu trực tiếp nhập kho để ghi vào sổ theo dõi và lập Phiếu nhập kho bằng tay gồm 2 liên, 1 liên sẽ lưu ở kho, 1 liên sẽ giao cho người giao hàng. Nghiệp vụ nhập nguyên phụ liệu này sẽ không được ghi nhận vào phẩn mềm kếtoán vì nguyên phụliệu này không phải thuộc sởhữu của Công ty, và khôngảnh hưởng đến việc tính chi phí, giá thành của Công ty.
Nguyên phụ liệu sẽ được chia ra ở các kho riêng, nếu là vải sẽ được lưu kho tại kho vải, nếu là cúc, chỉ,... sẽ được lưu kho tại kho phụliệu. Bộphận QC có trách nhiệm kiểm tra chất lượng của nguyên phụliệu nhận về, xem nguyên phụliệu có bị hỏng hay không, có sai màu hay không...sau đó lập báo cáo vềtình hình chất lượng nguyên phụ liệu gửi cho trưởng bộ phận QC. Nhân viên kho cũng sẽ có trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên phụliệu, bảo quản, sắp xếp, lấy mẫu nguyên phụliệu để lưu. Nếu có vấn đềvềchất lượng nguyên phụliệu phải thông báo ngay cho nhân viên đơn hàng để nhân viên đơn hàng báo lại cho khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi bổsung.
b) Chuẩn bị trước khi gia công
Sau khi vải được nhập về kho vải,nhân viên kho sẽ căn cứ vào phiếu giao nhiệm vụ nhận được để cung cấp vải cho tổ cắt. Khi xuất kho giao cho tổ cắt, nhân viên kho vải ghi chú vào Sổ theo dõi xuất nhập, lập Phiếu xuất kho bằng tay làm 2 liên, ghi rõ xuất vải đểcắt của đơn hàng nào, xuất vải màu gì và số lượng bao nhiêu, 1 liên kho sẽgiữlại, 1 liên sẽgiao cho tổcắt.
Tổkỹthuật công nghệ sẽchịu trách nhiệm dựng lên sơ đồcắt (Phụlục 09) sao cho việc cắt có thểtiết kiệm vải nhất. Tổkỹthuật sản xuất sẽ căn cứ trên sơ đồ này để dựng lên mẫu rập, tổcắt sẽdựa vào đó đểcắt vải. Tổcắt sau khi nhận vải từkho vải sẽ căn cứ vào mẫu rập, căn cứ vào Bảng hướng dẫn dử dụng nguyên phụ liệu mà tổ kỹ thuật công nghệ gửi để tiến hành cắt vải (mỗi lần cắt vải là cắt theo đơn hàng và cắt theo màu vải vì có những màu vải ưu tiên lên chuyền trước nên phải chú ý vào Bảng hướng dẫn dử dụng nguyên phụ liệu). Ở tổ cắt có nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm (QC cắt), sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng của mẫu cắt, cuối ngày lập báo cáo lên trưởng bộ phận QC. Hằng ngày, tổ cắt phải tổng hợp, báo cáo sản lượng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
cắt cho nhân viên đơn hàng. Nhân viên đơn hàng cũngphải thường xuyên xuống tổcắt đểkiểm tra tiến độ, chất lượng cắt.
Sau khi cắt xong, nếu sản phẩm yêu cầu phải thêu, Công ty sẽ tổchức đem vải đi thêu.Công ty không có bộ phận thêu, bởi vậy phải chuyển vải ra ngoài để thuê cơ sởkhác thêu.
c) Gia công sản phẩm
Sau khi hoàn thành khâu chuẩn bị, vải sẽ được chuyển ra các chuyền may để tiến hành gia công. Trong phiếu giao nhiệm vụ đã nói rõ chuyền may nào sẽphụtrách may đơn hàng nào (các chuyền may sẽ may các đơn hàng, các sản phẩm khác nhau).
Trong 1 chuyền sẽ có chuyền trưởng, kỹthuật chuyền, vật tưchuyền. Kỹthuật chuyền sẽ có trách nhiệm hướng dẫn kỹ thuật cho công nhân. Vật tư chuyền sẽ làm nhiệm vụ nhận vải từ tổ cắt, nhận phụ liệu từ kho phụ liệu để có đủ nguyên phụ liệu cần thiết đểgia công.
Tổ kỹ thuật công nghệ sẽ làm Phiếu hành trình, trong đó nêu rõ các bước để thực hiện sản phẩm (có sản phẩm chỉ cần thực hiện qua khoảng 30 công đoạn, có sản phẩm có thể phải trải qua hơn 100 công đoạn). Trong quá trình may, nếu thấy Phiếu hành trình còn chưa hợp lý, cần bổ sung thêm công đoạn, chuyền trưởng hoặc kỹthuật chuyền sẽ thông báo với tổ KTCN để giải quyết. Chuyền trưởng căn cứ vào phiếu hành trình, tùy vào khả năng của công nhân trong chuyền mình để giao công việc cụ thểcho từng người.
Vật tư chuyền khi nhận vải từ tổ cắt phải xuất trình phiếu giao nhiệm vụ để nhận đúng vải của đơn hàng chuyền được phân công may. Khi nhận vải, tổcắt sẽgửi kèm Phiếu hành trình may chi tiết đã đóng dấu kiểm soát của tổcắt trong mỗi tập vải.
Phiếu hàng trình may chi tiết sẽ ghi rõ các công đoạn cụ thể để gia công sản phẩm, trong Phiếu hành trình cũng ghi rõ màu của vải, vải được cắt ở bàn cắt nào, đây là tập vải thứ bao nhiêu và trong tập vải đó có bao nhiêu vải... Khi nhận vải vật tư chuyền phải kiểm tra số lượng vải nhận được theo màu, đối chiếu với số lượng đã ghi trên Phiếu hành trình, đối chiếu với số lượng sản phẩm chuyền phải may đểnhận đủ. Nếu vải của tổcắt chuyển ra không đảm bảo chất lượng thì vật tư chuyền phải báo ngay với
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
tổ cắt, tổcắt sẽ căn cứ vào phiếu hành trình của tập vải chứa mẫu vải bị hư để biết ai đã cắt vảihư, từ đóquy trách nhiệm.
Khi nhận vải từ tổ cắt, tổ cắt và vật tư chuyền đều có Sổ bàn giao bán thành phẩm, tổ cắt phải ký xác nhận vào sổ của vật tư chuyền và vật tư chuyền phải ký nhận vào sổcủa tổcắt để xác nhận đã giao và nhận vải.
Kho phụliệu khi cung cấp phụliệu cho vật tư chuyền cũng sẽ căn cứvào phiếu giao nhiệm vụ (trong phiếu giao nhiệm vụ đã nêu rõ cần loại phụ liệu gì), bảng định mức (đểbiết số lượng phụliệu cần cung cấp là bao nhiêu) do vật tư chuyền đem tới để phát phụ liệu. Nếu không có phiếu giao nhiệm vụ, kho phụ liệu tuyệt đối không cung cấp phụ liệu. Sau khi vật tư chuyền nhận phụ liệu, nhân viên kho sẽ yêu cầu ký xác nhận vào sổnhận phụliệu, sau đó lập phiếu xuất kho bằng tay gồm 2 liên, 1 liên sẽgiữ lại, 1 liên giao cho vật tư chuyền.
Chuyền trưởng sẽgiao vải, phụ liệu kèm phiếu hành trình cho công nhân. Giai đoạn này gọi là “rải chuyền”. Mỗi lần giao, chuyền trưởng không giao lẻtẻ từng mẫu vải mà sẽgiao cho công nhân từng tập vải đã nhậnở tổ cắt. Công nhân gia công xong cả tập vải đó sẽ giao tất cả cho người gia công bước tiếp theo. Mỗi công nhân được trang bị một cây viết và 1 cuốn sổ, mỗi lần gia công xong 1 tập vải, công nhân sẽghi chú vào sổcủa mình giai đoạn mà mình gia công, số lượng đã gia công được. Sau này nếu có sai sót xảy ra trong quá trình thống kê số lượng sản phẩm, công nhân sẽ dựa vào đây để đòi quyền lợi cho mình.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Biểu 2.2: Phiếu hành trình may chi tiết
PHIẾU HÀNH TRÌNH MAY CHI TIẾT
MÃ HÀNG: RP 8511 BÀN:
MÀU: SIZE:
NHÓM CẮT: TẬP:
SL:
Lần 1 (Ngày 27 /12/2011) TỔ:
TT Tên công đoạn
Người thực hiện
(số thẻ)
Đơn giá
đồng/sp Thiết bị
1 Xả thun,khử co,LD ,cắt thun Thủ công
2 Ld, may nhãn size kẹp nhãn chính 1k
3 Diễu nẹp áo trong 1k
4 Lấy dấu, may dây kéo vào thân (lần 1) 1k
5 May miệng túi áo trong 1k
6A Đặt rập, lấy dấu túi trong Thủ công
7 Lấy dấu, tra tay(thân trước)*2 2k móc xích
8 May quấn sườn, tay 2k móc xích
9 Lấy dấu, may lót lưới vào tay áo*2 1k
10 Diễu đường may lộn 1k
11 Lộn(lần 1), may nối bo tay áo *2 1k
12 Lộn bo tay áo (lần 2)*2 Thủ công
13 Tra bo tay*2 1k
14 Viền bo tay*2 1k
15 Chốt, diễu bo tay HC*2 1k
16 Ld, may đỡ nẹp nút vào lót thân
dưới*2 1k
17 Lấy dấu, may nẹp nút vào lót thân
dưới*2 1k
18 Lược lót thân dưới (trên) 1k
19 Lược sườn lót (thân dưới) 1k
20 Diễu sườn lót (thân dưới) 1k
21 Diễu lót thân dưới (trên) 1k
22 Lược lai lót thân dưới 1k
23 Diễu lai lót thân dưới hoàn chỉnh 1k
24 Lấy dấu, may lót thân dưới vào thân
HC 2k
25 May lộn đầu lai 1k
26 Gọt, lộn đầu lai Thủ công
27 May lai áo hoàn chỉnh 1k
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Mỗi chuyền có 2 đến 3 QC chuyền. QC chuyền sẽchịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng của bán thành phẩmởmỗi công đoạn, nếu có sai sót, QC chuyền sẽyêu cầu sửa lại ngay để đúng với yêu cầu kỹthuật. QC chuyền sẽ là người phân loại hàng đạt hay không đạt khi sản phẩm hoàn thành. Hàng ngày, QC chuyền phải lập Báo cáo kiểm tra (Inline) (Phụlục 10) gửi trưởng bộphận QC, trong đó ghi rõ chuyền mà mình kiểm tra, các mã hàng đã kiểm tra, nhưng lỗi thường gặp khi kiểm tra mà hàng đó.
Mỗi khách hàng khi ký hợp đồng gia công với Phú Hòa An đều cử một nhân viên của mình đến Phú Hòa Anđể hướng dẫn kỹthuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Hàng ngày, QC khách hàng sẽ đến chuyền đang may hàng của đơn vịmìnhđểkiểm tra chất lượng sản phẩm, nếu có gì sai sót, QC khách hàng sẽ báo lại với chuyền trưởng hoặc nhân viên đơn hàng. Chuyền trưởng và nhân viên đơn hàng có nhiệm vụ yêu cầu công nhân sửa lại theo như kiến nghịcủa QC khách hàng.
29 Gá cổ 1k
30 Gọt, lộn chân cổ 1k xen
31 Lược xén chân cổ Thủ công
32 Mí lá cổ hoàn chỉnh 1k
33 Lấy dấu, tracổ 1k
34 Mí chân cổ hoàn chỉnh 1k
35 Ủi chân cổ Bànủi
37 Đính bọ *2 Máy đ/bọ
38 Lấy dấu, tra tay(thân sau) 2k móc xích
6B May túi trong vào thân HC(đường
1+2) 1k
39 May lộn sườn tay (lót lưới tay) 1k
40 Mí sườn tay (lót lưới tay) 1k
41 Chốt 1 đoạn sườn,dieu HC (lót lưới
tay) 1k
42 Nối thun tay áo 1k
43 May lai tay (lót lưới) kẹp thun 1k
44 Gọt bo tay Thủ công
45 Cắt nút (nẹp)*2 Thủ công
46 May dây kéo vào thân HC(lần 2) 1k
47 Ủi các đường diễu (sườn, tay, lót) Bànủi
48 Khóa đầu dây kéo 1k
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ