PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NÔI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
3.2.3. Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát
Công tynên tăng cường hoạt động quảng bá vềhìnhảnh của mình kểcả ởtrong nước và quốc tế đểngày càng nhiều khách hàng biết đến và ký hợp đồng trực tiếp với Công ty, hạn chếký hợp đồng với các bên trung gian.
Trước khi ký hợp đồng, Công ty nên tìm hiểu kỹ về tình hình tài chính của khách hàng, đối với khách hàng trong nước có thểyêu cầu cung cấp báo cáo tài chính đã kiểm toán, đối với khách hàng nước ngoài có thểnhờ đại sứquán kiểm tra thông tin trước khi ký kết.
Trong điều kiện thanh toán ký kết trong hợp đồng, đối với khách hàng ở nước ngoài, Công ty nên yêu cầu thanh toán bằng hình thức L/C đểtránh rủi ro.
3.2.3.2. Gia công sản phẩm a) Nhận nguyên phụliệu
Trong quá trình nhận nguyên phụliệu, nhân viên của Công ty chỉ đối chiếu sốhàng nhận được với Packing List mà khách hàng đã gửi, xem đãđúngsố lượng và mẫu mã chưa mà chưa kiểm tra số lượng, chất lượng trong từng kiện hàng. Sau khi hàng đã nhập kho, bộ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
phận QC mới kiểm tra chất lượng, báo cáo tình hình cho phòng kinh doanhđểphòng kinh doanh báo lại cho khách hàng. Vấn đềlà hàng thiếu hoặc hàng không bảo đảm chất lượng có thểkhông phải do khách hàng gửi sai mà có thểdo sai sót của Công ty vận chuyển hay do điều kiện khách quan liên quan đến mưa, bão... Công ty cần điều tra rõ nguyên nhân trước khi thông báo cho khách hàng. Lúc nhận hàng, nhân viên Công ty có thể quan sát bằng mắt thường đểxem xét chất lượng bên ngoài của hàng hóa (thùng hàng có còn nguyên vẹn không, có bị nước thấm ướt, bịrách... hay không), nhân viên Công ty cũng có thểyêu cầu kiểm tra một số thùng hàng trước khi cho nhập kho đểxem xét số lượng, chất lượng nguyên phụliệu bên trong kiện hàng.
Sau khi đã kiểm tra xong, nhân viên xuất nhập khẩu nên lập một báo cáo nhận hàng có chữký của các bên tham gia trong quá trình bốc hàng, đặc biệt là chữ ký của nhân viên vận chuyển.
Báo cáo nhận hàng phải được đánhsốthứtựvà có mẫu như sau:
Bảng 3.4: Biên bản nhận hàng
BIÊN BẢN NHẬN HÀNG
Hợp đồng: Hóa đơn:
Mã hàng:
P/O: Vận chuyển:
STT Nguyên
phụ liệu ĐVT Số lượng Packing List
Số lượng
thực nhận
Thừa Thiếu Ghi
chú
TỔNG Đính kèm
Huế, ngày...tháng...năm...
N/V vận chuyển N/V xuấtnhập khẩu N/V đơn hàng Thủ kho
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
b) Chuẩn bị trước khi gia công
Hiện nay Công ty không có bộ phận thêu hay máy thêu. Công ty nên trang bị máy thêu đểkhi có nhu cầu, có thểthực hiện thêu ngay trong Công ty, tránh việc vận chuyển bán thành phẩm ra ngoài, có thể ảnh hưởng xấu đến chất lượng bán thành phẩm và gây mất mát về số lượng. Khi công ty mở rộng quy mô, việc trang bị máy thêu sẽ đem lại nhiều lợi ích cho công ty. Mặt khác, khi trang bị máy thêu, công ty không chỉ phục vụ nhu cầu của mình mà có thể nhận gia công thêu cho các công ty khác trong và ngoài KCN Phú Bài.
c) Gia công sản phẩm
Ởkho phụliệu, việc kiểm đếm, phân chia số lượng cúc, nhãn mác... diễn ra thủ công, nhân viên kho tựlàm bằng tay việc kiểm đếm, phân chia số lượng của từng phụ liệu. Việc này làm cho thời gian phân chia nguyên phụ liệu tăng lên, việc kiểm đếm bằng tay cũng rất dễ xảy ra sai sót. Công ty nên tự động hóa công việc này để tránh xảy ra sai sót, tiết kiệm thời gian, nhân công.
Ở Công ty hiện nay QC chuyền thường kiểm tra chất lượng sản phẩm cho một chuyền cố định và QC chuyền ăn lương theo lương bình quân của chuyền đó. Điều này dẫn đến việc có thểQC chuyền sẽ cho đạt những sản phẩm may chưa đạt chất lượng do mối quan hệ thân thiết với nhân viên chuyền may và cũng đểcho công suất may nhanh hơn, công nhân làm ra nhiều sản phẩm hơn, lương bình quân do đó sẽ cao hơn. Nếu có điều đó xảy ra, khi nhập bán thành phẩm sau may vào hoàn thành, có thể cũng sẻ phát hiện ra sai sót nhưng việc sửa chữa lại vẫnảnh hưởng không tốt đến chất lượng sản phẩm.
Việc QC thường chỉlàm ởmột bộphận nhất định diễn raởcảbộphận cắt, hoàn thành. Công tynên luân phiên thay đổi vịtrí làm việc của các QC để tăng tính độc lập của các QC, và bộ phận QC chuyền không nên ăn lương theo lương bình quân của chuyền mà theo một mức lương thời gian cố định như QC các bộphận khác.
Theo quy định của công ty, bộphận điềuđộ là bộphận lập Phiếu điều động, điều công nhân từ chuyền này sang chuyền khác để bổsung, góp phần thúc đẩy tiến độ của đơn hàng. Tuy nhiên hiện nay xảy ra tình trạng bộphận điều độchỉ nói miệng, điều đồng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
công nhân mà không lập Phiếu điều động hoặc công nhân tự ý làm ở chuyền khác mà không có sự đồng ý, điều nàyảnh hưởng đến quyền lợi của công nhân sau này. Công ty nên quy định chặt chẽ hơn trong việc điều động nhân viên, yêu cầu nhân viên phải có Phiếu điều động mới được chuyển sang chuyền khác, nếu tự ý điều chuyển hoặc điều chuyển mà không có phiếu, công nhân sẽbịtính là nghỉviệc không phép ngày đó.
d) Nhập hoàn thành
Khi nhập bán thành phẩm sau may vào hoàn thành, để tránh trường hợp chuyền trưởng tranh cãi với QC hoàn thành khi bán thành phẩm nhập hoàn thành có sai sót, QC hoàn thành không cho nhập hoàn thành mặc dù sai sót này đã được QC khách hàng cho đạt, và cũng để có căn cứ chứng minh nếu sau này QC khách hàng không thông qua sai sót mà trước đó đã cho đạt, khi QC khách hàng cho thông qua một lỗi gia công thì chuyền trưởng nên lập Phiếu báo lỗi gia công được thông qua. Trong phiếu này ghi rõ mã hàng, lỗi đãđược thông qua là gì và có chữký của chuyền trưởng, QC khách hàng và QC chuyền. Khi nhập bán thành phẩm vào hoàn thành, chuyền trưởng sẽ gửi kèm phiếu này để QC hoàn thành biết và cho nhập bán thành phẩm vào hoàn thành. Phiếu báo lỗi gia công được thông qua có mẫu như sau:
Bảng 3.5: Phiếu báo lỗi gia công được thông qua
PHIẾU BÁO LỖI GIA CÔNG ĐƯỢC THÔNG QUA
Đơn vị:... Mã hàng:...
Lỗi được thông qua:
...
...
...
...
Chuyền trưởng QC khách hàng QC chuyền
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
3.2.3.3. Lập hóa đơn, ghi nhận nghiệp vụbán hàng và xuất hàng
Hiện nay Công ty bảo quản thành phẩm tại kho hoàn thành và kho thành phẩm, kho thành phẩm cũng chịu sự quản lý của bộ phận hoàn thành. Khi quy mô Công ty được mở rộng, nghiệp vụxuất hàng sẽ ngày càng nhiều hơn, nếu bộ phận hoàn thành kiêm việc theo dõi xuất thành phẩm thì áp lực công việc rất lớn, do đó nên có một thủ kho riêng cho kho thành phẩm, chịu trách nhiệm xuất hàng.
Kếtoán phải cẩn trọng trong việc phân bổchi phí vận chuyển cho khách hàng, tránh trường hợp phân bổ sai làm tăng chi phí của Công ty và cũng làmảnh hưởng đến uy tín của Công ty. Sau khi đã xácđịnh sốtiền vận chuyển mà khách hàng phải trả, kếtoán phải thông báo cho nhân viên đơn hàng để nhân viên đơn hàng thông báo lại cho khách hàng.
3.2.3.4. Ghi nhận các khoản giảm trừdoanh thu và theo dõi công nợ
Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu. Trước khi khách hàng thanh toán đơn hàng tiếp theo, kế toán phải xác nhận lại các khoản giảm trừ doanh thu trước đó chưa trừ với khách hàng đểtránh nhầm lẫn.
3.2.3.5. Thu tiền
Hiện nay Công ty phải đến ngân hàng để nhận Phiếubáo có, như vậy có thểdẫn đến chậm trễtrong ghi nhận sốtiềnthu được. Công tynên đăng ký với ngân hàng dịch vụ chuyển Phiếu báo có qua fax, như vậy Phiếu báo có sẽ được gửi về Công ty một cách nhanh nhất, kịp thời cho việc nhập liệu, ghi nhận, định khoản và lưu trữchứng từ.