PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chu trình trong điều kiện áp dụng máy tính
Nội dung Thủtục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát tổ chức
- Tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trìnhđãđược lập trình sẵn về phương pháp nhập, xửlý và in ấn các báo cáo.
Kiểm soát dữ liệu
- Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từtừmáy vi tính.
- Kiểm soát các bản sao chứng từ.
- Kiểm soát sơ đồluân chuyển chứng từ, các báo cáo Kiểm soát các
khoản mục về tài sản
- So sánh các sốliệu đãđược tính toán độc lập, đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng với số dư tại ngân hàng.
- Các bản ghi vềhàng tồn kho nên được duy trì vàđiều chỉnh định kỳvới số lượng hàng tồn kho thực tế
Kiểm soát quá trình quản lý
- Các nhân viên bao gồm những người viết chương trình, các kế toán viên… nên được đào tạo tay nghềvà ký kết hợp đồng rõ ràng.
- Sựphát triển hệthống máy tính và những thay đổi cho hệthống nên được phê chuẩn trước, kiểm tra và đóng dấu xác nhận.
- Nhà quản lý nên xem xét các bảng phân tích định kỳ, các báo cáo liên quan đến công việc kếtoán và các giao dịch xửlý bằng máy tính
Kiểm soát các hoạt động của trung tâm dữ
liệu
- Dữliệu liên quan đến nghiệp vụbán hàng và công nợ nên được thiết lập rõ ràng.
- Hệthống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xét công việc của họvới sựtrợgiúp của máy tính đểkiểm tra Bảng 1.5: Các TTKS chu trình trongđiều kiện áp dụng máy tính–Kiểm soát chung
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
các báo cáo và các truy cập.
Kiểm soát sự phân quyền
Trong hệthống máy tính, sự ủy quyền này được thực hiện tự động và không lưu lại sựphê duyệt trên chứng từ. Trong trường hợp này hiểu rằng người quản lý đã ngầm định sựphê duyệt của mình ngay khi chấp nhận thiết kếcủa chương trình.
Kiểm soát sự truy cập dữ
liệu
Phân quyền cho người dùng quyền truy cập, lập mật khẩu cho mỗi nhân viên khi truy cập đến chức năng của mỗi phòng ban.
b) Kiểm soátứng dụng:
Nội dung Thủtục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nhập dữliệu
- Chuẩn bịcác chứng từgốc đãđược đánh sốthứtự, đãđược phê duyệt, đánh dấu các chứng từ đãđược nhập vào hệthống
- Sửdụng các thiết bịkiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu - Chỉnh sửa các lỗi trước và trong quá trình nhập liệu vào các file liên quan đến Nợphải thu hay Hàng tồn kho
Kiểm soát quá trình xửlý dữ
liệu
- Các hóa đơn GTGT, phiếu thu, … được lập và in ra từhệthống phải trên cơ sở đãđược kiểm tra đầy đủ
- Đối chiếu giữa sổtổng hợp và sổchi tiết tài khoản
- Đối chiếu với biên bản đối chiếu công nợ, sổphụngân hàng - Báo cáo các thông tin bất thường (hàng tồn kho âm, giá vốn hàng Bảng 1.6: Các TTKS chu trình trongđiều kiện áp dụng máy tính–Kiểm soátứng dụng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
bán âm,…)
- Thiết lập giá vốn hàng bán trong hệthống, thuếGTGT cho một sốmặt hàng…
- Chỉnh sửa dữliệu trong quá trình xửlý nếu xảy ra lỗi
Kiểm soát thông tin đầu
ra
- Kiểm soát nội dung và hình thức các báo cáo (báo cáo phân tích tuổi nợ, báo cáo nhập xuất tồn,…) sao cho đơn giản, dễhiểu nhưng vẫn đầy đủthông tin
- In báo cáo và sổ sách định kỳ đểcung cấp cho quá trình kiểm tra nội bộ…
Chương 1 đã cho ta cái nhìn khái quát những vấn đề mang tính chất lý luận về hệ thống KSNB và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền.Đây chính là tiền đề để tìm hiểu thực trạng ở Công ty, là cơ sở để đưa ra những đánh giá, những giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ