PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NÔI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN
3.1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An
3.1.3. Hoạt động kiểm soát
3.1.3.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng
Bảng 3.1: Ưu nhược điểm của hoạt động kiểm soát nghiệp vụbán hàng Mục tiêu
kiểm soát chung
Thủtục kiểm soát hiện có
Nhận xét
Ưu điểm Nhược điểm
Tính có thật
- Doanh thu ghi sổ đều dựa vào các chứng từvận chuyển (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho, tờkhai hải quan...) và hợp đồng đã được phê chuẩn, ký kết với khách hàng.
- Khi ký kết đơn hàng, Công tyđã xem xét tới khả năng gia công của Công ty, khi nào thực hiện đơn hàng thì phù hợp, tránh trường hợp đã ký kết hợp đồng mà không có khả năng thực hiện hoặc không thực hiện tốt làmảnh hưởng đến uy tín của Công ty.
- Khi nhận nguyên phụliệu mà khách hàng gửi về, có
- Công ty luôn chủ động trong việc sắp xếp kếhoạch thực hiện đơn hàng, ký kết hợp đồng với những khách hàng phù hợp.
-Đảm bảo Công ty nhận đúng số
nguyên phụliệu mà khách hàng gửi về, đúng vềsố lượng và chất lượng.
- Có sựkiểm tra, khớp đúng sốliệu trước khi nhập liệu đểphản ánh ngiệp vụphát sinh.
- Các khách hàng chủyếu là do Giám đốc tìmđược, do Dệt may Huếvà Dệt may Hòa Thọ là hai công ty có vốn gópởPhú Hòa An giới thiệu... do đó không có việc kiểm tra tín dụng của khách hàng, có thể đưa đến rủi ro lớn cho Công ty.
- Việc thực hiện đơn hàng có thể không nhưkếhoạch (có thể đơn hàng này gia công nhanh, đơn hàng kiabịtrễ) do vậy Công ty có
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
sự đối chiếu giữa sốhàng nhận được và Packing List mà khách hàng đã gửi.
- Khi ghi sổ, kếtoán công nợcó sựkiểm tra hợp pháp của các chứng từ(hợp đồng, phiếu xuất kho, bảng thanh lý hợp đồng...) và cũng có kiểm tra sựkhớp đúng giữa số lượng trên phiếu xuất kho và số lượng trên CMP (CMPT)
Invoice,...
thểtừchối những đơn hàng có thể thực hiện được và nhận những đơn hàng không thích hợp.
- Quá trình nhận nguyên phụliệu tại kho có sựkiểm tra vềsố lượng kiện hàng theo Packing List, sau khi nhập kho bộphận QC mới kiểm tra số lượng và chất lượng bên trong, do đó sẽ xảy ra trường hợp số lượng hàng thì đủ, chất lượng hàng lại không đảm bảo, nhưng do công ty đã cho nhập kho nên không làm rõ được trách nhiệm thuộc vềai.
Sự đầy đủ
- Các chứng từ (hóa đơn, phiếu xuất kho...) đều được đánh sốthứtựtừ trước.
- Các chứng từ được lưu trữ
- Chứng từ được được sắp xếp theo sốthứtự, dễdàng kiểm tra, tìm kiếm.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
theo từng loại chứng từ(ví dụ như các hóa đơn bán hàng được lưu với nhau, đóng thành quyển, ghi rõ là hóa đơn bán hàng của tháng, năm nào...). Các chứng từ được lưu trữtheo sốthứtự tăng dần (hóa đơn), hoặc lưu trữ theo đơn hàng (Định mức sửdụng nguyên phụliệu...).
- Khi có phát sinh nghiệp vụxuất hàng thì bộchứng từ được gửi một bản cho kế toán đểkếtoán kiểm tra, đối chiếu, ghi hóa đơn và nhập liệu theo sốthứtựcủa hóa đơn.
- Không bỏsót nghiệp vụ.
Sựphê chuẩn
-Trưởng các bộphận sau khi kiểm ta, phê chuẩn các chứng từphát sinh sẽbáo cáoGiám đốc, xin chữký phê chuẩn củaGiám đốc.
Giám đốc Công ty chỉ phê chuẩn khi trên chứng từ đã có đầy đủtất cảcác chữký, nhất là chữký của trưởng bộphận.
- Hợp đồng ký kết giữ2
- Ban quản lý kiểm tra và phê chuẩn các chứng từ đầy đủ theo quyền hạn của mình.
- Sựphân công, phân nhiệm khá rõ ràng
-Giám đốc có thể kiểm soát mọi hoạt
- Các nghiệp vụ phát sinh đều phải có sựphê chuẩn của Giám đốc, các chứng từphát sinh đều phải có chữký củaGiám đốc khiến cho khốilượng công việc của Giám đốc rất lớn, dễxảy ra sai sót, hoặc
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
bên phải có chữký, con dấu, tên người đại diện đầy đủ.
- Bộhồ sơ gửi cho khách hàng khi xuất hàng phải có chữký, con dấu của Giám đốc hoặc phóGiám đốc.
động của Công ty. Công ty sẽbị đình trệkhiGiám đốcđi vắng.
-Giám đốc sẽký phê chuẩnkhi đã có chữký của trưởng bộphận, như vậy dễ xảy ra trường hợp Giám đốctin tưởng vào sựphê chuẩn của trưởng bộphận mà không có sự kiểm tra lại.
Sự đánh giá
-Đơn giá gia công trong hợp đồng đã ký kết là đơn giá đã có sựthỏa thuận, đồng ý giữa 2 bênvà được ghi rõ trong hợp đồng. Đơn giá này cũng chính là đơn giá trong hóa đơn.
- Nguyên phụliệu nhận về đểgia công khôngảnh hưởng đến chi phí, giá thành của công tyđã không được ghi nhận vào phần mềm, chỉtheo dõi riêng trên sổsáchở các kho.
-Trước khi lập hóa đơn, kế
- Các sốliệu được kiểm tra cẩn thận, hạn chếsai sót.
-Đảm bảo doanh thu ghi nhận là doanh thu theo đơn giá được ký kết, các khoản giảm trừ doanh thu là đúng đắn, chính xác.
- Nguyên phụliệu khách hàng gửi về thường lớn hơn lượng cần thiết để gia công,đềphòng lượng hao hụt trong quá trình vận
chuyển. Nguyên phụliệu cũng chỉ theo dõi trên sổ sáchởcác kho nên các nhân viên (có thểlà nhân viên nhận hàng và nhân viên kho, nhân viên kho và vật tư
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
toán công nợ đều phải kiểm tra, đối chiếu số lượng trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộvới CMP (CMPT) Invoice, tính toán lại các thông sốtrên
Invoice.
- Sau khi viết hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn xuất khẩu, nhập liệu vào máy tính,in ra hóa đơn bán hàng kếtoán công nợsẽtrình kế toán trưởng ký phê duyệt.
Kế toán trưởng trước khi phê duyệt sẽmởphần mềm ra, kiểm tra một lần nữa trên phần mềm rồi mới phê duyệt.
chuyền, tổcắt) sẽ thông đồng với nhau đểche giấu khoản nguyên phụ liệu dôi dư này.
- Nhập sốliệu sai.
Sựphân loại
- Sau khi nhập liệu vào phần mềm, kếtoán công nợ sẽ in ra hóa đơn bán hàng ghi rõ khách hàng, mặt hàng, số lượng hàng.
- Kế toán trưởng sẽxem xét lại các định khoản, kiểm tra lại trong phần mềm, kiểm tra các chứng từkèm theo trước khi ký duyệt.
-Sơ đồtài koản đầy đủ.
- Các nghiệp vụ đều được ghi nhận đúng tài khoản
- Nhập liệu sai tài khoản.
- Kế toán trưởng giao quyền khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng cho kếtoán công nợ, điều đó có thểtạo ra những mã khách hàng không có thực.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Khi xuất hiện một khách hàng mới đều được kếtoán công nợ khai báo đầy đủ vào phần mềm.
- Mởtài khoản chi tiết để theo dõi từng đơn hàng, từng khách hàng.
Đúng kỳ
Chừng từ được chuyển lên phòng kế toán đểghi nhận ngay nghiệp vụ
Các nghiệp vụ được ghi sổkịp thời, đúng lúc
Kếtoán ghi sổ trước khi khách hàng gửi bộchứng từ đồng ý thành toán cho Công ty.
Chuyển sổvà tổng hợp
- Kếtoán máy
- Cuối kỳ, kếtoán công nợ sẽin ra bảng kê hóa đơn bán hàng từphần mềm và đối chiếu lại với các chứng từ đã lưu trữ.
- Kếtoán tổng hợp cuối kỳ làm báo cáo sẽ đối chiếu giữa sốliệu chi tiết và tổng hợp.
Đảm bảo kết xuất đầy đủcác báo cáo theo đúng quy định.
Máy tính bị hư hay phần mềmứng dụng có thểbịlỗi.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ