PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NÔI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN
3.1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An
3.1.3. Hoạt động kiểm soát
3.1.3.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền
Bảng 3.2: Ưu nhược điểm của hoạt động kiểm soát nghiệp vụthu tiền
Mục tiêu kiểm soát chung
Thủtục kiểm soát
Nhận xét
Ưu điểm Nhược điểm
Tính có thật
- Khách hàng trảtiền gia công qua ngân hàng.
- Có sựkiểm tra giữa số tiền nhận được với số đã nhập liệu vào phần mềm trước đó và sốghi trên hóa đơn.
- Hàng tháng có sự đối chiếu giữa nghiệp vụ đã ghi nhận trên sổchi tiết tiền gửi ngân hàng của Công ty với với sổphụ/sổ hạch toán tài khoản chi tiết của Ngân hàng.
Đảm bảo ghi nhận chính xác sốtiền thu được của đúng khách hàng chuyển trảtiền gia công.
Công ty rất ít khi thanh toán bằng hình thức thư tín dụng (L/C–Letter Credit) nên rất dễ có khả năng khách hàng đã nhận hàng mà không trảtiền (đối với hàng xuất khẩu)
Sựphê chuẩn
-Báo có tiền gửi (BCO và BCONT)được in ra từ phần mềm, Phiếu báo có do ngân hàng gửi vềsẽ được kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu lại trước khi ký phê duyệt vào Báo có tiền gửi.
Ghi nhận chính xác các khoản giảm trừ doanh thu.
Không có chính sách cụthểcho việc thanh toán trước hạn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
-Sau khi đã cóđầy đủcác chứng từ đãđược Giám đốc Công ty phê chuẩn đầy đủthì kếtoán công nợ mới ghi nhận các khoản giảm trừdoanh thu.
Sự đầy đủ
- Báo có tiền gửiđược in ra từphần mềm có sốthứ tự, ngày tháng trên chứng từphải khớp với ngày trên giấy báo có mà ngân hàng gửi về.
- Hàng tháng có sự đối chiếu giữa nghiệp vụ đã ghi nhận trên sổchi tiết tiền gửi ngân hàng của Công ty với với sổphụ/sổhạch toán tài khoản chi tiết của Ngân hàng.
- Trên các Phiếu báo có của ngân hàng đều có sựxác nhận đầy đủcủa ngân hàng.
- Cuối mỗi tháng đều gửi Biên bản đối chiếu công nợvới khách hàng.
- Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụnhận tiền hàng của khách hàng.
- Phát hiện kịp thời sai sót để bổsung.
Báo có tiền gửi của được in ra từphần mềm tuy có sốthứ tự, nhưng ngày tháng phải khớp với ngày tháng Phiếu báo có của Ngân hàng, do vậy nếu sắp xếp theo thứtự ngày tháng thì số thứtựcủa Báo có tiền gửi lộn xộn, nếu sắp xếp theo số thứtựcủa Báo có tiền gửi thì ngày tháng của báo có lộn xộn, khó kiểm tra.
Sự đánh giá
-So sánh, đối chiếu sốtiền nhận được với sổphụ/ sổ hạch toán tài khoản chi tiết
- Sốtiền nhận được là đúng với sốtiền khách hàng còn
- Kếtoán có thểsẽ quên ghi nhận vào sốtiền hàng sẽ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
ởngân hàng.
- Khi giao hàng Công ty sẽ trả trước cước vận chuyển, sau đó tùy theo thỏa thuận trước trong hợp đồng mà phân chia phí vận chuyển với khách hàng.
- Ghi nhận tỷ giá đúng đối với trường hợp khách hàng trảbằng USD.
thiếu. nhận đượcởlần sau
trong trường hợp khách hàng đã trả tiền mới thông báo vềkhoản giảm trừ doanh thu, sẽtrừ vào tiền hàng cho đơn hàng lần sau.
- Tính toán sai các khoản chi phí vận chuyển liên quan đến việc giao hàng - Ghi nhận sai tỷ giá
Sựphân loại
-Ghi định khoản lên Báo có tiền gửi
- Mởtài khoản chi tiết để theo dõi từng đơn hàng, từng khách hàng.
- Mởcác tài khoản chi tiết theo dõi nghiệp vụphát sinh liên quan đến từng ngân hàng, trong đó chi tiết theo VND hay USD.
- Sơ đồtài koản đầy đủ.
- Các nghiệp vụ đều được ghi nhận đúng tài khoản
- Nhập liệu sai tài khoản.
- Kế toán trưởng giao quyền khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng cho kếtoán công nợ, điều đó có thểtạo ra những mã khách hàng không có thực.
Đúng kỳ
- Có sựtheo dõi thường xuyên vềthời hạn thanh toán của khách hàng, biết
- Không có trường hợp khách hàng nợ quá hạn.
-Nếu ghi nhận doanh thu trễ, khi tiền đã vềtài khoản
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
thời điểm khá chính xác tiền sẽvềtrong tài khoản.
có thểkhông biết do khách hàng chuyển trả cho đơn hàng nào, có thể chuyển trảlại khách hàng vì cho rằng khách hàng chuyển tiền nhầm.
Chuyển sổvà tổng hợp
- Kếtoán máy
- Cuối kỳ, kếtoán công nợ sẽin ra bảng kê hóa đơn bán hàng từphần mềm và đối chiếu lại với các chứng từ đã lưu trữ.
- Kếtoán tổng hợp cuối kỳ làm báo cáo sẽ đối chiếu giữa sốliệu chi tiết và tổng hợp.
Đảm bảo kết xuất đầy đủ các báo cáo theo đúng quy định.
Máy tính bị hư hay phần mềmứng dụng có thểbịlỗi.