PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An
2.2.1. Đặc điểm về sản phẩm và khách hàng của Công ty
2.2.2.3. Lập hóa đơn, ghi nhận ngiệp vụ bán hàng và xuất hàng
Sau khi đã hoàn thành việc gia công sản phẩm, nhân viên đơn hàng sẽ làm các thủtục đểxuất hàng.
Nhân viên đơn hàng sẽ căn cứ vào bảng định mức mà khách hàng gửi hoặc bảng định mức đã có sự đồng ý của2 bên, căn cứ vào sốnguyên phụliệu còn thừa để lập Bảng thanh lý nguyên phụliệu (Phụlục 12), ghi rõ các nguyên phụ liệu, số lượng từng loại sẽtrảlại khách hàng. Căn cứvào Bảng thanh lý nguyên phụliệu này, kho vải và kho phụ liệu sẽ xuất trả lại nguyên phụ liệu còn thừa cho khách hàng. Nhân viên kho sẽ lập Phiếu xuất kho bằng gồm có 2 liên, 1 liên sẽ lưu lại kho, 1 liên giao cho nhân viên chuyển hàng. Phiếu xuất kho này cũng sẽ được scan 1 bản để gửi cho khách hàng qua email, in ra đểgửi kèm trong bộchứng từcho khách hàng.
Nhân viên đơn hàng cũng sẽsoạn thảo Packing List đểgửi cho khách hàng (Packing List này chính là Packing List đã giao cho hoàn thànhđể đóng kiện), thông báo từng sản phẩm, nguyên phụliệu, số lượng từng loại mà Công ty xuất cho khách hàng.
Song song với đó, nhân viên đơn hàng sẽ lập CMP Invoice (Phụ lục 13) (khi khách hàng cung cấp tất cảcác nguyên phụ liệu, bao gồm cảchỉ), hoặc CMPT Invoice
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
(khi khách hàng không cung cấp chỉ, yêu cầu Công ty tự mua chỉ) để gửi cho khách hàng.
Đơn hàng có thể xuất 1 lần hoặc nhiều lần cho khách hàng. Trường hợp xuất nhiều lần thì lần xuất cuối cùng, nhân viên đơn hàng phải lập Bản thanh lý hợp đồng (Phụlục 14)đểgửi cho khách hàng.
Các chứng từ trên sẽ được gửi trước cho khách hàng qua email, sau đó nhân viên đơn hàng sẽ in các chứng từ trên, trình Giám đốc ký, đóng dấu, 04 bản sẽ gửi trong bộhồ sơ gửi cho khách hàng, các bản còn lại đưa đến các bộ phận có liên quan.
Khách hàng sau này khi nhận được hàng sẽký nhận vào cả04 bản, khách hàng giữlại 02 bản, 02 bản còn lại sẽgửi cho Phú Hòa An.
Lệnh xuất hàng đã được nhân viên đơn hàng soạn thảo trước đó cùng Packing List, trình Giám đốcký, photo, đóng dấu lưu 1 bản tại phòng kinh doanh, các bản còn lại gửi cho các bộ phận có liên quan. Nhân viên xuất nhập khẩu sau khi nhận được Lệnh xuất hàng sẽtiến hành làm các thủtục cần thiết đểchuyển hàng cho khách hàng.
Nếu là hàng xuất khẩu, nhân viên xuất nhập khẩu sẽkê khai thông qua Hải quan điện tử, in ra Tờ khai hải quan điện từ xuất khẩu (Phụ lục 15) và Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Phụ lục 16), sẽ liên hệ với các Công ty dịch vụ vận chuyển để tiến hành vận chuyển hàng...
Công ty sẽchuyển hàng lên container, di chuyển bằng đường bộ đến cảng hoặc sân bay để xuất ra nước ngoài. Khi xuất hàng lên container, nhân viên đơn hàng, nhân viên xuất nhập khẩu và đại diện bộphận hoàn thành, QC khách hàng phải kiểm tra kỹ số lượng. Bộphận hoàn thành sẽviết Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộbằng tay gồm 3 liên ghi rõ số lượng thực xuất, liên 1 sẽ lưu tại kho hoàn thành, liên 2 giao cho người vận chuyển, liên 3 sẽ đưa lên kế toán làm căn cứ ghi sổ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ này cũng được scan để gửi cho khách hàng qua email, in ra để gửi cho khách hàng trong bộchứng từ. Khi xuất hàng lên xe, bất kể đó là nguyên phụ liệu trảlại hay thành phẩm, đều có sự chứng kiến của nhân viên bảo vệ. Sau khi xác nhận số hàng bốc lên xe đúng như số hàng trong phiếu xuất kho, nhân viên bảo vệ chứng kiến việc bốc hàng sẽbáo lại với bảo vệcổng.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Biểu 2.7: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Người vận chuyển container khi ra khỏi cổng phải xuất trình Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (trường hợp là thành phẩm) hoặc Phiếu xuất kho (nếu là phụ liệu trảlại) đểbảo vệcổng kiểm tra. Bảo vệcổng sau khiđược bảo vệchứng kiến việc bốc hàng thông báo cho xe ra khỏi cổng sẽghi lại thông tin sốxe, tên lái xe, hàng xuất, số lượng vào sổXuất hàng, sau đó sẽcho ra khỏi cổng.
Thông thường công ty sẽtrả trước phí vận chuyển, sau đó theo thỏa thuận trong hợpđồng để phân chia chi phí cho khách hàng. Công ty chỉ chịu chi phí đường bộ tối đa đến cảng Đà Nẵng, mọi chi phí vận chuyển khác sẽ do khách hàng chịu. Tuy nhiên khi công tykhông đáp ứng được thời gian giao hàng thìthường phải chịu tất cảchi phí vận chuyển.
Trong quá trình vận chuyển, nhân viên xuất nhập khẩu phải luôn luôn theo dõi lộtrình của sản phẩm. Mỗi chuyến hàng xuất, Công ty vận chuyển sẽcũng cấp số Bill và số điện thoại của tài xế lái xe, nhân viên xuất nhập khẩu thông qua số Bill và số điện thoại để liên lạc với hãng vận chuyển hoặc tài xế để biết lộ trình của xe. Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ thông báo cho nhân viên đơn hàng, nhân viên đơn hàng phải cung cấp cho khách hàng rõ thời điểm mà hàng sẽ đến nơi, khách hàng sau khi nhận được hàng sẽthông báo lại với nhân viên đơn hàng là đã nhận được hàng.
Kế toán công nợ sau khi nhận tờ khai hải quan photo, CMP Invoice (hoặc CMPT Invoice), hóa đơn bán hàng kiêm vận chuyển nội bộ từ bộ phận hoàn thành, bản thanh lý hợp đồng (nếu có) sẽviết Hóa đơn GTGT (Phụlục 17)(đối với đơn hàng gia công cho khách hàng trong nước) hoặc Hóa đơn xuất khẩu (Phụ lục 18) (đối với hàng xuất ra nước ngoài) bằng tay gồm có 3 liên. Sau đó nhập liệu vào phần mềm Bravo, ghi nhận nhiệp vụ bán hàng sau đó in ra Hóa đơn bán hàng (Phụ lục 19) từ phần mềm (chỉ in 1 liên, số hiệu của hóa đơn chính là số hiệu của hóa đơn viết bằng tay). Hóa đơn này sẽ trình Giám đốc và kế toán trưởng ký, sau đó sẽ lưu kèm với hóa đơn viết bằng tay, CMP Invoice (hoặc CMP Invoice), tờ khai hàng hóa xuất khẩu, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộthành 1 bộchứng từ. Bộchứng từnày sẽ được lưu theo sốhiệu của hóa đơn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ