1.2.3. Ki ểm toán nội bộ tại Ngân hàng thương mại
1.2.3.4. Nguyên t ắc, quy trình kiểm toán nội bộ trong Ngân hàng thương mại
Nguyên tắc tuân thủ luật pháp, tuân thủquy định, quy trình do Ngân hàng ban hành
Vấn đề quan trọng và cần thiết là dù đặt ởđâu cũng phải đảm bảo nguyên tắc chỉ tuân thủ luật pháp, tuân thủquy định, quy trình do nội bộ ngân hàng ban hành khi thực hiện nhiệm vụ kiểm toán. KTNB được HĐQT, Ban kiểm soát thừa nhận và bảo hộ nên việc tuân theo các quy định nội bộ của ngân hàng là điều tất yếu.
Hoạt động KTNB có bản chất và chức năng là kiểm tra nên mọi hoạt động của KTNB đều xuất phát từ nguyên tắc tuân thủ pháp luật, tuân thủ các quy định, quy
trình do nội bộ ngân hàng ban hành. Nguyên tắc tuân thủ quy định được hiểu rằng, mọi chủ thể, khách thể tham gia vào hoạt động KTNB đều phải tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ. Đó là thẩm quyền, là chức năng, là nhiệm vụ và trách nhiệm của cả bộ phận KTNB, các KTV và những đối tượng kiểm toán.
Nguyên tắc độc lập
Hoạt động KTNB bị chi phối bởi nguyên tắc độc lập. Không có tính độc lập thì những báo cáo của KTNB không có giá trị. Tính độc lập của KTNB có nghĩa là không một bộ phận nghiệp vụ, cá nhân thuộc cấp lãnh đạo nào ngoại trừ chủ sở hữu ngân hàng hoặc người được ủy quyền can thiệp vào hoạt động kiểm toán. KTNB có quyền sử dụng các biện pháp kỹ thuật, nghiệp vụchuyên môn để hoàn thành công việc kiểm toán, tạo lập bằng chứng và đưa ra những nhận xét độc lập, khách quan của mình. Điều đó thể hiện ở chỗ các KTV phải có quan điểm vô tư khi thực hiện kiểm toán, đánh giá kết quả và công bố kết quả kiểm toán. Tính độc lập được thể hiện ở cả bộ phận KTNB và các KTV.
Nguyên tắc trung thực, khách quan và giữ bí mật đơn vị được kiểm toán Tính trung thực và khách quan nêu rõ: KTV không được chủ tâm phản ánh sai sự thật (tính trung thực), KTV không được để sự phán xét của mình bị hạn chế, lệ thuộc vào người khác.
Nguyên tắc này xuất phát từ chính bản chất và chức năng của kiểm toán. Kiểm toán nội bộra đời là do yêu cầu khách quan kiểm soát trở lại các hoạt động nghiệp vụ được ghi nhận đã bao hàm hai chức năng phản ánh và giám định, kiểm tra. KTV có quyền được đề nghị các bộ phận có thẩm quyền giám định về mặt chuyên môn hoặc làm tư vấn khi cần thiết. Nguyên tắc này chỉ ra KTV và các cơ quan kiểm toán phải có trình độ và khảnăng đáp ứng yêu cầu đểđảm bảo thực hiện một cách khách quan, công bằng, có hiệu quả các trách nhiệm đối với báo cáo kiểm toán.
Báo cáo kiểm toán phải được đảm bảo bí mật, chỉ được cung cấp cho người có thẩm quyền theo quy định. Các KTV nội bộ phải đảm bảo không tiết lộ các phát hiện của mình cho các cơ quan bên ngoài, các bộ phận khác trong đơn vị mà chưa được sựđồng ý của các cấp lãnh đạo có thẩm quyền.
Nguyên tắc không kiêm nhiệm
Nguyên tắc không kiêm nhiệm là một hệ quả của nguyên tắc độc lập, khách quan. Hoạt động của KTNB muốn độc lập, mọi ý kiến của KTNB phải khách quan thì hoạt động của KTNB không liên quan hoặc không tham gia trực tiếp vào hoạt động đang diễn ra tại các đơn vị trong nội bộ ngân hàng. Các KTV không kiêm nhiệm các chức năng quản lý khác trong nội bộ, không là một phần hay tham gia vào các chốt chặn của hệ thống KSNB các hoạt động hàng ngày của ngân hàng.
KTNB được quyền tiếp cận các tài liệu, hồsơ, giao dịch và các tài liệu khác có liên quan, cần thiết của đối tượng kiểm toán để thực hiện được mục tiêu kiểm toán
Hoạt động kiểm toán phải tiến hành toàn diện trên tất cả các nghiệp vụ diễn ra tại ngân hàng. Các nghiệp vụ khi thực hiện luôn để lại vết nằm tại các hồsơ, tài liệu và các chứng từkhác. Để đảm bảo hoạt động KTNB được thực hiện có chất lượng cao, KTNB được toàn quyền tiếp cận bất kỳ tài liệu, hồsơ, giao dịch và các tài liệu khác cần thiết của đối tượng kiểm toán để thực hiện được mục tiêu kiểm toán. Bên cạnh việc toàn quyền tiếp cận với các tài liệu, KTV nội bộkhông được phép chỉnh sửa bất kỳ số liệu nào trên tài liệu. Chính vì vậy, việc phân quyền cho các KTV nội bộ cần được tiến hành đầy đủ và thận trọng.
Nội dung kiểm toán nội bộ Ngân hàng thương mại
Điều 11 của Quy chế KTNB ban hành kèm theo Quyết định số37/2006/QĐ- NHNN ngày 01/08/2006 áp dụng cho các TCTD quy định rõ: “Nội dung chính của hoạt động KTNB là kiểm tra, đánh giá tính đầy đủ, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, KSNB”. Tùy theo quy mô, mức độ rủi ro cũng như yêu cầu cụ thể của từng TCTD, KTNB có thểrà soát, đánh giá những nội dung sau:
Mức độđầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, KSNB.
Việc áp dụng, tính hiệu lực, hiệu quả của các quy trình nhận dạng, phương pháp đo lường và quản lý rủi ro, phương pháp đánh giá vốn.
Hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin tài chính, bao gồm cả hệ thống thông tin điện tử và dịch vụngân hàng điện tử.
Tính đầy đủ, kịp thời, trung thực và mức độ chính xác của hệ thống hạch toán
kế toán và các báo cáo tài chính.
Cơ chếđảm bảo sự tuân thủcác quy định của pháp luật, quy định về các tỷ lệ bảo đảm an toàn trong hoạt động của TCTD, các quy định nội bộ, các quy trình, quy tắc tác nghiệp, quy tắc đạo đức nghề nghiệp.
Cơ chế, quy định, quy trình quản trị, điều hành, tác nghiệp của TCTD. Các biện pháp đảm bảo an toàn tài sản.
Đánh giá tính kinh tế và hiệu quả của các hoạt động, tính kinh tế và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, qua đó xác định mức độ phù hợp giữa kết quả hoạt động đạt được và mục tiêu hoạt động đề ra.
Thực hiện các nội dung khác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của KTNB, theo yêu cầu của Ban Kiểm soát, của HĐQT.”
Từ các nội dung công việc của KTNB trong NHTM, KTNB đã hình thành nên một số loại hình kiểm toán có bản chất, trình tựvà phương pháp áp dụng khác nhau, gồm: kiểm toán hoạt động hay kiểm toán nghiệp vụ, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán thông tin báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị và kiểm toán CNTT.
Kiểm toán hoạt động (kiểm toán nghiệp vụ)
Kiểm toán hoạt động thực hiện xem xét lại tất cả các thủ tục và phương pháp hoạt động của ngân hàng nhằm mục đích đánh giá tính hiệu quả và tính hiệu lực. Ở giai đoạn hoàn tất một cuộc kiểm toán hoạt động, KTV thường có những kiến nghị cải tiến hoạt động của ngân hàng. Mục tiêu của kiểm toán hoạt động là xem xét tính hiệu quả, hiệu lực hoạt động của ngân hàng và khảo sát đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực của quá trình KSNB nhằm mục đích trợ giúp cho các đơn vị vận hành công việc kinh doanh hiệu quảhơn. Nội dung công việc của kiểm toán hoạt động được cụ thể hóa như sau:
Kiểm toán hoạt động kiểm tra việc huy động, phân phối sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, tài sản, nguồn vốn, lợi thế kinh doanh...) của NHTM.
Kiểm toán hoạt động kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh, phân phối và sử dụng thu nhập; kết quả bảo toàn và phát triển vốn.
Kiểm toán hoạt động kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của NHTM.
Kiểm toán tuân thủ
Kiểm toán tuân thủ thực hiện kiểm tra tính tuân thủ, chấp hành các chính sách, chếđộ, các quy trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý. Mục đích của kiểm toán tuân thủ là xác định liệu ngân hàng có tuân thủhay không và đến mức độ nào các yêu cầu cụ thể của chính sách, các quy chế nội bộvà các quy định của NHNN hoặc luật pháp có liên quan. Nội dung công việc của kiểm toán tuân thủ bao gồm:
Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp, chính sách, chếđộ tài chính, kế toán; chếđộ quản lý của Nhà nước và tình hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định, quy chế của HĐQT, của Ban Giám đốc;
Kiểm tra tính tuân thủ các quy định về nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý của toàn bộcũng như của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống KSNB;
Kiểm tra sự chấp hành các nguyên tắc, các chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, đến lưu trữ tài liệu kế toán;
Kiểm toán thông tin báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Kiểm toán thông tin báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trịđược tiến hành đểxác định liệu tất cả các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị có phù hợp với tiêu chuẩn đặc thù hay không. Thông thường, tiêu chuẩn là các nguyên tắc kếtoán, được thừa nhận chung này cũng thường điều hành các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính thường được kiểm toán nhiều nhất là báo cáo về tình hình tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nội dung công việc của kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị gồm:
Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, tính tin cậy của báo cáo tài chính; báo cáo kế toán quản trịtrước khi (Tổng) Giám đốc ký duyệt và công bố;
Kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, kế toán quản trị; đưa ra những kiến
nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả.
Kiểm toán CNTT
Kiểm toán CNTT hướng tới việc xem xét lại về mặt kỹ thuật các trang thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, hệ thống mạng phục vụ cho một hoặc nhiều hoạt động kỹ thuật, nghiệp vụ; đánh giá hệ thống xử lý thông tin và kiểm soát đểđảm bảo các chương trình phần mềm ứng dụng trong ngân hàng chứa đựng các chức năng thích hợp để kiểm soát hệ thống và đảm bảo được tính hoàn chỉnh cao của các dữ liệu.
Các lĩnh vực kiểm toán CNTT quan tâm khi tiến hành kiểm toán bao gồm:
quản lý an ninh theo logic; quản lý an ninh vật chất; phân tách nhiệm vụ; lưu giữ giao dịch để kiểm toán; kiểm soát được các thay đổi; quản lý an ninh vật chất; mã nhận diện cán bộ quản lý mạng, các tiện ích hệ thống và các thuộc tính của người sử dụng mạng; hệ thống back up dữ liệu; mã hóa dữ liệu; làm sạch hệ thống; duy trì bộ phận hỗ trợ và giải đáp thắc mắc.
Quy trình kiểm toán nội bộ Ngân hàng thương mại
Hoạt động KTNB trong NHTM có thể tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau gồm: kiểm toán toàn diện và kiểm toán đặc biệt, kiểm toán thường xuyên và kiểm toán định kỳ, kiểm toán phòng ngừa (tiền kiểm) và kiểm toán sau hoạt động (hậu kiểm).
Mỗi hình thức kiểm toán mang lại những kết quả nhất định và thoả mãn những yêu cầu khác nhau. Tuỳ từng điều kiện, hoàn cảnh và trong từng thời điểm, cần và có thể vận dụng các hình thức kiểm toán linh hoạt và hiệu quả.
Tùy thuộc vào loại hình kiểm toán, đối tượng kiểm toán khác nhau, trình tự kiểm toán khác nhau nhưng các cuộc KTNB trong NHTM đều tuân thủ theo một quy trình chung với bốn bước cơ bản:
Bước 1: Chuẩn bịcho đợt KTNB
Thứ nhất, Thiết lập các mục tiêu kiểm toán. Mục tiêu cụ thể của từng đợt kiểm toán có thể chia thành ba nhóm:
Khảo sát hệ thống KSNB: bao gồm việc mô tả hệ thống được kiểm toán và các thủ tục kiểm soát của nó; qua đó đưa ra đánh giá các thủ tục kiểm soát có được xây dựng tốt và phù hợp với hệ thống hoạt động của đơn vị không. Mục đích của việc này nhằm cung cấp thông tin cơ bản vềđối tượng kiểm toán và các thủ tục kiểm soát có liên quan.
Kiểm tra việc tuân thủ: Được tiến hành đểxác định các thủ tục kiểm soát trong thực tế có tuân thủ với hệ thống KSNB đề ra hay không. KTV so sánh hoạt động thực tế với các chính sách, chuẩn mực, quy trình đã được thiết lập tại đơn vị.
Đánh giá sựđầy đủ của hệ thống KSNB: Bao gồm việc phân tích và đánh giá đối tượng kiểm toán trên hai lĩnh vực: rủi ro trong hoạt động của đối tượng kiểm toán;
tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát;
Thứhai, xác định phạm vi công việc kiểm toán.
Một sốđợt KTNB tập trung ở khía cạnh rất hẹp về các hoạt động trong khi các đợt kiểm toán khác thì trải rộng ra nhiều lĩnh vực. Thí dụ, đợt kiểm toán này có thể chỉ nhằm vào kiểm tra tính trung thực và đáng tin cậy của một sốthông tin; nhưng một đợt kiểm toán khác có thể vừa xem xét tính trung thực của thông tin vừa mở rộng ra đánh giá việc sử dụng các nguồn lực và việc chấp hành các chính sách chếđộ. Một sốđợt kiểm toán có thểđi thật sâu, kiểm tra hết sức chi tiết trong khi một sốđợt kiểm toán khác thì sơ lược, chỉ kiểm tra có tính chất phòng ngừa.
Như vậy việc xác định phạm vi cụ thể phụ thuộc vào mục tiêu của từng đợt kiểm toán, KTV sẽcăn cứ vào mục đích, yêu cầu cụ thể của đợt kiểm toán để giới hạn về nội dung, số bộ phận cần tiến hành kiểm toán và giới hạn về thời gian kiểm toán.
Thứ ba, Lập kế hoạch về thời gian để KTNB tại đơn vị: thời gian cần thiết cho một đợt kiểm toán rất khác nhau. Các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch về thời hạn kiểm toán bao gồm: quá trình đào tạo và kinh nghiệm của KTV, kiến thức về hoạt động đang kiểm toán, loại hình kiểm toán thực hiện…
Thứtư, Xác định các nguồn lực cần thiết và phân công công việc để thực hiện đợt kiểm toán.
Đội ngũ kiểm toán gồm: Trưởng nhóm, KTV chính và các KTV phụ. Trưởng nhóm có thểlà Trưởng/Phó ban KTNB hay KTV chính. Điều này tùy thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp của đợt kiểm toán. Sau khi đã xác định được đội ngũ kiểm toán, Trưởng nhóm kiểm toán tiến hành phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong đoàn.
Chuẩn bịcác phương tiện hỗ trợ: máy tính, máy ghi âm, các biểu mẫu phụ lục.
Ngoài ra, KTNB cũng xem xét sử dụng các nguồn lực bên ngoài trong trường hợp cần thiết
Thứnăm, Khảo sát và thu thập thông tin vềđối tượng được kiểm toán.
Mục đích của khảo sát là thu thập thêm thông tin vềđối tượng được kiểm toán và có được một số bằng chứng ban đầu cũng như tạo mối quan hệ với đối tượng được kiểm toán. Công tác thu thập thông tin được thực hiện như sau:
KTV nội bộ nghiên cứu và tổng hợp thông tin từcác văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của bộ phận, đối tượng được kiểm toán; xem xét sơ bộ các chính sách, biện pháp quy định của đơn vị trong kỳkinh doanh, đánh giá sơ bộ những thay đổi về điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh ảnh hưởng các mặt hoạt động của đơn vị.
KTV nội bộ tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủtrương, biện pháp phát sinh trong kiểm toán.
KTV nội bộ xem xét các báo cáo, tài liệu, hồsơ kiểm toán trước đó (nếu có), kể cả các tài liệu bên ngoài ngân hàng có liên quan đến cuộc kiểm toán; tóm tắt các thông tin cần phải kiểm tra trong quá trình kiểm toán sắp tới; thu thập và chuẩn bị các mẫu, các chương trình, các chỉ dẫn cho cuộc kiểm toán sẽđược tiến hành.
Bước 2: Thực hiện KTNB
Thứ nhất, KTV nội bộ ghi lại hệ thống KSNB tại đối tượng được kiểm toán Các KTV mô tả hệ thống kiểm soát thông qua việc vẽcác lưu đồ, trả lời các câu hỏi về hệ thống KSNB và các bảng tường thuật. Việc ghi lại quy trình chỉ thực hiện đối với các đối tượng được kiểm toán lần đầu, hoặc các đối tượng đã được kiểm toán trước đó nhưng có nhiều sựthay đổi lớn trong hệ thống KSNB. Đối với các nghiệp vụđã lập
quy trình trong những đợt kiểm toán trước, KTV không cần ghi nhận lại quy trình mà kiểm tra lại các chốt kiểm soát hay sựthay đổi trong hệ thống.
Thứ hai, KTV nội bộ tiến hành các thủ tục thử nghiệm hệ thống và thu thập bằng chứng kiểm toán
Sau khi ghi lại hệ thống kiểm soát tại đối tượng được kiểm toán, KTV tiến hành thực nghiệm bằng cách kiểm tra trực tiếp hồsơ, sổ sách và thu thập bằng chứng kiểm toán.
Trên cơ sở những bằng chứng kiểm toán, KTV phải đánh giá tổng quát các kết quả thu thập được. Công việc này nhằm rà soát lại toàn bộ quá trình kiểm toán, kết quả thu được và cân nhắc các cơ sởđểđưa ra ý kiến vềbáo cáo tài chính. Đểđạt được mục đích này, KTV thường thực hiện như sau:
Phân tích: nhằm đánh giá tính đồng bộ và xác thực của các thông tin thu thập được. Mọi diễn biến bất thường của các thông tin thu thập được so với số liệu của đơn vị, số liệu năm trước, số liệu kế hoạch, đều cần được giải thích. Thủ tục này giúp KTV xác định được những bộ phận cần phải thu thập thêm bằng chứng để làm vững chắc thêm ý kiến của mình.
Đánh giá lại rủi ro của đối tượng được kiểm toán: Khi lựa chọn đối tượng kiểm toán, KTV căn cứ trên sựđánh giá rủi ro của các đối tượng kiểm toán để sắp xếp thứ tựưu tiên. Các đối tượng kiểm toán có mức rủi ro cao hơn sẽđược kiểm toán trước.
Tuy nhiên, đó là mức rủi ro đánh giá trên những thông tin hạn chếmà KTV có được.
Do đó, sau khi tìm hiểu và thu thập bằng chứng, KTV phải đánh giá lại mức độ rủi ro trong hệ thống KSNB tại đối tượng được kiểm toán.
Đánh giá sựđầy đủ của bằng chứng: KTV cần kiểm tra lại chương trình kiểm toán để đảm bảo rằng mọi công việc đã được hoàn thành đúng đắn và giấy tờ làm việc đã được lập đầy đủ.
Bước 3: Lập báo cáo KTNB và đưa ra những kiến nghị.
KTV thảo luận về các kết luận và kiến nghị với các cấp quản lý thích hợp của đối tượng được kiểm toán trước khi phát hành báo cáo kiểm toán cuối cùng bằng văn bản.
Báo cáo kiểm toán cần khách quan, rõ ràng, súc tích, có tính xây dựng và kịp