2.3.1. Công tác ki ểm toán nội bộ trong hoạt động tín dụng khách hàng cá nhân
2.3.1.1. T ổ chức bộ máy, quy trình kiểm toán nội bộ khách hàng cá nhân
• Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ khách hàng cá nhân
Trung tâm KTNB, là một Đơn vị tại Hội sở chính, trực thuộc và chịu sự giám sát, chỉ đạo trực tiếp của Ban kiểm soát, là tuyến bảo vệ thứ ba có chức năng KTNB, triển khai, phát triển hoạt động kiểm toán, giám sát độc lập các hoạt động quản trị, điều hành của VIB theo quy định của VIB và của pháp luật. Đứng đầu Trung tâm KTNB là Giám đốc Trung tâm KTNB, Giám đốc Trung tâm KTNB chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của Trung tâm và chịu trách nhiệm cá nhân trước Ban kiểm soát và pháp luật về lĩnh vực do mình phụ trách, kể cảkhi đã phân công, ủy quyền cho cán bộ, nhân viên khác thực hiện.
Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm KTNB:
Xây dựng cơ chế và triển khai đào tạo phương pháp KTNB theo định hướng rủi ro; Lập và triển khai kế hoạch kiểm toán hàng năm, đánh giá chất lượng và giám sát chỉnh sửa, khắc phục sau kiểm toán;
Thiết lập báo cáo KTNB gửi Ban kiểm soát, HĐQT và bên thứba theo quy định của pháp luật;
Kiểm toán các hoạt động trong mảng kinh doanh thuộc phân khúc Khách hàng cá nhân tại các Đơn vị kinh doanh và các Đơn vị liên quan, bao gồm các chính sách, quy trình liên quan đến sản phẩm, hoạt động cấp tín dụng (từ khâu khởi tạo khoản vay đến khâu thu hồi nợ) và dịch vụ khách hàng, hoạt động vận hành tác nghiệp Thẻ/POS/ATM;
Kiểm toán các chính sách, quy trình liên quan đến sản phẩm, hoạt động cấp tín dụng (từ khâu khởi tạo khoản vay đến khâu thu hồi nợ) đối với Khách hàng doanh
nghiệp tại các Trung tâm kinh doanh Khách hàng doanh nghiệp và các Đơn vị liên quan, bao gồm cả việc kiểm toán các hoạt động tài trợ thương mại, thanh toán tập trung;
Kiểm toán các chính sách, quy trình, sản phẩm Nguồn vốn và Ngoại hối, bao gồm cả việc kiểm toán chính sách, quy trình quản lý rủi ro thị trường, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất và các tỷ lệ an toàn, các giới hạn rủi ro thanh khoản, thị trường, lãi suất theo quy định của NHNN;
Kiểm toán kết quả giám sát cấp cao đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro và đánh giá nội bộ mức độđủ vốn tại VIB, các chính sách, quy trình và hoạt động quản trị rủi ro tại các Khối/Ban Hỗ trợ kinh doanh, kiểm toán hoạt động của Công ty con/Công ty thành viên và các dự án của VIB;
Kiểm toán, đánh giá rủi ro liên quan tới phát triển, vận hành, quản lý công nghệthông tin cũng như tính chính xác, đầy đủ, sẵn sàng, tin cậy, an toàn thông tin và bảo mật của môi trường CNTT của VIB; Thực hiện các giám sát từ xa thông qua việc khai thác các dữ liệu sẵn có trên các hệ thống CNTT của VIB để phục vụ mục tiêu kiểm toán. Phân tích dữ liệu nhận diện các dấu hiệu rủi ro đểđưa ra các cảnh báo sớm.
Trung tâm KTNB được tổ chức thành 7 đơn vị trực thuộc:
i) Bộ phận Chiến lược và vận hành ii) Phòng Kiểm toán KHCN
iii) Phòng Kiểm toán Khách hàng doanh nghiệp iv) Bộ phận Kiểm toán Nguồn vốn và ngoại hối
v) Phòng Kiểm toán Khối hỗ trợ Hội sở và các Công ty con/Công ty thành viên
vi) Bộ phận Kiểm toán công nghệ thông tin và giám sát từ xa vii) Bộ phận Điều tra gian lận nội bộ
Hình 2.5: Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại VIB
Nguồn: Cơ cấu tổ chức Trung tâm KTNB của VIB Phòng Kiểm toán KHCN, thuộc Trung tâm KTNB thực hiện nhiệm vụ “Kiểm toán các hoạt động trong mảng kinh doanh thuộc phân khúc Khách hàng cá nhân tại các Đơn vịkinh doanh và các Đơn vị liên quan, bao gồm các chính sách, quy trình liên quan đến sản phẩm, hoạt động cấp tín dụng (từ khâu khởi tạo khoản vay đến khâu thu hồi nợ) và dịch vụ khách hàng, hoạt động vận hành tác nghiệp Thẻ/POS/ATM”.
Cơ cấu nhân sự Phòng Kiểm toán KHCN:
Bảng 2.4: Cơ cấu nhân sự Phòng Kiểm toán KHCN tại VIB
Khu vực Vị trí Sốlượng nhân sự
Miền Bắc Giám đốc Phòng Kiểm toán KHCN 01 Miền Bắc Giám đốc Bộ phận Kiểm toán KHCN 01
Miền Bắc KTV cao cấp KHCN 04
Miền Bắc KTV chính KHCN 01
Miền Bắc Trợ lý Kiểm toán nội bộ KHCN 01 Miền Trung Giám đốc Bộ phận Kiểm toán KHCN 01
Miền Trung KTV cao cấp KHCN 02
Miền Trung KTV chính KHCN 01
Miền Nam Giám đốc Bộ phận Kiểm toán KHCN 01
Miền Nam KTV cao cấp KHCN 03
Tổng cộng 16
Trình độ chuyên môn nhân sự Phòng Kiểm toán KHCN:
Bảng 2.5: Trình độ chuyên môn nhân sự Phòng Kiểm toán KHCN tại VIB Khu vực Trình độ chuyên môn Sốlượng nhân sự
HO Đại học 04
Hà Nội Thạc sĩ 01
Hà Nội Đại học 07
Đà Nẵng Đại học 04
Tổng cộng 16
• Quy trình kiểm toán nội bộ khách hàng cá nhân
Hình 2.6: Quy trình kiểm toán nội bộ khách hàng cá nhân tại VIB
Nguồn: Quy trình kiểm toán nội bộ khách hàng cá nhân tại VIB
Chi tiết quy trình:
Bước 1: Lập đề cương kiểm toán nội bộ
- Kế hoạch về thời gian để kiểm toán tại đơn vị.
- Xác định các nguồn lực cần thiết và phân công công việc để thực hiện đợt kiểm toán. Số kiểm toán viên tham gia vào đợt kiểm toán có thể từ01 đến 04 người. Thường thì các đợt kiểm toán do từ03 đến 04 nhân viên tiến hành tại chỗ. Đội ngũ kiểm toán khác nhau tùy thuộc vào bản chất và quy mô của đợt kiểm toán. Đội ngũ kiểm toán gồm: Trưởng đoàn và các KTV.
Trưởng đoàn có thể là Giám đốc Trung tâm KTNB/Giám đốc Phòng/Giám đốc Bộ phận hay KTV cao cấp, KTV chính. Điều này tùy thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp của đợt kiểm toán. Trưởng đoàn kiểm toán chịu trách nhiệm chung về đợt kiểm toán. Sau khi đã xác định được đội ngũ kiểm toán, Trưởng đoàn hoặc KTV chính tiến hành phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong đoàn.
- Xác định phạm vi và nội dung kiểm toán.
Bước 2: Chuẩn bị số liệu và tài liệu
- Tổng hợp, đánh giá sơ bộ vềđơn vị thông qua các số liệu được bộ phận xử lý dữ liệu thông tin hệ thống cung cấp.
- Tổng hợp thông tin về quá trình hoạt động của đơn vị trong các năm trước qua các tài liệu như: bảng tổng kết tài sản, báo cáo thu nhập chi phí,...
Tập hợp và tham khảo các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm toán trước đó (như: báo cáo thanh tra của NHNN, báo cáo của kiểm toán bên ngoài, báo cáo của KTNB và các báo cáo của các phòng ban chức năng khác).
Tập hợp và phân tích ban đầu các thông tin liên quan đến đối tượng được kiểm toán, ví dụ: các văn bản quy định riêng cho đối tượng được kiểm toán, sốlượng và tên các nhân viên, bảng mô tả công việc, và chi tiết về những thay đổi trong đối tượng được kiểm toán.
- Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ gồm máy tính, máy ghi âm,
các biểu mẫu. Xem xét sử dụng các nguồn lực bên ngoài trong trường hợp cần thiết. Ngoài ra cũng cần xác định đầy đủ các chi phí có liên quan.
Bước 3: Thực hiện kiểm toán nội bộ
- Kiểm toán hoạt động tín dụng KHCN: kiểm tra việc tuân thủ chấp hành một số điều trong Luật các Tổ chức tín dụng: mức cho vay, mức bảo lãnh, mua sắm tài sản cố định... việc chấp hành chếđộ quản lý ngoại hối...; Kiểm tra thẩm quyền/ủy quyền phê duyệt các vấn đề liên quan đến hoạt động tín dụng tại chi nhánh; Kiểm tra hệ thống báo cáo có liên quan đến hoạt động tín dụng KHCN của chi nhánh; Kiểm tra quy trình cho vay, bảo lãnh tại chi nhánh; Kiểm tra trực tiếp trên các hồ sơ vay phát sinh tại chi nhánh, bao gồm nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ trễ hạn. kiểm tra công tác đôn đốc thu hồi nợ, xử lý nợ; Kiểm kê, đối chiếu tài sản thế chấp giữa sổ sách so với thực tế tại thời điểm kiểm tra; Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình cho vay, bảo lãnh tại chi nhánh, nhận xét và kiến nghị các biện pháp khắc phục.
- Kiểm toán hoạt động giao dịch ngân quỹ:
Nghiệp vụ tiền gửi thanh toán: kiểm tra việc tuân thủ các quy định về thủ tục tiền gửi thanh toán, kiểm tra việc tuân thủ các quy định về giao dịch trên tài khoản tiền gửi thanh toán, kiểm tra việc thu phí giao dịch liên quan đến việc sử dụng tài khoản tiền gửi thanh toán.
Nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm: kiểm tra việc tuân thủ quy định thể lệ sản phẩm tiền gửi tiết kiệm: loại tiền, đối tượng, kỳ hạn, lãi suất,...; Kiểm tra các điều kiện cho khách hàng để thực hiện các giao dịch liên quan đến tiền gửi tiết kiệm; Kiểm tra việc tuân thủquy định về thủ tục tiền gửi tiết kiệm; Kiểm tra việc sử dụng tài khoản tiền gửi tiết kiệm (chuyển khoản, đảm bảo tiền vay); Kiểm tra việc tuân thủquy định về rút gốc và lãi tiền gửi tiết kiệm, rút trước hạn, rút theo giấy uỷ quyền; Kiểm tra việc
tuân thủ quy định trong việc xử lý các trường hợp rủi ro liên quan đến tiền gửi tiết kiệm (cụ thể: thẻ tiết kiệm bị mất, nhàu nát, rách).
Nghiệp vụ thẻ: kiểm tra việc tuân thủquy định về phát hành thẻ, thanh lý thẻ, gia hạn thẻ, báo mất thẻ; Kiểm tra quy trình giao nhận thẻ giữa chi nhánh với Trung tâm thẻ, giữa chi nhánh với khách hàng.
Nghiệp vụ quản lý ấn chỉ: kiểm tra việc bảo quản, nhập/xuất kho ấn chỉ có giá tại các đơn vị; Kiểm tra việc sử dụng ấn chỉ có giá tại các đơn vị; Kiểm tra việc quản lý ấn chỉ hỏng.
Nghiệp vụ kho quỹ: kiểm kê quỹ tại đơn vị kết hợp với kiểm tra việc tuân thủquy định về việc đóng gói, niêm phong tiền mặt, tài sản quý; Kiểm tra việc kiểm đếm và thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; Kiểm tra việc tuân thủquy định liên quan đến việc quản lý kho tiền; Kiểm tra việc sắp xếp, bảo quản tiền mặt, giấy tờ có giá tại quầy giao dịch và trong kho tiền. Kiểm tra việc sử dụng và bảo quản chìa khóa kho tiền; Kiểm tra việc ra vào kho tiền; Kiểm tra việc kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; Kiểm tra việc tuân thủquy định về việc xử lý thừa thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; Kiểm tra việc tuân thủquy định về kết cấu kho.
Bước 4: Lập báo cáo kiểm toán và ý kiến của KTV nội bộ
Sau mỗi đợt kiểm toán hoàn thành, KTV phát hành một báo cáo kiểm toán bằng văn bản có ký tên. Báo cáo kiểm toán nội bộ phải kịp thời lập, hoàn thành và gửi cho HĐQT, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc và đơn vị, bộ phận được kiểm toán trong thời hạn tối đa không quá 1 tháng kể từ ngày kết thúc cuộc kiểm toán. Báo cáo kiểm toán phải trình bày rõ: nội dung kiểm toán, phạm vi kiểm toán, những đánh giá, kết luận về nội dung được kiểm toán và cơ sở đưa ra ý kiến này,các yếu kém,tồn tại, các sai sót, vi phạm, các ý kiến giải trình của đối tượng kiểm toán, kiến nghị và các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót và xử lý
vi phạm, đề xuất các biện pháp hợp lý hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ,hoàn thiện cơ chế quản lý rủi ro, cơ cấutổ chức (nếu có).
Dự kiến và phác thảo về báocáo kiểm toán:
Giám đốc PhòngKiểm toán KHCN/Giám đốc Bộ phận và KTV cần thảo luận trước thiết kế của báo cáo kiểm toán, bao gồm những vấn đề sau:
Khuôn mẫu tổng quát của báo cáo kiểm toán.
Địa chỉ, tên, chức danh của người nhận.
Mục tiêu, phạm vi kiểm toán.
Cách thức trình bày các phát hiện kiểm toán và mức độ chi tiết đầy đủ để giải thích các vấn đề quan trọng cho người đọc hiểu.
Các loại thông tin làm cơ sở cho các phát hiện và kiến nghị, bao gồm các phụ lục, bảng biểu hoặc đồ thị có nên đưa vào không.
Họp kết luận với đối tượng được kiểm toán:
KTV cần thảo luận về các kết luận và kiến nghị với các cấp quản lý thích hợp trước khi phát hành báo cáo kiểm toán cuối cùng. Nội dung của cuộc họp :
Thảo luận nội dung của các thử nghiệm được dùng để phát hiện các sai phạm quan trọng hoặc đưa ra các bằng chứng kiểm toán.
Trình bày các phát hiện trong đợt kiểm toán.
Trình bày những rủi ro có thể phát sinh.
Kiến nghị những phương pháp khác nhau để sửa đổi những tồn tại.
KTV cung cấp cho đối tượng được kiểm toán một bản sao không chính thức của các bảng phát hiện kiểm toán nhằm giúp đơn vị sửa sai và đưa ra giải trình hay phản hồi sớm hơn.
Bước 5: Đánh giá công việc kiểm toán
Đánh giá công việckiểm toán: là một sự nhận xét của KTV về toàn bộ đợt kiểm toán. Việc đánh giá được thực hiện ngay sau khi đợt kiểm toán hoàn tất. Lúc này việc đánh giá có chiều hướng cụ thể và rõ ràng hơn là sau một thời gian mới đánh giá.
Đồng thời, các bài học thu đượccó thể áp dụng sớm hơn.
Việc đánh giá kiểm toán nên được thực hiện bằng một cuộc họp giữa Giám đốc Trung tâm KTNB/Giám đốc Phòng Kiểm toán KHCN/Giám đốc Bộ phận, người phụ trách đợt kiểm toán và các thành viên liên quan đến đợt kiểm toán. Buổi họp đánh giá được lập thành biên bản và lưu vào hồ sơ kiểm toán.
Bước 6: Theo dõi sau kiểm toán
Ban đầu, đối tượng được kiểm toán trả lời bằng văn bản về những phát hiện kiểm toán và kiến nghị trong báo cáo kiểm toán.
- KTV dùng một hồsơ riêng để quản lý và theo dõi các bản phúc đáp. Khi đã có văn bản trả lời, KTV đọc kỹcác văn bản chú ý các điểm sau: các phát hiện đối tượng được kiểm toán không trả lời được, các phát hiện đối tượng được kiểm toán trả lời không thích hợp, các phát hiện đối tượng được kiểm toán không hiểu hoặc không đồng ý, các phát hiện đối tượng được kiểm toán quyết định không sửa chữa.
- KTV dùng báo cáo kiểm toán như là bảng kiểm tra, đối chiếu từng điểm với văn bản trả lời, từđó KTV sẽ quyết định những vấn đề nào cần phải bàn luận hoặc làm rõ hơn đối với đối tượng được kiểm toán và vấn đề nào cần đến đối tượng được kiểm toán để xem xét trực tiếp.
- KTV thảo luận với đối tượng được kiểm toán (gặp trực tiếp hoặc qua điện thoại) về bất cứ phần trả lời nào không rõ ràng hoặc không được đề cập tới. Bất cứ phát hiện kiểm toán, kiến nghị nào bị diễn giải sai không được đồng ý đều cần phải làm rõ.
- Thực hiện việc kiểm tra tại đối tượng được kiểm toán về các hoạt động sửa chữa và các kết quả hay hiện trạng liên quan đến các phát hiện kiểm toán quan trọng. Thời gian thực hiện việc kiểm tra này phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của các vấn đề và các hoàn cảnh có liên quan. KTV có thể phỏng vấn, quan
sát trực tiếp, thử nghiệm, và kiểm tra tài liệu ghi chép các hoạt động sửa đổi. Việc lập hồsơ kiểm toán ghi chép lại các thủ tục kiểm toán này của KTV cũng có vai trò quan trọng như các công việc kiểm toán khác.
- Sau khi thực hiện trao đổi, tìm hiểu, và bất cứcác phương pháp kiểm tra nào tại đối tượng được kiểm toán, KTV đánh giá lại các rủi ro trong hệ thống KSNB dựa trên các điều kiện đã được sửa đổi hoặc trên những giải pháp mà đối tượng được kiểm toán cho biết là đã và sẽ thực hiện.
- Sau cùng, KTV báo cáo các phát hiện từ công việc kiểm tra nói trên, gửi một báo cáo theo dõi sau kiểm toán cho những người đã nhận báo cáo kiểm toán.
- Các báo cáo kiểm toán và hồ sơ, tài liệu kiểm toán được lưu trữ tại Trung tâm KTNB, thời gian lưu trữ báo cáo KTNB là vô thời hạn và hồsơ tài liệu kiểm toán là 10 năm.