- Giấy báo nợ Giấy báo có
3112 Vay ngắn hạn các đối tượng khác Số dư đầu kỳ 443.250.000 Cộng phát sinh trong kỳ
3.1.2 Biện pháp 2: Tổ chức lại bộ máy kế toán Sự cần thiết của biện pháp:
Sự cần thiết của biện pháp:
Tổ chức bộ máy kế tóan là một vấn đề có ý nghĩa rất lớn, nhằm đảm bao vai trò chức năng nhiệm vụ của kế toán.
Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các vấn đề: Xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán , mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán, quan hệ với các phòng ban khác trong doanh nghiệp… thông qua sự vận dụng những quy định chung về hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu, hệ thống tài khoản, và hình thức kế toán đã lựa chọn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của đơn vị.
Khi tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc:
- Tổ chức bộ máy kế toán – thống kê một cấp, tức là mỗi doanh nghiệp độc lập chỉ có một bộ máy kế toán thống nhất.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
- Đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung côg tác kế toán thống kế và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế.
- Gọn nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hóa, đúng năng lực.
- Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Theo nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán thì ta nhận thấy: Bộ máy kế toán của công ty đã có một tổ chức thống nhất cho công ty, xí nghiệp công ty, có sự chỉ đạo toàn diện của kế toán trưởng. Nhân viên kế toán của công ty có năng lực, trình độ tốt. Tuy nhiên bộ máy kế toán của công ty bộc lộ nhược điểm là số nhân viên quá ít nên lượng công việc mà một nhân viên phải giải quyết là lớn, đặc biệt là vào mùa vụ thu mua giống. Ngoài ra, việc sắp xếp kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng và kế toán công nợ cho một người giải quyết là không phù hợp. Bởi vì, nếu người đó không liêm chính thì không tránh khỏi có gian lận dù đã được sự quản lý của kế toán trưởng.
Nội dung biện pháp.
Dựa vào những điểm trên thì bộ máy kế toán của công ty phải bổ sung thêm nhân sự và sắp xếp lại công việc cho từng người trong phòng kế toán.
-Đối với việc bổ sung nhân sự: căn cứ vào cơ sở vật chất hiện có của công ty, năng lực sẳn xuất, quy mô sản xuất, theo em công ty nên tuyển thêm 2 nhân viên mới. Như vậy khối lượng công việc của những người cũ sẽ được san xẻ bớt cho những người mới.
Vấn đề đặt ra là việc tuyển thêm người mới cũng không phải là vấn đề đơn giản. Nếu tuyển nhân viên chưa có kinh nghiệm, sinh viên mới ra trường thì công ty lại phải mất nhiều thời gian để bồi dưỡng đào tạo cho người đó quen việc, thạo việc. Còn nếu công ty tuyển những người đã có kinh nghiệm người đó sẽ thích ứng nhanh với công việc.
Công ty có thể tiếp cận với nguồn nhân lực mới qua: báo chí, truyền hình, những người có mối quan hệ với công ty…
-Đối với việc sắp xếp bộ máy kế toán mới:
Giả sử công ty tuyển thêm 2 nhân viên mới thì em xin được sắp xếp bộ máy kế toán của công ty như sau:
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
Theo đó, chức năng nhiệm vụ của từng người sẽ được điều chỉnh như sau: + Trưởng phòng - Kế toán trưởng: vẫn giữ chức năng và nhiệm vụ như đã nêu. + Phó phòng – Kế toán tổng hợp
+ Phó phòng - Kế toán tổng hợp,
Kế toán giữ chức vụ phó phòng Kế hoạch – tài vụ, có nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức việc ghi chép, phản ánh số liệu về nhập xuất tiêu thụ thành phẩm, giá thành, về các loại vốn quỹ của doanh nghiệp. Xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với Ngân sách Nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ công ty.
- Tổ chức ghi chép tổng hợp các chi phí sản xuất tính, giá thành sản phẩm.
- Ghi chép lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc về phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm của các bộ phận. Kiểm tra lại tính chính xác, trung thực các báo cáo của doanh nghiệp trước khi tổng giám đốc ký duyệt.
- Tổ chức các thông tin trong nội bộ công ty và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các kế toán xí nghiệp, kế toán nhà máy các ghi chép ban đầu. Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình ban giám đốc, ban hành áp dụng trong công ty như qui định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban.
- Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế tài chính trong công ty. Kiến nghị các biện pháp xử lý vi phạm.
- Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của công ty.
- Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán, cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan và bên ngoài.
+ Kế toán vật tư, kế toán thành phẩm, kế toán doanh thu. Trưởng phòng
Kế toán trưởng
Phó phòng Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng
Kế toán công nợ Kế toán TSCD
Kế toán vật tư Kế toán doanh thu Kế toán thành phẩm
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
- Tổ chức việc ghi chép, phản ánh số liệu về nhập xuất tiêu thụ thành phẩm, nhập xuất vạt tư.
- Theo dõi việc bán hàng, ghi nhận doanh thu của công ty. + Kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng:
- Có nhiệm vụ căn cứ vào chứng từ liên quan như các giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, hợp đồng kinh tế, HĐGTGT, …lập chứng từ thu chi, theo dõi tình hình thu chi của công ty.