V ới tinh thần đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộc ông nhân viên trong toàn công ty trong những năm qua công ty đã không ngừng tự khẳng định mình trong nền kinh tế thị trường.
2.3.1Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần giống cây trồng Thái Bình 1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần giống cây trồng Thái Bình
2.3.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần giống cây trồng Thái Bình
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những vấn đề có ý nghĩa rất lớn nhằm đảm bảo vai trò chức năng nhiệm vụ của kế toán.
Bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế độc lập thường được tổ chức thành phòng kế toán (hay phòng kế toán thống kê, kế toán tài vụ) có những nhiệm vụ sau:
- Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của Nhà nước.
- Lập các báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của báo cáo do các phòng ban khác lập.
- Giúp giám đốc hướng dẫn chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp.
- Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán kinh tế.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
- Giúp giám đốc phổ biến hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi công ty.
- Lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong công ty và các cơ quan quản lý.
Công ty CP giống cây trồng Thái Bình là đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng, có con dấu riêng. Cán bộ và nhân viên kế toán có trình độ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức là phòng kế hoạch - tài vụ và có kế toán xí nghiệp. Kế toán xí nghiệp hạch toán độc lập, định kỳ gửi kết quả lên bộ phận kế toán ở văn phòng công ty.
*Sơđồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại văn phòng Công ty CP giống cây trồng Thái Bình.
*Chức năng & nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán: + Trưởng phòng - Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng giữ chức trưởng phòng Kế hoạch - tài vụ.
- Có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống nhân viên kế toán của công ty. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán hợp lý khoa học.
- Làm tham mưu cho tổng giám đốc chỉ đạo công tác quản lý kinh tế, quản lý toàn bộ vật tư, tiền vốn và tài sản công ty nhằm mục đích cao nhất là nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
- Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước, các quỹ để lại cho doanh nghiệp và thanh toán đúng thời hạn các khoản nợ phải trả.
TRƯỞNG PHÒNG- KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phòng
Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư Kế toán doanh thu Kế toán thành phẩm
Thủ quỹ Kế toán thanh toán
Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ Kế toán TSCD
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
- Xác định và phản ánh kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ và kịp thời các tài liệu cần hiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao mòn, hư hỏng, các vụ tham ô và các trường hợp xâm phạm tài sản, đồng thời đề xuất các biện pháp xử lý.
- Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê theo chế độ quy định. - Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán do Nhà nước qui định.
- Tổ chức lưu trữ bảo quản các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán thuộc bí mật Nhà nước.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị.
Đối với nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát:
- Việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động, tiền lương tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các chính sách chế độ với người lao động.
- Việc thực hiện kế hoạch sản xuất -kỹ thuật -tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí sản xuất, các định mức kinh tế kỹ thuật. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Việc chấp hành chính sách kinh tế, tài chính các định mức chi tiêu và kỷ luật tài chính của Nhà nước, việc thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế.
- Việc tiến hành các cuộc kiểm tra tài sản và đánh giá lại tài sản theo đúng chủ trương chế độ qui định.
- Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát hư hỏng, các khoản nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác.
Mặt khác, kế toán trưởng còn phải có trách nhiệm giúp thủ trưởng đơn vị phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến kinh doanh …và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý.
+ Phó phòng - Kế toán tổng hợp, kế toán vật tư, kế toán thành phẩm, kế toán doanh thu. Kế toán giữ chức vụ phó phòng Kế hoạch – tài vụ, có nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức việc ghi chép, phản ánh số liệu về nhập xuất tiêu thụ thành phẩm, giá thành, về các loại vốn quỹ của doanh nghiệp. Xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với Ngân sách Nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ công ty.
- Tổ chức ghi chép tổng hợp các chi phí sản xuất tính, giá thành sản phẩm. - Theo dõi thành phẩm, doanh thu, nguyên vật liệu.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
- Ghi chép lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc về phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm của các bộ phận. Kiểm tra lại tính chính xác, trung thực các báo cáo của doanh nghiệp trước khi tổng giám đốc ký duyệt.
- Tổ chức các thông tin trong nội bộ công ty và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các kế toán xí nghiệp, kế toán nhà máy các ghi chép ban đầu. Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình ban giám đốc, ban hành áp dụng trong công ty như qui định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban.
- Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế tài chính trong công ty. Kiến nghị các biện pháp xử lý vi phạm.
- Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của công ty.
- Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán, cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan và bên ngoài.
+ Kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán công nợ, kế toán tài sản cố định:
- Có nhiệm vụ căn cứ vào chứng từ liên quan như các giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, hợp đồng kinh tế, HĐGTGT, …lập chứng từ thu chi, theo dõi tình hình thu chi của công ty.
- Kế toán theo dõi tình hình của tài khoản tiền gửi của công ty tại ngân hàng: mở số theo dõi từng tài khoản tiền gửi.
- Lập phương án và hồ sơ vay ngân hàng, kiểm tra các khoản lãi trước khi trình ký duyệt. - Theo dõi tình hình thanh toán của công ty.
- Bảo quản tài liệu liên quan đến nhiệm vụ. - Theo dõi việc thu mua, thanh lý TSCĐ. - Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ.
- Cung cấp số liệu định kỳ cho kế toán tổng hợp.
- Bảo quản các số liệu, hồ sơ, sổ sách có liên quan tới nghiệp vụ của mình theo dõi. + Thủ quỹ:
Là người quản lý tiền của công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm soát và thực hiện thu chi tiền mặt, phát lương cho cán bộ công nhân viên. Cập nhập thu chi hàng ngày ghi sổ quỹ sổ quỹ. Thủ quỹ chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về toàn bộ công việc được giao.
+ Kế toán xí nghiệp: Là người theo dõi mọi hoạt động xảy ra tại xí nghiệp, làm các công việc như một phòng kế toán trên văn phòng công ty.
+ Kế nhà máy: theo dõi hoạt động của nhà máy. Và cũng phải thông báo thông tin lên văn phòng công ty
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
Dựa trên điều kiện quy mô sản xuất của công ty lớn, có nhiều xí nghiệp mà địa bàn hoạt động xa nhau và xa văn phòng công ty nên hình thức tổ chức bộ máy kế toán mà công ty áp dụng là hình thức tổ chức kế toán vừa phân tán vừa tập trung. Việc tổ chức này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh trong toàn công ty, mặt khác đảm bảo được việc cập nhập sổ sách kế toán trong toàn công ty.
2.3.1.2 Hình thức kế toán
Căn cứ vào đặc diểm loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, yêu cầu công tác quản lý, trách nhiệm và năng lực của kế toán viên, điều kiện và, phương tiện, vật chất làm việc, công ty đã áp dụng là hình thức kế toán là hình thức Chứng từ ghi sổ.
Hiện nay văn phòng kế toán của công ty làm việc chủ yếu bằng máy tính được cài đặt phần mền kế toán nên quy trình được hạch toán như sau:
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên chỉ cần căn cứ vào chứng từ gốc nhập số liệu vào máy theo đúng khoản mục, máy tính sẽ tự động hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp theo phần mềm đã cài đặt. Khi hàng ngày cần biết các số liệu trên các sổ chi tiết hay cuối tháng cần sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính, … thì chỉ cần vào phần mềm và in ra. Ngoài ra kế toán có thể dựa vào phần mềm để tổng hợp ra các số liệu liên quan đến doanh thu tiêu thụ, số lượng sản phẩm tiêu thụ ….
Nếu có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi tiền mặt thì thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi để ghi bằng tay vào sổ quỹ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mô tả minh họa về phần mềm kế toán “AFSYS” mà công ty đang sử dụng: Màn hình giao diện chính: Trên đó biểu thị ….
- Tên của phầm mềm, người sử dụng, tháng năm sử dụng
- Phần mềm kế toán gồm các mục: Hệ thống, Danh mục, Chứng từ, Báo biểu, Tùy chọn, Soạn thảo, Hướng dẫn.
Chứng từ gốc
Phần mềm kế toán
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Sổ chi tiết và sổ tổng hợp
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
Chứng từ:
Để cập nhập được chứng từ phát sinh thì nhân viên phải vào mục Chứng từ chọn Cập nhập chứng từ. Nếu là cập nhập chứng từ là phiếu thu tiền mặt thì phải chọn trong danh mục. Khi đó màn hình sẽ hiện lên như sau:
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
Sổ sách:
Muốn xem sổ sách của công ty thì và phần Báo biểu. Ví dụ muốn xem Sổ cái của tài khoảm 111 thì ta làm như sau: Báo biểu Sổ cái Chọn: Tài khoản 111.