V ới tinh thần đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộc ông nhân viên trong toàn công ty trong những năm qua công ty đã không ngừng tự khẳng định mình trong nền kinh tế thị trường.
1) Chứng từ,sổ sách sử dụng
Công ty hiện đang sử dụng các chứng từ dùng cho hạch toán kế toán tiền mặt như sau: - Phiếu thu
- Phiếu chi
- Các chứng từ có liên quan khác:
Sổ sách kế toán: - Sổ quỹ tiền mặt - Báo cáo quỹ - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản 111
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
- Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
2)Tài khoản sử dụng
Tài khoản dùng để hạch toán tiền mặt là: Tài khoản 111 “Tiền mặt”. Công ty không mở chi tiết cho tài khoản 111
3)Quy trình
Các trường hợp thu tiền mặt:
*Lưu đồ 1: Thu tiền mặt từ tiền bán hàng, và công nợ phải thu khách hàng
Giải thích lưu đồ:
+ Đối với bán hàng thu tiền ngay:
Khi khách hàng liên hệ phòng kinh doanh để mua hàng, phòng kinh doanh sẽ lập lệnh xuất hàng có chữ ký của phụ trách bộ phận và dẫn người đó sang phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, căn cứ vào lệnh xuất hàng kế toán sẽ lập hoá đơn GTGT 3 liên. Kế toán và khách hàng ký vào hoá đơn. Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 và liên 3 được đưa cho khách hàng. Lệnh xuất hàng được kế toán giữ lại làm căn cứ pháp lý.
Nếu khách hàng thanh toán tiền ngay thì kế toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập 2 liên: 1 liên lưu, 1 liên giao cho khách hàng.
Khách hàng chuyển một liên phiếu thu cùng 2 liên hoá đơn GTGT cho thủ quỹ để thủ quỹ thu tiền,ký tên, đóng dấu ĐÃ THU TIỀN vào phiếu thu và ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Tiếp sau đó khách hàng sẽ cầm một liên phiếu thu và 2 liên hoá đơn GTGT xuống kho để lấy hàng. Thủ kho sẽ giữ lại một liên xanh hoá đơn GTGT.
Kế toán căn cứ vào chứng từ thu được sẽ tiến hành hạch toán, nhập liệu vào máy qua phần mềm mà công ty đang sử dụng. Phần mềm sẽ tự động cập nhập số liệu vào các phần hành có liên quan.
+ Đối với thu công nợ:
Khi khách hàng mang tiền trực tiếp đến đến phòng kế hoạch tài vụ trả thì kế toán viết phiếu thu gồm 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 đưa cho khách. Các công việc tiếp theo làm nhưđối với thu tiền bán hàng trực tiếp.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN Lệnh xất hàng Phiếu thu1 Tiền Tiền Lệnh xất hàng Hoá đơn GTGT 3
Lưu đồ: công nợ phải thu bằng tiền mặt
Phòng kinh doanh Kế toán Thủ quỹ
BĐ bán hàng thu
tiền ngay BĐ Thu công nợ
Mua hàng KH Lệnh xất hàng Tiền KH Hoá đơn GTGT 2 Hoá đơn GTGT 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu1 Lập phiếu thu Định khoản, nhập máy CSDL Làm thủ tục thu tiền Phiếu thu 2 Phiếu thu1 KH Lập hoá đơn GTGT Sổ quỹ 1 KH 1 STH Hoá đơn GTGT 1 Kết thúc
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
*Lưu đồ 2: Thu tiền mặt từ tạm ứng thừa
Giải thích lưu đồ:
Khi nhân viên công tác về, sẽ tiến hành thanh toán. Nhân viên làm giấy đề nghị thanh toán có chữ ký của phụ trách bộ phận, có kèm theo các giấy tờ khác như: giấy đi đường, hoá đơn mua hàng, vé tàu xe,… Kế toán kiểm tra lại số đã tạm ứng. Nếu số đã tạm ứng lớn hơn số chi ra thì người tạm ứng phải nộp tiền lại quỹ. Khi người tạm ứng hoàn ứng thì kế toán thanh toán viết phiếu thu ghi rõ các mục. Phiếu thu gồm 2 liên: 1 liên lưu, 1 liên giao cho người tạm ứng nộp. Hai liên phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, và ghi vào sổ quỹ. Căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành định khoản và nhập vào phần mềm để theo dõi công nợ, và tình hình thu chi.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
*Lưu đồ 3: Thu tiền mặt từ nội bộ
Giải thích lưu đồ:
Bắt đầu: nhân viên kế toán các xí nghiệp tiến hành thanh toán tiền lại cho công ty kèm theo các chứng từ gốc có liên quan.
Kế toán thanh toán nhận chứng từ, kiểm tra đối chiếu số tiền trả với số tiền trên chứng từ và số công nợ của xí nghiệp, lập phiếu thu trình kế toán trưởng ký duyệt.
Thủ quỹ căn cứ trên phiếu thu để làm thủ tục thu tiền và ghi vào sổ quỹ.
Cuối ngày kế toán thanh toán cập nhập phiếu thu, định khoản và nhập vào phần mềm kế toán của công ty để theo dõi công nợ của xí nghiệp và khoản tiền đã thu.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
*Lưu đồ 4: Thu tiền mặt từ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ.
Giải thích lưu đồ:
Bắt đầu. Khi có nhu cầu tiền dùng cho hoạt động kinh doanh mà trong quỹ tiền mặt lượng tiền hết hoặc không đủ thì thủ quỹ thông báo cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng ra chỉ thị rút tiền thì thủ quỹ sẽ lên ngân hàng xin rút tiền. Để rút được tiền thì thủ quỹ cần có séc rút tiền đã có chữ ký của tổng giám đốc, kế toán trưởng và có dấu của công ty, giấy chứng minh nhân dân của thủ quỹ. Khi nhận tiền của ngân hàng, thủ quỹ lấy giấy báo nợ của ngân hàng về công ty. Thủ quỹ chuyển giấy báo nợ cho kế toán thanh toán viết phiếu thu sa khi đã ký vào phiếu thu.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu và ghi và sổ quỹ tiền mặt.
Đồng thời kế toán thanh toán định khoản và phản ánh vào phần mềm kế toán. Kết thúc. Lưu đồ:
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
*Lưu đồ 5: Thu tiền mặt từ vay ngân hàng.
Giải thích lưu đồ:
Bắt đầu. Kế toán thanh toán sẽ lập một bộ hồ sơ vay hoàn chỉnh trình kế toán trưởng và tổng giám đốc xem xét, sau đó gửi tới ngân hàng xin vay vốn. Ngân hàng sẽ xem xét phương án của công ty đề ra, nếu khả thi thì 2 bên sẽ tiến tới ký hợp đồng cho vay vốn. Tùy theo hợp đồng và tính khả thi của phương án mà ngân hàng sẽ cho vay một khoản tiền nhất định gọi là hạn mức tín dụng.
Trường hợp công ty rút hết lượng tiền mà ngân hàng chấp nhận cho vay. Người của công ty sẽ tới ngân hàng để rút tiền. Khi đó ngân hàng sẽ lập phiếu chi tiền cho người của công ty theo một bảng kê chi tiền để kê ra những loại tiền mà mình đã trả.
Phiếu chi và bảng kê chi tiền được chuyển sang phòng kế hoạch tài vụ để làm căn cứ lập phiếu thu.
Trường hợp công ty rút tiền nhiều lần mà ngân hàng chấp nhận cho vay. Mỗi lần rút tiền công ty lập séc rút tiền như đối với rút tiền gửi.
Kết thúc.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
Các trường hợp chi tiền mặt:
*Lưu đồ 6: Chi tạm ứng
Giải thích lưu đồ:
Khi có nhu cầu tạm ứng tiền để đi công tác,… thì người xin tạm ứng lập giấy đề nghị tạm ứng trình thủ trưởng ký duyệt. Giấy đề nghị tạm ứng đã ký đuyệt chuyển cho kế toán thanh toán để lập phiếu chi. Phiếu chi được lập làm 2 liên. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng ký. Sau đó phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền cho người tạm ứng và ghi vào sổ quỹ. 1 liên phiếu chi và giấy đề nghị thanh toán được lưu tại phòng kế toán, 1 liên phiếu chi được giao cho người nhận tiền.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
*Lưu đồ 7: Chi tiền mặt để thanh toán nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Giải thích lưu đồ: Bắt đầu.
- Đối với khoản mua thanh toán tiền ngay:
Khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, nhân viên thực hiện nhiệm vụ sẽ lập giấy đề nghị thanh toán có chữ ký của phụ trách bộ phận và gửi kèm chứng từ có liên quan cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ, nếu hợp lý hợp lệ thì tiến hành lập phiếu chi gồm 2 liên. Kế toán thanh toán trình phiếu chi cùng các chứng từ liên quan cho kế toán trưởng xem xét và ký duyệt phiếu chi. Sau đó, phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
làm các thủ tục chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Người nhân viên nhận tiền và ký vào 2 liên phiếu chi. Bộ chúng từ gồm các chứng từ liên quan và 1 liên phiếu chi được lưu tại phòng kế hoạch tài vụ.
- Đối với khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp:
Kế toán công nợ theo dõi các khoản nợ đến hạn trả, và tiến hành thông báo cho kế toán trưởng để ra quyết định trả nợ. Sau khi có sự xem xét từ kế toán trưởng và ban giám đốc, kế toán trưởng chỉ thị cho kế toán thanh toán tiến hành viết phiếu chi theo trình tụ xét duyệt như trên.
Kết thúc. Lưu đồ:
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
*Lưu đồ 8: Chi tiền mặt trả các khoản phải thanh toán cho công nhân viên
Giải thích lưu đồ:
Bắt đầu. Đối với các khoản chi lương thưởng, kế toán thanh toán căn cứ vào bảng thanh toán lương do phòng tổng hợp chuyển sang. Kế toán thanh toán căn cứ vào đó lập phiếu chi chi tiền lương cho người lao động. Phiếu chi được lập 2 liên trình kế toán trưởng ký. Sau đó phiếu chi được chuyển qua cho thủ quỹ để tiến hành chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào bảng thanh toán lương thì tiền hành chi lương cho từng người. Kế toán căn cứ vào đó để định khoản nhập vào phần mềm.
Đối với các khoản khác phải thanh toán cho cán bộ công nhân viên. Khi cán bộ công nhân viên công tác phát sinh các chi phí thì người đó lập giấy đề nghị thanh toán kèm các chứng từ liên quan như: giấy đi đường, vé tàu xe,… trình phụ trách bộ phận ký duyệt. Sau đó chuyển các chứng từ này cho phòng kế hoạch – tài vụ để kế toán kiểm tra.
Nếu người đó nhận tiền ngay thì lập phiếu chi trình kế toán trưởng ký đuyệt và đưa thủ quỹ chi tiền.
Nếu không nhận tiền ngay kế toán hạch toán theo dõi công nợ cho người đó. Khi tính lương được cộng thêm vào khoản phải trả người đó.
Kết thúc. Lưu đồ:
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
Bảng thanh toán
lương
Chứng từ gốc
Lưu đồ: Chi tiền mặt trả các khoản thanh toán cho người lao động
Kế toán thanh toán, công nợ Kế toán trưởng Thủ quỹ
Bắt đầu chi lương
Bảng thanh toán lương Phòng tổng hợp Lập phiếu chi Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Duyệt chi Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Chi tiền Sổ quỹ TM Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Định khoản nhập máy file Số CT, sổ TH Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 N Nhân viên Phụ trách bp
bd Chi thanh toán khác Giấy đề nghị thanh toán Ký duyệt Chứng từ gốc Giấy đề nghị thanh toán 1 1 N Chứng từ gốc Giấy đề nghị thanh toán 1 Kết thúc Theo dõi công nợ, bù lương Chứng từ gốc Giấy đề nghị thanh toán N Kết thúc
*Lưu đồ 9: Chi tiền mặt nộp các khoản phải nộp cho Nhà nước
Giải thích lưu đồ: Bắt đầu.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN
- Đối với nghiệp vụ nộp tiền bảo hiểm xã hội cho Kho bạc Nhà nước: nhân viên bộ phận nhân sự tiền lương tiến hành lập bảng thuyết minh lương, và viết giấy đề nghị chuyển xuống cho phòng kế hoạch - tài vụ để đi nộp tiền.
- Đối với nghiệp vụ chi trả thuế, phí, lệ phí phải nộp Nhà nước: Kế toán tổng họp chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu lập các bảng kê thuế, phí, lệ phí phải nộp Nhà nước và thông báo nộp thuế do Cục thuế gửi, giao cho kế toán thanh toán làm phiếu chi (sau khi có sự ký nhận của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc).
Kế toán thanh toán nhận các chứng từ gốc trên, tiến hành viết phiếu chi, chuyển cho thủ quỹ chi tiền sau khi đã có sự ký nhận của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiến hành chi tiền cho kế toán thuế để kế toán thuế đem tiền đi nộp cho cơ quan Nhà nước. Kết thúc.
SVTH: Phạm Thị Minh Thu-45DN