CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI
2.2.2. Hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm trong công tác tín dụng tại Vietinbank Quảng Trị
a. Nội dung hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm trong công tác tín dụng tại Vietinbank Quảng Trị
Giai đoạn xét duyệt cho vay (xem Phụ lục 04)
Bộ phận QHKH đƣợc ủy quyền cho vay tiếp nhận hồ sơ xin vay của khách hàng, có nhiệm vụ tiếp thị sản phẩm vay, thẩm định hồ sơ vay, thực hiện cho vay đối với khách hàng. Bộ phận QHKH cần thực hiện những nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau:
Nhiệm vụ 1: Kiểm tra tính hợp pháp của tài liệu được cung cấp:
- Thẩm định tƣ cách pháp nhân, năng lực pháp lý của khách hàng
- Thẩm định tình hình tài chính của khách hàng vay vốn: các hệ số tài chính cần quan tâm, tình hình công nợ, kết quả kinh doanh, dòng tiền của doanh nghiệp.
- Thẩm định phương án, dự án vay vốn.
- Thẩm định TSBĐ nợ vay.
Nhiệm vụ 2: Thủ tục thẩm định cho vay:
Nguyên tắc thẩm định phải đƣợc xây dựng theo từng đối tƣợng vay, thời hạn vay nhƣ: doanh nghiệp, hộ sản xuất cá thể ... hay cho vay ngắn hạn, dài hạn. Phần lớn các thủ tục thẩm định cho phép cán bộ tín dụng vừa đánh giá đƣợc mức độ RRTD về mặt định tính, vừa đánh giá đƣợc về mặt định lƣợng xét trên từng mặt. Tuy nhiên, tính tiêu chuẩn của việc đánh giá chƣa có gây khó khăn cho việc nhận định rủi ro; việc phối hợp đánh giá rủi ro giữa các mặt khó thực hiện đƣợc. Thủ tục thẩm định cho vay đƣợc thực hiện qua các bước như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng
Ở bước này, thông tin khách hàng được thu thập chủ yếu dựa vào thông
tin kế toán. Nó có vị trí quan trọng và đƣợc phản ánh tổng hợp ở các báo cáo tài chính (BCTC) gồm các báo cáo chủ yếu sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC. Thường khi khách hàng nộp hồ sơ vay vốn phải nộp các báo cáo tài chính trong 2 năm gần nhất.
Bước 2: Kiểm tra độ tin cậy thông tin
Theo yêu cầu chung của ngân hàng thì các BCTC của khách hàng phải đƣợc xác nhận của một tổ chức kiểm toán độc lập mới có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, với xu thế phát triển nhƣ hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh chƣa tiến hành kiểm toán BCTC. Chính vì vậy, yêu cầu này về thực tế chƣa đƣợc đáp ứng nên chủ yếu khi kiểm tra độ tin cậy của những thông tin mà khách hàng cung cấp thì ngân hàng tham khảo thêm thông tin từ trung tâm CIC của NHNN Việt Nam, nguồn thông tin từ phòng thông tin khách hàng của Vietinbank, cơ quan thuế để xem doanh nghiệp có quan hệ tín dụng với bao nhiêu tổ chức tín dụng khác, hay có nợ quá hạn không,...
Ngoài ra cán bộ tín dụng phải xuống tận doanh nghiệp để kiểm tra cơ sở vật chất, trang thiết bị, khoản đầu tƣ, ... có đúng với thông tin khách hàng cung cấp; thăm dò ý kiến của công nhân doanh nghiệp, nghiên cứu thông tin thị trường về sản phẩm, giá cả đầu ra, khẳng định xem doanh nghiệp đó có thực sự có lãi; có trả lương đầy đủ cho công nhân, hay những đối tác truyền thống của doanh nghiệp,...
Bước 3: Thẩm định năng lực tài chính của khách hàng
Đây là bước rất quan trọng trong quy trình thẩm định, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hồi vốn sau này. Vì vậy, cán bộ thẩm định phải xem xét khả năng tài chính khách hàng ở khoảng thời gian trước và vào thời điểm vay vốn. Khi thẩm định, cán bộ tín dụng chủ yếu dựa vào phương pháp so sánh số
liệu tuyệt đối và số tương đối để đưa ra kết luận từng phần hay toàn diện về khả năng tài chính của khách hàng nhằm xác định mức độ RRTD làm cơ sở cho việc quyết định cho vay hay không cho vay.
Để đánh giá khả năng tài chính của khách hàng, cán bộ tín dụng cần thẩm định 02 nội dung về nguồn vốn chủ sở hữu và tình hình công nợ của khách hàng nhƣ sau:
- Đối với nguồn vốn chủ sở hữu của khách hàng: đủ hay không đủ vốn đăng ký, việc tăng giảm vốn chủ sở hữu theo chiều hướng tích cực hay tiêu cực.
- Đối với tình hình công nợ của khách hàng: đƣa ra những nhận xét về tính hợp lý hay không hợp lý về những khoản sau:
+ Nợ phải trả: chú ý những khoản nợ phải trả chiếm tỷ trọng cao và phân tích thời điểm đến hạn của các khoản nợ, phân tích kỹ các khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn, khả năng trả nợ.
+ Nợ phải thu: phân tích nguyên nhân, đánh giá mức độ bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp, đặc biệt chú ý các khoản phải thu khó đòi.
Về hàng tồn kho: so sánh hàng tồn kho trên sổ sách kế toán với thực tế, giữa tồn kho với định mức kinh tế kỹ thuật hay kế hoạch sản xuất, kinh doanh giữa tồn kho hiện tại với hàng tồn kho năm trước, kỳ trước; đánh giá mức độ hợp lý và các nguyên nhân tác động.
Về khả năng thanh toán tính toán các chỉ tiêu tài chính nhƣ hệ số thanh toán ngắn hạn, hệ số thanh toán nhanh… Các hệ số phụ thuộc vào từng ngành nghề sản xuất kinh doanh.
Về doanh thu: so sánh doanh thu kỳ kế hoạch với kỳ trước, năm trước, xác định nguyên nhân tăng, giảm doanh thu.
Về kết quả kinh doanh: Xác định kết quả kinh doanh của năm trước, quý trước gần thời điểm vay vốn nhất lỗ hay lãi, nguyên nhân lỗ, lãi.
Vậy, với quy trình thẩm định cho vay nhƣ trên đang tồn tại một số vấn đề nhƣ:
- Thông tin thẩm định chủ yếu lấy từ kế toán song nhiều BCTC của khách hàng chƣa qua một đơn vị kiểm toán độc lập nào kiểm tra, do vậy mà tính tin cậy còn hạn chế.
- Công việc thẩm định đƣợc thực hiện chính bởi cán bộ tín dụng đƣợc chỉ định tiếp nhận hồ sơ và họ có trách nhiệm theo dõi toàn bộ khoản vay đến khi thu đƣợc toàn bộ vốn và lãi.
Nhƣ vậy, công tác thẩm định cho vay tại Vietinbank Quảng Trị vẫn còn một số vấn đề cần lưu ý, phân định giữa khâu thẩm định và khâu cho vay chƣa rạch ròi. Cán bộ làm công tác thẩm định đồng thời là cán bộ trực tiếp cho vay, do vậy hầu nhƣ chƣa có thủ tục kiểm soát nào đối với khâu thẩm định. Sự phê duyệt của Giám đốc chủ yếu dựa vào báo cáo từ các phòng tác nghiệp, thiếu các nguồn thông tin độc lập để kiểm tra lại trước khi quyết định cho vay. Và thông tin khách hàng làm cơ sở thẩm định còn thiếu tính khách quan, minh bạch và độ tin cậy thấp vì số liệu chƣa đƣợc kiểm soát bởi đơn vị kiểm toán độc lập.
Giai đoạn giải ngân (xem Phụ lục 04)
Giai đoạn giải ngân là một giai đoạn nhạy cảm trong quy trình tín dụng bởi lẽ thời điểm này tiền của ngân hàng chuyển giao cho khách hàng nên chú trọng kiểm tra, giám sát trong giai đoạn này là hết sức cần thiết, nó quyết định thành bại của khoản vay.
Khoản vay sau khi đƣợc Giám đốc phê duyệt, CBTD (Bộ phận QHKH) tiến hành giải ngân cho khách hàng, quy trình giải ngân diễn ra cẩn thận, chặt chẽ, nhanh chóng, đảm bảo chính xác lƣợng tiền đƣợc giải ngân. Thủ tục kiểm soát trong quy trình giải ngân tại Vietinbank Quảng Trị là:
Hình 2.2: Quy trình kiểm soát giải ngân tại Vietinbank Quảng Trị (Nguồn: Phòng Tổng hợp – Vietinbank Quảng Trị) Trong đó:
(1)- CBTD chuyển bộ hồ sơ xin vay vốn, hợp đồng tín dụng, quyết định cho vay của Giám đốc sang bộ phận Back Office tín dụng kiểm tra lại các thông tin cần thiết của bộ hồ sơ vay vốn và làm Giấy đề nghị giải ngân kiêm Khế ƣớc nhận nợ.
(1’)- Khách hàng qua phòng kế toán làm thủ tục và hoàn thiện hồ sơ cần thiết.
(2)- Back Office tín dụng trình Giám đốc ký duyệt việc cho phép giải ngân các món vay cho khách hàng, thực hiện giải ngân trên hệ thống và và chuyển chứng từ xuống cho bộ phận kế toán.
(3)- Kế toán viên kiểm tra hồ sơ tín dụng bộ phận Back Office chuyển xuống, ký xác nhận vào chứng từ và hoạch toán giải ngân trên hệ thống để chuyển kiểm soát viên kiểm tra lại và duyệt chứng từ hoạch toán giải ngân.
(4)- Kiểm soát viên tiến hành đối chiếu chứng từ giải ngân với các thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng, quyết định cho vay của Giám đốc, chứng từ cơ sở kèm theo, ký chứng từ và hoàn tất phê duyệt bút toán giải ngân trên hệ thống. Sau đó chuyển cho bộ phận Thủ quỹ giải ngân cho khách hàng (giải ngân bằng tiền mặt).
(4’)- Nếu giải ngân bằng chuyển khoản, Kiểm soát viên trả lại chứng từ cho kế toán viên để gửi lại cho khách hàng một liên làm chứng từ gốc ở đơn vị mình.
(5)- Thủ quỹ chi tiền cho khách hàng và vào sổ chi tiền mặt (nếu giải ngân bằng tiền mặt).
(6)- Chứng từ giải ngân đƣợc chuyển lại cho kế toán viên ghi sổ kế toán và lưu trữ vào bộ hồ sơ khách hàng và dùng để sắp xếp chứng từ cuối ngày theo liệt kê giao dịch trong ngày của kế toán. Chứng từ giải ngân, gồm:
Chứng từ của khách hàng: CBTD yêu cầu khách hàng cung cấp các hồ sơ, chứng từ về mục đích sử dụng tiền vay để giải ngân, gồm: (i) Hợp đồng cung ứng vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ..(ii)Bảng kê các khoản chi chi tiết, kế hoạch chi phí... (iii) Hoá đơn, chứng từ thanh toán (bản gốc hoặc bảng kê danh mục kèm hoá đơn photo) để đối chiếu trong quá trình kiểm tra sử dụng vốn vay sau khi giải ngân; và Chứng từ của ngân hàng: CBTD hướng dẫn khách hàng hoàn chỉnh nội dung các chứng từ sau: (i)Hợp đồng bảo đảm tiền vay trong trường hợp khách hàng chƣa hoàn thành thủ tục bảo đảm tiền vay, (ii)Bảng kê rút vốn vay, (iii)Uỷ nhiệm chi hoặc giấy lĩnh tiền mặt; Chứng từ khác (nếu có).
CBTD căn cứ vào chứng từ trên thực hiện hạch toán theo quy định và theo dõi nợ vay trên bảng theo dõi nợ vay.
Trước khi giải ngân, CBTD giao dịch có trách nhiệm kiểm soát danh mục hồ sơ cho vay, đối chiếu với các thủ tục giải ngân, kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay. Nếu món vay giải ngân bằng chuyển khoản thì ngân hàng sẽ
chủ động hơn trong kiểm soát món vay, thông qua việc kiểm soát các thủ tục chuyển tiền, ngân hàng kiểm soát mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng.
Nhƣng tại Vietinbank Quảng Trị, các món vay chủ yếu giải ngân bằng tiền mặt nên khá khó khăn trong việc kiểm soát, theo dõi mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng. Do vậy chỉ kiểm tra thực tế, CBTD mới nắm rõ đƣợc tình trạng sử dụng vốn vay của khách hàng.
Giai đoạn sau khi giải ngân (xem Phụ lục 04)
Bước 1: Xác định mục tiêu, nội dung và các chỉ số kiểm soát:
- Mục tiêu: Bảo đảm món vay đƣợc sử dụng đúng mục đích, khách hàng trả gốc và lãi đúng hạn.
- Nội dung: Việc kiểm tra và giám sát sử dụng món vay đƣợc thực hiện đồng thời với quá trình giải ngân, thu nợ, cơ cấu lại thời hạn trả nợ. Yêu cầu giám sát và theo dõi nhằm kiểm tra tính hiện thực của kế hoạch trả nợ và khả năng thực hiện, phát hiện dự báo những rủi ro có thể phát sinh; phát hiện sớm những khoản vay có vấn đề trước khi trở nên nghiêm trọng; nhằm đề xuất các giải pháp kịp thời. Kết quả kiểm tra, kiểm soát đều phải lập biên bản.
- Các chỉ số kiểm soát: việc sử dụng vốn vay có đúng mục đích không, giá trị tài sản đảm bảo, vốn sử dụng và thời gian thu hồi,…
Bước 2: Xác định hệ thống kiểm soát:
- Chủ thể kiểm soát là CBTD, lãnh đạo phòng tín dụng. Đây là các chủ thể KSNB trong nghiệp vụ, ngoài ra còn có các chủ thể kiểm soát độc lập nhƣ cán bộ phòng kiểm tra KSNB của Vietinbank, cán bộ kiểm tra kiểm soát của NHNN, …
- Công cụ kiểm soát là: quy định, quy chế của Nhà nước và của Vietinbank liên quan đến việc cho vay, kiến thức kỹ năng của CBTD, Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng thế chấp…
Bước 3: Giám sát đo lường:
- Định kỳ, CBTD thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay về diễn biến dƣ nợ, phân loại nợ, gửi thông báo trả lãi, trả gốc cho khách hàng khi đến hạn. Đồng thời kiểm tra thực tế tại đơn vị về hàng tồn kho, các khoản nợ phải thu, hoạt động kinh doanh), kiểm tra thực trạng hoạt động TSBĐ.
- Lãnh đạo phòng Tín dụng chỉ đạo, giám sát việc thực hiện kiểm tra, giám sát các khoản cho vay của các CBTD. Đôn đốc CBTD lập các bản sao kê hàng tháng về số dƣ nợ cuối tháng của các khách hàng của từng CBTD.
Đồng thời trưởng phòng tín dụng xem xét việc phân loại nợ, trích lập dự phòng RRTD theo quy định.
- Định kỳ, cán bộ phòng kiểm tra KSNB của Vietinbank thực hiện kiểm tra việc cho vay và tình hình thu hồi vốn của các CBTD.
- Sau khi thu thập và tiến hành kiểm tra, CBTD tiến hành phân tích đƣa ra những đánh giá về mục đích sử dụng vốn vay, tình hình tài chính của khách hàng, tình hình thực hiện phương án sản xuất kinh doanh…Đồng thời kiểm tra đánh giá hiện trạng TSBĐ và lập biên bản kiểm tra.
- Trong quá trình kiểm tra định kỳ hay đột xuất khi CBTD hoặc lãnh đạo phòng Tín dụng phát hiện khách hàng có dấu hiệu rủi ro nhƣ: tần suất giao dịch rút vốn tăng nhanh, các chỉ số tài chính dưới mức trung bình …thì CBTD trình người có thẩm quyền quyết định và đề xuất các biện pháp giải quyết hợp lý.
- Khi đến hạn trả nợ nếu bên vay không trả nợ đúng hạn do nguyên nhân khách quan, nếu có văn bản giải trình để xin gia hạn nợ thì căn cứ vào tình hình, giám đốc xem xét cho gia hạn. Nếu bên vay không đƣợc cho gia hạn thì chuyển sang nợ quá hạn và phải chịu lãi suất nợ quá hạn theo quy định.
- Trong trường hợp khách hàng có dấu hiệu không trả nợ được hoặc không trả nợ đúng hạn thì thực hiện cơ cấu lại thời hạn trả nợ: kiểm tra định
giá lại tài sản đảm bảo để đánh giá mức độ đảm bảo của tài sản cho số dƣ nợ còn lại và có biện pháp kịp thời.
Tại Vietinbank Quảng Trị, phòng thông tin điện toán có chức năng phân loại nợ đƣợc thực hiện tự động hóa một cách minh bạch trên phần mềm quản lý nợ toàn hệ thống khiến cho nợ quá hạn các nhóm tự động phát sinh trên hồ sơ quản lý món vay và cân đối kế toán.
Theo quy định thì sau khi giải ngân, CBTD có trách nhiệm kiểm tra định kì món vay theo kế hoạch/đột xuất nhằm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện trả gốc và lãi cho món vay của khách hàng song nhiều khi công tác này diễn ra đối phó hoặc chỉ mang tính hình thức hoặc không đúng kế hoạch. Khoảng sau giải ngân một tháng thì CBTD cần tiến hành kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay xem khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích, đúng nhƣ các cam kết trong hợp đồng tín dụng không. Sau đó định kỳ 03 tháng /lần mới tiếp tục kiểm tra và đồng thời kiểm tra hiện trạng TSBĐ. Còn các khoản vay ngắn hạn thì việc kiểm tra còn rất lơ là, ít khi kiểm tra đột xuất. Hầu hết các khoản vay có vấn đề không đƣợc phát hiện sớm, chỉ khi đến hạn trả nợ ngân hàng thấy khách hàng không trả đƣợc nợ hoặc không trả đƣợc đầy đủ, xin gia hạn nợ thì lúc đó mới biết rằng khách hàng làm ăn không hiệu quả. Nếu cứ tiến hành kiểm tra như vậy thì ngân hàng sẽ rất khó phát hiện ra các trường hợp sử dụng vốn sai mục đích hoặc sử dụng vốn không đúng nhƣ trong hợp đồng tín dụng hoặc nếu có phát hiện thì cũng là rất muộn để xử lý.
Bước 4: Đưa ra kết luận
Quá trình kiểm soát chỉ kết thúc và đƣợc coi là có hiệu quả khi mà ngân hàng đã thu hồi cả gốc và lãi đủ và đúng thời hạn. CBTD sau kiểm tra phân tích đánh giá đƣa ra các kết luận: khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích không? Nếu không thì có biện pháp thu hồi lại vốn nhƣ thế nào? Tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng có thuận lợi không? Nếu không thì