CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ VÀ GIÁO DỤC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐĂK HÀ
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ VÀ GIÁO DỤC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐĂK HÀ
2.2.2. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên đối với đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục tại Kho bạc Nhà nước Đăk Hà
a. Hồ sơ kiểm soát chi gửi lần đầu.
Đ u năm, các đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục gửi đến KBNN Đăk Hà các tài liệu, chứng từ dưới đây:
+ Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao.
+ Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
+ Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Nhận diện rủi ro:
- Đối với dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao:
Một số rủi ro xảy ra đối với dự toán năm của đơn vị:
+ Thiếu Quyết định giao dự toán đ u năm.
+ Quyết định giao dự toán lưu bản photo.
+ Số dự toán năm được giao không được nhập một l n vào chương trình T BMS mà nhập nhiều l n hoặc sai sót trong việc nhập liệu.
- Đối với quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền:
Quyết định giao quyền tự chủ là hồ sơ pháp lý ban đ u, nếu không có quyết định giao quyền tự chủ phân loại đơn vị sự nghiệp rõ ràng thì sẽ không có cơ sở để kiểm soát, thanh toán. Vì đối với mỗi loại đơn vị sự nghiệp thì có quyền tự chủ khác nhau trong quyết định sử dụng nguồn kinh phí, quy định việc trích lập các quỹ cũng khác nhau. Ngoài ra nếu đơn vị tự chủ cao thì có quyền quy định định mức chi cao hơn định mức chi của nhà nước, còn đơn vị có mức độ tự chủ thấp thì không đƣợc quy định định mức chi cao hơn định
45
mức chi của nhà nước. Do đó, một số rủi ro thường xảy ra với Quyết định giao quyền tự chủ của đơn vị là:
+ Đơn vị không có quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
+ Quyết định giao quyền tự chủ đã hết hạn, không còn hiệu lực (theo quy định thì việc phân loại đơn vị sự nghiệp đƣợc ổn định trong thời gian 3 năm.
Sau thời hạn 3 năm sẽ xem xét phân loại lại cho phù hợp).
+ Đơn vị có quyết định giao quyền tự chủ, nhƣng quyết định lại không có nội dung phân loại mức độ tự chủ của đơn vị sự nghiệp, nên không có căn cứ để kiểm soát, thanh toán.
+ Quyết định phân loại đơn vị sự nghiệp lưu bản photo. Theo quy định hồ sơ KSC lưu tại KBNN phải là bản chính, bản gốc hoặc bản photo có công chứng.
- Đối với quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị:
Quy chế chi tiêu nội bộ phải đƣợc xây dựng dựa trên hệ thống định mức, tiêu chuẩn, chế độ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, (trừ đối với đơn vị sự nghiệp có chế độ tự chủ cao có thể xây dựng cao hơn). Nhƣ vậy nếu không có quy chế chi tiêu nội bộ thì sẽ không có cơ sở kiểm soát, thanh toán;
quy chế chi tiêu nội bộ nếu quy định mức chi không đúng sẽ dễ dẫn tới sai sót trong thực hiện. Các rủi ro có thể xảy ra đối với quy chế chi tiêu nội bộ là:
+ Không có quy chế chi tiêu nội bộ; Quy chế chi tiêu nội bộ lưu bản photo; Quy chế chi tiêu nội bộ chƣa có xác nhận của tổ chức công đoàn.
+ Tuy là đơn vị sự nghiệp nhƣng quy chế chi tiêu nội bộ của một số đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục lại căn cứ quy định của cơ quan hành chính để xây dựng quy chế; quy chế đƣợc căn cứ, xây dựng trên các văn bản đã không còn hiệu lực, văn bản không có,
+ Nội dung quy chế xây dựng không phù hợp với quy định, cụ thể thường sai: Quy định cơ chế khoán kinh phí, việc trích lập các quỹ không phù
46
hợp với quy định; các điều khoản trong quy chế mâu thuẫn nhau; một số đơn vị giáo dục do nhà nước đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động quy định định mức chi cao hơn quy định của nhà nước.
- Đối với ăn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt:
Một số rủi ro có thể xảy ra là:
+ Đơn vị gửi thiếu văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế.
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế lưu bản photo.
+ Khi có biến động biên chế nhƣng lại không có văn bản giao chỉ tiêu biên chế bổ sung.
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế không đúng thẩm quyền theo quy định.
Đánh giá rủi ro:
Trong quá trình kiểm tra, kiểm soát hồ sơ đ u năm của các đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục, các rủi ro kể trên rất thường xuyên xảy ra. Vào đ u năm ngân sách, việc tiếp nhận hàng loạt hồ sơ đ u năm của tất cả các đơn vị sử dụng ngân sách trên địa bàn huyện Đăk Hà đã tạo áp lực cho các GDV khi kiểm tra, kiểm soát, một số GDV kiểm tra chỉ mang tính hình thức, cho nên, khả năng phát sinh các rủi ro trên là không nhỏ.
Hồ sơ đ u năm là một trong những căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện kiểm soát, thanh toán cho các khoản chi phát sinh trong năm của các đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục. Do đó, việc phát sinh những rủi ro nói trên sẽ làm cho việc kiểm soát chi của KBNN Đăk Hà không đƣợc chặt chẽ, chính xác và đúng quy định.
Hoạt động kiểm soát:
+ Đối với dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao, GDV kiểm tra, đối chiếu Quyết định giao dự toán với dự toán đƣợc cơ quan có thẩm quyền nhập
47
vào hệ thống TABMIS, đảm bảo dự toán đ u năm đƣợc nhập trên TABMIS khớp đúng với Quyết định đƣợc giao và đƣợc nhập một l n, dự toán không bị chia nhỏ.
+ Đối với quy chế chi tiêu nội bộ, GDV kiểm tra quy chế có xác nhận của tổ chức công đoàn không, căn cứ và nội dung xây dựng quy chế có đúng quy định không, trong quy chế chi tiêu nội bộ có nội dung nào mâu thuẫn nhau và mâu thuẫn với quy định Nhà nước không.
+ Đối với Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền, GDV kiểm tra nội dung trên Quyết định và thời hạn hiệu lực của Quyết định, Quyết định có nêu rõ mức độ tự chủ của đơn vị hay không.
+ Đối với văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế, GDV kiểm tra văn bản có đúng với cấp có thẩm quyền phê duyệt không. Khi có biến động tăng, giảm biên chế, phải yêu c u đơn vị gửi bổ sung văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế mới.
Hoạt động giám sát:
Đối với hồ sơ đ u năm của các đơn vị, hoạt động giám sát tại KBNN Đăk Hà đƣợc thực hiện thông qua việc tự kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các GDV theo định kỳ hàng tháng, quý, năm; thông qua các cuộc thanh tra, kiểm tra nội bộ và chuyên ngành thường xuyên và đột xuất của KBNN cấp trên, kiểm toán khu vực.
Kết quả hoạt động giám sát đã giúp phát hiện ra nhiều sai sót trong khâu kiểm soát hồ sơ đ u năm của các đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục, giúp các GDV kịp thời bổ sung, hoàn thiện, khắc phục các rủi ro, sai sót đã xảy ra.
b. Hồ sơ kiểm soát chi gửi từng lần thanh toán.
Trong năm, khi có nhu c u chi, đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục gửi KBNN giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi đã được thủ trưởng đơn vị chuẩn chi kèm với hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng nội dung chi.
48
Nhận diện rủi ro
- Đối với chứng từ rút tiền ( Giấy rút dự toán NSNN, Ủy nhiệm chi) : + Chứng từ bị tẩy xóa; chứng từ lập không đúng mẫu.
+ Ghi sai nội dung thanh toán, tạm ứng; tích nh m ô tạm ứng, thanh toán; tích không đúng ô chuyển khoản, tiền mặt; số tiền viết bằng chữ không khớp đúng với số tiền bằng số; ghi sai thông tin đơn vị hưởng hoặc người nhận tiền.
+ Hạch toán sai mục lục ngân sách.
+ Chứng từ không hợp pháp, mẫu dấu và chữ ký thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng trên chứng từ không khớp với mẫu dấu, chữ ký đăng ký tại KBNN.
+ Chứng từ lập thừa liên không thực hiện huỷ theo quy định tạo sơ hở cho các đối tƣợng lợi dụng chiếm đoạt.
- Đối với tiền lương và các khoản trích theo lương:
+ Các bảng danh sách thanh toán tiền lương lưu tại KBNN không phù hợp với nội dung, giá trị ở thời điểm chuyển tiền thanh toán.
+ Danh sách tiền lương lập bị trùng tên; số liệu chi tiết và số liệu tổng cộng không khớp; số liệu trên bảng tính không đúng (thường nh m lẫn giữa phụ cấp tránh nhiệm và phụ cấp chức vụ; sai số liệu bảo hiểm thất nghiệp do đơn vị sự nghiệp tính cả tiền bảo hiểm thất nghiệp đối với viên chức,...).
+ Khi không có biến động tiền lương, nhưng vẫn yêu c u đơn vị gửi danh sách chi tiền lương khi thanh toán (gửi bị trùng, thừa).
+ Số người hưởng lương trên danh sách thanh toán nhiều hơn số chỉ tiêu biên chế đƣợc duyệt trên văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế của đơn vị.
- Đối với các khoản chi thanh toán theo chế độ khoán:
+ Nội dung khoán, định mức khoán không có trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; không phù hợp với quy định của quy chế chi tiêu nội bộ, không
49
phù hợp với quy định của nhà nước (như: Chi cao hơn định mức, chi chế độ khoán điện thoại theo chức danh không đúng đối tƣợng quy định).
+ Trường hợp đơn vị thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật theo quy định thì phải gửi “Danh sách những người hưởng chế độ khoán ( gửi một l n vào đ u năm và gửi khi có phát sinh thay đổi)”, tuy nhiên thường lại yêu c u đơn vị gửi từng l n thanh toán.
+ Lưu thừa bảng kê chứng từ thanh toán thay vì lưu danh sách những người được hưởng.
- Đối với các khoản thanh toán cá nh n khác ngoài lương:
+ Không nhận danh sách mà lại nhận bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Nội dung, đối tƣợng, định mức chi không có trong quy chế chi tiêu nội bộ, hoặc chi không phù hợp với quy định của quy chế.
- Đối với chi mua s m tài sản, trang thiết bị, phương tiện, vật tư:
+ Thiếu văn bản lựa chọn nhà th u đối với các khoản chi trên 20 triệu đồng.
+ Giá trị chỉ định th u, trúng th u vƣợt giá gói th u, dự toán đƣợc duyệt.
+ Không logic về mặt thời gian: Văn bản lựa chọn nhà th u ký sau hợp đồng kinh tế; Văn bản lựa chọn nhà th u ký trước dự thảo hợp đồng.
+ Căn cứ quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà th u không đúng (căn cứ văn bản không có, căn cứ văn bản không còn hiệu lực).
+ Nội dung trên quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà th u không đúng, nhƣ: Tên đơn vị đƣợc lựa chọn nhà th u không phù hợp với căn cứ báo giá trên quyết định; đánh sai tên đơn vị đƣợc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà th u; sai số tiền bằng số, bằng chữ.
+ Giá trị hợp đồng vƣợt giá trị trúng th u, chỉ định th u đƣợc duyệt.
50
+ Các thông tin trong hợp đồng bị bỏ trống (chƣa điền đ y đủ); hợp đồng nhận bản photo.
+ Cấp phó ký hợp đồng nhƣng không có giấy ủy quyền.
+ Người ký hợp đồng không đúng so với thông tin của đại diện Bên A, Bên B.
+ Thời gian ký hợp đồng không logic: Hợp đồng ký trước văn bản lựa chọn nhà th u, ký trước dự thảo hợp đồng; ký sau thời gian nghiệm thu, thời gian thanh lý hợp đồng.
+ Căn cứ ký hợp đồng không đúng: căn cứ không đúng thông tin so văn bản lựa chọn nhà th u; căn cứ văn bản không có, văn bản hết hiệu lực,...; tên nhà th u không đúng so với tên trong văn bản lựa chọn nhà th u; nội dung công việc hợp đồng bị sai; sai số tiền bằng số, bằng chữ; thỏa thuận về tạm ứng, thanh toán không phù hợp; áp dụng hình thức hợp đồng theo tỷ lệ ph n trăm không phù hợp so với quy định.
+ Thông tin trên hợp đồng và trên văn bản lựa chọn nhà th u có sự mâu thuẫn.
+ Thiếu biên bản nghiệm thu; Biên bản nghiệm thu nhận bản phô tô.
+ Thông tin số, ngày của hợp đồng trên Biên bản nghiệm thu không đúng với thông tin thực tế của hợp đồng.
+ Giá trị nghiệm thu bị sai số tiền bằng số, bằng chữ.
+ Vi phạm quy định về thực hiện CKC đối với các gói mua sắm phải thực hiện CKC.
- Đối với nh ng khoản chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn:
+ Một số khoản chi thiếu bảng kê chứng từ thanh toán, thường sai sót liên quan đến các trường hợp như: chi công tác phí; khoản chi có giá trị hợp đồng dưới 20 triệu đồng.
51
+ Thông tin trên bảng kê chứng từ thanh toán không phù hợp, nhƣ:
Không đ y đủ (thiếu số, ngày chứng từ; số, ngày hóa đơn); nội dung bị sai (khối lƣợng nhân với đơn giá không phù hợp với số tiền thanh toán); nội dung trên bảng kê chứng từ thanh toán và trên giấy rút dự toán NSNN, ủy nhiệm chi không khớp nhau.
+ Một số nội dung chi không có quy định của Nhà nước hay Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
- Đối với chi trả thu nhập tăng thêm:
Do việc chi trả thu nhập tăng thêm phụ thuộc vào số tiết kiệm so với quỹ tiền lương ngạch bậc, tuy nhiên các hồ sơ kèm theo thường tính quỹ tiền lương ngạch bậc không đúng theo quy định.
Đánh giá rủi ro:
Các rủi ro kể trên rất thường xuyên xảy ra trong quá trình kiểm soát các khoản chi thường xuyên của các đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục, đặc biệt là các rủi ro về chi lương, rủi ro trong hồ sơ mua sắm, sửa chữa và rủi ro chi sai đối tƣợng, tiêu chuẩn, định mức. Vì các nội dung chi kể trên là những nội dung thường xuyên phát sinh để duy trì hoạt động của các đơn vị.
Việc phát sinh những rủi ro kể trên sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lƣợng công tác KSC qua KBNN, gây thất thoát, lãng phí NSNN.
Hoạt động kiểm soát :
- Kiểm soát chứng từ rút tiền ( Giấy rút dự toán NSNN, Ủy nhiệm chi):
GDV phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ: đúng mẫu quy định hiện hành; mẫu dấu, chữ ký kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị trên chứng từ phải khớp với mẫu dấu, chữ ký của đơn vị lưu tại KBNN, không đƣợc ký bằng mực đỏ; các nội dung c n thiết trên chứng từ đƣợc điền đ y đủ và đúng quy định; chứng từ không đƣợc tẩy xóa; nội dung chi phải phù hợp
52
với mục lục NSNN; số liên chứng từ đƣợc lập đúng quy định; số tiền bằng số, bằng chữ phải chính xác.
- Kiểm soát chi lương và các khoản trích theo lương:
Hồ sơ thanh toán: Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi l n đ u vào đ u năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
GDV kiểm tra, đối chiếu tổng số người hưởng lương của đơn vị với số chỉ tiêu biên chế được duyệt; kiểm tra cột số thứ tự của bảng lương có bị bỏ trống hay đánh trùng số; kiểm tra việc áp hệ số lương và các phụ cấp, trích đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp có đúng với quy định tại các văn bản chế độ hiện hành đối với từng ngành, lĩnh vực; kiểm tra số học về số liệu chi tiết và tổng cộng trên bảng lương. Đặc biệt đối với một số trường học ở địa bàn khó khăn, các công chức, viên chức được hưởng rất nhiều loại phụ cấp, GDV c n kiểm tra đối tượng được hưởng có đúng quy định không, hệ số phụ cấp có chính xác không. Sau khi đã kiểm tra tính đúng đắn và chính xác của bảng lương, GDV c n kiểm tra tổng số tiền được hưởng của từng người phải phù hợp, khớp đúng với tổng số tiền do đơn vị đề nghị thanh toán.
- Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân ngoài lương :
Các khoản chi thanh toán cá nhân ngoài lương như tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; tiền thưởng, tiền phụ cấp, trợ cấp, tiền học bổng, các khoản thanh toán theo chế độ khoán. Hồ sơ thanh toán bao gồm Danh sách những người được hưởng (gửi l n đ u và gửi khi có phát sinh thay đổi).
GDV kiểm tra đối tượng được hưởng, tiêu chuẩn, định mức chi có được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị không; kiểm tra đối chiếu khớp đúng số tiền trên giấy rút tiền với danh sách thanh toán, kiểm tra số học giữa số liệu chi tiết và tổng hợp. Khi có sự biến động tăng giảm về đối tƣợng