CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ VÀ GIÁO DỤC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐĂK HÀ
2.3. ĐÁNH GIÁ VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ VÀ GIÁO DỤC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐĂK HÀ
2.3.2. Những mặt hạn chế
- Về việc kiểm soát m u dấu, ch ký của đơn vị:
Hiện nay, tại KBNN Đăk Hà, mỗi GDV quản lý bình quân khoảng 60 tài khoản ( bao gồm tài khoản dự toán và tài khoản tiền gửi). Việc đối chiếu mẫu dấu, chữ ký với chứng từ thanh toán của đơn vị giao dịch theo phương thức thủ công vừa tốn thời gian tìm kiếm, vừa không đảm bảo chặt chẽ. Các GDV chủ yếu tập trung kiểm soát các nội dung khác của KSC mà không còn kịp thời gian xử lý chứng từ theo quy định nên ngại tìm bản giấy “Giấy đăng ký mẫu dấu, chữ ký” để so sánh mà chỉ kiểm tra theo cảm tính. Đặc biệt, đối với các đơn vị sự nghiệp giáo dục, thường xuyên có sự luân chuyển cán bộ làm công tác kế toán và thủ trưởng đơn vị, nhưng đơn vị lại không đăng ký lại chữ ký tại KBNN, dẫn đến đã xảy ra một số trường hợp, chữ ký trên chứng từ chi của đơn vị không khớp với chữ ký đã đƣợc đăng ký tại KBNN. Sai sót này là một trong những sai sót cơ bản và nghiêm trọng, dễ dẫn đến gian lận trong việc thanh toán.
60
- Về thực hiện quy trình, nghiệp vụ kiểm soát chi lương:
+ Đối với việc KSC lương theo văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế và danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt, KBNN vừa tăng thêm trách nhiệm, vừa có rủi ro pháp lý. Đặc biệt đối với các đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục có số viên chức lớn, thường xuyên có biến động nhân sự giữa các đơn vị thì trường hợp bảng lương sai hệ số lương, hệ số phụ cấp, KBNN cũng liên đới chịu trách nhiệm trong khi KBNN không có căn cứ là các quyết định nâng lương, bổ nhiệm,... để kiểm soát vấn đề này.
+ Trong quá trình kiểm soát các khoản chi lương, các GDV không kiểm tra, kiểm soát kỹ sự chính xác của bảng đăng ký quỹ lương của đơn vị về số lượng người và số tiền, không đối chiếu giữa số tiền đề nghị thanh toán với bảng lương đã đăng ký tại KBNN, nên đã xảy ra trường hợp đơn vị lợi dụng sự sơ hở của GDV mà gian lận, chiếm dụng nguồn vốn NSNN.
+ Đối với danh sách chuyển tiền lương qua thẻ, KBNN không chịu trách nhiệm kiểm soát danh sách này. Việc thiếu kiểm soát danh sách chuyển tiền qua thẻ tiềm ẩn rủi ro trong khâu chi trả nếu ai đó có quyền và cố tình ấn định lại số thực lĩnh của các cá nhân trên danh sách này so với bảng thanh toán tiền lương. Khoảng trống kiểm soát này c n được xem xét vì thực tế đã xảy ra trường hợp kế toán đơn vị cố tình làm sai danh sách chuyển tiền qua thẻ trong thời gian dài để chiếm dụng tiền lương của người lao động.
- Về thực hiện quy trình, nghiệp vụ KSC mua s m, sửa ch a tài sản:
+ Khi kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa, biên bản nghiệm thu là căn cứ quan trọng để xác định công việc đã hoàn thành, đủ điều kiện thanh toán từ NSNN, nhƣng lại không có mẫu biên bản nghiệm thu chung, do đó việc kiểm soát biên bản nghiệm thu đối với các GDV KBNN hết sức khó khăn. Ngoài ra, các văn bản hướng dẫn các khoản chi liên quan đến mua sắm,
61
sửa chữa tài sản chƣa đƣợc quy định cụ thể, khi triển khai thực hiện đã ảnh hưởng đến quá trình KSC của KBNN.
+ Quy định về trách nhiệm kiểm soát tính đúng đắn của các chỉ tiêu, số liệu chi tiết trong hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị trong quy trình KSC NSNN còn thiếu cụ thể và chƣa phù hợp với thực tế, đặc biệt đối với các hợp đồng mua thuốc chữa bệnh với danh mục hàng trăm loại thuốc với những tên gọi, tiêu chuẩn kỹ thuật khác nhau.
- ề thực hiện quy trình kiểm soát các khoản chi chuyên môn nghiệp vụ:
+ Một số khoản chi có nội dung, tính chất hoặc mức chi giống nhau nhƣng quy định quy trình, hồ sơ KSC khi chi bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản không nhƣ nhau làm cho quy trình, hồ sơ KSC trở nên phức tạp, thiếu tính hệ thống và gây khó khăn cho công tác tổ chức thực hiện. Nhƣ quy định hồ sơ tạm ứng, thanh toán tạm ứng bằng tiền mặt khác với hồ sơ tạm ứng, thanh toán tạm ứng bằng chuyển khoản; hồ sơ KSC đối với các khoản chi có cùng mức chi dưới 20 triệu đồng nhưng có nội dung chi thanh toán cá nhân khác với nội dung chi mua sắm hàng hóa, dịch vụ ( theo quy định, chi mua sắm hàng hóa, dịch vụ dưới 20 triệu đồng gửi bảng kê chứng từ thanh toán, chi thanh toán cá nhân lại yêu c u gửi danh sách chi trả).
+ Đối với các nội dung chi đƣợc KSC theo bảng kê chứng từ thanh toán, chất lƣợng KSC đem lại chƣa cao. Việc kiểm soát theo bảng kê chứng từ thanh toán chỉ mang tính hình thức, không còn theo đúng bản chất kiểm soát của nó, kết quả kiểm soát không nhƣ mong muốn mà còn gánh thêm việc. Vì khi kiểm soát theo bảng kê chứng từ thanh toán, đơn vị không gửi hồ sơ, chứng từ gốc đến KBNN kiểm soát, có nhiều khoản chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức, không có hóa đơn, chứng từ,…KBNN không thể phát hiện và từ chối thanh toán đƣợc. Qua thực tế thực hiện, một số đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục khi kê nội dung thanh toán còn tùy tiện, chƣa phản
62
ánh đúng thực tế nội dung các khoản chi, biến những khoản chi vƣợt chế độ, tiêu chuẩn, định mức thành đúng tiêu chuẩn, định mức. Ví dụ: chi hội nghị thanh toán tiền nước uống chỉ có 50 đại biểu, đơn vị kê thêm 70 đại biểu để lấy khoản chênh lệch bù qua các khoản chi liên hoan, quà tặng,… Trước đây KBNN kiểm soát đến tận chứng từ gốc, KBNN căn cứ vào Thông báo của cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị quy định cụ thể số lƣợng đại biểu để kiểm soát tiền nước uống, còn theo quy định hiện nay, đơn vị tự kê lên bảng kê chứng từ thanh toán thì KBNN không thể phát hiện đƣợc khoản chi này vƣợt chế độ định mức.
- Về việc thực hiện CKC:
Quy trình thực hiện CKC chƣa đƣợc tuân thủ một cách nghiêm ngặt.
Một số đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục khi phát sinh nhu c u thanh toán mới chuyển hồ sơ, chứng từ kèm theo hợp đồng và đề nghị CKC đến KBNN để làm thủ tục. Điều này làm ảnh hưởng đến vai trò, vị trí CKC trong KSC NSNN, không đạt đƣợc mục đích của hoạt động CKC.
- Về hoạt động giám sát tại KBNN Đăk Hà:
Bên cạnh việc ban hành các quy định về thủ tục, quy trình nghiệp vụ KSC, thì công tác kiểm tra giám sát việc chấp hành các quy định trong quá trình kiểm soát cũng rất quan trọng. Hiện nay, công tác kiểm tra giám sát trong nội bộ KBNN Đăk Hà chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Việc kiểm tra chỉ mang tính hình thức chứ không đem lại hiệu quả cao trong việc phát hiện và chấn chỉnh các sai phạm.