CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ VÀ GIÁO DỤC TẠI
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ VÀ GIÁO DỤC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐĂK HÀ
3.2.1. Hoàn thiện quy trình kiểm soát mẫu dấu, chữ ký
Công tác đối chiếu mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại KBNN với chứng từ thanh toán của đơn vị là một nội dung không thể lơ là trong công tác KSC NSNN. Đây là biện pháp đảm bảo tính pháp lý của chứng từ thanh toán, giúp phát hiện, ứng phó kịp thời với một số cán bộ công chức sa sút phẩm chất đạo đức, giả mạo chữ ký để lấy tiền NSNN.
KBNN Đăk Hà c n phải hoàn thiện khâu kiểm soát này trên cơ sở áp dụng ph n mềm quản lý, tra cứu mẫu dấu, chữ ký của các đơn vị giao dịch.
Khi kiểm tra chứng từ đơn vị, GDV sẽ tra cứu ngay mẫu dấu, chữ ký của đơn vị được lưu trong chương trình với mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ, qua đó kịp thời phát hiện những gian lận.
Quy trình quản lý, tra cứu hồ sơ mẫu dấu, chữ ký trên chương trình ph n mềm đƣợc thể hiện qua sơ đồ 3.1.
71
Sơ đồ 3.1 – Quy trình quản lý, tra cứu hồ sơ m u dấu, ch ký của đơn vị trên chương trình phần mềm.
Bước 1: Căn cứ Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký của đơn vị, GDV nhập, tải thông tin hồ sơ vào chương trình ứng dụng.
- Vào chức năng thêm mới trên chương trình ứng dụng, nhập một số thông tin chung của hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản.
- Quét (scan) giấy đăng ký mẫu dấu và chữ ký của đơn vị, lưu dưới định dạng file PDF và tải vào chương trình ứng dụng.
Giao dịch viên Kế toán trưởng
1. Nhập hồ sơ
Kết thúc Bắt đ u
2. Kiểm soát
hồ sơ 5. Phê duyệt
Hợp lệ
3. Từ chối 4. Cập nhật
hồ sơ K
C
72
- Chuyển hồ sơ (gồm dữ liệu đã nhập, tải trên chương trình ứng dụng và hồ sơ bản giấy) cho KTT.
Bước 2: KTT kiểm soát lại toàn bộ thông tin trên chương trình ứng dụng. Nếu hồ sơ không hợp lệ thực hiện bước 3,4. Nếu hồ sơ hợp lệ thực hiện bước 5.
Bước 3: Nếu không đảm bảo đúng quy định, KTT từ chối phê duyệt, hệ thống tự động chuyển lại hồ sơ cho GDV.
Bước 4: GDV cập nhật hồ sơ.
Bước 5: KTT thực hiện phê duyệt hồ sơ (gồm cả dữ liệu đã nhập, tải trên chương trình ứng dụng và hồ sơ bản giấy).
Việc ứng dụng ph n mềm tra cứu mẫu dấu, chữ ký sẽ đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, không xảy ra thất lạc, mất mát các mẫu giấy đăng ký mẫu dấu, chữ ký như khi lưu thủ công, tiết kiệm thời gian tìm kiếm tra cứu. Qua đó, giúp cho các GDV tập trung thời gian kiểm soát chi ở các nội dung quan trọng khác, hạn chế tối đa việc bỏ qua công tác đối chiếu mẫu dấu, chữ ký với chứng từ thanh toán, bảo đảm cho công tác tổng hợp số liệu, dữ liệu, tình hình mở và sử dụng tài khoản của các đơn vị giao dịch trên địa bàn đƣợc nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
3.2.2 Hoàn thiện quy trình chi lương.
Hiện nay, vấn đề KSC tiền lương tại KBNN Đăk Hà đang được các GDV kiểm soát chặt chẽ, thanh toán kịp thời cho cán bộ, công chức của các đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dục. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm soát đã xuất hiện một số khó khăn như sự phức tạp khi tính toán, kiểm soát tiền lương đối với các đơn vi sự nghiệp y tế và giáo dục có sự biến động thường xuyên về nhân sự, số lượng cán bộ hưởng lương lớn được chia theo nhiều khoa, phòng, nhiều khoản phụ cấp theo lương; nhu c u chi lương thường phát sinh
73
đ u tháng, việc giải quyết ngay cho tất cả các đơn vị là một áp lực lớn dẫn đến tiềm ẩn nguy cơ rủi ro trong kiểm soát. Bên cạnh đó, yêu c u trong KSC lương là đảm bảo số người hưởng lương thực tế phải phù hợp với diễn biến tăng giảm nhân sự theo quy định và không vƣợt chỉ tiêu biên chế đƣợc giao.
Biến động tiền lương phải đảm bảo logic và hợp lý, số tiền được hưởng của từng người phải phù hợp, khớp đúng với tổng số tiền do đơn vị đề nghị thanh toán trên giấy rút dự toán. Do đó, để góp ph n hoàn thiện quy trình KSC lương, một số giải pháp được đề ra như sau:
a. Thay đổi thủ tục kiểm soát chi lương:
Đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, thay đổi lại quy định về hồ sơ thanh toán trực tiếp đối với các khoản chi tiền lương theo hướng: Thủ tục để thực hiện kiểm soát thanh toán tiền lương qua KBNN là văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt và danh sách thanh toán lương hằng tháng do thủ trưởng ký duyệt có xác nhận của tổ chức Công đoàn. KBNN không chịu trách nhiệm về định mức, tiêu chuẩn, số lƣợng, các chỉ tiêu, số liệu chi tiết trên danh sách lương hằng tháng, mà chỉ kiểm soát sự phù hợp về các chỉ tiêu tổng hợp, như: chỉ tiêu biên chế, tổng quỹ lương. Như vậy, đơn vị không c n phải lập nhiều loại danh sách mà chỉ c n 02 bản danh sách tính lương hằng tháng, 01 bản gửi KBNN, 01 bản lưu tại đơn vị phục vụ công tác thẩm tra quyết toán của cơ quan Tài chính. Khi Công đoàn ký xác nhận trên danh sách thanh toán lương đã góp ph n tăng cường sự giám sát, cũng như tạo sự minh bạch về tiền lương của đơn vị, khi có sai sót hoặc tính toán lương không đúng chế độ, tổ chức Công đoàn sẽ lên tiếng và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của từng đoàn viên. Ngoài ra, việc không kiểm soát sự nhất quán giữa danh sách thanh toán lương gửi KBNN và danh sách chi trả lương qua thẻ gửi Ngân hàng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, do đó c n thiết phải rà soát, sửa đổi quy trình chi trả lương cho các đối tượng hưởng lương theo hướng KBNN sẽ là
74
đơn vị chuyển danh sách chi trả lương qua thẻ cho Ngân hàng thay vì đơn vị giao dịch gửi cho Ngân hàng nhƣ hiện nay.
Chẳng hạn, Trường THCS Lương Thế Vinh gửi đến KBNN Đăk Hà hồ sơ chi lương của đơn vị bao gồm văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế có 32 chỉ tiêu, danh sách thanh toán lương tháng do thủ trưởng đơn vị ký duyệt, số tiền 325 triệu đồng có xác nhận của tổ chức Công đoàn trường, giấy rút dự toán số tiền 325 triệu đồng. Trên danh sách thanh toán lương có 32 người lao động được chi trả lương cùng hệ số lương; các loại phụ cấp lương như phụ cấp chức vụ, khu vực,… và các khoản trích theo lương. Khi kiểm soát khoản chi lương của trường THCS Lương Thế Vinh, GDV chỉ c n kiểm tra các chỉ tiêu tổng hợp nhƣ sự nhất quán giữa số lƣợng chỉ tiêu biên chế đƣợc duyệt (32 chỉ tiêu biên chế) với số người lao động được chi trả lương trên danh sách (32 người); sự khớp đúng giữa tổng quỹ lương trên danh sách thanh toán (325 triệu đồng) với số tiền trên giấy rút dự toán (325 triệu đồng). Kế toán, Hiệu trưởng trường THCS Lương Thế Vinh sẽ chịu trách nhiệm về sự chính xác của từng hệ số lương, phụ cấp lương của người lao động, việc cộng số học và kết quả tính toán trên bảng lương của đơn vị.
b. ng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát chi lương.
Triển khai ứng dụng ph n mềm phục vụ KSC lương để đáp ứng yêu c u về nghiệp vụ và phù hợp với tính đặc thù của KSC lương, hỗ trợ tốt hơn cho các GDV của KBNN, c n áp dụng ph n mềm KSC lương như sau (theo tinh th n Công văn số 4744/KBNN-CNTT):
Bước 1: Lập Bảng thanh toán tiền lương theo mẫu chuẩn cho đơn vị sử dụng ngân sách.
- GDV thực hiện khai báo đơn vị sử dụng ngân sách c n kiểm soát và khai báo nhóm ngành cho đơn vị quan hệ ngân sách đó: Ví dụ đơn vị quan hệ ngân sách nào thuộc ngành giáo dục thì chọn nhóm ngành “Giáo dục”, tương
75
tự cho các nhóm ngành còn lại. Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách nào không thuộc nhóm ngành đã khai báo trên hệ thống thì chọn thuộc nhóm ngành “KHÁC”.
+ Sau khi chọn xong nhóm ngành cho đơn vị sử dụng ngân sách.
Chương trình tự động tải bảng lương chuẩn (đã được KBNN trung ương định nghĩa) tương ứng với nhóm ngành đã chọn.
+ Căn cứ trên bảng lương chuẩn đã tải về cho đơn vị sử dụng ngân sách, GDV dựa trên bảng lương giấy và trao đổi trực tiếp với đơn vị quan hệ ngân sách, tiến hành chỉnh sửa định nghĩa bảng lương trên hệ thống cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị (thêm phụ cấp hoặc xóa những dòng không c n thiết, chỉnh sửa lại công thức phù hợp với tính toán bảng lương của đơn vị sử dụng ngân sách.)
+ Sau khi GDV đã chỉnh sửa xong định nghĩa bảng lương, tiến hành tải mẫu file excel từ chương trình đồng thời gửi cho đơn vị sử dụng ngân sách để lập Bảng lương các tháng theo Mẫu này.
Bước 2: Kiểm soát bảng lương:
(1) Nội dung kiểm soát bảng lương của đơn vị:
- Kiểm tra tổng số so với chỉ tiêu biên chế.
- Kiểm tra tổng số tiền được hưởng của từng người phải phù hợp, khớp đúng với tổng số tiền do đơn vị đề nghị thanh toán.
- Kiểm tra đảm bảo lũy kế số tiền lương so với dự toán hoặc quỹ lương.
- Kiểm tra việc áp hệ số phụ cấp ngành, phụ cấp khu vực, trích đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội có đúng với quy định tại các văn bản chế độ hiện hành đối với từng ngành, lĩnh vực không.
(2) Quy trình thực hiện:
76
- Tháng đ u tiên: Căn cứ trên file excel mà đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến (file excel theo đúng m u đã thống nhất tại Bước 1). GDV tiến hành:
+ Cập nhật File bảng lương vào chương trình sau đó kiểm tra số liệu trên chương trình và số liệu trên bản giấy đảm bảo khớp đúng.
+ Kiểm tra số liệu trên chương trình so với điều kiện tham số đ u vào để kiểm tra lương nêu trên. Trường hợp sai lệch chương trình tự động cảnh báo màu cho người sử dụng biết. GDV căn cứ kết quả này đề nghị đơn vị giải trình.
+ Nếu đúng ký xác nhận bảng lương đã được kiểm soát.
- Tháng tiếp theo:
+ GDV cập nhật file bảng lương tháng tiếp theo vào chương trình do đơn vị sử dụng ngân sách gửi.
+ Chương trình tự động so sánh bảng lương tháng tiếp theo với bảng lương tháng trước đã được cán bộ kiểm soát ký xác nhận và so sánh với số liệu chương trình tính toán.
+ Những biến động tăng, giảm và sai lệch so với chương trình tính và so với số liệu tháng trước, chương trình sẽ tự động cảnh báo màu cho người sử dụng biết. Trường hợp phát hiện sai sót, không hợp lý và thiếu logic đề nghị đơn vị giải trình, hoặc bổ sung.
+ Nếu đúng ký xác nhận bảng lương đã được kiểm soát
3.2.3. Hoàn thiện quy trình kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản.
- Biên bản nghiệm thu là một căn cứ quan trọng để xác định công việc đã hoàn thành, đủ điều kiện thanh toán từ NSNN. Tuy vậy, các loại hàng hóa, dịch vụ mà NSNN phải chi trả rất đa dạng, phong phú nên không thể có mẫu biên bản nghiệm thu chung đƣợc. Do đó, việc kiểm soát biên bản nghiệm thu
77
đối với các GDV hết sức khó khăn, từ câu chữ đến các yếu tố kỹ thuật, người ký,... trên biên bản nghiệm thu mỗi nơi có cách hiểu, cách vận dụng khác nhau. Từ thực tế trên, đề xuất đối với các khoản chi có giá trị hợp đồng trên 20 triệu đồng, KBNN Đăk Hà có thể hướng dẫn các đơn vị giao dịch áp dụng một loại mẫu biên bản nghiệm thu có các yếu tố nhƣ tên công việc, dịch vụ, hàng hóa, đơn vị tính, số lƣợng, đơn giá, thành tiền... có thành ph n thủ trưởng và đại diện nhà th u, người cung cấp hàng hóa. Với mẫu biểu thống nhất nhƣ trên, GDV vừa có đủ căn cứ pháp lý là công việc đã hoàn thành, vừa có đ y đủ các số liệu, số tiền, ... để kiểm soát đối với những hợp đồng thanh toán nhiều l n, giúp các GDV dễ dàng, thuận lợi hơn khi thực hiện kiểm soát nội dung chi này.
Chẳng hạn, trường hợp một trường học gửi đến KBNN Đăk Hà hồ sơ mua sắm thiết bị phục vụ công tác giảng dạy. Hồ sơ bao gồm giấy rút dự toán số tiền 30 triệu đồng, quyết định lựa chọn nhà cung cấp, hợp đồng kinh tế giá trị 30 triệu đồng và biên bản nghiệm thu. Trên biên bản nghiệm thu chỉ thể hiện nghiệm thu số lƣợng mà không có đơn giá, thành tiền và đặc điểm của từng loại thiết bị dạy học. Vì biên bản nghiệm thu không thể hiện rõ tổng số tiền nghiệm thu và đặc điểm của các thiết bị, KBNN Đăk Hà không đủ cơ sở để chuyển thanh toán số tiền 30 triệu cho nhà cung cấp cũng nhƣ việc nghiệm thu có đúng các sản phẩm yêu c u khi ký hợp đồng không. Do đó, yêu c u trên biên bản nghiệm thu c n thể hiện rõ tổng số tiền nghiệm thu 30 triệu đồng, cũng nhƣ đặc điểm của từng loại thiết bị nhƣ hợp đồng đã ký kết.
- Nghiên cứu quy định trách nhiệm của kế toán, thủ trưởng đơn vị trong việc kiểm tra, kiểm soát đảm bảo tính đúng đắn của các chỉ tiêu danh mục hàng hóa, dịch vụ kèm theo hợp đồng nhƣ sự chính xác và nhất quán về tên hàng hóa, dịch vụ, các yếu tố kỹ thuật, đơn giá trong hồ sơ thanh toán của đơn
78
vị. KBNN chỉ kiểm soát sự phù hợp về các chỉ tiêu tổng hợp, các điều khoản trên hợp đồng với chứng từ thanh toán của đơn vị.
Chẳng hạn, trường hợp một bệnh viện yêu c u KBNN Đăk Hà thanh toán hồ sơ mua thuốc gồm 125 loại thuốc với tên gọi chuyên môn của ngành y tế, số tiền 1.550 triệu đồng, bao gồm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, giấy rút dự toán. GDV sẽ kiểm tra đảm bảo khớp đúng về số lƣợng thuốc (125 loại) và tổng số tiền (1.550 triệu đồng) giữa hợp đồng, biên bản nghiệm thu và giấy rút dự toán. Kế toán, thủ trưởng đơn vị sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của tên thuốc, các đặc điểm, yếu tố kỹ thuật đi kèm cũng nhƣ đơn giá của 125 loại thuốc trên hợp đồng với biên bản nghiệm thu.
- Để tránh hiện tƣợng chia nhỏ các gói th u mua sắm, vào đ u năm, KBNN Đăk Hà c n phải yêu c u đơn vị gửi bổ sung dự toán chi tiết đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt cùng với dự toán năm. Dựa vào đó, KBNN biết đƣợc giá trị các gói mua sắm, sửa chữa mà đơn vị sẽ thực hiện trong năm. Khi kiểm soát chứng từ, GDV sẽ thực hiện đối chiếu các khoản chi mua sắm, sửa chữa với các gói mua sắm, sửa chữa trong dự toán chi tiết. Qua đó, giúp phát hiện, ngăn chặn kịp thời việc đơn vị chia nhỏ các gói mua sắm, sửa chữa để tránh việc thực hiện đấu th u theo quy định.
Chẳng hạn, Trường tiểu học Phan Đình Giót đ u năm gửi đến KBNN Đăk Hà Quyết định giao dự toán năm, số tiền 3.251 triệu đồng kèm theo dự toán chi tiết đƣợc cơ quan Tài chính phê duyệt, trong đó dự toán mua sắm bàn ghế học sinh là 32 triệu đồng. Trong năm, kế toán của trường gửi đến KBNN Đăk Hà hồ sơ mua bàn ghế học sinh số tiền 19 triệu đồng. Khi kiểm soát chứng từ này, GDV kiểm tra đối chiếu giữa dự toán của việc mua bàn ghế (32 triệu đồng) với giá trị đề nghị thanh toán (19 triệu đồng), phát hiện ra đơn vị đã chia nhỏ giá trị của gói mua sắm thành hai hồ sơ dưới 20 triệu đồng nhằm tránh thực hiện bước lựa chọn nhà th u, đơn giản hóa thủ tục và hồ sơ thanh
79
toán. Theo quy định, đối với các gói mua sắm trên 20 triệu đồng, đơn vị phải gửi KBNN quyết định lựa chọn nhà cung cấp, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, còn đối với các gói mua sắm dưới 20 triệu đồng, đơn vị chỉ c n gửi đến KBNN giấy rút dự toán và bảng kê chứng từ thanh toán.
3.2.4. Hoàn thiện quy trình kiểm soát các khoản chi chuyên môn nghiệp vụ.
Chi chuyên môn nghiệp vụ là nhóm mục chi có tính chất đa dạng và phức tạp, đƣợc nhiều văn bản chế độ điều chỉnh nhất nên các sai phạm cũng thường rơi vào nhóm mục chi này. Một số giải pháp được tác giả đề xuất nhằm hoàn thiện việc kiểm soát các khoản chi này là:
a. Đối với chi thanh toán dịch vụ
Các khoản thanh toán dịch vụ như tiền điện, nước, điện thoại, internet,…
phát sinh nhiều và lặp đi lặp lại trong công tác KSC của KBNN Đăk Hà. Hiện nay, khi thanh toán các khoản dịch vụ này, mỗi chứng từ thanh toán sẽ đƣợc nhập trên phân hệ quản lý chi (AP) và sẽ giao diện tương ứng sang chương trình thanh toán song phương điện tử, do đó lượng chứng từ phát sinh lớn và GDV mất nhiều thời gian cho công việc này. Vì vậy, c n nghiên cứu, cải tiến giúp tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn, cụ thể nhƣ sau:
Khi đơn vị giao dịch đề nghị thanh toán tiền điện, nước, điện thoại, internet,… KBNN Đăk Hà hạch toán trên phân hệ sổ cái (GL) chuyển tiền từ tài khoản của đơn vị vào tài khoản 3999 (Phải trả khác trong hoạt động nghiệp vụ KBNN), chi tiết theo từng đơn vị cung cấp dịch vụ ( cấp mã quan hệ ngân sách đ u 9 để theo dõi chi tiết). Cuối ngày hoặc chậm nhất đ u ngày hôm sau, thực hiện hạch toán trên phân hệ chi ( P) để tất toán và chuyển toàn bộ số tiền phát sinh trong ngày trên tài khoản 3999 (đƣợc theo dõi chi tiết theo từng đơn vị cung cấp dịch vụ) về tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ tại Ngân hàng. Cuối ngày, thực hiện kết xuất sổ chi tiết tài khoản 3999 trên phân hệ sổ