CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG
1.2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2.1. Những vấn đề cơ bản về chi phí trong doanh nghiệp sản xuất
Chi phí là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa được biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà đơn vị đã bỏ ra trong một kỳ nhất định (tháng, quý, năm).
b. Phân loại chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất + Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo công dụng của chúng, hay nói một cách khác, xét theo từng hoạt động có chức năng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh mà chúng phục vụ, được chia thành hai loại lớn: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. (Nguyễn Thị Minh Tâm, 2008)
* Chi phí sản xuất: Là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm trong một kỳ kinh doanh nhất định, chi phí sản xuất bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Chi phí nhân công trực tiếp.
- Chi phí sản xuất chung.
* Chi phí ngoài sản xuất: Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp. Thuộc loại chi phí này gồm có hai khoản
mục chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. (ACCA , 2013) - Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm. Gồm các khoản như chi phí bốc dỡ, đóng gói sản phẩm, lương nhân viên bán hàng, tiền hoa hồng, khuyến mãi, quảng cáo, chi phí tiếp thị…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các chi phí phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên góc độ toàn doanh nghiệp như lương, phụ cấp lương các khoản trích theo lương của cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng….
+ Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
Có rất nhiều cách phân loại chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất, song tiêu thức phân loại quan trọng nhất và có nhiều ứng dụng trong KTQT chi phí là phân loại chi phí theo cách ứng xử. Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp được chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. (Nguyễn Thị Minh Tâm, 2008)
* Biến phí
Biến phí là những chi phí nếu xét về tổng số sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với số lượng sản phẩm tạo ra. Tổng số của biến phí tăng khi mức độ hoạt động tăng và ngược lại. Còn nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì biến phí lại không biến đổi trong phạm vi phù hợp. Biến phí chỉ phát sinh khi có hoạt động.
Biến phí bao gồm các khoản chi như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí bao bì đóng gói, hoa hồng bán hàng….
Biến phí chia làm hai loại: biến phí tỷ lệ và biến phí cấp bậc.
* Định phí
Định phí là những khoản chi phí không thay đổi về tổng số trong một thời gian nhất định khi có sự thay đổi của số lượng sản phẩm tạo ra, nhưng nếu xét trên một đơn vị sản phẩm thì tỷ lệ nghịch với sản lượng. Định phí
trong các doanh nghiệp sản xuất bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo dưỡng, chi phí công cụ dụng cụ,...
Có hai loại định phí: định phí bắt buộc và định phí có thể thay đổi.
- Định phí bắt buộc là loại chi phí có bản chất lâu dài dù mức độ hoạt động có bị giảm hay đình đốn ở một kỳ nào đó định phí bắt buộc vẫn giữ nguyên không đổi. Ví dụ như: khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo hiểm tài sản, thuê tài sản, tiền lương của các thành viên trong cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp.
- Định phí có thể thay đổi là loại chi phí có bản chất ngắn hạn và trong những trường hợp cần thiết nhà quản lý có thể cắt giảm, ví dụ như: chi phí quảng cáo, tiếp khách, chi phí điện nước, điện thoại, internet, v.v.
* Chi phí hỗn hợp
Chi phí hỗn hợp là chi phí bao gồm cả biến phí và định phí. Ở mức độ hoạt động nào đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của định phí, thường phản ảnh chi phí căn bản tối thiểu để duy trì và luôn ở tình trạng sẵn sàng phục vụ, và khi mức độ hoạt động tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của biến phí, phản ảnh chi phí thực tế sử dụng hoặc sử dụng quá định mức.
+ Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với lợi nhuận xác định từng kỳ
Khi xem xét cách tính toán và kết chuyển các loại chi phí để xác định lợi tức trong từng kỳ kế toán, chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất được chia làm hai loại là chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
(Trương Bá Thanh, Trần Đình Khôi Nguyên, Lê Văn Nam, 2008)
* Chi phí sản phẩm
Chi phí sản phẩm là những khoản chi phí gắn liền giá trị sản phẩm sản xuất hay giá trị hàng hóa mua về để bán lại. Tùy thuộc vào phương pháp tính giá thành được áp dụng mà chi phí sản phẩm có khác nhau. Với phương pháp
tính giá thành toàn bộ, chi phí sản phẩm gồm các khoản mục: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
* Chi phí thời kỳ
Chi phí thời kỳ bao gồm các khoản mục chi phí còn lại sau khi đã xác định các khoản mục chi phí thuộc chi phí sản phẩm. Nó gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính. Các chi phí thời kỳ phát sinh ở kỳ kế toán nào được xem là có tác dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh của kỳ đó, do vậy chúng được tính toán kết chuyển hết để xác định lợi tức ngay trong kỳ mà chúng phát sinh.
+ Các cách phân loại chi phí nhằm ra quyết định Chi phí trực tiếp - chi phí gián tiếp
Chi phí trực tiếp của một đối tượng tập hợp chi phí là những khoản chi phí mà có thể tính thẳng và tính toàn bộ cho đối tượng chịu chi phí. Chi phí trực tiếp gắn liền với đối tượng tập hợp chi phí, phát sinh, tồn tại, phát triển và mất đi cùng với sự phát sinh, tồn tại, phát triển và mất đi của đối tượng tập hợp chi phí.
Chi phí gián tiếp của một đối tượng tập hợp chi phí là những khoản chi phí mà không thể tính thẳng toàn bộ cho đối tượng đó mà phải thực hiện phân bổ. Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí gắn liền với các hoạt động phục vụ, hỗ trợ cho sự phát sinh, tồn tại và phát triển của nhiều đối tượng tập hợp chi phí do đó không thể tính toàn bộ cho bất kỳ đối tượng tập hợp chi phí cá biệt nào.
* Chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm soát được
Chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm soát được là những khái niệm chi phí phản ánh phạm vi quyền hạn của nhà quản trị đối với những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi quyền hạn của mình. Một khoản chi phí là kiểm soát được đối với một cấp quản lý nào đó khi cấp quản lý đó có quyền
quyết định về khoản chi đó và ngược lại.
* Chi phí tránh được - chi phí không tránh được
Phân loại chi phí phụ thuộc vào điều kiện doanh nghiệp có thể tránh được các khoản chi phí bằng cách loại bỏ hoặc cắt giảm một số hoạt động hay không. Số tiền mà theo đó có thể giảm được chi phí là chi phí tránh được, số tiền mà không thể giảm được là chi phí không thể tránh được. (Nguyễn Thị Minh Tâm, 2008)
* Chi phí chênh lệch
Chi phí chênh lệch được hiểu là phần giá trị khác nhau của các loại chi phí của một phương án so với một phương án khác. (Trương Bá Thanh, Trần Đình Khôi Nguyên, Lê Văn Nam, 2008). Người quản lý đưa ra các quyết định lựa chọn các phương án trên cơ sở phân tích bộ phận chi phí chênh lệch này nên chi phí chênh lệch là dạng thông tin thích hợp cho việc ra quyết định.
* Chi phí chìm
Chi phí chìm là một loại chi phí mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn sẽ phải chịu dù doanh nghiệp chọn phương án hành động nào. (Trương Bá Thanh, Trần Đình Khôi Nguyên, Lê Văn Nam, 2008). Chính vì vậy, không thể loại bỏ chi phí này, đây là thông tin không thích đáng cho việc xem xét, lựa chọn phương án tối ưu và do vậy khi lựa chọn phương án tối ưu không cần phải xét tới chi phí này.
* Chi phí cơ hội
Chi phí cơ hội là lợi ích bị mất vì chọn phương án, hành động này thay vì phương án, hành động khác (Trương Bá Thanh, Trần Đình Khôi Nguyên, Lê Văn Nam, 2008). Đây là loại chi phí đòi hỏi nhà quản lý phải cân nhắc và xem xét trước khi đưa ra quyết định trong việc lựa chọn các phương án sản xuất.