CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
3.1. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
3.1.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất
a. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Thủ tục, chứng từ liên quan đến quá trình nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty khá đầy đủ, tuy nhiên cần bổ sung thêm một số thông tin cần thiết khác để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Cụ thể, đơn xin nhận hàng cần bổ sung thêm các yếu tố như xuất lần thứ mấy. Phiếu nhập kho cần bổ sung các yếu tố như số đơn đặt hàng, số biên bản giao nhận, số biên bản kiểm định chất lượng, số biên bản giao nhận hàng. Mặt khác, trong việc quản lý thu mua và sử dụng nguyên vật liệu còn một số điều hạn chế, điều này làm ảnh hưởng đến tính chính xác của chi phí phát sinh trong kỳ. Để khắc phục tình trạng trên, công ty nên:
- Tách bạch chức năng tìm kiếm nguồn hàng, thương thảo giá cả, mua hàng với chức năng ký hợp đồng, kiểm tra, giám sát đối với việc thu mua nguyên vật liệu. Để tránh sai phạm khi cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp, giám đốc công ty hoặc uỷ quyền cho phó giám đốc kinh doanh tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí do công ty xây dựng như giá cả, chất lượng và uy tín trong bán và giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, phòng kinh doanh căn cứ vào biên bản dự trù vật tư đối chiếu với dự toán để lập đơn đặt hàng.
- Định kỳ, bộ phận vật tư tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp và báo cáo lại cho giám đốc công ty về việc có nên tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp.
- Công ty cũng nên chuyển đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh
tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài.
* Đối với qui trình mua nguyên vật liệu đầu vào quá trình thực hiện nên được thực hiện như sau:
Khi có yêu cầu mua hàng được gửi tới từ các bộ phận yêu cầu mua hàng. Phòng kinh doanh tiến hành xem xét nội dung hàng hóa cần mua xem có đúng với dự toán hay không.
Từ phiếu yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có yêu cầu đã được cấp thẩm quyền phê duyệt (thường là trưởng phòng) được in ra làm 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 gửi cho bộ phận mua hàng. Căn cứ trên phiếu yêu cầu này, bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng, hợp đồng gởi nhà cung cấp. Sau khi các đơn đặt hàng, hợp đồng được duyệt, bộ phận mua hàng lưu 1 bản, chuyển bộ phận kế toán nợ phải trả lưu 1 bản, in thông tin về đặt hàng trên hệ thống gửi thủ kho để theo dõi hàng về.
Trường hợp phát sinh nhà cung cấp mới thì bộ phận mua hàng sẽ đề nghị kế toán công nợ tạo mã nhà cung cấp mới trên hệ thống. Ngay khi phát sinh các yêu cầu mua hàng, nội dung hàng hóa cần mua được chuyển cho kế toán kho tạo mã trên hệ thống. Bộ phận mua hàng sẽ sử dụng thông tin của mã nhà cung cấp và mã hàng hóa cần mua được tạo từ bộ phận kế toán.
Chứng từ mua hàng đã có xác nhận của thủ kho chuyển cho kế toán vật tư để làm thủ tục nhập kho trên hệ thống. Kế toán vật tư sẽ ghi chú số trên hệ thống lên hóa đơn để kế toán công nợ biết và chuyển bộ chứng từ cho cho kế toán công nợ. Phiếu nhập kho được in thành 3 liên, thủ kho lưu 1 liên, kế toán kho lưu 1 liên, kế toán công nợ lưu 1 liên. Kế toán công nợ nhận bộ chứng từ gồm hóa đơn, phiếu nhập kho tương ứng trên hệ thống tiến hành ghi nhận vào hệ thống và theo dõi công nợ với nhà cung cấp. Khi tới hạn thanh toán, kế toán công nợ lên kế hoạch trả nợ thông qua báo cáo phân tích tuổi nợ, gửi Kế
toán trưởng duyệt chi, gửi cho kế toán thanh toán gồm hóa đơn và kế hoạch duyệt chi để làm thủ tục chuyển tiền hay chi tiền mặt cho nhà cung cấp. Sau khi chuyển tiền, kế toán thanh toán lưu bản photo hóa đơn trong phiếu chi, chuyển trả bộ hồ sơ thanh toán cho kế toán công nợ.
Với lưu đồ kiểm soát giá vật liệu hoàn thiện lại theo hướng trên thì việc kiểm tra, kiểm soát được tăng cường thể hiện ở chỗ: (Xem lưu đồ 5)
- Thứ nhất: Tuân thủ được nguyên tắc phân công phân nhiệm: Bộ phận yêu cầu mua hàng sẽ không trực tiếp thực hiện nghiệp vụ mà có bộ phận khác đảm nhận.
- Thứ hai: Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp là đảm bảo khách quan, tránh được sự thông đồng giữa nhà cung cấp với Tổng giám đốc và người mua hàng: Yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá và tiến hành lựa chọn theo các tiêu chí công ty đề ra.
- Thứ ba: Đảm bảo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Phương án kinh doanh và hợp đồng cần phải được sự kiểm tra và phê chuẩn của các bộ phận có liên quan.
Bộ phận yêu cầu mua hànBan nhập khẩu Kế toánKho
Lưu đồ 3.1. Kiểm soát mua nguyên vật liệu đầu vào
Không duyệt Chưa có
Bắt đầu Kiểm tra mã hàng hóa
trong hệ thống
Yêu cầu mua hàng
Chuyển KT kho nhập Mã
hàng hóa
Phê duyệt yêu cầu mua hàng
Không duyệt
Phân công người mua
hàng
Kiểm tra mã NCC trong hệ
thống
Gửi yêu cầu báo giá Nhận báo
giá Lựa chọn
NCC
Chưa có
Nhập thông tin NCC Phiếu thông
tin NCC
Lập phương án kinh doanh
Lập đơn mua hàng hoặc
HĐ
Theo dõi nhận hàng
Thông báo hang về
Kiểm tra hàng hóa
Xử lý nhập kho
Kế toán theo dõi công nợ và thanh toán
Kết thúc Lập Yêu cầu
mua hàng
- Tăng cường công tác kiểm soát xuất kho vật tư. Ở công ty vẫn còn tình trạng vật tư xuất ra quá nhiều ở phân xưởng, vì vậy giữa các bộ phận từ phòng kinh doanh, phòng quản lí sản xuất và phân xưởng phải có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau sao cho lượng vật tư xuất ra đáp ứng đủ cho quá trình sản xuất, không dư thừa để tại phân xưởng, xuất đúng chủng loại, số lượng vật tư, đảm bảo về mặt chất lượng vật tư dùng cho sản xuất.
b. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Về công tác chấm công cho công nhân của bộ phận nhân sự cũng nên xem xét lại. Vì với khối lượng công việc ngày càng nhiều, quy mô sản xuất lớn, số lượng công nhân tăng nên công ty nên có hệ thống quản lí nhân sự bằng máy tính và nên tìm hiểu xem có các loại thẻ chấm công có thể liên hệ trực tiếp với máy tính. Có được như thế bộ phận nhân sự có thể chấm công chính xác nhanh chóng mà không cần nhiều nhân lực.
Định kỳ kế toán trưởng nên lập bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp để phân tích nhận xét đánh giá các nhân tố ảnh hưởng để tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí nhân công trực tiếp. Qua việc phân tích các nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí nhân công trực tiếp cần phải xác định hành động thích hợp như: huấn luyện, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, ban hành các chính sách khuyến khích người lao động, đội ngũ quản lý phải theo dõi, giám sát, nâng cao ý thức trách nhiệm và ý thức chấp hành kỷ luật của công nhân….
Để cải thiện được tình trạng làm việc thiếu nghiêm túc, năng suất kém mà vẫn được hưởng lương thì công ty nên kiểm soát tốt khâu chấm công, theo dõi chặt chẽ thời gian làm việc và phải có cán bộ kỹ thuật giám sát nhằm kiểm tra, theo dõi công nhân về giờ làm việc, chất lượng sản phẩm.
c. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung
+ Đối với chi phí khấu hao TSCĐ: Đối với chi phí khấu hao TSCĐ thì
công ty cần kiểm soát việc trích đúng, trích đủ khấu hao bằng cách kiểm tra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng giảm của TSCĐ (đã khấu hao hết, hoặc tài sản đã hết khấu hao, tăng giảm không đúng thời điểm…).
+ Đối với chi phí công cụ dụng cụ: Công ty cần có xây kế hoạch cụ thể trong khâu mua sắm và xuất dùng vật tư, phân bổ chi phí hợp lí cho các bộ phận, tránh tình trạng đình trệ sản xuất.
+ Về chi phí mua ngoài và chi phí khác bằng tiền: Tại công ty chưa có xây dựng định mức cho những loại chi phí này, vì vậy công ty nên xây dựng định mức chi phí, cơ chế khoán chi phí đối với chi phí điện nước, chi phí tiếp khách,… cho các bộ phận trong cùng công ty. Từ đó đề ra biện pháp tiết kiệm chi phí, thúc đẩy tính tự quyết sáng tạo của nhân viên, đề ra chế độ khen thưởng hợp lý nếu bộ phận hoàn thành kế hoạch chi phí.