CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
2.2.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Số lượng, chất lượng, tình trạng và giá trị của nguyên vật liệu xuất nhập kho phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm tại công ty không đúng với sổ sách.
+ Việc quản lý, bảo quản vật tư, sản phẩm dở dang xem bị thất thoát, hư hỏng.
+ Quy trình luân chuyển chứng từ, kiểm tra và sử dụng chứng từ kế toán và các tài liệu không liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Cách thức thực hiện công việc trong quá trình sản xuất từ khâu chuẩn bị đến khâu hoàn tất sản phẩm nhằm kiểm soát các yếu tố tác động đến quá trình sản xuất không đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, chính sách chất lượng cũng như mục tiêu chất lượng của toàn công ty.
b. Mục tiêu của kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Kiểm tra về số lượng, chất lượng, tình trạng và giá trị của nguyên vật liệu xuất nhập kho phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm tại công ty hay không
+ Đảm bảo việc quản lý, bảo quản vật tư, sản phẩm dở dang xem có bị thất thoát hay hư hỏng không.
+ Kiểm tra số lượng vật tư, đối chiếu sổ sách kế toán có trùng khớp hay không
+ Đảm bảo qui trình luân chuyển chứng từ, kiểm tra và sử dụng chứng từ kế toán và các tài liệu có liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay không
+ Kiểm tra cách thức thực hiện công việc trong quá trình sản xuất từ khâu chuẩn bị đến khâu hoàn tất sản phẩm nhằm kiểm soát các yếu tố tác động đến quá trình sản xuất, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, chính sách chất lượng cũng như mục tiêu chất lượng của toàn công ty.
c. Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty Chú thích: Kí hiệu được dùng cho suốt quá trình kiểm soát chi phí
Thông tin đầu vào Chức năng xử lý Chứng từ kèm theo Quyết định
Lưu trữ
Đường dẫn nghiệp vụ Chứng từ đi kèm
* Kiểm soát mua nguyên vật liệu xuất thẳng cho các phân xưởng sản xuất
Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm ở Công ty cổ phần dược Danapha bao gồm các loại hoá chất, kháng sinh, các loại dược liệu khô đã qua sơ chế...; chiếm một tỉ lệ khá lớn trong giá thành sản phẩm (từ 75- 85%). Tất cả các loại nguyên vật liệu đưa vào sản xuất đều phải được kiểm tra để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng, chỉ khi đạt được tiêu chuẩn chất lượng phù hợp với các quy định của Bộ Y tế mới được đưa vào sản xuất, pha chế và lưu hành. Vì vậy để đảm bảo mục tiêu nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành có thể cạnh tranh với các nước trên thế giới, việc kiểm soát chi phí NVL phát sinh được thực hiện cho từng loại nghiệp vụ và theo từng đối tượng chịu chi phí để phát hiện kịp thời những lãng phí, mất mát, những sai phạm về chất lượng và đảm bảo quá trình tính đúng, tính đủ giá thành cho từng sản phẩm sản xuất.
Nhằm tận dụng, khai thác nguồn NVL của địa phương nơi đặt phân xưởng khai thác và hạn chế việc hao hụt, mất mát NVL trong quá trình vận chuyển, bảo quản đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển, công ty đã tiến hành mua NVL tại địa phương hoặc những điểm gần phân xưởng và xuất thẳng đến
cho các phân xưởng.
Nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và việc này chịu trách nhiệm của phân xưởng. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, lượng nguyên vật liệu cần sản xuất trong kỳ, nhu cầu lưu trữ nguyên vật liệu cuối kỳ quản đốc phân xưởng lập giấy đề nghị mua nguyên vật cho giám đốc ký duyệt.
Nếu được giám đốc ký duyệt, quản đốc phân xưởng sẽ tiến hành hỏi hàng bằng các hình thức (fax, điện thoại) nếu không được thì không tiến hành mua.
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp thích hợp quản đốc phân xưởng đưa lên phòng kiểm tra chất lượng xem xét và trình lên ban giám đốc ký.
Sau đó nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng cho quản đốc phân xưởng.
Quản đốc phân xưởng nhận NVL cùng với hóa đơn từ nhà cung cấp. Quản đốc phân xưởng là người hoàn toàn chịu trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng mua hàng. Hợp đồng kinh tế do quản đốc phân xưởng kí trực tiếp với khách hàng, hợp đồng kinh tế thường lập thành 04 bản: công ty giữ 02 bản và người bán giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.
Bộ phận kho hàng trong chu trình này là bộ phận kho hàng của phân xưởng sản xuất.
Biên bản giao nhận hàng hóa trong chu trình này phải có chữ ký của quản đốc phân xưởng.
Phiếu nhập kho do thủ kho của phân xưởng lập là chứng từ để theo dõi đối chiếu và kiểm tra tình hình nguyên vật liệu ở kho phục vụ cho phân xưởng chứ không phải là chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu.
* Kiểm soát xuất kho NVL
Chu trình xuất kho NVL là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà công ty đã tổ chức quy trình kiểm
soát quá trình xuất kho NVL.
PXSX Phòng KHKD Giám đốc Kế toán Thủ kho
Lưu đồ 2.1. Lưu đồ kiểm soát quá trình xuất kho NVL
NVL của phân xưởng được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá theo phương pháp nhập trước – xuất trước để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho nguyên vật liệu trong suốt quá trình sản xuất.
Duyệt PXK
Lập PXK Đề nghị
xuất vật tư
Đơn xin nhận hàng Lập đơn
xin nhận hàng
Ghi sổ Đơn xin
nhận hàng Kiểm tra, đối chiếu
PXK Xuất kho
Ghi thẻ Không duyệt
- Các tổ trưởng ở các phân xưởng sản xuất căn cứ vào dự toán tiến hành lập giấy “Đơn xin nhận hàng” trình sang giám đốc để xét duyệt. Giám đốc sẽ căn cứ vào dự toán để xét duyệt, nếu đồng ý phiếu đề nghị cấp vật tư sẽ được chuyển sang cho phòng KHKD sau khi được kiểm tra sẽ được xác nhận vào tờ đơn đề nghị này.
-Căn cứ vào chứng từ này, phòng KHKD tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển sang thủ kho.
- Thủ kho tiếp nhận “Đơn xin nhận hàng” kiểm tra có đầy đủ chữ ký xét duyệt sẽ tiến hành xuất nguyên vật liệu đồng thời ghi vào sổ cấp vật tư.
- Sau khi nhận nguyên vật liệu các phân xưởng sản xuất tiến hành tổ chức sản xuất đồng thời kiểm tra thường xuyên việc sử dụng nguyên vật liệu.
Nếu nguyên vật liệu xuất ra mà sử dụng không hết thì phải tiến hành nhập kho để bảo quản nguyên vật liệu cho tốt, lúc đó thủ kho sửa số liệu trực tiếp trên sổ cấp vật tư.
- Cuối tháng, kế toán vật tư in bảng tổng hợp xuất vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi phí sản xuất kinh doanh cho TK 621… và đối chiếu số liệu nhập xuất tồn với thủ kho và các phần hành khác. Định kỳ khoảng 3 tháng hoặc một năm công ty sẽ tiến hành việc kiểm kê vật tư. Phần chênh lệch giữa số liệu sổ sách với thực tế thì tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý. Nếu việc mất mát vật tư là do nguyên nhân chủ quan thì thủ kho phải chịu trách nhiệm bồi thường số vật tư thiếu hụt đó.
- Cuối tháng, thủ kho chuyển sổ cấp vật tư lên phòng kế toán. Kế toán vật tư căn cứ vào sổ cấp vật tư nhập liệu vào máy tính và in ra các phiếu xuất kho nên phiếu xuất kho cũng chỉ có tác dụng để lưu chứ không có tác dụng để kiểm soát.
* Kiểm soát quá trình ghi chép + Đối với NVL xuất dùng
Căn cứ vào các chứng từ liên quan khi nhận được kế toán sẽ tiến hành nhập liệu các thông tin vào phần mềm kế toán. Các thông tin kế toán sẽ được cập nhật vào các loại sổ, thẻ kế toán liên quan. Dưới đây là các chứng từ sử dụng trong quá trình xuất dùng NVL.
- Đơn xin nhận hàng (Phụ lục 3).
- Sổ chi tiết theo tài khoản đối ứng (Phụ lục 4).
Biểu mẫu 2.1: Phiếu xuất kho CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
253 Dũng Sỹ Thanh Khê, Đà Nẵng
PHIẾU XUẤT KHO NGÀY 30 THÁNG 10 NĂM 2018
Người nhận hàng Phân xưởng GMP-Thuốc mỡ Số phiếu xuất: 121 Đơn vị Phân xưởng GMP-Thuốc mỡ-CTY007 Số lệnh SX:
Địa chỉ Công ty CP Dược Danapha Ngày lệnh SX: / / Xuất tại kho: Kho thuốc mỡ Số lệnh XK:
Mã kho xuất: NX02- Kho Phân xưởng GMP- Thuốc mỡ
Ngày lệnh XK: / / Lý do xuất: Xuất sản xuất Tỷ giá VND: 1.00
TT MÃ HH TÊN VẬT TƯ, HÀNG
HÓA ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền 1 TETR001 Tetracyclin Kg 37,80 443.200 16.752.960
Số lô: 030800
2 PARA006 Parafin rắn Kg 276 39.200 10.819.200 Số lô: 030800
3 VASE001 Vaselin Kg 2928 54.930 160.835.044 Số lô: 150410
4 LAN001 Lalolin Kg 360 342.470 123.289.200
TT MÃ HH TÊN VẬT TƯ, HÀNG
HÓA ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền Số l: 150507
5 CON001 Cồn 95% - OPC Bình Dương
Lít 7 23.400 163.800
Số lô: 050910
6 SAP008 Sáp ong vàng Kg 50 123.826 6.191.300 Số lô: 051013
7 TUB007 Tube TX rời Cái 722.000 425 306.850.000 Số lô: 030812
8 NUT013 NUT F13 Cái 722.000 30,85 22.273.700 Số lô: 030812
9 HOP030 Hộp TX hộp 100 Cái 7.240 4.543 32.891.320 Số lô: 061010
10 TOA018 Toa TX Cái 72.000 33 2.376.000 Số lô: 050813
11 TUI009 Túi PE 12*20 Cái 140 106 14.840 Số lô: 002071
12 NAT007 Natri lauryl sunfat Cái 10 65.000 650.000 Số lô: 211014
13 BANG01 Băng bảo đảm Cái 800 20 16.000 Số lô: 100217
14 BANG10 Băng keo dán Cuộn 10 9.700 97.000 Số lô: 100414
15 BANG08 Băng keo nhỏ Cuộn 20 2.934,5 38.690 Số lô: 021012
16 GIAY016 Giấy PE Kg 14 40.000 560.000
Số lô: 051112
17 GANG01 Găng tay Đôi 180 3.144 565.920 Số lô:020412
18 THU027 Thùng MS4 Cái 400 11.600 4.640.000 Số lô: 170514
19 PHIE001 Phiếu đóng gói Cái 400 14 5.600
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA 253 Dũng Sỹ Thanh Khê, Đà Nẵng
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 10 năm 2018
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Tổng giám đốc (Ký, họ tên) TT MÃ HH TÊN VẬT TƯ, HÀNG
HÓA ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền Số lô: 040612
20 VAI001 Vải màn M 65 3.220 209.300
Số lô: 060911
21 VAI002 Vải phin M 28 21.000 588.000
Số lô: 040401
22 XA001 Xà phòng Kg 4 33.000 132.000
Số lô: 030511
23 NHAN03 Nhãn thùng TX Cái 800 28,75 23.000 Số lô: 150409
Tổng cộng 690.982.800
Số tiền bằng chữ: Sáu trăm tám mươi chín triệu, chín trăm tám mươi hai nghìn, tám trăm bảy mươi tư đồng chẵn.
Ngày 30 tháng 10 năm 2018
Biểu mẫu 2.2: Chứng từ ghi sổ tài khoản 6212
Số: 010 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Xuất sản xuất TX hộp 100 621 152 690.982.800
Tổng 690.982.800
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Biểu mẫu 2.3: Sổ cái tài khoản 621
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA 253 Dũng Sỹ Thanh Khê, Đà Nẵng
SỔ CÁI Tháng 10 năm 2018
TK 6212 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – PX thuốc mỡ
TT
CT ghi sổ
Diễn giải Số hiệu TKĐƯ
Số tiền Ghi Ngày chú
CT
SH
CT Nợ Có
1 30/10 010 Xuất sản xuất TX hộp 100
152 690.982.800
....
Kết chuyển sang TK 154
2.387.874.228
Cộng 2.287.844.228 2.387.874.228
Qua quá trình kiểm soát chi phí NVL trực tiếp tại Công ty cổ phần dược Danapha, có thể thấy được quá trình kiểm soát chi phí khá chặt chẽ tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số vấn đề như là:
Thứ nhất, các chứng từ sử dụng đảm bảo được quá trình hạch toán nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát, chưa có yếu tố nhằm kiểm soát đối chiếu tính liên quan của các chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
Thứ hai, “Đơn xin nhận hàng” chỉ có hiệu lực cho 1 lần nhận mà việc đi kí xác nhận đơn nhận hàng tốn nhiều thời gian vì vậy gây nên không ít trở ngại cho phân xưởng mỗi lần đi nhận hàng. Ngoài ra vẫn còn tình trạng xuất nhầm nguyên vật liệu làm chậm trễ quá trình sản xuất.
Thứ ba, mặc dù nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn khoảng 75 đến 85% trong giá thành sản phẩm. Nhưng khi phát sinh chi phí, kế toán chỉ có nhiệm vụ nhập số liệu vào máy và in ra các loại chứng từ và sổ sách chứ chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích tìm nguyên nhân để có các biện pháp quản lý thích hợp.