CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
2.2.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
- Số lượng, chất lượng và giá trị xuất dung cho phân xưởng không chính xác như trên sổ sách
- Thời gian làm việc của các tổ trưởng, quản đốc phân xưởng để chi trả lương bị khai khống
- Trích phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ không đúng theo chế độ, qui định.
- Gian lận trong khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền
b. Mục tiêu của kiểm soát chi phí tại công ty đối với chi phí sản xuất chung
- Kiểm tra về số lượng, chất lượng và giá trị xuất dung cho phân xưởng có chính xác không
- Kiểm tra việc theo dõi về thời gian làm việc của các tổ trưởng, quản đốc phân xưởng để chi trả lương hay không
- Kiểm tra việc theo dõi, trích phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ đúng theo chế độ, qui định hay không
- Kiểm tra khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền, đây là những khoản mục chi phí dễ xảy ra gian lận và sai sót. Do vậy đối với khoản mục chi phí này yêu cầu quản lý khá chặt chẽ.
c. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung tại công ty
Tại công ty, việc sản xuất thuốc được chia thành 3 phân xưởng riêng biệt: Phân xưởng sản xuất thuốc mỡ, phân xưởng sản xuất thuốc viên và phân xưởng sản xuất thuốc đông dược. Mỗi phân xưởng là một dây chuyền công nghệ khác nhau, chi phí sản xuất chung vì vậy được tập hợp riêng cho từng phân xưởng. Trong luận văn, tác giả lấy việc kiểm soát chi phí sản xuất chung tại phân xưởng thuốc mỡ làm ví dụ minh họa.
Tại công ty việc kiểm soát vật chất chi phí này được thực hiện như sau:
+ Đối với chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý phân xưởng, được quản lý rất chặt chẽ. Dưới đây là lưu đồ kiểm soát.
Các Trưởng BP Phòng KHKD Giám đốc Phòng Kế toán
Lưu đồ 2.3. Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân viên phân xưởng
Tương tự thủ tục kiểm soát ở chi phí nhân công trực tiếp, sau khi nhận bảng chấm công từ phân xưởng gửi lên, kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào bậc lương, trình độ chuyên môn, vị trí công việc của từng người để tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương cho bộ phận quản lý phân xưởng.
Tập hợp bảng chấm công
Bảng chấm công
Xét duyệt Bảng tính lương
Lập bảng tính lương
Nhận GBN Viết ủy nhiệm
chi gửi NH
Ghi sổ KT
- Bảng thanh toán tiền lương quản lý phân xưởng tháng 10 năm 2018 (Phụ lục 11).
Biểu mẫu 2.6: Chứng từ ghi sổ tài khoản 627
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA 253 Dũng Sỹ Thanh Khê, Đà Nẵng
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2018
Số: 013 ĐVT: đồng
Trích yếu
Số hiệu
tài khoản Số tiền Ghi Nợ Có chú
Tiền lương quản lý phân xưởng tháng 10/2018 phân xưởng thuốc Mỡ
62712 334 45.017.300
Tổng 45.017.300
Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Đối với chi phí vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất:
Tương tự ở thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, sẽ căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất vật tư và các chứng từ khác liên quan. Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn xuất dùng cho phân xưởng thì kế toán sẽ phân bổ chúng theo quy định của công ty.
+ Đối với chi phi khấu hao TSCĐ:
Đối với chi phí khấu hao TSCĐ: Sử dụng tài khoản 62714 “Chi phí
khấu hao TSCĐ dùng cho phân xưởng”. Đây là chi phí có giá trị lớn nên được theo dõi chặt chẽ, trích khấu hao đúng thời hạn, tính đúng lượng trích. Những máy móc thiết bị được sử dụng để tạo ra sản phẩm thì chi phí khấu hao được theo dõi chung. Chi phí khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng nhằm tạo quỹ khấu hao đầu tư TSCĐ mới.
Căn cứ các bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán TSCĐ lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Bảng theo dõi và tính khấu hao TSCĐ tháng 10/2018 (Phụ lục 12).
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 10/2018.
Biểu mẫu 2.7: Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Tháng 10 năm 2018
TT TK khấu hao
Tên TK khấu hao
TK
chi phí Tên tài khoản chi phí Giá trị phân bổ 1 2141 Hao mòn
TSCĐ
62714- Viên
Chi phí khấu hao TSCĐ-PX viên 21.570.368
2 2141 Hao mòn TSCĐ
62714- Mỡ
Chi phí khấu hao TSCĐ-PX mỡ 8.824.482
3 2141 Hao mòn TSCĐ
62714- ĐD
Chi phí khấu hao TSCĐ-PX đông dược
4.950.037
4 2141 Hao mòn TSCĐ
62714- KH
Chi phí khấu hao TSCĐ-chờ phân bổ khác (tổ in phun, tổ thực nghiệm,…)
240.858
5 2141 Hao mòn TSCĐ
642 Khấu hao TSCĐ 51.214.654
Tổng cộng 86.800.399 Ngày 31 tháng 10 năm 2018
Kế toán trưởng Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Đối với chi phí vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất:
Tương tự ở thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, sẽ căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất vật tư và các chứng từ khác liên quan. Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn xuất dùng cho phân xưởng thì kế toán sẽ phân bổ chúng theo quy định của công ty.
+ Đối với mua sắm TSCĐ: Công ty quyết định mua sắm TSCĐ là do phòng kĩ thuật lập kế hoạch và trình ban giám đốc kí duyệt, trên cơ sở đó sẽ tiến hành mua sắm TSCĐ theo nhu cầu.
+ Đối với việc sửa chữa TSCĐ: Hiện nay ở công ty chưa thiết lập một kế hoạch sửa chữa thường xuyên TSCĐ, mà việc sửa chữa được tiến hành một cách tự phát, khi nào có trục trặc mới bắt đầu tiến hành sữa chữa. Chính điều đó đã làm ảnh hưởng rất lớn đến sự gia tăng chi phí do ngừng sản xuất.
Khi cần các phụ kiện thay thế, công cụ dụng cụ, vật tư các loại thì quy trình kiểm soát quá trình xuất kho cũng tương tự như quy trình xuất kho nguyên vật liệu.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Chi phí này dựa vào các hcuwnsg từ phát sinh để tập hợp, thông tường chi phí này phát sinh mỗi tháng là khác nhau. Từ đó mà việc kiểm soát chủ yếu căn cứ vào việc kiểm tra, soát xét tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, hoá đơn. Đồng thời thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra giữa chứng từ gốc với các sổ sách kế toán liên quan.
+ Đối với điện thoại, điện nước mua ngoài: Ở công ty không quy định định mức đối với các khoản chi phí này, công ty dựa vào hóa đơn điện nước mỗi tháng để thanh toán. Vì vậy công ty luôn kêu gọi nhân viên tiết kiệm điện nước để tiết kiệm chi phí.
Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền ở công ty đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý của
công ty. Tuy nhiên về việc kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ gốc là cơ sở để hạch toán còn sơ sài, chiếu lệ, ảnh hưởng đến việc xác định chi phí hợp lý, hợp lệ, làm cho tình trạng gian lận có gia tăng.
Cuối tháng, kế toán tiến hành tập hợp các chi phí sản xuất chung trong kỳ để tiến hành lập bảng tổng hợp chi phí chung trong tháng nhằm chuẩn bị cho công tác tính gái thành sản phẩm khi việc sản xuất hoàn thành.
Biểu mẫu 2.8: Bảng tổng hợp chi phí chung tháng 10/2018
Tài
khoản Tên tài khoản Phát sinh trong kỳ
Luỹ kế từ đầu năm 62711 Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng 45.017.300 45.017.300 62712 Chi phí vật liệu 27.845.673 27.845.673 62713 Chi phí sửa chữa thường xuyên 44.874.819 44.874.819 62714 Chi phí khấu hao 35.585.745 35.585.745 62717 Chi phí mua ngoài 20.596.397 20.596.397 62718 Chi phí bằng tiền khác 68.297.303 68.297.303
Tổng cộng 242.217.237 242.217.237
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA 253 Dũng Sỹ Thanh Khê, Đà Nẵng
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ CHUNG Phân xưởng: Thuốc mỡ
Tháng 10 năm 2018 Tài khoản 627
Người lập biểu (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Ngày 10 tháng 11 năm 2018 Giám đốc
(Ký, họ tên)
Biểu mẫu 2.9: Sổ cái chi phí sản xuất chung phân xưởng mỡ
TT
CT ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu tài khoản
đối ứng
Số tiền Ghi chú Ngày
CT SH
CT Nợ Có
1 31/10 013 Lương quản lý phân xưởng T10/2018
334 45.017.300
2. 31/10 462 Chi phí vật liệu 152 27.845.673 3. 31/10 235 Chi phí khấu hao 214 35.585.745
… … ………. … …
Kết chuyển sang TK 154
242.217.237
Cộng PS 242.217.237 242.217.237
Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
253 Dũng Sỹ Thanh Khê, Đà Nẵng
SỔ CÁI Tháng 10 năm 2018
TK 627 - Chi phí sản xuất chung-Xưởng mỡ