CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
2.2.5. Kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý
+ Các chi phí được hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, đúng khoản mục.
+ Việc tính và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho các đối tượng chịu chi phí không đúng đắn, hợp lý và nhất quán.
+ Việc trình bày và khai báo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo tài chính không phù hợp, đúng đắn.
+ Việc phê chuẩn các chứng từ không đúng thẩm quyền.
+ Nội dung các khoản chi phí và số tiền thực tế phát sinh không đúng với dự toán đã lập.
+ Các khoản chi phí không phù hợp với qui định tại đơn vị và đảm bảo tiết kiệm
b. Mục tiêu của kiểm soát tại đơn vị đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Kiểm tra xem các chi phí được hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, đúng khoản mục hay không.
+ Kiểm tra việc tính và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho các đối tượng chịu chi phí có đúng đắn, hợp lý và nhất quán hay không.
+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo tài chính có phù hợp, đúng đắn hay không.
+ Kiểm tra việc phê chuẩn các chứng từ có đúng thẩm quyền hay không?
+ Kiểm tra nội dung các khoản chi phí và số tiền thực tế phát sinh có đúng với dự toán đã lập hay không.
+ Kiểm tra các khoản chi phí có phù hợp với qui định tại đơn vị và đảm bảo tiết kiệm hay không.
c. Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý tại công ty
* Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng
Chi phí này bao gồm chi phí lương của mậu dịch viên các quầy sỉ và
quầy lẻ, Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền.
Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Cuối tháng, căn cứ vào doanh số thực hiện được để tính lương, các khoản trích theo lương cho nhân viên quầy sỉ, lẻ. Đối với chi phí lương, các khoản trích theo lương của mậu dịch viên đã có quy định cụ thể, doanh số thực hiện của các mậu dịch viên do các cửa hàng đưa về sau khi đã đối chiếu tất cả số liệu của cửa hàng mình. Công ty chỉ có việc áp doanh số thực hiện để tính lương, các khoản trích theo lương. Thủ tục kiểm soát chi phí này ở công ty là hữu hiệu.
- Báo cáo doanh số tháng 10/2018 (Phụ lục 13).
Biểu mẫu 2.10: Bảng thanh toán lương mậu dịch viên quầy trung tâm
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM DANAPHA
******
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG MẬU DỊCH VIÊN QUẦY TRUNG TÂM THÁNG 10/2018
TT Họ và tên Lương
cơ bản DS bán lẻ
Tỷ lệ hưởng
lương doanh số
bán lẻ
Lương theo doanh số
bán lẻ
DS hàng Zuellig
Tỷ lệ hưởng
lương hàng Zuellig
Lương theo DS
hàng Zuellig
Tổng lương hưởng theo DS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Ngô Thị Tuyết Huê
3.685.500 59.243.810 4,0% 2.369.752 33.095.702 0,7% 231.670 2.601.422
2 Nguyễn Hồng Thúy
2.887.500 33.971.591 4,0% 1.358.864 4.648.750 0,7% 32.541 1.391.405
6.573.000 93.215.401 3.728.616 37.744.452 264.211 3.992.827 Thành tiền: Ba triệu chín trăm chín mươi hai nghìn tám trăm hai mươi bảy đồng./.
Ngày 05 tháng 11 năm 2018 Lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Gồm các chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng như chi phí tiếp khách, chi phí điện nước, công tác phí, chi phí quảng cáo…Đối với các chi phí này thủ tục kiểm soát được thực hiện tương đối chặt chẽ.
* Thủ tục kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chi phí quản lý nhân viên: Chi phí nhân viên quản lý của công ty bao gồm tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương của ban giám đốc và cán bộ CNV của các phòng ban liên quan.
Đối với các thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát, tạp vụ, bảo vệ, thủ kho của công ty mức lương theo cơ bản, được đóng đầy đủ các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ. Các bộ phận còn lại thì lương bao gồm:
+ Lương cơ bản: Theo quy định của Nhà nước.
+ Lương hiệu quả: Được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng doanh số mà công ty tiêu thụ sản phẩm hàng hóa trong kỳ.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định:
Thủ tục kiểm soát chi phí này dựa vào kế hoạch mua sắm TSCĐ sau đó tính trích khấu hao hợp lý bằng cách lập bảng tính trích khấu hao cho từng TS. Hằng tháng, kế toán phần hành này sẽ lập bảng trích khấu hao TSCĐ từng phòng ban, từng cửa hàng, chi tiết từng TS in ra chuyển kế toán trưởng duyệt và hạch toán ghi tăng khấu hao và ghi tăng chi phí 642 ở phần mềm hệ thống theo dõi TSCĐ.
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC DANAPHA
SỔ THEO DÕI TSCĐ VÀ TRÍCH KHẤU HAO (Dùng cho bộ phận quản lý)
Tháng 10 năm 2018
ĐVT: đồng
STT Mã Tên tài sản Ngày tính KH
TSCĐ đầu kỳ
Số tháng
KH
Giá trị KH trong kỳ
TSCĐ cuối kỳ
Nguyên giá
Hao mòn lũy kế
Giá trị còn
lại Nguyên giá Hao mòn
lũy kế
Giá trị còn lại
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
20 6011 Nhà bảo vệ T4/2017 55.159.739 4.136.980 51.022.759 240 229.832 55.159.739 4.366.812 50.792.927 21 6012 Nhà làm việc 2
tầng
T10/2012 828.650.000 82.865.000 745.785.000 240 3.452.708 828.650.000 86.317.708 742.332.292
22 6013 Máy Photocopy XEROX
T1/2018 47.620.000 5.952.500 41.667.500 72 661.389 47.620.000 6.613.889 41.006.111
23 6014 Máy vi tính + Máy in
T9/2017 38.149.888 6.994.146 31.155.742 60 635.831 38.149.888 7.629.977 30.519.911
24 6015 2 máy vi tính + T2/2012 39.715.476 26.476.984 13.238.492 48 827.406 39.715.476 27.304.390 12.411.086
STT Mã Tên tài sản Ngày tính KH
TSCĐ đầu kỳ
Số tháng
KH
Giá trị KH trong kỳ
TSCĐ cuối kỳ
Nguyên giá
Hao mòn lũy kế
Giá trị còn
lại Nguyên giá Hao mòn
lũy kế
Giá trị còn lại
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
mang P. KHKD
25 6016 Xe ô tô Ford Fiesta
1.6 AT-5D
T5/2011 547.272.727 267.121.212 280.151.515 84 6.515.152 547.272.727 273.636.364 273.636.363
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng 6.998.462.815 3.045.952.275 3.952.510.540 51.214.654 6.998.462.815 3.097.166.929 3.901.295.886
Kế toán trưởng Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Báo hỏng TSCĐ
Kiểm tra TSCĐ Giấy
báo hỏng
Xét duyệt
- Chi phí sữa chữa TCSĐ
Lưu đồ 2.4. Lưu đồ kiểm soát chi phí sữa chữa TSCĐ
Bộ phận
quản lý Phòng kỹ
thuật Giám đốc Phòng kế
toán
Tiến hành sửa chửa
Giấy báo hỏng
Hóa đơn Xét
duyệt
Xét duyệt
Ghi sổ Ký nhận tiền
Viết phiếu chi Sửa chửa hoàn
thành, lập HĐ
Phiếu chi
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền:
Gồm các chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình kinh doanh như: chi phí về điện, nước, dịch vụ sửa chữa, chi phí tiếp khách, công tác phí... Đối với các khoản chi phí này thủ tục kiểm soát được thực hiện như sau: Khi phát sinh nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ (hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác có liên quan) sẽ được kế toán kiểm tra về mặt hình thức, nội dung của chứng từ rồi lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ hoặc ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.
Tuy nhiên, có một số khoản mục chi phí công ty có khoán định mức nhưng một số khoản mục khác lại không qui định cụ thể như:
- Công tác phí: Công ty qui định đối với các trường hợp đi công tác trong thành phố, đi về trong ngày thì được thanh toán 50.000đ/ngày/người.
Đối với trường hợp đi công tác các tỉnh, thành phố thì tiền ăn, ở: 120.000- 150.000đ/ngày/người, còn riêng tiền tàu xe đi lại thì thanh toán theo thực tế có nghĩa là nếu đi xe thì thanh toán theo vé xe, nếu đi tàu thì thanh toán theo vé tàu (loại vé ngồi mềm có máy lạnh) không được thanh toán vé máy bay (trừ trường hợp là thành viên của hội đồng quả trị, ban giám đốc).
Riêng đối với khoản mục chi phí tiếp khách, đàm phán ký kết hợp đồng là những khoản chi hiện tại công ty không qui định định mức và không tiến hành phân bổ cho từng hoạt động mà tập hợp hết vào chi phí QLDN như vậy là chưa hợp lý. Việc kiểm soát các khoản chi phí này chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán.