CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG
1.2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2.2. Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất
+ Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Các rủi ro có thể xảy ra.
+ Số lượng, chất lượng, tình trạng và giá trị của nguyên vật liệu xuất nhập kho phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm tại công ty không đúng với sổ sách.
+ Việc quản lý, bảo quản vật tư, sản phẩm dở dang xem bị thất thoát, hư hỏng.
+ Quy trình luân chuyển chứng từ, kiểm tra và sử dụng chứng từ kế toán và các tài liệu không liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Cách thức thực hiện công việc trong quá trình sản xuất từ khâu chuẩn bị đến khâu hoàn tất sản phẩm nhằm kiểm soát các yếu tố tác động đến quá trình sản xuất không đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, chính sách chất lượng cũng như mục tiêu chất lượng của toàn công ty.
* Mục tiêu và căn cứ kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Kiểm tra về số lượng, chất lượng, tình trạng và giá trị của nguyên vật liệu xuất nhập kho phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm tại công ty hay không
+ Đảm bảo việc quản lý, bảo quản vật tư, sản phẩm dở dang xem có bị thất thoát hay hư hỏng không.
+ Kiểm tra số lượng vật tư, đối chiếu sổ sách kế toán có trùng khớp hay không
+ Đảm bảo qui trình luân chuyển chứng từ, kiểm tra và sử dụng chứng từ kế toán và các tài liệu có liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay không
+ Kiểm tra cách thức thực hiện công việc trong quá trình sản xuất từ
khâu chuẩn bị đến khâu hoàn tất sản phẩm nhằm kiểm soát các yếu tố tác động đến quá trình sản xuất, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, chính sách chất lượng cũng như mục tiêu chất lượng của toàn công ty.
* Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với chi phí NVLTT
+ Các chứng từ gốc : hóa đơn, phiếu xuất kho. Các sách kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ TK 621, TK 152, ...).
+ Tài liệu về định mức, kế hoạch, dự toán chi phí NVL TT
+ Tài liệu, thông tin có liên quan khác (kế hoạch mua hàng, chiến lược kinh doanh,...).
* Thủ tục kiểm soát kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Phân chia trách nhiệm
Để kiểm soát chặt chẽ chu trình mua NVL, cần có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý thực hiện nghiệp vụ như: Bộ phận mua hàng ( phòng kinh doanh), bộ phận xét duyệt (thông thường là giám đốc), bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận kế toán.
Nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình mua NVL, các bộ phận nói trên phải độc lập với nhau. Bộ phận mua hàng không thể đồng thời là người xét duyệt, bộ phận kho cũng không thể đồng thời là bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán không thể đồng thời là kho....Việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận phải được thực hiện theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Phải phân chia trách nhiệm giữa:
+ Chức năng mua hàng với chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng.
+ Chức năng kiểm nhận hàng hóa và thủ kho để ngăn chặn việc nhận khống.
+ Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua quá số lượng cần dùng cho sản xuất.
+ Chức năng nhận hàng, thủ kho và chức năng kế toán hàng tồn kho.
- Kiểm soát lập kế hoạch đề nghị mua NVL
Việc xây dựng định mức, kế hoạch mua nguyên vật liệu được xây dựng căn cứ trên các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật của sản phẩm và quá trình sản xuất thử (hay quá trình sản xuất trước đây) kết hợp với đơn giá của vật liệu. Kế hoạch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Định mức và kế hoạch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở cho việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Ngoài ra, để có thể phát hiện các biến động bất thường của chi phí, bộ phận kế toán sẽ định kì đối chiếu, so sánh giữa chi phí thực hiện với chi phí kế hoạch, chi phí định mức và chi phí của các kì kế toán để từ đó có hướng xử lý phù hợp.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc thực tế sản xuất kết hợp với tồn kho vật tư (do bộ phận kho cung cấp) bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch đề nghị mua NVL với chứng từ là phiếu yêu cầu mua vật liệu chuyển cho bộ phận mua hàng. Phiếu yêu cầu mua vật liệu phải có chữ ký của trưởng bộ phận sản xuất và do trưởng bộ phận này hoàn toàn chịu trách nhiệm về yêu cầu vật liệu.
Phiếu yêu cầu vật liệu cần thể hiện đầy đủ các yếu tố của vật liệu cần mua như: chủng loại, số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn,...đặc biệt phải thể hiện rõ lượng vật liệu thực tế cần cho sản xuất bao nhiêu.
- Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp
Sau khi nhận phiếu yêu cầu mua vật liệu, bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra lại lượng vật liệu trong kho, từ đó xem xét số lượng đề nghị mua có hợp lý hay không. Sau đó bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để so sánh các điều kiện mua hàng, từ đó tìm ra nhà cung cấp tốt nhất và tham mưu cho
giám đốc.
Từ sự tham mưu của các bộ phận mua hàng, bộ phận xét duyệt (giám đốc) sẽ quyết định chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng mua bán.
Quá trình chọn nhà cung cấp phải xác định rõ ràng những trường hợp nào cần lựa chọn nhà cung cấp, những trường hợp nào cần đấu thầu, những trường hợp nào sử dụng chính sách liên kết để sàng lọc những nhà cung cấp với giá cả hạ thấp và chất lượng cao nhất.
- Kiểm soát công tác mua NVL của nhân viên mua hàng
Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng được lập và đã được duyệt, nhân viên ở bộ phận mua hàng sẽ thực hiện công tác mua NVL. Nhân viên này là người hoàn toàn chịu trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng mua hàng.
- Kiểm soát nhập kho NVL
Bộ phận kho có nhiệm vụ nhận vật liệu khi vật liệu được chuyển đến cho đơn vị. Khi nhận, bộ phận này phải kiểm tra số lượng, chất lượng, thời gian đến và điều kiện khác của nguyên vật liệu đúng với trong phiếu yêu cầu mua hàng không rồi mới tiến hành lập thẻ kho.
- Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho
Xây dựng hệ thống nhà kho bảo đảm cho việc bảo quản vật tư và xây dựng các định mức hao hụt, duy trì mức dự trữ vật tư hợp lý.
Quá trình bảo quản vật tư sau khi nhập được giao cho bộ phận kho, bộ phận này có chức năng giữ gìn, bảo quản hàng hóa, vật tư và định kì sẽ có tiến hành kiểm kê đối chiếu.
Quá trình xuất kho NVL cho sản xuất cần có sự tham gia của bốn bộ phận: bộ phận sản xuất, bộ phận xét duyệt (thường là giám đốc), bộ phận kế toán và kho.
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho NVL chuyển đến cho giám đốc để xét duyệt. Trên phiếu yêu cầu cần thể hiện đầy đủ các nội dung: lý do xuất kho, chủng loại vật liệu cần xuất, số lượng, quy cách....
Bộ phận xét duyệt (thường là giám đốc): Xem xét lý do xuất kho, yêu cầu xuất kho trên phiếu yêu cầu xuất kho NVL, đối chiếu với định mức hoặc các kế hoạch của đơn vị để duyệt đồng ý cho xuất hay không.
Bộ phận kế toán: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho đã được duyệt, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển lại cho bộ phận xét duyệt để ký cho xuất kho, sau đó chuyển đến bộ phận kho.
Bộ phận kho: Căn cứ vào phiếu xuất kho đính kèm phiếu yêu cầu xuất kho, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho NVL cho bộ phận sản xuất. Bộ phận sản xuất sau khi nhận đầy đủ NVL sẽ ký nhận trên phiếu xuất kho. Lúc này phiếu xuất kho sẽ làm căn cứ cho việc ghi thẻ kho của thủ kho và sổ kế toán của kế toán.
- Kiểm soát quá trình ghi chép + Hệ thống kế toán chi tiết
Các chứng từ phát sinh trong quá trình này cần có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan.
Mở chi tiết cho từng loại NVL về mặt số lượng và giá trị. Định kỳ, thủ kho và kế toán vật tư đối chiếu lẫn nhau và xử lý triệt để các chênh lệch.
Bộ phận kế toán: Đối với nghiệp vụ mua NVL, căn cứ vào hóa đơn của người bán, hợp đồng kinh tế đã kiểm tra, phiếu nhập kho (đã có ký nhận của bộ phận kho) đối chiếu về giá cả và thực hiện việc ghi sổ kế toán.
Đối với nghiệp vụ xuất NVL, bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để thực hiện việc ghi vào sổ kế toán.
+ Hệ thống kế toán tổng hợp
Việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng tài khoản 621, có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí NVL phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đảm bảo đúng các quan hệ đối ứng, kiểm tra số liệu trên bảng cân đối số phát sinh.
Sổ kế toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Tuỳ thuộc vào từng phương thức hạch toán chi tiết của mỗi doanh nghiệp mà sử dụng các loại sổ (thẻ) sau:
+ Thẻ kho: là tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng của thủ kho, được sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho. Thẻ kho đặt tại kho do thủ kho ghi chép và bảo quản, kế toán vật tư đối chiếu và ký tên xác nhận.
+ Sổ kế toán chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu xuất kho, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái chi phí NVL trực tiếp. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết chi phí NVL trực tiếp. Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết đồng thời đối chiếu số liệu của bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái chi phí NVL TT.
+ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
* Các rủi ro có thể xảy ra
- Giờ công lao động từng công nhân trong tháng để ghi nhận và tiến hành chi trả lương không hợp lý
- Thanh toán tiền lương cho các nhân viên không có thực hoặc tiếp tục
thanh toán lương khi họ đã nghỉ việc.
- Tính toán và phân bổ không chính xác, hợp lý chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào đối tượng hạch toán chi phí.
- Không tổ chức lập các báo cáo về lao động tiền lương để tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lương của doanh nghiệp.
- Không tuân thủ các luật lệ, quy định của nhà nước có liên quan đến quản lý lao động và tiền lương.
*. Mục tiêu và căn cứ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
- Kiểm tra giờ công lao động từng công nhân trong tháng để ghi nhận và tiến hành chi trả lương hợp lý hay không
- Đảm bảo ngăn chặn và phát hiện các sai phạm như thanh toán tiền lương cho các nhân viên không có thực hoặc tiếp tục thanh toán lương khi họ đã nghỉ việc không.
- Đảm bảo việc tính toán và phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào đối tượng hạch toán chi phí hay không
-Đảm bảo việc tổ chức lập các báo cáo về lao động tiền lương, qua đó tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lương của doanh nghiệp hay không
- Kiểm tra việc tuân thủ các luật lệ, quy định của nhà nước có liên quan đến quản lý lao động và tiền lương hay không
*. Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với chi phí NCTT
+ Các chứng từ gốc (bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, phiếu chi, bảng chấm công, bảng tính lương...), các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ TK 622, TK 334, TK 338...).
+ Tài liệu, thông tin có liên quan khác (kế hoạch nhân sự, ...).
* Thủ tục kiểm soát kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp - Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ). Kiểm soát chi phí tiền lương có một vai trò quan trọng và liên quan đến các bộ phận như: bộ phận sản xuất, bộ phận tính lương, bộ phận kế toán và bộ phận xét duyệt. Do đó để thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp cần tiến hành lập các dự toán chi phí tiền lương để tiến hành so sánh với chi phí tiền lương thực tế để tìm ra nguyên nhân, giải pháp.
Căn cứ vào khối lượng kế hoạch sản xuất kỳ này và đơn giá định mức lao động tại đơn vị, bộ phận lập kế hoạch sản xuất sẽ tiến hành lập dự toán chi phí tiền lương lao động theo sản phẩm. Ngoài ra, định kỳ sẽ đối chiếu, so sánh giữa chi phí thực hiện với chi phí kế hoạch để có hướng xử lý kịp thời.
- Báo cáo cho cơ quan chức năng nhà nước
Bộ phận xét duyệt sẽ kiểm tra lại và ký duyệt chứng từ lương do bộ phận kế toán chuyển lên, sau đó chuyển lại cho bộ phận kế toán để làm thủ tục chi lương, chuyển nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và báo cáo cho cơ quan chức năng nhà nước.
- Phân công phân nhiệm trong công tác lao động tiền lương
Tách bạch giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian lao động, chấm công và lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép tiền lương.
Nhiệm vụ của các bộ phận được tách bạch rõ:
Bộ phận sản xuất: Chịu trách nhiệm chấm công của công nhân (trường hợp lương theo thời gian) hay thống kê sản phẩm hoàn thành (trường hợp lương theo sản phẩm), sau đó chuyển số liệu cho bộ phận tính lương. Chứng từ trong giai đoạn này là các bảng chấm công hay bảng thống kê sản phẩm hoàn thành. Các chứng từ này phải có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận
sản xuất và cá nhân này hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của chứng từ.
Thủ tục kiểm soát khâu này được thiết kế tùy thuộc vào hình thức tính lương của đơn vị.
Bộ phận tính lương: Thông thường là phòng tổ chức cán bộ hoặc phòng kế toán căn cứ vào số lượng thống kê của bộ phận sản xuất, tiến hành tính lương cho công nhân theo quy định của DN. Đồng thời, căn cứ vào hệ số cấp bậc của từng người, tiến hành trích các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn (KPCĐ) của công nhân sản xuất. Chứng từ tính lương về các khoản trích theo lương (bảng thanh toán lương và bảng trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) sau khi tập hợp xong sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán: Xem xét tính hợp lệ của chứng từ lương và ký xác nhận. Bộ phận xét duyệt: Kiểm tra lại chứng từ lương và ký duyệt.
- Kiểm soát quá trình ghi chép + Hệ thống kế toán chi tiết
Thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công. Phải thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương, sổ nhật ký tiền lương và sổ cái.
+ Hệ thống kế toán tổng hợp
Việc hạch toán tài khoản chi phí nhân công trực tiếp sử dụng tài khoản 622, có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ mọi nội dung chi phí nhân công trực tiếp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Sổ kế toán về chi phí nhân công trực tiếp bao gồm:
+ Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp.