CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.2. CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.2.2. Quy trình quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập
Cụ thể nội dung chính của từng khâu công việc trong quy trình quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:
a. Lập dự toán ngân sách
Lập dự toán ngân sách là hoạt động phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính cần thiết để xây dựng các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và phù hợp với yêu cầu thực tiễn (Nguyễn Văn Liên, 2013).
Có hai phương pháp lập dự toán ngân sách gồm: phương pháp lập dự
toán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ. Cụ thể nhƣ sau:
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến. Như vậy, theo chúng tôi phương pháp này rất rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động. (Nguyễn Văn Liên, 2013)
Phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước. Như vậy, đây là phương pháp lập dự toán phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn. Tuy nhiên, nếu đơn vị sử dụng phương pháp này sẽ đánh giá đƣợc một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, chấm dứt tình trạng mất cân đối giữa khối lƣợng công việc và chi phí thực hiện, đồng thời giúp đơn vị lựa chọn đƣợc cách thức tối ƣu nhất để đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Căn cứ vào đặc điểm của hai phương pháp lập dự toán nêu trên, việc lập dự toán dựa vào dữ liệu quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những đơn vị hoạt động có tính ổn định. Việc áp dụng phương pháp lập dự toán không dựa vào cơ sở quá khứ phức tạp, đây là phương pháp thực hiện phức tạp hơn, đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ chuyên môn cao và có khả năng đánh giá, phân tích, so sánh giữa nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị. Phương pháp này thường áp dụng với việc lập dự toán những hoạt động không thường xuyên, hạch toán riêng được chi phí và lợi ích. Hiện nay, đa số các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện việc lập dự toán dựa trên dữ liệu quá khứ chiếm đa số.
Nội dung dự toán ngân sách phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Khi lập dự toán ngân sách, các đơn vị phải thực hiện đúng biểu mẫu và lập chi tiết theo mục lục NSNN. Dự toán ngân sách gửi đúng thời hạn đến các cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật.
b. Chấp hành dự toán ngân sách
Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực (Phạm Văn Liên, 2013). Căn cứ vào dự toán ngân sách đƣợc giao, các đơn vị chủ động triển khai thực hiện các hoạt động trong dự toán. Xây dựng các giải pháp để thực hiện dự toán giao, đồng thời xây dựng kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả. Để theo dõi quá trình chấp hành dự toán ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập cần tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản, sổ kế toán để theo dõi chi tiết, cụ thể từng nguồn thu, chi, quản lý các quỹ và quản lý tài sản của đơn vị.
+ Quá trình chấp hành dự toán thu: Các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tƣợng thu. Trong quá trình chấp hành dự toán thu, các đơn vị sự nghiệp phải coi trọng công bằng xã hội, đảm bảo thực hiện nghiêm túc các chính sách thu do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Đối với các đơn vị đƣợc sử dụng nhiều nguồn thu, cần có biện pháp quản lý thống nhất nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm. Chính vì vậy, để đạt đƣợc các yêu cầu trên, đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp công lập phải sử dụng nhiều biện pháp khác nhau, trong đó phải tổ chức hệ thống thông tin để ghi nhận đầy đủ, kịp thời và liên tục quá trình chấp hành dự toán đã đƣợc xây dựng. Muốn vậy các đơn vị phải tổ chức công tác kế toán khoa học từ việc tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận các
khoản thu, trên cơ sở đó tiến hành phân loại các khoản thu, ghi chép trên hệ thống sổ kế toán và định kỳ thiết lập các báo cáo tình hình huy động các nguồn thu.
+ Quá trình chấp hành dự toán chi: Song song với việc tổ chức khai thác các nguồn thu nhằm đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động, các đơn vị sự nghiệp công lập phải có kế hoạch theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đúng mục đích để hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao trên cơ sở minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả. Trong cơ chế tự chủ tài chính, thước đo các khoản chi của đơn vị có chấp hành đúng dự toán hay không chính là quy chế chi tiêu nội bộ.
Quy chế chi tiêu nội bộ là căn cứ để Thủ trưởng đơn vị điều hành việc sử dụng và quyết toán kinh phí từ nguồn NSNN cấp cho hoạt động thường xuyên và nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, là cơ sở pháp lý để KBNN kiểm soát chi.
Những nội dung chi trong quy chế chi tiêu nội bộ đã có tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành thì phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Những nội dung chi cần thiết phục vụ cho hoạt động của đơn vị trong quy chế chi tiêu bộ nhưng Nhà nước chưa ban hành chế độ, Thủ trưởng đơn vị có thể xây dựng mức chi cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vi nguồn tài chính của đơn vị.
c. Quyết toán thu - chi ngân sách
Quyết toán thu - chi ngân sách là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính. Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ. Đây là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo. Để có thể tiến hành quyết toán thu - chi, các đơn vị phải hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách. (Nghiêm Văn Lợi, 2007)
Báo cáo quyết toán NSNN đƣợc lập trên cơ sở số liệu phải chính xác, trung thực, theo đúng các nội dung ghi trong dự toán đƣợc duyệt và phải báo
cáo quyết toán chi mục lục NSNN. Báo cáo quyết toán năm của đơn vị dự toán cấp dưới gửi đến đơn vị cấp trên bao gồm: Bảng cân đối tài khoản năm, Báo cáo thuyết minh quyết toán năm, Báo cáo quyết toán năm trước khi gửi các cơ quan có thẩm quyền để xét duyệt hoặc tổng hợp và phải có xác nhận của KBNN đồng cấp.
Số liệu trên sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo cân đối và khớp đúng với số liệu của cơ quan tài chính và KBNN cả về tổng số và chi tiết, sau đó mới tiến hành lập báo cáo quyết toán năm.
Nhƣ vậy, ba công đoạn cơ bản trong hoạt động quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập đều hết sức quan trọng, có mối quan hệ mật thiết với nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng các nguồn lực, nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Các đơn vị phải chủ động, linh hoạt trong hoạt động và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn lực. Điều này một mặt phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, mặt khác phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phương thức hoạt động, cũng nhƣ cách thức tổ chức công tác kế toán khoa học.