CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.3. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.3.1. Khái quát chung về công tác kế toán
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ” (Phạm Văn Liên, 2013).
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán đƣợc quy định tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Mỗi đơn vị sự nghiệp công lập lựa chọn và áp dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tƣợng kế toán, đặc
điểm hoạt động và yêu cầu quản lý tài chính của đơn vị.
Nội dung của công tác tổ chức chứng từ kế toán bao gồm:
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ. Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Mỗi đơn vị sự nghiệp công lập lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tƣợng kế toán, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị. Việc vận dụng hệ thống chứng kế toán thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc; các chứng từ hướng dẫn, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể vận dụng linh hoạt cho phù hợp và thuận lợi cho công tác kế toán.
Thứ hai: Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán
- Lập chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị SNCL đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chứng từ kế toán đƣợc lập phải đảm bảo tuân thủ theo Điều 18 Luật kế toán (Quốc hội, 2015).
- Ký chứng từ kế toán: Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật (Quốc hội, 2015).
Thứ ba, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán sau khi đƣợc kiểm tra và hoàn chỉnh cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ công tác
quản lý hoạt động ở đơn vị. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian (Phạm Văn Liên, 2013).
Thứ tư, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán. Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải đƣợc bảo quản đầy đủ, an toàn tại phòng kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ đƣợc phép tiêu hủy theo quy định. (Nghiêm Văn Lợi, 2007)
b. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Theo điều 24 của Luật Kế toán Việt Nam quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị. (Quốc hội, 2015)
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp công lập do Bộ Tài chính quy định theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC gồm 10 loại, từ Loại 1 đến Loại 9. Các Tài khoản trong bảng dùng để theo dõi tình hình tài chính (gọi tắt là kế toán tài chính), áp dụng cho tất cả các đơn vị, phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dƣ (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán. Các tài khoản ngoài bảng liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước (TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018) phải đƣợc phản ánh theo mục lục ngân sách Nhà nước, theo niên độ (năm trước, năm nay, năm sau (nếu có) và theo các yêu cầu quản lý khác của ngân sách Nhà nước. Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận, sử dụng nguồn ngân sách nhà nước cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại
thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán theo các tài khoản trong bảng, đồng thời hạch toán các tài khoản ngoài bảng, chi tiết theo mục lục ngân sách Nhà nước và niên độ phù hợp (Bộ tài chính, 2017).
c. Vận dụng số sách kế toán
“Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” (Nghiêm Văn Lợi, 2007).
Tất cả các đơn vị sự nghiệp công lập phải mở sổ kế toán để theo dõi, ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị và tổ chức việc bảo quản, lưu trữ sổ kế toán. Hệ thống các sổ sách kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán và theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Mỗi đơn vị sự nghiệp công lập chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp:
- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán (Phạm Văn Liên, 2013).
- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí (Phạm Văn Liên, 2013).
Sổ, thẻ kế toán chi tiết:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chƣa phản ánh chi tiết. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán NSNN (Phạm Văn Liên, 2013).
Tóm lại, sổ kế toán có vai trò tổng hợp các số liệu kế toán một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế toán. Ngoài ra, hệ thống sổ kế toán giúp cho cán bộ kế toán trong việc hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản lý. Chính vì vậy, hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý và đầy đủ sẽ tạo ra thông tin đầy đủ, giúp việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các loại vật tƣ, tài sản, tiền vốn và các hoạt động kinh tế tài chính khác của đơn vị.