CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM
2.2.1. Khái quát chung về công tác kế toán tại trường
a. Vận dụng chứng từ kế toán
Trường Đại học Quảng Nam là đơn vị sự nghiệp công lập có thu, hệ thống chứng từ kế toán tại trường được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán gồm 4 nhóm cơ bản sau: Lao động tiền lương, vật tƣ, tiền tệ, TSCĐ. Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định hiện hành.
Để phù hợp với đặc thù hoạt động của trường, đơn vị còn tổ chức sử dụng một số chứng từ khác nhƣ:
- Hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng
- Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thỉnh giảng - Giấy đề nghị thanh toán tiền thỉnh giảng
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Trường Đại học Quảng Nam đƣợc khái quát bằng Sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại trường
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tài chính Nhìn chung, công tác vận dụng chứng từ tại trường được thực hiện đúng theo yêu cầu của Luật kế toán và theo Thông tư 107. Tuy nhiên, nhà trường chưa lập các quy trình hướng dẫn thanh toán cụ thể, thống nhất chung. Do đó công tác thanh quyết toán còn chậm và gây khó khăn cho các đơn vị liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Đặc biệt là liên quan đến các hoạt động Tiếp nhận và
lập chứng từ
Kiểm tra chứng từ
Luân chuyển chứng từ
Tổ chức bảo quản và luân chuyển chứng từ
mua sắm vật tƣ thực hành, thanh toán tiền dạy vƣợt giờ cho giảng viên và giảng viên kiêm nhiệm. Công tác lưu trữ chưa được chú trọng, chứng từ sắp xếp chƣa ngăn nắp, thứ tự theo tháng hoặc theo loại chứng từ kế toán, do đó tốn kém thời gian trong việc tìm kiếm, tra cứu.
b. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Nhà trường đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tại nhà trường hiện nay đã đáp ứng một phần yêu cầu quản lý và kiểm soát chi nguồn NSNN, các loại quỹ, đồng thời góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và sử dụng các nguồn lực đúng mục đích.
Tuy nhiên, trường chưa quan tâm đến nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị nội bộ. Nhà trường chưa xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng đối tƣợng, chủ yếu sử dụng các tài khoản chi tiết có sẵn trong hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành. Chƣa mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 214 - Hao mòn tài sản cố định. Chƣa tổ chức theo dõi TK 431 theo từng nguồn hình thành. Chƣa mở các tài khoản chi tiết đối với tài khoản:
334, 211, 214; điều này gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin đánh giá phục vụ nhu cầu quản lý.
c. Thực trạng tổ chức hệ thống số sách kế toán
Hiện nay, đơn vị đang sử dụng hệ thống sổ sách kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm: chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí, sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí, sổ TSCĐ, sổ chi tiết các tài khoản, sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc, sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. Danh mục hệ thống số kế toán tại trường được thống kê qua Bảng 2.4.
Bảng 2.4. Bảng tổng hợp hệ thống số sách kế toán áp dụng tại trường
STT Tên sổ Ký hiệu
1 Chứng từ ghi sổ S02a-H
2 Sổ cái (dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) S02c-H
3 Bảng cân đối số phát sinh S05-H
4 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt) S11-H
5 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12-H
6 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ S13-H 7 Sổ chi tiết doanh thu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ S51-H
8 Sổ tài sản cố định S24-H
9 Sổ chi tiết các tài khoản S31-H
10 Sổ theo dõi từ nguồn NSNN trong nước S102-H
11 Sổ chi tiết các khoản thu S33-H
12 Sổ chi tiết chi hoạt động S61-H
13 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ S62-H Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tài chính Hệ thống sổ kế toán của Nhà trường được mở căn cứ vào các chỉ tiêu quy định trong hệ thống báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính của Bộ Tài chính và một số báo cáo đặc thù theo yêu cầu quản lý của Trường.
Quy trình ghi sổ: Việc ghi sổ kế toán hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra. Chứng từ toán cùng loại đƣợc lập trong bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ lập xong được chuyển giao cho kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt. Sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp lưu trữ.
Đối với các sổ, thẻ kế toán chi tiết đƣợc ghi căn cứ vào các chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đi kèm chứng từ ghi sổ.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp tiến hành cộng số phát sinh và số dƣ của các tài khoản trên sổ cái, đối chiếu giữa Bảng cân đối tài khoản với số liệu cộng dồn trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nếu khớp mới lập Bảng cân đối kế toán.
* Tổ chức mở sổ, khóa sổ, bảo quản và lưu giữ chứng từ kế toán:
Theo khảo sát cho thấy công tác tổ chức mở sổ, khóa sổ kế toán đƣợc thực hiện đúng theo niên độ kế toán. Sổ kế toán đƣợc mở vào ngày 01/01 dương lịch và khóa sổ vào ngày 31/12 dương lịch. Sổ kế toán sau khi in từ máy tính và được kế toán đóng sổ và lưu trữ, bảo quản theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán tương tự như lưu trữ chứng từ kế toán.
Nhìn chung, việc sử dụng các loại sổ, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán tại trường đã tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, thực tế đơn vị vẫn còn thiếu một số mẫu sổ theo quy định nhƣ: sổ chi tiết liên quan đến vật vật tƣ hàng hóa, công cụ dụng cụ. Sổ theo dõi giá trị hao mòn TSCĐ, Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc (Mẫu S72- H); Sổ chi tiết doanh thu đối với đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ (S51-H).
Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đối tƣợng kế toán này.