CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CHỦ YẾU TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM
3.2.2. Kế toán các khoản chi
Năm 2019, toàn bộ nguồn chi hoạt động do NSNN cấp đƣợc kế toán theo dõi trên TK 6112- không thường xuyên. Điều này phản ánh sai lệch
nguồn kinh phí. Vì vậy, kế toán căn cứ vào dự toán ngân sách giao hàng năm để xác định các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên và theo dõi thông qua TK 6111 – thường xuyên và TK 6112- không thường xuyên.
Đối với chi phí tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong chỉ tiêu biên chế và cán bộ nhân viên hợp đồng đƣợc theo dõi thông qua TK 3341 và sử dụng nguồn thu từ NSNN cấp để chi trả là không đúng với quy định của Thông tƣ 107. Vì vậy, bộ phận kế toán phải mở tài khoản chi tiết đối với TK 334 gồm: TK 3341- lương cho cán bộ công nhân viên trong chỉ tiêu biên chế và TK 3348- lương trả cho cán bộ nhân viên hợp đồng. Chi phí tiền lương cho cán bộ công nhân viên chức trong chỉ tiêu biên chế đƣợc trả bằng nguồn NSNN cấp, đối với tiền lương cho cán bộ nhân viên hợp đồng sử dụng nguồn kinh phí hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ để chi trả.
Đối với thanh toán tiền vƣợt giờ: Theo kết quả ghi nhận thực tế, quy trình và biểu mẫu thống kê giờ giảng thanh toán tiền vượt giờ tại trường chưa hoàn thiện, mỗi khoa mỗi biễu mẫu. Luận văn đề xuất quy trình và các biểu mẫu áp dụng trong thanh toán vƣợt giờ nhƣ sau:
Bước 1: Từ ngày 5/7 đến ngày 15 tháng 7 hằng năm. Các cán bộ giảng viên, các phòng, khoa, trung tâm tiến hành lập bảng tổng hợp giờ giảng và nộp về phòng Đào tạo. Cụ thể:
+ Bảng kê khai giờ giảng dạy đã thực hiện của cá nhân (Phụ lục 6);
+ Bảng thanh toán của từng tổ, nhóm bộ môn (Phụ lục 7) + Bảng thanh toán thừa giờ của toàn khoa (Phụ lục 8)
+ Bảng kê số tiết hướng dẫn, số tiết chấm Khóa luận Tốt nghiệp, Tiểu luận của sinh viên (Phụ lục 9);
+ Bảng tổng hợp số giờ coi thi, chấm thi (Phụ lục 10)
+ Thời khoá biểu, Sổ đầu bài đƣợc thực hiện trong năm học của các lớp do tổ chức quản lý;
Bước 2: Từ ngày 5 tháng 7 hằng năm. Mỗi khoa cử giáo vụ khoa hoặc thƣ ký khoa tổ chức kiểm tra đối chiếu với phòng Đào tạo và các bộ phận có liên quan. Nếu thống nhất, các bên có liên quan tiến hành ký xác nhận vào hồ sơ và thông báo đến các cán bộ giảng viên để tiến hành điều chỉnh (nếu có).
Sau thời hạn 5 ngày, không có sự điều chỉnh, toàn bộ hồ sơ trên nộp về phòng Kế hoạch – Tài chính của nhà trường để tổng hợp và trình hiệu trưởng duyệt.
Bước 3: Từ ngày 20 đến ngày 25 tháng 7, nhà trường tiến hành thanh toán giờ chuẩn cho cán bộ, giảng viên theo hồ sơ đã đƣợc duyệt thông qua tài khoản ngân hàng của cán bộ giảng viên.
Nhƣ vậy việc thực hiện quy trình thanh toán vƣợt giờ nêu trên giúp cho việc theo dõi tình hình giờ giảng của giảng viên đảm bảo tính chính xác và gắn trách nhiệm đối với cá nhân người đề nghị thanh toán vượt giờ, bộ môn, khoa quản lý và các phòng ban có liên quan. Việc tổ chức kê khai thanh toán tiền vƣợt giờ diễn ra trong một khoản thời gian xác định và có ban hành biểu mẫu tổng hợp, giúp việc tổng hợp thuận tiện, tránh tình trạng sai sót, chậm trễ của từng cá nhân làm ảnh hưởng đến toàn trường.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý, bộ phận kế toán cần thiết có thêm một số báo cáo kế toán liên quan đến hoạt động chi thường xuyên theo các chỉ tiêu chi tiết của từng đơn vị và đƣợc in ra định kỳ hằng quý để cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ điều hành hoạt động trong Nhà trường. Hệ thống báo cáo này giúp ban lãnh đạo nhận biết đƣợc tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó có những quyết định đúng đắn mang hiệu quả cao hơn. Các báo cáo chi tiết để quản lý theo từng chỉ tiêu cụ thể nhƣ:
- Báo cáo chi tiết chi thường xuyên định kỳ - Báo cáo chi tiết vƣợt giờ giảng
- Báo cáo chi tiết tình hình mua sắm và sử dụng TSCĐ - Báo cáo chi tiết sửa chữa thường xuyên TSCĐ
- Báo cáo thanh toán nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài
Đối với chi phí quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
Hiện nay, kế toán mở TK chi tiết đối với TK 642 – chi phí quản lý hoạt động SXKD, dịch vụ dựa trên chi tiết mã chương, loại khoản mục theo mục lục ngân sách để phản ánh chi từng hoạt động theo nguồn thu hình thành. Hiện nay, kế toán thực hiện việc hạch toán chỉ dựa trên từng nguồn thu hình thành nhƣng không thống nhất với nhau. Điều này làm sai lệch hiệu quả từng hoạt động.
Chẳng hạn nhƣ: Nguồn thu từ hoạt động trung tâm tin học và ngoại ngữ, nhà trường sử dụng nguồn này chi cho nhiều hoạt động khác không nằm trong nội dung của trung tâm tin học ngoại ngữ, đến cuối kỳ kết chuyển doanh thu và chi phí đối với hoạt động này không chính xác và dẫn đến việc đánh giá hoạt động này bị sai lệnh. Trong thời gian đến, kế toán thực hiện nhƣ sau:
Kế toán mở tài khoản chi tiết đối với TK 642 gồm: TK 6421; TK 6422;
TK 6423; TK 6428 theo đúng quy định của Thông tƣ 107.
Đối với TK 6421.- phản ánh các tiền công, tiền lương và chi phí khác cho nhân viên. Đồng thời kế toán mở chi tiết đối với tài khoản này gồm: TK 6421.A - chi phí tiền công tiền lương và các khoản chi khác cho nhân viên liên quan đến hoạt động đào tạo sinh viên trong chỉ tiêu ngân sách; TK 6421.B - chi phí tiền công tiền lương, và các khoản chi khác cho nhân viên liên quan đến hoạt động đào tạo sinh viên ngoài chỉ tiêu ngân sách, TK 6421.
C - chi phí tiền công tiền lương và các khoản chi cho nhân viên liên quan đến hoạt động đào tạo hệ vừa học vừa làm ….
Đối với TK 6422; TK 6423; TK 6428 cũng tổ chức theo dõi và hạch toán tương tự như trên.
Cuối ký kế toán mở sổ theo dõi chi tiết nội dung chi cho từng lĩnh vực thông qua biểu mẫu sau:
Bảng 3.2. Sổ theo dõi chi tiết chi phí quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
SỔ THEO DÕI CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH, DỊCH VỤ
Chỉ tiêu Tháng
Tổng 1 2 …
1. Chi phí tiền công tiền lương và các khoản chi khác cho nhân viên
Hoạt động đào tạo trong chi tiêu ngân sách Hoạt động đào tạo ngoài chỉ tiêu ngân sách
2. Chi phí vật tƣ, công cụ, dụng cụ dịch vụ sử dụng Hoạt động đào tạo trong chi tiêu ngân sách
Hoạt động đào tạo ngoài chỉ tiêu ngân sách 3. Chi phí hoạt động khác
Tổng
Thông qua sổ theo dõi này, giúp ban giám hiệu nhà trường đánh giá đƣợc thực trạng chi phí cho từng hoạt động và từng lĩnh vực. Từ đó có biện pháp kiểm soát tốt chi phí quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ.