CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC
1.2. NỘI DUNG ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo thực chất là việc xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Mục tiêu đào tạo phải xuất phát từ công việc, mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Sau chương trình, họ sẽ đạt được:
- Những kỹ năng cụ thể cần đào tạo, trình độ kỹ năng có được sau đào tạo
- Đối tượng được đào tạo cần đạt được những gì
- Số lượng và cơ cấu học viên, ấn định thời gian đào tạo và hoàn thành chương trình đào tạo
- Mục đích của sản phẩm khi kết thúc quá trình đào tạo
Mục tiêu đào tạo tốt cho phép đánh giá, chấm điểm công bằng, xác định chương trình đào tạo phù hợp giữa nội dung và mục tiêu sao cho hiệu quả, khuyến khích NLĐ tự đánh giá vì họ biết mình phải đạt được những gì, mong muốn đào tạo tốt hơn.
Do đó, mục tiêu đào tạo phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được, đạt đến trong thời gian hữu hạn.
1.2.3. Lựa chọn đối tƣợng đào tạo
Lựa chọn đối tượng đào tạo là lựa chọn người cụ thể, bộ phận, công việc gì để đào tạo. Đây cũng là một bước quan trọng bởi nếu không tiến hành lựa chọn kỹ, hiệu quả của đào tạo sẽ không cao, gây lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức của người tham gia đào tạo.
Nhà quản lý cần lựa chọn đối tượng và phương tiện, cách thức đào tạo thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Tùy theo các đối tượng khác nhau thì nội dung, chương trình đào tạo cũng khác nhau. Việc lựa chọn đối tượng đào tạo dựa vào: triển vọng phát triển của từng người, trình độ và khả năng, sự tâm huyết, nhiệt tình của người lao động đối với công việc và doanh nghiệp;
tác dụng của công tác đào tạo sau các quá trình đào tạo; nhu cầu và động cơ đào tạo của người lao động [6].
Đối tượng được lựa chọn để tham gia đào tạo phải đảm bảo các yếu tố như đào tạo đúng người, đúng việc, đảm bảo công bằng, hiệu quả, kịp thời đối với cả NLĐ và công việc. Muốn vậy, trước khi tiến hành lựa chọn đối tượng, cần phải nghiên cứu về nhu cầu, nguyện vọng của từng NLĐ, động cơ học tập của họ có chính đáng không hay doanh nghiệp có thể đáp ứng được không, mức độ cấp bách của việc đào tạo như thế nào.
Lựa chọn đối tượng đào tạo có thể dựa trên kết quả phân tích công việc như bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Đối tượng đào tạo có thể chia thành 2 nhóm, đó là:
- Cán bộ quản lý gián tiếp
- Nhân viên, công nhân lao động trực tiếp
Hơn nữa, cần xác định số lượng người cần đào tạo để có thể huy động tham gia các lớp đào tạo. Trong mỗi thời điểm, ở từng đơn vị trong tổ chức, có thể huy động một số người đi học, không thể huy động toàn bộ NLĐ trong
đơn vị đi học một lúc bởi ngoài việc tham gia học tập còn phải đảm bảo lực lượng duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.2.4. Xây dựng nội dung chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
a. Xây dựng nội dung chương trình đào tạo
Sau khi cân nhắc các vấn đề trong chiến lược đào tạo, trên cơ sở xác định nhu cầu đào tạo, mục tiêu, đối tượng, các kiến thức, kỹ năng cần có được sau đào tạo, các đặc điểm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đi đến bước tiếp theo là xác định nội dung chương trình đào tạo. Chương trình này phải đảm bảo được mục tiêu đặt ra, về nội dung phải phù hợp, về thời gian phải hợp lý. Chương trình đào tạo phải được xây dựng thật cụ thể về số môn học, các môn học sẽ cung cấp trong chương trình, số giờ học, tiết học của từng môn, chi phí cho mỗi môn, mỗi tiết, các phương tiện cần thiết cho chương trình như giáo trình, tài liệu, trang thiết bị,… [6].
- Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được giảng dạy, cho thấy những kiến thức nào, kĩ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp đào tạo thích hợp.
- Nội dung đào tạo cho người lao động rất toàn diện và đa dạng cho từng đối tượng. Nó là nền tảng của chương trình đào tạo, liên quan đến các dữ liệu, khái niệm, nguyên tắc, lý thuyết và trình độ nhận thức của người học. Nội dung đào tạo phải quan tâm đến việc phát triển các khả năng, kỹ năng và sự hình thành thái độ, không nên chỉ lựa chọn nội dung dựa theo khía cạnh nhận thức của nội dung mà còn phải dựa trên thái độ của người lao động.
b. Lựa chọn phương pháp đào tạo b1. Phương pháp đào tạo nhân viên
Đào tạo tại nơi làm việc: Nhân viên giàu kinh nghiệm hoặc giám sát viên sẽ bố trí nhân viên ngay tại nơi làm việc thực tế, chỉ dẫn họ về công việc và những thủ thuật nghề nghiệp.
Cách tiếp cận hệ thống về đào tạo tại nơi làm việc là hệ thống đào tạo hướng dẫn công việc (JIT-job instruction training) được phát triển trong suốt chiến tranh thế giới thứ II.
- Phương pháp tình huống: dựa trên việc sử dụng bản mô tả một tình huống ra quyết định tại doanh nghiệp hoặc tổ chức cụ thể. Nhà quản trị được yêu cầu nghiên cứu tình huống để nhận diện, phân tích vấn đề, đề xuất các giải pháp và chọn lựa giải pháp tốt nhất để thực hiện nó.
- Phương pháp đóng vai: là phương pháp mỗi người được ấn định một vai trò cụ thể trong một tình huống và được yêu cầu thể hiện vai trò, ảnh hưởng và tương tác với người khác.
- Kỹ thuật giỏ: Người tham gia được cung cấp các vật liệu bao gồm những bộ phận điển hình như thư từ và danh bạ điện thoại của nhà quản trị.
Những vấn đề quan trọng và cấp thiết, chẳng hạn như mức độ thiếu hàng trong kho, phàn nàn từ khách hàng, yêu cầu bản báo cáo từ cấp trên, được sắp xếp lẫn lộn với lịch công tác, chẳng hạn như yêu cầu phát biểu tại buổi ăn tối hoặc quyết định về dã ngoại bốn tuần của công ty. Người được đào tạo được phân tích và bị phê bình theo số lượng các quyết định thực hiện theo thời gian, chất lượng của quyết định, mức độ ưu tiên trong việc chọn lựa chúng.
Để tạo ra sự hứng thú, các vật liệu cho kỹ thuật này phải thực tiễn, liên quan đến công việc và có khả năng ra quyết định.
- Trò chơi quản trị: mô tả các đặc tính hoạt động của công ty, ngành công nghiệp. Trò chơi quản trị nhấn mạnh việc phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề. Trong thủ tục trò chơi quản trị được vi tính hoá, nhóm người tham gia được yêu cầu ra một loạt các quyết định quản trị.
- Mô hình hành vi: một phương pháp để nâng cao, cải thiện kỹ năng giao tiếp là mô hình hành vi mà thường được gọi là quản trị giao tế. Phương pháp này được tiến hành bằng cách sử dụng một băng Video được soạn thảo đặc biệt để minh họa cho các học viên thấy các nhà quản trị giỏi đã xử sự như thế nào trong các tình huống khác nhau đồng thời cũng qua đó mà tạo điều kiện cho các học viên rèn luyện kỹ năng giao tiếp của mình.
- Chương trình định hướng ngoài trời: tình huống, trò chơi, mô hình và đóng kịch là phổ biến, một phương pháp mới được biết đến nhiều là định hướng ngoài trời hoặc cuộc sống thực.
b2. Phương pháp đào tạo nhà quản trị - Đào tạo nơi làm việc:
+ Kèm cặp và hướng dẫn: Một phương pháp tốt nhất và được sử dụng rộng rãi nhất để đào tạo nhà quản lý trẻ là được nhà quản lý giỏi, kinh nghiệm hướng dẫn.
+ Kinh nghiệm trước kỳ hạn nhất thời: khi một người được xác định là sẽ được đề bạt cho một công việc cụ thể, sự chuẩn bịđược tiến hành trong giai đoạn ngắn trước khi đề bạt cương vị mới là người đó học công việcmới, thực hiện một số nhiệm vụ mới trong khi vẫn thực hiện hầu hết các nhiệm vụ cũ.
+ Luân chuyển công việc: đây là phương pháp luân chuyển nhân viên hoặc cấp quản trị từ công tác này sang công tác khác nhằm mục đích cung cấp cho họ những kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn.
- Đào tạo ngoài nơi làm việc:
+ Thảo luận bài giảng: đây là phương pháp đào tạo bằng cách sử dụng các tài liệu đã được biên soạn sẵn một cách kỹ lưỡng dưới hình thức một cuốn sách giáo khoa hoặc một cuốn băng.
+ Giảng dạy nhờ máy tính: theo phương pháp này, các học viên sẽ được học ngay trên máy vi tính và được trả lờingay những thắc mắc của mình nhờ những chương trình máy tính đã được chuẩn bị từ trước.
1.2.5. Dự trù chi phí đào tạo
Chi phí đào tạo quyết định việc lựa chọn các phương án đào tạo, bao gồm các chi phí cho việc học, chi phí cho việc giảng dạy. Chi phí đào tạo gồm nhiều loại chi phí khác nhau như:
- Chi phí bên trong: là chi phí cho các phương tiện vật chất kỹ thuật cơ bản như khấu hao tài sản cố định phục vụ đào tạo, trang bị kỹ thuật, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình giảng dạy; chi phí cho đội ngũ cán bộ làm công tác đào tạo NNL như cán bộ giảng dạy, công nhân huấn luyện thực hành, cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ các cơ sở đào tạo của DN.
- Chi phí cơ hội: là loại chi phí khó xác định gồm chi phí cơ hội của DN và chi phí cơ hội của học viên. Đào tạo sẽ không thực tế nếu không làm rõ chi phí này. Do đó, loại chi phí cơ hội dễ nhận thấy nhất đó là tiền lương phải trả cho các học viên trong thời gian họ được cử đi đào tạo và không tham gia công việc ở công ty.
- Chi phí bên ngoài: hầu hết các DN không tự tổ chức toàn bộ các chương trình đào tạo cho NLĐ của mình mà thường phải thuê ngoài, khoản chi phí bên ngoài bao gồm:
+ Tiền chi phí đi lại, ăn ở và học bổng cho các học viên.
+ Tiền trả cho các tổ chức, cá nhân mà chúng ta thuê họ đào tạo.
Việc xác định chi phí cho hoạt động đào tạo là vô cùng quan trọng để đưa ra quyết định có nên thực hiện chương trình đào tạo dự kiến hay không.
Nguồn kinh phí này có thể được chi trả bởi quỹ đào tạo của đơn vị, quỹ đầu tư phát triển, đối tác tài trợ,… Bộ phận chuyên môn phải xác định cụ thể nguồn
kinh phí này để kiểm soát tính khả thi của các chương trình đào tạo của doanh nghiệp.
1.2.6. Tổ chức, quản lý quá trình đào tạo
Sau khi xây dựng được kế hoạch đào tạo NNL, việc tổ chức thực hiện kế hoạch này rất quan trọng. Đào tạo cần dựa trên những gì mà quản lý muốn nhân viên của mình phải biết, để đào tạo có hiệu quả cần sự nỗ lực của cả hai bên, nhân viên phải quyết tâm nâng cao khả năng làm việc và nhà quản lý phải tạo điều kiện về mặt thời gian và kinh phí để nhân viên nâng cao khả năng làm việc và phải kiểm soát việc họ áp dụng các kiến thức đã học được vào công việc.
Trình độ của đội ngũ đào tạo là một phần quyết định đến hiệu quả đào tạo. Chúng ta cần lựa chọn đội ngũ giảng dạy từ các nguồn khác nhau như trong nội bộ tổ chức hay liên kết với các trường chính quy hoặc mời chuyên gia về đào tạo. Nhưng các giảng viên cần có kiến thức sâu rộng, có kinh nghiệm và đặc biệt phải am hiểu về tình hình của doanh nghiệp cũng như các chiến lược, phương hướng đào tạo của tổ chức. Tùy theo từng đối tượng mà lựa chọn giảng viên, đối với lao động trực tiếp nên lựa chọn những người có tay nghề giỏi, có khả năng truyền đạt và có lòng nhiệt tình trong doanh nghiệp để giảng dạy nhằm giảm chi phí thuê ngoài.
Giáo viên có thể lựa chọn từ chính những người đang làm việc trong tổ chức hoặc thuê ngoài. Tổ chức nên kết hợp giáo viên thuê ngoài và những người có kinh nghiệm lâu năm trong tổ chức, việc kết hợp này cho phép người học tiếp cận với những kiến thức mới và không xa rời thực tiễn của DN. Các giáo viên cũng cần được tập huấn để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chương trình đào tạo chung. Bảng đặc điểm của đối tượng giáo viên như sau:
Bảng 1.1. Đặc điểm các đối tượng giáo viên
Phương án Trong biên chế của DN Từ cơ sở đào tạo bên ngoài Đặc điểm Là những công nhân lành nghề,
những người quản lý có kinh nghiệm trong DN có khả năng tham gia giảng dạy.
Là giảng viên các trường đại học, trung tâm đào tạo,…
Ưu điểm - Tiết kiệm chi phí.
- Cung cấp những kiến thức, kỹ năng thực hiện công việc nhanh.
- Sát với thực tế của DN.
- Cung cấp thông tin, kiến thức cập nhật, tiến bộ.
Nhược điểm - Khó cập nhật những thông tin, kiến thức mới.
- Dễ xảy ra tình trạng bắt chước một số phương pháp không tiên tiến của người dạy.
- Khả năng thực hiện công việc thấp do không sát thực với DN.
- Chi phí cao.
Việc tiến hành tiến trình đào tạo được phân rõ trách nhiệm cho một đối tượng trực tiếp quản lý, báo cáo và chịu trách nhiệm trước cấp trên.Trong quá trình thực hiện tiến trình nếu có điều không phù hợp xảy ra và kịp thời báo ngay với cấp trên để xem xét, thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp.
1.2.7. Đánh giá chương trình và kết quả đào tạo
Sau mỗi khóa đào tạo, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả mà chương trình đào tạo đã đạt được về cả mặt số lượng và chất lượng. Hoạt động đào tạo cần được đánh giá để xem xét kết quả thu được là gì, bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo. Chương trình đào tạo có thể được đánh giá theo các tiêu thức như:
- Mục tiêu đào tạo có đạt được hay không.
- NLĐ học được những gì từ chương trình đào tạo
- Những vấn đề gì trong chương trình đào tạo cần được cải thiện, bổ sung hay thay đổi
- Những thay đổi vì về nội dung, phương pháp, chi phí cần được thực hiện trong kế hoạch đào tạo tương lai.
- Những điểm mạnh điểm yếu của chương trình đào tạo.
- Đặc tính hiệu quả kinh tế của việc đào tạo thông qua đánh giá chi phí và kết quả của chương trình.
Mặt khác, việc đánh giá hoạt động đào tạo cũng giúp trả lời các câu hỏi mà lãnh đạo doanh nghiệp muốn biết về lợi ích mà đào tạo mang lại, đó là:
- NLĐ có thay đổi gì trong công việc của họ không?
- Những vấn đề về kết quả thực hiện công việc trước khi thực hiện hoạtđộng đào tạo có được giải quyết không?
- Chi phí và những nỗ lực bỏ ra cho việc đào tạo có xứng đáng và hợp lýkhông?
- Kết quả cuối cùng mang lại cho DN là gì?
Bảng 1.2. Đánh giá hiệu quả đào tạo theo mô hình của Kirkpatrick Mức
độ
Khía cạnh
quan tâm Vấn đề quan tâm Công cụ
1 Phản ứng
Học viên có hài lòng với khóa học mà họ tham dự không?
Bảng câu hỏi đánh giá
2 Học tập Học viên học được những gì từ khóa học?
Bài kiểm tra, tình huống giả
3 Ứng dụng
Học viên ứng dụng những điều đã học vào công việc như thế nào?
Những đo lường về kết quả
thực hiện 4 Kết quả Doanh nghiệp thu được gì từ
việc đầu tư vào đào tạo?
Phân tích chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được