CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH TRONG TƯƠNG LAI
3.2.2. Hoàn thiện mục tiêu đào tạo
Công ty phải xác định và phổ biến rộng rãi về mục tiêu đào tạo chung đó là nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng đạt đến mức độ chuyên nghiệp để đạt được Chỉ số khách hàng hài lòng đạt trên 80% và hoàn thành kế hoạch mục tiêu chiến lược phát triển Công ty. Trong kế hoạch này, việc xác định mục tiêu là từng bước cải thiện cơ bản về chất lượng công việc trên cơ sở nâng cao
nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên trực tiếp, năng lực lãnh đạo của cán bộ quản lý nghiệp vụ và giám sát.
Mục tiêu cụ thể của một số chương trình như sau:
- Đối với nhân viên mới: nắm được thông tin về Công ty, hiểu được cơ bản các thông tin về sản phẩm, dich vụ và các quy trình tác nghiệp tại nội bộ Công ty, liên hệ thực hiện công việc. Thời gian là 03 tuần, các nhân viên phải nắm và thực hiện được các nghiệp vụ chuyên môn cơ bản.
- Đối với đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quy trình:
Đối với trường hợp đào tạo lần đầu: yêu cầu sau khi đào tạo, trình độ nghiệp vụ nắm vững và vận dụng thực tiễn công việc đạt từ 70% trở lên.
Đối với trường hợp đào tạo lần 2, yêu cầu sau khi đào tạo, trình độ nghiệp vụ nắm vững từ 80% trở lên.
Đối với trường hợp đào tạo lần 3, yêu cầu sau khi đào tạo, trình độ nghiệp vụ nắm vững từ 90% trở lên.
- Đối với đào tạo sản phẩm, dịch vụ mà Công ty cung cấp:
Nhân viên bộ phận gián tiếp: nắm và giới thiệu cơ bản về các sản phẩm Đối với nhân viên trực tiếp kinh doanh: nắm vững sản phẩm dịch vụ đơn vị kinh doanh sau khi được đào tạo.
- Đối với đào tạo kỹ năng:
Cấp nhân viên: nắm được cơ bản và vận dụng vào thực tế với mức độ cải thiện yêu cầu sau khi đào tạo từ mức khá trở lên; được quản lý trực tiếp đánh giá qua kết quả thực tiễn công tác.
Cấp quản lý và giám sát: nắm vững, vận dụng vào thực tế với mức độ cải thiện yêu cầu sau đào tạo ở mức khá tốt; được Ban Giám đốc đánh giá và khảo sát về mức độ hài lòng từ nhân viên cấp dưới.
Việc xây dựng kế hoạch đào tạo NNL phải theo sát với thực tế NNL và đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đúng với đính hướng phát
triển của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
Mục tiêu đào tạo đặt ra phải mang tính khả thi, đo lường được, đạt đến được, trong thời gian hữu hạn phù hợp với tình hình của công ty và phải căn cứ vào nhu cầu đào tạo đã xác định.
Mục tiêu đào tạo phải đáp ứng yêu cầu hiện tại và nhu cầu đổi mới trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu ở tương lai dưới tác động của CM 4.0
3.2.3. Hoàn thiện xác định đối tƣợng đào tạo
Tùy từng chương trình đào tạo, mục tiêu đào tạo mà các đối tượng đào tạo cũng được xác định khác nhau. Để lựa chọn đúng đối tượng đào tạo, công ty phải tiến hành một số biện pháp sau:
- Đánh giá được chất lượng hiện có, đánh giá việc thực hiện công việc của từng lao động để xác định đối tượng đào tạo đảm bảo đúng. Những lao động có tay nghề, trình độ yếu kém sẽ được ưu tiên đào tạo trước, sau đó đến những lao động có nhu cầu đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Để đánh giá đúng năng lực hiện có của NLĐ, công ty nên sử dụng bản đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên và phiếu điều tra nhu cầu đào tạo để xác định chính xác đối tượng đào tạo.
- Lựa chọn đối tượng đào tạo phải căn cứ vào nhu cầu, động cơ học tập, khả năng tiếp thu, tiềm năng nghề nghiệp để xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể trong việc xác định đối tượng đào tạo. Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xem xét họ có phù hợp với mục tiêu đào tạo hay không và bắt buộc những người có kết quả làm việc thấp phải tham gia đào tạo.
- Xem xét kỹ nhu cầu, nguyện vọng của cá nhân được đi đào tạo, tránh tình trạng đánh giá và lựa chọn phụ thuộc vào ý chí chủ quan của cấp quản lý bộ phận hoặc quản lý phòng, ban. Đối với những cá nhân muốn được tham gia đào tạo để nâng cao tay nghề, khi họ được đào tạo sẽ có tinh thần chủ động học hỏi, vươn lên không ngừng nên kết quả đào tạo sẽ cao hơn.
- Phù hợp với yêu cầu về đội ngũ nhân lực của Công ty trong ngắn hạn (chủ yếu là nhân viên bán hàng) cũng như chiến lược phát triển dài hạn (chủ yếu là cán bộ quản lý các cấp, cửa hàng trưởng, trường kho…). Thực hiện việc đào tạo và đào tạo lại cán bộ quản lý cho phù hợp với tình hình hiện tại và định hướng trong tương lai.
- Đối tượng được đào tạo phải phù hợp về tuổi, giới tính, trình độ, kỹ năng, ưu tiên đối tượng trẻ, có năng lực, mong muốn phát triển lâu dài trong công ty bởi những người trẻ có khả năng tiếp cận những cái mới nhanh hơn và có thời gian cống hiến với công ty lâu dài hơn. Đối với đào tạo dài hạn có tính chất phát triển, Công ty sẽ không khuyến khích và không cử những người không nằm trong quy hoạch hoặc tuổi đời đã cao (tuổi trên 50 cả nam lẫn nữ).
3.2.4. Hoàn thiện xác định nội dung, chương trình đào tạo
Trước tiên, công ty tiếp tục bổ sung hoàn chỉnh hơn các nôi dung quy chế đào tạo đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ bởi quy chế này sẽ giúp các chương trình học tập được thực hiện đúng hướng, phù hợp với các quy định của công ty cũng như Tập đoàn và Nhà nước. Việc bổ sung điều chỉnh xây dựng quy chế sẽ giao cho một nhóm soạn thảo và phổ biến rộng rãi tới NLĐ. Các chương trình đạo tạo cần phải:
-Thực hiện có đan xen giữa lý thuyết và thực hành, trong đó tăng nội dung thực hành, xử lý tình huống để nâng cao kỹ năng xử lý tình huống cho NLĐ; từ đó NLĐ có thể trao đổi, học hỏi kinh nghiệm xử lý tình huống của các đồng nghiệp khác. Nội dung đào tạo cũng cần sát với công việc sự kiến được giao ngay sau khi tốt nghiệp của người được đào tạo để họ có thể vận dụng vào thực tế.
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ các phòng ban và đơn vị cơ sở để họ có thể giao tiếp hoặc làm việc với người nước ngoài một cách dễ dàng.
- Đào tạo và bổ sung kiến thức tin học, chương trình quản lý có tính hệ
thống cho CBCNV Công ty bằng việc tạo điều kiện cho họ tham gia vào các khoá học cấp chứng chỉ hoặc các khoá đào tạo của các trung tâm tin học lớn.
- Tăng cường kỹ năng giao tiếp, tổ chức sắp xếp công việc, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng phát hiện và giải quyết vấn đề...
3.2.5. Hoàn thiện xác định phương pháp đào tạo
Như đã phân tích ở trên, hiện nay, Công ty xăng dầu Quảng Bình đang chủ yếu sử dụng các phương pháp kèm cặp, chỉ bảo với lao động trực tiếp và phương pháp đào tạo nội bộ, cử NLĐ đi tới các trung tâm, trường đào tạo cán bộ quản lý. Hình thức đào tạo chưa đa dạng. Do đó, trong thời gian tới, Công ty nên bổ sung đa dạng các loại hình và phương pháp đào tạo để tạo sự hấp dẫn, nâng cao hiệu quả đào tạo. Một số giải pháp như sau:
- Đối với cán bộ quản lý: Công ty cần nghiên cứu để có thể tổ chức thêm nhiều buổi hội nghị, hội thảo để thảo luận về các vấn đề ở nhiều lĩnh vực do cán bộ Tập đoàn hơặc cán bộ Công ty có trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm trực tiếp hướng dẫn hoặc có thể mời những chuyên gia đầu ngành lĩnh vực hóa dầu, quản trị nhân sự, ... về hội thảo. Đặc biệt, cần có sự tham gia của các lãnh đạo cấp cơ sở, lãnh đạo cấp cao để trao đổi những sáng kiến cải tiến, những kinh nghiệm tổ chức sản xuất, từ đó các bộ phận có thể học hỏi và Ban lãnh đạo cũng có thể hiểu được đội ngũ nhân viên cấp dưới của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của họ.
- Đối với lao động trực tiếp: Công ty cần xem xét tổ chức đào tạo tại các tại Công ty hoặc liên kết với các trường như: Trường cao Cao đẳng Thương mại Đà Nẵng, trường Cao đẵng Kỹ thuật Công nông nghiệp tỉnh Quảng Bình… để nâng cao kiến thức lý thuyết cơ bản cho họ từ đó kết hợp với phương pháp kèm cặp, chỉ bảo như hiện nay giúp họ sẽ nắm vững và vận dụng tốt hơn vào công việc của mình.
Công ty nên tiến hành luân chuyển lao động ở những vị trí công việc
không cần quá nhiều chuyên môn cao bởi việc luân chuyển này sẽ giúp cho NLĐ có thể thực hiện nhiều kỹ năng, tích lũy thêm kinh nghiệm và khi cần, họ có thể chuyển hẳn sang đảm nhiệm công việc đó mà Công ty không mất nhiều thời gian đào tạo. Tuy nhiên, việc luân chuyển này phải phù hợp cả về số lượng, thời gian, hình thức công việc, đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất chung của bộ phận và toàn thể Công ty.
Công ty cũng có thể áp dụng thêm các phương pháp mới như chương trình hóa với sự giúp đỡ của máy tính, đào tạo kỹ thuật nghe nhìn để NLĐ có thể tự học, từ đó tiết kiệm thời gian đào tạo, thời gian thực hiện các công việc khác được giao; phương pháp mô hình hóa hành vi, huấn luyện theo mô hình mẫu để nâng cao kỹ năng giao tiếp, giải quyết các vấn đề thực tế một cách hiệu quả hơn.
Mỗi phương pháp đào tạo đều có các ưu điểm, nhược điểm riêng nên tùy theo mục tiêu đào tạo, nhu cầu đào tạo mà Công ty có thể lựa chọn các phương pháp đào tạo cho phù hợp, có thể kết hợp nhiều phương pháp đào tạo để mang lại hiệu quả cao nhất, không nên áp dụng cứng nhắc một phương pháp nhất định. Tuy nhiên, dù sử dụng phương pháp đào tạo nào, công ty cũng cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Khi bắt đầu đào tạo, phải cung cấp cho học viên kiến thức chung về các vấn đề sẽ học.
- Sử dụng nhiều ví dụ minh họa để cung cấp cho học viên các tư liệu, kiến thức mới.
- Tạo tình huống sinh động, hấp dẫn, thu hút sự tham gia, đóng góp ý kiến, kích thích sự sáng tạo của học viên nhưng phải phù hợp với thực tế.
- Đào tạo lý thuyết xen kẽ với thực hành để nhanh nhớ, lâu quên.
- Khuyến khích học viên tích cực, chủ động tham gia vào quá trình đào tạo, đề cao tinh thần tự học ở nhà và ngay tại nơi làm việc. Tăng cường tổ
chức các hội thảo, thảo luận nhóm, thuyết trình trước các học viên khác,… để tăng kỹ năng thuyết trình, thảo luận, làm việc nhóm cũng như thu hút các học viên tham gia.
3.2.6. Hoàn thiện công tác lập dự toán kinh phí đào tạo
Theo kế hoạch tài chính của Công ty, dự toán kinh phí đào tạo cần được lập và đưa vào kế hoạch kinh doanh hàng năm để công ty chủ động nguồn kinh phí. Bộ phận đào tạo chịu trách nhiệm dự tính các hoạt động theo chương trình đào tạo, khảo sát chi phí phát sinh và lập dự toán đào tạo. Trong đó, các chi phí cơ bản cần lập là chi phí về thuê địa điểm đào tạo, giảng viên, chi phí thiết bị, tài liệu, các công tác phí phát sinh.Việc lập dự toán đào tạo càng chi tiết sẽ càng giảm các chi phí phát sinh, giảm được tình trạng vượt dự toán. Dựa vào số liệu dự toán và tổng hợp các chi phí phát sinh thực tế cho đào tạo, Công ty sẽ so sánh và phân tích hiệu quả của công tác đào tạo đối với hoạt động kinh doanh. Tác giả đề xuất mẫu tổng hợp kinh phí đào tạo như sau:
Bảng 3.2. Bảng tổng hợp kinh phí đào tạo
TT
Tên khóa
đào tạo
Số người
tham gia
Chi phí đào tạo Thuê
địa điểm
Phụ cấp học tập
Công tác phí
Học phí
Giảng viên
Thiết bị, tài liệu
Thực hành
Khác
… Cộng
Tổng cộng
Giám đốc Công ty Bộ phận đào tạo
(Ký tên) (Ký tên)
- Chi phí cho các khóa đào tạo căn cứ vào mục tiêu lâu dài đã đề ra để tính toán chính xác nhất kinh phí đào tạo cho từng năm cụ thể và theo từng giai đoạn.
- Bộ phận kế toán phải phối hợp Phòng tổ chức hành chính lấy các thông tin từ kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt, đồng thời căn cứ vào các chính sách, quy định hiện hành để xây dựng dự toán.
3.2.7. Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện đào tạo
- Bố trí giáo viên, địa điểm, trang thiết bị học tập đầy đủ tránh bị động làm kéo dài thời gian đào tạo.
Đối với giáo viên là công nhân viên của công ty: Đây là nguồn giảng viên chủ yếu và quan trọng của công ty, hầu hết tiến hành giảng dạy cho lao động trực tiếp nên công ty cần thực hiện một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên như sau:
+ Bổ sung giáo viên có trình độ, kiến thức chuyên môn ngành hóa dầu, trong đó cần quy định rõ, xác định việc tham gia giảng dạy kiêm chức là nghĩa vụ, trách nhiệm xây dựng, phát triển công ty. Không phân biệt chức vụ, xác định số lượng cán bộ có khả năng làm giảng viên kiêm chức để mời giảng khi được phê duyệt. Những người tham gia giảng dạy phải qua các lớp đào tạo chính quy, có kỹ năng sư phạm, có kinh nghiệm lâu năm để tăng hiệu quả truyền đạt thông tin.
+ Đào tạo lại đội ngũ giáo viên kiêm nhiệm bằng cách cử đi tham gia các khóa học trong và ngoài nước để họ nắm bắt được những tiến bộ về khoa học kỹ thuật, phương pháp sản xuất của ngành. Đặc biệt, cần thường xuyên bồi dưỡng đội ngũ này về kiến thức, kỹ năng sư phạm như cách nêu vấn đề, cách truyền đạt, phương pháp giảng dạy để thu hút người học.
+ Có chính sách khuyến khích, động viên các đội ngũ giáo viên kiêm nhiệm tham gia để họ yên tâm, tích cực thực hiện công tác giảng dạy tốt hơn
như sắp xếp công việc hợp lý, bổ sung các chế độ khuyến khích về tiền lương giảng dạy, phụ cấp ưu đãi, các loại tiền thưởng,….
Đối với giáo viên thuê ngoài hoặc từ các trường chính quy: Đây là nguồn giáo viên đào tạo chủ yếu cho cán bộ quản lý và một bộ phận lao động trực tiếp. Đối tượng này cũng cần nâng cao chất lượng như sau:
+ Đối với việc liên kết đào tạo vưới các trường chính quy: Công ty cần phải thực hiện tốt bước tìm hiểu về chất lượng đào tạo, đội ngũ giảng viên đang giảng dạy của trường xem có phù hợp với chuyên ngành cần đào tạo theo nhu cầu của công ty không.
+ Đối với các giảng viên thuê ngoài, cần phải tìm hiểu quá trình giảng dạy của họ tại các trường, các trung tâm hoặc các DN khác trước khi ký hợp đồng. Khi ký hợp đồng với giáo viên thuê ngoài hoặc với các trường đào tạo, công ty cần soạn thảo các điều khoản quy định về chất lượng của khóa đào tạo và trách nhiệm của họ trong khóa đào tạo.
+ Trước khi giảng dạy, bộ phận phụ trách đào tạo cần tiến hành trao đổi với đại diện của trường liên kết hoặc với giảng viên giảng dạy về mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, cung cấp cho họ những tài liệu về công ty để họ hiểu rõ hơn về công việc, từ đó tạo điều kiện để họ chuẩn bị nội dung và giảng dạy tốt hơn.
- Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ đào tạo: Nơi ở giáo viên, các thiết bị phục vụ giảng viên (Máy tính, máy chiếu, bàn ghế ngồi, tài liệu...) trong quá trình giảng dạy.Hiện tại, cơ sở vật chất phục vụ công tác đào tạo tại công ty chỉ được đánh giá ở mức bình thường, chưa thực sự tốt.Trong khi đây là yếu tố rất quan trọng, quyết định khá nhiều hiệu quả đào tạo. Do đó, hàng năm, công ty phải kiểm tra toàn bộ cơ sở hạ tầng của mình để kịp thời phát hiện những sai hỏng để sửa chữa, thay mới, từ đó giảm bớt chi phí đào tạo cho tương lai. Kiến nghị công ty mỗi năm nên trích 10% chi phí đào tạo cho