2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh tỉnh Hà Nam
2.2.3 Thực trạng thông tin và truyền thông
Tại Agribank Việt Nam nói chung cũng như Agribank tỉnh Hà Nam nói riêng, việc vận hành các nghiệp vụ về tín dụng cũng như kế toán đều được thực hiện trên phần mềm IPCAS. Mỗi cán bộ đăng ký sử dụng vào hệ thống được cấp mã truy cập (bao gồm 01 mật khẩu, 01 password đăng nhập. 01 password PKI bảo mật ) và định kỳ phải thay đổi mật khẩu. Cán bộ sẽ được phép xem, sửa, xóa các thông tin thuộc
phần hành của mình, người không có trách nhiệm sẽ không thể truy cập vào. Hệ thống IPCAS thực hiện chức năng phân quyền thực hiện, phân quyền kiểm soát phủ hợp với từng nghiệp vụ, từng phòng ban, từng cán bộ. Qua đó đảm bảo việc lưu giữ cập nhật, bảo mật thông tin với số lượng giao dịch hàng ngày phát sinh với số lượng lớn. Cũng chính bởi hệ thống vận hành rất lớn mà nhiều lúc đường truyền gặp nhiều sự cố. Từ đó, ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá hoạt động kinh doanh tại chi nhánh.
Việc thu thập, xử lí dữ liệu lưu trữ thông tin dưới dạng điện tử cũng như dạng giấy tờ về nghiệp vụ tín dụng được chi nhánh tiến hành thực hiện theo quy trình: Thu thập thông tin Khai báo trên hệ thống Soạn thảo hợp đồng, hồ sơ Xử lí, hạch toán Lưu trữ.
2.2.3.1 Khai báo thông tin trên hệ thống IPCAS
Khai báo thông tin lên hệ thống IPCAS tại Agribank Hà Nam được CBTD tiến hành khai báo. Căn cứ HĐTD, HĐBĐ tiền vay và tài liệu có liên quan khác, thực hiện khai báo thông tin theo quy định trên hệ thống IPCAS. Việc khai báo, cập nhật các thông tin về khoản vay trên hệ thống IPCAS phải đảm bảo đầy đủ, kịp thời và khớp đúng với hồ sơ giấy. Thông tin khai bảo gồm: Thông tin khoản vay trên Báo cáo đề xuất cho vay, phương án sử dụng vốn, HĐTD,… Và thông tin về TSĐB (trường hợp cho vay có bảo đảm bằng tài sản). Trong quá trình tác nghiệp của cán bộ tín dụng, những thông tin thu thập đa phần do khách hàng cung cấp và việc khai báo những thông tin này vào hệ thống đôi khi còn gặp nhiều thiếu sót.
2.2.3.2 Soạn thảo hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay
Trước khi xác lập HĐTD, Agribank nơi cho vay có trách nhiệm cung cấp cho khách hàng đầy đủ các thông tin: Thẩm quyền cho vay; lãi suất cho vay; nguyên tắc và các yếu tố, thời điểm xác định lãi suất cho vay (đối với trường hợp áp dụng lãi suất cho vay có điều chỉnh); lãi suất áp dụng đối với dư nợ gốc bị quá hạn; lãi suất chậm trả; phương pháp tính lãi tiền vay; các loại phí và mức phí áp dụng đối với khoản vay; các tiêu chí xác định khách hàng vay vốn theo lãi suất cho vay tối đa theo quy định của NHNN.
Soạn thảo HĐTD, HĐBĐ tiền vay được thực hiện bởi cán bộ tín dụng quản lí
trực tiếp khoản vay. Căn cứ nội dung và điều kiện quyết định/phê duyệt cho vay của cấp có thẩm quyền, kết quả thương thảo với khách hàng nhưng không trái với quyết định/phê duyệt cho vay, Người quản lý nợ cho vay tiến hành soạn thảo HĐTD, HĐBĐ tiền vay trình Người kiểm soát khoản vay. Trường hợp cần thiết, Agribank chi nhánh tỉnh Hà Nam có thể thuê đơn vị tư vấn soạn thảo HĐTD, HĐBĐ tiền vay, chi phí do các bên thỏa thuận. Tùy từng hạn mức phê duyệt tín dụng thì việc ký kết HĐTD, HĐBĐ tiền vay được thực hiện bởi người đại diện có thẩm quyền của Agribank chi nhánh tỉnh Hà Nam ký và khách hàng vay, bên bảo đảm tài sản.
Người đại diện có thẩm quyền của Agribank nơi cho vay xem xét các nội dung trên HĐTD, HĐBĐ tiền vay phù hợp các nội dung phê duyệt khoản vay, đáp ứng với quy định của pháp luật thực hiện ký kết với khách hàng vay, bên bảo đảm tài sản.
Hồ sơ tín dụng sau khi được lập xong sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán. Tuy nhiên, trên thực tế khi tiếp nhận hồ sơ tín dụng, qua kiểm tra thì bộ hồ sơ còn có sai sót cần chỉnh sửa và bổ sung.
2.2.3.3 Quy trình luân chuyển, xử lí chứng từ hạch toán nghiệp vụ kế toán cho vay.
Bộ phận tín dụng có trách nhiệm chuyển giao đầy đủ, kịp thời các hồ sơ chứng từ hạch toán hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ đã xử lý cho đơn vị kế toàn để thực hiện hạch toán vào sổ sách kế toán. Phối hợp với bộ phận kế toán trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, bổ sung hoàn thiện hồ sơ, chứng từ hạch toán, phối hợp trong việc điều chỉnh sai sót phát sinh trong. Quy trình tiếp nhận hồ sơ và hạch toán kế toán được thể hiện khái quát qua sơ đồ:
Sơ đồ 2. 3: Quy trình kế toán cho vay cơ bản 2.2.3.3.1 Hạch toán thế chấp/cầm cố TSBĐ
Hồ sơ, chứng từ đi kèm (Phụ lục 7) bao gồm:
Hạch toán nhập TSBĐ
Giải ngân
Thu nợ
Hạch toán xuất TSBĐ
- Tờ trình đề nghị thế chấp/cầm cố TSBĐ (Lưu cùng chứng từ hạch toán) - Danh mục hồ sơ thể chấp/cầm cố (Lưu trong hồ sơ)
- Hợp đồng bảo đảm. (Lưu trong hồ sơ)
- Biên bản xác định giá trị TSBĐ (Lưu trong hồ sơ)
- Tài sản hoặc Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng TSBĐ.
- Đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm có xác nhận của cơ quan ký giao dịch bảo đảm (nếu có). (Lưu trong hồ sơ)
- Danh mục TSBĐ. (Lưu trong hồ sơ)
- Phiếu nhập kho (lập thành 04 liên: Liên 1 lưu cùng chứng từ hạch toán, liên 2: lưu trong bộ hồ sơ, liên 3: Trả cho Khách hàng và liên 4 lưu cùng Bản gốc Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng TSBĐ Ban quản lí kho quản lí)
Sơ đồ 2. 4: Quy trình hạch toán, xử lí nhận TSBĐ
Căn cứ bộ hồ sơ TSBĐ tiếp nhận từ người quản lý nợ cho vay, thông tin đã được khai báo, GDV kiểm tra khớp đúng thực hiện: (i) Hạch toán thế chấp, cầm cố TSBĐ trên hệ thống IPCAS. (ii) Bàn giao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/ giấy tờ có giá, giấy chứng nhận sở hữu TSBĐ cho cán bộ kho quỹ để nhập kho theo quy định.
Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ TSBĐ, phiếu nhập kho, sự khớp đúng thông tin giữa hồ so với thông tin trên IPCAS, duyệt giao dịch hạch toán thế chấp/cầm cố TSBĐ, xác nhận giao dịch cuối ngày trên hệ thống IPCAS.
2.2.3.3.2 Hạch toán giải ngân vốn vay
Hồ sơ chứng từ đi kèm (Phụ lục số 8) bao gồm:
- Danh mục hồ sơ vay vốn (khi giải ngân lần đầu) ((Lưu trong hồ sơ) - Hợp đồng tín dụng (Lưu trong hồ sơ)
- Giấy nhận nợ (đối với khoản vay có nhiều lần nhận nợ). (Lưu trong hồ sơ) - Báo cáo đề xuất giải ngân kiêm giấy nhận nợ (đối với khoản vay có nhiều lần nhận nợ) ( một liên lưu cùng chứng từ hạch toán, 1 liên lưu hồ sơ và 1 liên trả khách hàng)
- Chứng từ hạch toán (Chứng từ hạch toán, Ủy nhiệm chi... ).
Sơ đồ 2. 5: Quy trình hạch toán quá trình giải ngân
Khai báo thông tin giải ngân: Căn cứ vào hồ sơ giải ngân, giấy nhận nợ và thông tin được khai báo, báo cáo đề xuất giải ngân đã phê duyệt, giấy nhận nợ, GDV thực hiện nhập thông tin giải ngân trên hệ thống IPCAS.
Phê duyệt và hạch toán giải ngân trên hệ thống IPCAS: Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ giải ngân, tính chính xác giữa hồ sơ với thông tin giao dịch trên IPCAS, thực hiện phê duyệt giao dịch hạch toán giải ngân, xác nhận giao dịch cuối ngày trên hệ thống IPCAS.
2.2.3.3.3 Thu nợ
Sơ đồ 2. 6: Quy trình thu nợ của khách Tiếp nhận, kiểm tra yêu cầu thu nợ của khách
Trường hợp GDV tiếp nhận yêu cầu thu nợ từ khách hàng (khách hàng đến giao dịch trực tiếp, khách hàng chuyển tiền đến để trả nợ). GDV kiểm tra thông tin thu nợ:
- Đối với những món thu nợ đến hạn theo lịch trả nợ, thu nợ quá hạn, trả trước hạn (trường hợp khách hàng chỉ có một lần nhận nợ). GDV thực hiện thu nợ bằng tiền mặt (Việc thu tiền mặt được thực hiện theo quy định về thu-chi) hoặc trích trực tiếp từ tài khoản cầu khách hàng mở tại chi nhánh.
- Đối với những trường hợp khác, GDV liên hệ với người xử lý nghiệp vụ để xác định việc thu nợ và tiếp tục xử lý như trường hợp tiếp nhận yêu cầu thu nợ từ người xử lý nghiệp vụ.
Xử lý giao dịch thu nợ trên IPCAS. Và in chứng từ hạch toán việc thu nợ, nếu là món thu tất toán món nợ thì sẽ phải in thêm lịch sử giao dịch tiền vay.
Trong quá trình thu nợ tại chi nhánh vẫn diễn ra một số bất cập như: khách hàng hoặc người đi trả nợ thay không mang giấy tờ tùy thân, chứng từ liên quan đến khoản vay mà chỉ cung cấp được tên người vay. Trên thực tế cho thấy, đã có trường hợp GDV thu nợ nhầm mã khách hàng nguyên nhân do khách hàng.
2.2.3.3.4 Giải chấp tài sản đảm bảo
Sơ đồ 2. 7: Quy trình xuất tài sản bảo đảm
GDV tiếp nhận, kiểm tra đề nghị giải chấp TSBĐ. Trường hợp GDV tiếp nhận, kiểm tra đề nghị giải chấp TSBĐ trực tiếp từ khách hàng:
- Nếu khách hàng đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ được bảo đảm bởi TSBĐ:
GDV lập Phiếu xuất kho
- Nếu khách hàng hoàn thành một phần nghĩa vụ trả nợ: GDV liên hệ người xử lý nghiệp vụ để xác định việc giải chấp và tiếp tục xử lý phư trường hợp tiếp nhận đề nghị giải chấp TSBĐ từ người xử lý nghiệp vụ.
Trường hợp GDV tiếp nhận, kiểm tra đề nghị giải chấp TSBĐ từ người xử lý nghiệp vụ: GDV tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải chấp TSBĐ từ người xử lý nghiệp bao gồm: Tờ trình đề nghị giải chấp TSBĐ, Phiếu xuất kho. GDV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ đề nghị giải chấp TSBĐ,
Xử lý giao dịch giải chấp TSBĐ trên IPCAS. Nhập dữ liệu trên IPCAS.
Chuyển toàn bộ hồ sơ giải chấp TSBĐ sang KSV. Kiểm soát, duyệt giao dịch giải chấp TSBĐ KSV kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tính chính xác giữa hồ sơ với thông tin giao dịch trên IPCAS. Nếu đúng, thực hiện duyệt giao dịch trên IPCAS và chuyển trả hồ sơ cho GDV. Nếu không đúng, KSV từ chối duyệt giao dịch trên IPCAS, thông báo lý do, chuyển trả hồ sơ cho GDV và yêu cầu GDV lập lại giao dịch/không thực hiện giao dịch.
Khi làm thủ tục xuất kho TSBĐ, GDV in, ký và chuyển KSV ký Chứng từ giao dịch, Phiếu xuất kho. GDV làm thủ tục xuất kho theo quy định.
2.2.3.4 Bộ báo cáo tín dụng
Đáp ứng nhu cầu quản lý của các chi nhánh nói riêng và hệ thống Agribank nói chung, việc lập các báo cáo là điều quan trọng có tính bắt buộc. Bên cạnh đó nhằm đảm bảo và đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước, Agribank cũng như chi nhánh Hà Nam phải lập báo cáo theo định kỳ và các báo cáo đột xuất. IPCAS với vai trò là chương trình vận hành hệ thống, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh của chi nhánh, cũng đã hỗ trợ lập các báo cáo tự động giúp ích cho việc khai thác và quản lý hoạt động tín dụng tại chi nhánh như: Sao kê dư nợ tiền vay, sao kê tài sản đảm bảo, báo cáo phân loại tài sản, báo cáo cho vay bằng đồng Việt nam theo lãi suất thỏa thuận, báo cáo dư nợ cho vay theo nguồn vốn, các loại báo cáo tín dụng,…
Sao kê dư nợ tiền vay: Vấn tin thông tin các khoản cho vay của chi nhánh tính đến thời điểm nhất định hoặc trong khoảng thời gian nhất định những món tất toán bao gồm thông tin về khách hàng (loại khách hàng, tình trạng ...); thông tin về khoản vay của khách hàng (số tiền giải ngân, lãi suất, dư nợ, nợ gốc đã thu, nợ lãi đã thu, lãi quá hạn. Vẫn tin thông tin chi tiết từng khoản vay của khách hàng, vẫn tin theo từng cán bộ tín dụng hoặc kết hợp vẫn tin giữa các tiêu chí khác nhau.
Sao kê tài sản đảm bảo: vấn tin thông tin tài sản đảm bảo: Loại tài sản (tài sản giữ hộ, tài sản cầm cố) liên quan đến từng khách hàng vay, tình trạng dư nợ của khách hàng, tình trạng, giá trị của tài sản.
Các loại báo cáo tín dụng được in trực tiếp từ phần mềm như: Báo cáo tình hình nợ xấu, báo cáo nợ cơ cấu, báo cáo xử lí TSBĐ, báo cáo hỗ trợ lãi suất, báo cáo nợ cơ cấu khách hàng lớn, báo cáo xử lí nợ xấu, báo cáo tình hình tín dụng lĩnh vực nông nghiệp nông thôn (Phụ lục 09)…