Thực trạng hoạt động kiểm soát

2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh tỉnh Hà Nam

2.2.4. Thực trạng hoạt động kiểm soát

Cho dù ngân hàng trước khi ra quyết định tài trợ đã đánh giá và lượng hóa rủi ro tín dụng nhưng do nhiều yếu tố phức tạp, ngân hàng vẫn phải đối mặt với rủi ro tín dụng. Vì vậy cần giám sát chặt hoạt động tín dụng để hạn chế tổn thất. Để kiểm soát được những rủi ro đó thì khoản vay cần phải được kiểm tra và theo dõi thường xuyên xem có được sử dụng đúng mục đích hay không. Các hoạt động kiểm soát của chi nhánh với một khoản vay diễn ra ngay khi bắt đầu một khoản vay ngay sau khi tiếp xúc với khách hàng tới các giai đoạn kết thúc của quy trình cho vay.

2.2.4.1 Giai đoạn thiết lập hồ sơ tín dụng

Khi tiếp nhận thông tin cá nhân, nhu cầu vay vốn mà khách hàng cung cấp.

Cán bộ tín dụng tiến hành rà soát lại tính đầy đủ, hợp pháp hợp lệ của hồ sơ, tài liệu về việc vay vốn của khách hàng. Sau đó, CBTD sẽ tiến hành khai báo thông tin lên phần mềm chung. Thông tin đã khai báo tại Agribank nơi cho vay sẽ được phê duyệt bởi người kiểm soát khoản vay. Người kiểm soát khoản vay tiến hành kiểm tra và phê duyệt các thông tin về giao dịch do người quản lý nợ cho vay khai báo trên hệ thống IPCAS trước đó theo quy định.

Tùy từng hạn mức phê duyệt tín dụng thì việc ký kết HĐTD, HĐBĐ tiền vay được thực hiện bởi người đại diện có thẩm quyền của Agribank chi nhánh tỉnh Hà Nam ký và khách hàng vay, bên bảo đảm tài sản. Người đại diện có thẩm quyền của Agribank nơi cho vay xem xét các nội dung trên HĐTD, HĐBĐ tiền vay phù hợp các nội dung phê duyệt khoản vay, đáp ứng với quy định của pháp luật thực hiện ký kết với khách hàng vay, bên bảo đảm tài sản.

2.2.4.2 Giai đoạn phân tích tích dụng

Việc thẩm định khách hàng trước khi quyết định cho vay được thực hiện bởi người thẩm định tín dụng. Thẩm định một khoản vay trên cơ sở thông tin khách hàng, hồ sơ vay vốn, tài liệu và Báo cáo đề xuất cho vay (phần Báo cáo đánh giá hồ sơ và đề xuất cho vay của Người quan hệ khách hàng), trường hợp cần thiết thu thập thông tin bổ sung. Cụ thể:

Xác định cụ thể người có liên quan của khách hàng, tổng dư nợ cấp tín dụng của khách hàng và người có liên quan; Kết quả chấm điểm xếp hạng tín dụng nội bộ của khách hàng, bao gồm cả kết quả xếp hạng tín nhiệm tại các TCTD khác, chi nhánh ngân hàng nước ngoài khác (nếu có);

Thẩm định khả năng đáp ứng các điều kiện vay vốn của khách hàng và cơ sở để đánh giá các điều kiện vay vốn:

- Đánh giá năng lực pháp luật dân sự của khách hàng, năng lực hành vi dân sự (đối với khách hàng là cá nhân) tại thời điểm vay vốn;

- Đánh giá tính hợp pháp của mục đích sử dụng vốn

- Thẩm định tính khả thi của phương án sử dụng vốn; Thẩm định khả năng tài chính để trả nợ,

- Thẩm định tình hình tài chính minh bạch, lành mạnh đối với khách hàng áp dụng mức lãi suất cho vay tối đa theo quy định của NHNN.

Đánh giá tính đầy đủ về hồ sơ, tình trạng pháp lý và khả năng thu hồi của TSBĐ đối với trường hợp cho vay có bảo đảm bằng tài sản. Thẩm định khả năng thực hiện các nghĩa vụ cam kết của bên bảo lãnh (đối với các khoản cho vay có bảo lãnh của bên thứ ba).

Ghi ý kiến về kết quả thẩm định, ký tắt các trung có nội dung thẩm định của mình và đề xuất việc cho vay hay không cho vay; loại cho vay, phương thức cho vay, mức cho vay, lãi suất cho vay, lãi suất quá hạn, lãi suất chậm trả, phí, thời hạn cho vay, kỳ hạn trả nợ, đồng tiền cho vay, TSBĐ (áp dụng cho vay có bảo đảm bằng tài sản). Trường hợp không đồng ý cho vay: Nêu rõ lý do không đồng ý cho vay, trình Người quyết định cho vay xem xét quyết định. Ký và ghi rõ họ tên vào

phần Người thẩm định trên Báo cáo đề xuất cho vay. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện nghiệp vụ thẩm định tài sản của khách hàng nhiều lúc vẫn thực hiện chưa đúng quy định. Giá trị của tài sản biến động theo thị trường nhưng giá trị ghi nhận tại sổ sách ngân hàng thì chưa được cập nhật kịp thời. Nội dung kiểm tra kiểm soát chưa được thực hiện đầy đủ. Việc định giá thông qua kinh nghiệm của cán bộ tín dụng, cán bộ giám sát thẩm định ngay tại ngân hàng, Chính vì vậy, việc đánh giá đúng giá trị của tài sản còn mang nhiều tính chủ quan.

Agribank nơi cho vay có thể thành lập tổ thẩm định để thẩm định khoản vay, nhiệm vụ của từng thành viên tổ thẩm định theo quyết định thành lập tổ thẩm định của người có thẩm quyền. Việc thẩm định lại khoản vay được thực hiện thông qua hội đồng tín dụng tại Agribank nơi cho vay. Việc quyết định có hay không thẩm định lại; thẩm định lại toàn bộ hoặc một một số nội dung về khoản vay do người có thẩm quyền tại Agribank nơi cho vay quyết định. Báo cáo thẩm định lại là một trong các căn cứ để người có thẩm quyền xem xét quyết định cho vay và được lưu tại bộ hồ sơ vay vốn. Trong trường hợp cần thẩm định lại, thì việc phân công người thẩm định lại sẽ không phải là người thẩm định khoản vay ban đầu.

2.2.4.3 Giai đoạn quyết định cấp tín dụng, giải ngân

Kiểm soát HĐTD, HĐBĐ tiền vay được người kiểm soát khoản vay thực hiện. Người kiểm soát khoản vay thực hiện kiểm soát nội dung và các điều khoản của HĐTD, HĐBĐ tiền vay, đối chiếu với nội dung, điều kiện đã được thông báo tại quyết định/phê duyệt và các thỏa thuận với khách hàng, phù hợp với quy định của pháp luật và của Agribank, ký kiểm soát (ký tắt) từng trang hợp đồng, trình người có thẩm quyền ký kết HĐTD, HĐBĐ tiền vay. Trường hợp cần thiết, người có thẩm quyền có thể yêu cầu bộ phận pháp chế có ý kiến về pháp lý của HĐTD, HĐBĐ tiền vay.

Kiểm soát việc giải ngân: đây là nghiệp vụ ngân hàng cấp tiền cho khách hàng trên cơ sở mức tín dụng đã cam kết theo hợp đồng. Kiểm tra hồ sơ giải ngân, báo cáo đề xuất giải ngân được thực hiện bởi người quản lý nợ cho vay.

2.2.4.3.1 Kiểm tra, đánh giá hồ sơ giải ngân

Người quản lý nợ cho vay kiểm tra, đánh giá hồ sơ giải ngân gồm:

- Tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ giải ngân,

- Việc đáp ứng các điều kiện giải ngân, thông báo phê duyệt (nếu có), các điều khoản thỏa thuận của HĐTD đã ký,

- Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, phương án sử dụng vốn, khả năng trả nợ của khách hàng,

- Mục đích vay vốn,

- Hồ sơ bảo đảm tiền vay (nếu có), - Hạn mức tín dụng còn lại;

- Tài liệu chứng minh mục đích sử dụng vốn phải đầy đủ, phù hợp với điều khoản thanh toán trong hợp đồng kinh tế

- Mọi trường hợp phát hiện khách hàng sử dụng vốn sai mục đích, vi phạm các thỏa thuận tại HĐTD, Agribank nơi cho vay được quyền và có trách nhiệm ngừng giải ngân để xử lý theo HĐTD đã ký (bao gồm cả các khoản vay được phê duyệt vượt quyền phán quyết

2.2.4.3.2 Lập báo cáo đề xuất giải ngân, giấy nhận nợ

Trường hợp 1: Áp dụng cho vay đối với pháp nhân, cá nhân vay vốn phục vụ hoạt động

- Từng lần giải ngân, Người quản lý nợ cho vay lập Báo cáo đề xuất giải ngân, ký và trình Người kiểm soát khoản vay. Nếu hồ sơ không đáp ứng điều kiện giải ngân, Người quản lý nợ cho vay lập báo cáo đề xuất không giải ngân (nêu rõ lý do), báo cáo Người kiểm soát khoản vay, hoặc đề xuất thay đổi điều kiện giải ngân, trình Người quyết định cho vay.

- Trường hợp trong ngày khách hàng có nhu cầu nhận nợ nhiều lần (cho vay thu mua nông sản, giải ngân theo dự án đầu tư và các trường hợp tương tự khác), Agribank nơi cho vay có thể lập báo cáo đề xuất giải ngân một lần cho tất cả các lần giải ngân trong ngày.

- Báo cáo đề xuất giải ngân được phê duyệt, Người quản lý nợ cho vay lập giấy nhận nợ.

Trường hợp 2: Áp dụng cho vay cá nhân

- Áp dụng giải ngân vốn vay một lần thì người quản lý nợ cho vay tiếp nhận và kiểm tra, đánh giá hồ sơ giải ngân. Nếu đủ điều kiện giải ngân, Người quản lý nợ cho vay đề xuất giải ngân và hướng dẫn khách hàng ký nhận tiền vay tại phụ lục vay vốn.

- Áp dụng giải ngân vốn vay từ 02 (hai) lần trở lên thì người quản lý nợ cho vay tiếp nhận và kiểm tra, đánh giá hồ sơ giải ngân. Nếu đủ điều kiện giải ngân, Người quản lý nợ cho vay lập báo cáo đề xuất giải ngân kiêm giấy nhận nợ trình Người kiểm soát khoản vay, Người quyết định cho vay để phê duyệt món vay.

2.2.4.3.3 Kiểm soát việc giải ngân

Việc sử dụng các phương tiện thanh toán để giải ngân vốn cho vay thực hiện theo quy định của NHNN và hướng dẫn của Agribank. Đối với ngân hàng đây là lúc rủi ro bắt đầu xảy ra vì tiền đã thực sự ra khỏi két của ngân hàng để chảy vào dự án đầu tư của khách hàng. Rủi ro trước hết nằm ở việc vốn vay bị sử dụng sai mục đích, do đó để kiểm soát rủi ro này ngân hàng phải xử lý tốt bắt đầu từ khâu giải ngân. Biện pháp đầu tiên là giải ngân theo từng lần. Ngân hàng tính toán sự vận động của dòng tiền và hàng hóa để xác định khách hàng thực sự cần tiền ở những thời điểm nào và bao nhiêu để giải ngân theo từng lần. Một biện pháp nữa để kiểm soát rủi ro là sử dụng phương thức giải ngân bằng chuyển khoản thay vì đưa tiền mặt cho khách hàng. Bằng cách này ngân hàng biết được chính xác khách hàng sử dụng tiền thanh toán những khoản gì (Ví dụ khách hàng dùng tiền mua nguyên vật liệu thì ngân hàng sẽ chuyển tiền thẳng đến nhà cung cấp dựa trên hóa đơn mua hàng).

2.2.4.4 Giai đoạn giám sát và quản lý tín dụng

Cho dù ngân hàng trước khi ra quyết định tài trợ đã đánh giá và lượng hóa rủi ro tín dụng nhưng do nhiều yếu tố phức tạp, ngân hàng vẫn phải đối mặt với rủi ro tín dụng. Vì vậy cần giám sát chặt hoạt động tín dụng để hạn chế tổn thất. Để kiểm soát được những rủi ro đó thì khoản vay cần phải được kiểm tra và theo dõi thường xuyên xem có được sử dụng đúng mục đích hay không.Việc kiểm soát bao gồm:

- Kiểm tra theo dõi quá trình thực hiện dự án, thực tế dự án hoạt động chịu nhiều biến cố và ngân hàng đã giải ngân rồi nên thẩm định sau cho vay khó khăn hơn nhiều thẩm định trước cho vay. Nếu ngân hàng không theo dõi phát hiện sớm thì hậu quả trong tương lai sẽ nặng nề. Việc theo dõi kiểm tra và phát hiện sớm có thể giúp ngân hàng đưa ra những tư vấn, hỗ trợ kịp thời cho khách hàng để giảm bớt khó khăn cũng như tổn thất trong tương lai. Thực tế hoạt động tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hà Nam việc này chủ yếu được kiểm soát qua chứng từ hồ sơ khách hàng cung cấp.

- Kiểm soát khách hàng, là theo dõi sự tiếp tục thỏa mãn các điều kiện vay vốn của khách hàng sau cho vay. Thông thường các ngân hàng chỉ quan tâm đến việc xem xét các điều kiện vay vốn của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng, tuy vậy, việc kiểm tra khách hàng sau khi cho vay rất quan trọng giúp ngân hàng kiểm soát được việc sử dụng đồng tiền, và việc kiểm tra cũng giúp ngân hàng thực hiện những điều chỉnh cần thiết và hỗ trợ tối đa cho khách hàng.

Giai đoạn ra quyết định cho vay dễ xảy ra rủi ro từ phía ngân hàng nếu người ra quyết định cho vay không kiểm tra cẩn thận việc thẩm định, thẩm quyền cấp tín dụng cho khách hàng. Mặc dù tại Agribank tỉnh Hà Nam CBTD đã yêu cầu khách hàng cung cấp chứng từ chứng minh nguồn trả nợ đúng theo yêu cầu của ngân hàng, tuy nhiên báo cáo tài chính chủ yếu do công ty cung cấp chưa được kiểm toán hay xác nhận của cơ quan thuế, tài liệu mà khách hàng cung cấp chưa chính xác. Người ra quyết định cho vay đã trả lại hồ sơ cho CBTD yêu cầu KH bổ sung, chỉnh sửa lại thông tin trên báo cáo tài chính mà khách hàng cung cấp trước khi ra quyết định cấp tín dụng Ban lãnh đạo Agribank tỉnh Hà Nam thông qua những buổi tập huấn rút kinh nghiệm cho từng CBTD tại chi nhánh trong khâu thẩm định của quy trình cấp tín dụng, tuy nhiên hồ sơ pháp lý và hồ sơ kinh tế khách hàng cung cấp còn tồn tại khá nhiều thiếu xót chủ yếu do năng lực phân tích thông tin khách hàng đọc báo cáo tài chính của CBTD còn hạn chế .

Tại Agribank tỉnh Hà Nam người quan hệ khách hàng chính là người quản lý khoản vay, Người thẩm định cũng là người kiểm soát khoản vay do số lượng lao động không bố trí đầy đủ như quy định 1225 QĐ-NHNo-TD ngày 15/06/2019 của

Tổng giám đốc Agribank. Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ như vậy cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Bởi lẽ việc quản lí khoản vay với quan hệ khách hàng cùng là một cán bộ nên tiềm ẩn nguy cơ CBTD móc ngoặc với khách hàng thực thiện nhiều hành vi vi phạm chuẩn mực và dễ thấy hơn cả đó chính là việc nhận hối lộ, đảo nợ cho khách và vay lại tiền của khách hàng.