2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh tỉnh Hà Nam
2.2.5. Thực trạng giám sát
Các hoạt động giám sát nghiệp vụ tín dụng trực tiếp với khách hàng tại Agribank chi nhánh tỉnh Hà Nam được thực hiện bởi người quản lý nợ cho vay. Cán bộ tín dụng phụ trách sẽ làm nhiệm vụ giám sát và đề xuất xử lý qua giám sát nếu khoản vay có vấn đề. Bên cạnh đó, người kiểm soát khoản vay cũng sẽ tiến hành theo dõi, đôn đốc việc thực hiện giám sát, xem xét đề xuất xử lý qua giám sát. Và với mức độ giám sát cao hơn đó chính là công việc kiểm tra việc giám sát của phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ.
Nội dung giám sát bao gồm: Giảm sát tình hình sử dụng vốn vay, tình hình trả nợ, việc thực hiện các điều kiện cho vay và thỏa thuận tại HĐTD; Giám sát tình hình hoạt động kinh doanh (doanh thu, lợi nhuận), tỉnh hình tài chính và khả năng trả nợ ngân hàng. Theo dõi chấm điểm, xếp hạng tín dụng nội bộ của khách hàng trên HTXHTD và diễn biến trạng thái khoản vay theo nhóm nợ. Các nội dung khác (nếu thấy cần thiết).
Công cụ giám sát bao gồm: Thông qua hệ thống IPCAS;Thông tin CIC; Thông qua phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp và các loại báo cáo của khách hàng (Báo cáo hình thành tài sản hình thành trong tương lai, báo cáo sử dụng vốn, báo cáo tồn kho, báo cáo công nợ...); Thông qua kết quả thanh tra, kiểm tra, kiểm toán trong kỳ (nếu có); Nguồn thông tin khác từ chính quyền, phương tiện thông tin đại chúng. các ngành hữu quan...(nếu có)
Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ của ngân hàng có điểm mạnh là hơn thanh tra NHNN ở tính thời gian vì nó nhanh chóng, kịp thời ngay khi vừa phát sinh rủi ro. Hoạt động kiểm tra nội bộ phải thực hiện thường xuyên, định kỳ để kịp thời phát hiện các sai sót và cảnh báo các dấu hiệu vi phạm, tránh để xảy ra hậu quả
nghiêm trọng rồi mới xử lý sau, như vậy sẽ rất tốn kém về chi phí cho Ngân hàng.
Việc giám sát rủi ro trong hoạt động tín dụng tại chi nhánh đang được phân ra thành: Giám sát thường xuyên và giám sát định kì.
2.2.5.1 Giám sát thường xuyên
2.2.5.1.1 Việc giám sát thường xuyên từng khoản vay
Giám sát thường xuyên được thể hiện thông qua việc giám sát từng khoản vay một cách thường xuyên nhằm phát hiện dấu hiệu cảnh báo sớm để có hành động và giải pháp khắc phục kịp thời. Việc xây dựng hệ thống chấm điểm tín dụng nội bộ cũng sẽ được sử dụng để đánh giá hiện trạng của khách hàng vay, nó là công cụ giám sát tín dụng quan trọng. Chính bởi vậy, hệ thống chấm điểm tín dụng nội bộ cần theo dõi được những dấu hiệu cho thấy khả năng diễn biến xấu đi của các khoản tín dụng cũng như đánh giá về khả năng trả nợ của khách hàng.
Đối với khách hàng vay là pháp nhân và DNTN thì việc kiểm tra, giám sát sử dụng vốn vay phải thực hiện chậm nhất trong vòng 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày giải ngân.
Kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh, đánh giá khả năng trả nợ thực hiện trong vòng 06 (sáu) tháng ít nhất 01 (một) lần kể từ ngày kiểm tra gần nhất. Kiểm tra, đánh giá khả năng trả nợ theo quy định đối với khoản nợ có vấn đề theo quy định về quản lý nợ vấn đề của Agribank.
Đối với khách hàng vay là cá nhân: Kiểm tra sử dụng vốn vay phải thực hiện chậm nhất trong vòng 60 (sáu mươi) ngày kể từ ngày giải ngân vốn vay. Kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh, đánh giá khả năng trả nợ thực hiện trong vòng 12 (mười hai) tháng ít nhất 01 (một) lần kể từ ngày kiểm tra gần nhất. Kiểm tra, đánh giá khả năng trả nợ theo quy định đối với khoản nợ có vấn đề theo quy định về quản lý nợ có vấn đề của Agribank.
Kiểm tra TSBĐ theo quy định về bảo đảm tiền vay. Việc kiểm tra TSBĐ có thể cùng kỳ và lập biên bản cùng với kiểm tra sử dụng vốn vay/kiểm tra tỉnh hình hoạt động kinh doanh.
2.2.5.1.2 Công tác hậu kiểm chứng từ
Sau khi các nghiệp vụ được tiến hành hạch toán công việc của một hậu kiểm viên đó chính là rà soát kiểm tra lại chứng từ hồ sơ tín dụng. Các nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chúng từ giao dịch: Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ, chứng từ giao dịch, kiểm tra mẫu chữ ký pháp lý trên chứng từ (chữ ký của khách hàng, ngân hàng
- Kiểm tra, đối chiếu giữa hồ sơ, chứng từ với dữ liệu trên hệ thống IPCAS:
Đối chiếu chứng từ hạch toán kế toán tương ứng với số bút toán trên bảng liệt kê giao dịch của từng Giao dịch viên để phát hiện các trường hợp thừa, thiếu chứng từ hoặc chứng từ lập không đúng quy định.
Kiểm tra, đối chiếu giữa hồ sơ, chứng từ gốc với thông tin chi tiết giao dịch được thể hiện tại các màn hình hậu kiểm trên hệ thống IPCAS.
Kiểm tra các giao dịch phát sinh trên hệ thống IPCAS đảm bảo phù hợp với chứng từ giao dịch về phương thức giao dịch, phân hệ nghiệp vụ thực hiện giao dịch, thời gian thực hiện giao dịch, ...
Kiểm tra, đối chiếu giữa USER thực hiện phê duyệt giao dịch trên hệ thống của Giao dịch viên/ Kiểm soát viên với chữ ký của Giao dịch viên/ Kiểm soát viên trên chúng từ giấy nhằm phát hiện tình trạng vi phạm đăng ký, quản lý, sử dụng USER, mẫu chữ ký đã đăng ký. giữa chứng từ gốc với thông tin giao dịch hạch toán trên IPCAS, nếu có chênh lệch, phải thông báo cho Phòng Bộ phận có liên quan xử lý.
- Kiểm tra, đối chiếu việc khai bảo các thông tin xác định việc hạch toán trên hệ thống IPCAS:
Tính hợp lệ, hợp pháp của việc thay đổi các thông tin (Quyết định Thông báo/Đề nghị của cấp có thẩm quyền theo quy định).
Kiểm tra việc đăng ký, khai báo thông tin, thay đổi thông tin ảnh hưởng đến việc hạch toán kế toán tại Chi nhánh, như: thông tin lãi suất, tỷ giá, mã tỷ lệ phí dịch vụ, hạn mức giao dịch, .... khớp đúng với yêu cầu thay đổi thông tin.
2.2.5.2 Giám sát định kì
Giám sát định kì được thực hiện thông qua việc giám sát tổng thể danh mục tín dụng – phân tích tổng thể danh mục tín dụng nhằm phát hiện cơ cấu tập trung tín dụng, đồng thời đánh giá chất lượng của danh mục tín dụng một cách định kỳ, thường xuyên để có thể đưa ra những biện pháp kịp thời tránh cho ngân hàng phải gánh chịu những biến động bất lợi trong hoạt động tín dụng.
Hàng năm, chi nhánh chỉ đạo, tổ chức kiểm tra đối chiếu dư nợ 100% khách hàng pháp nhân và các khách hàng cá nhân có dư nợ từ 500 (năm trăm) triệu đồng trở lên; tối thiểu 50% khách hàng cá nhân dư nợ từ 200 (hai trăm) triệu đồng đến dưới 500 (năm trăm) triệu đồng và tối thiểu 10% khoản vay còn lại. Việc đối chiếu phải thực hiện theo nguyên tắc người quản lý nợ cho vay không trực tiếp đối chiếu khoản vay đó; Trường hợp theo tỷ lệ thực hiện đối chiếu xác suất hoặc có những khoản vay có dấu hiệu bất thường. Tùy tình hình và yêu cầu thực tế việc đối chiếu xác nhận nợ vay với khách hàng có thể bằng những hình thức như đối chiếu trực tiếp, thư gửi qua bưu điện, thư điện tử...
Ngoài ra, song song với việc giám sát, kiểm tra khách hàng thì việc giám sát hành vi của cán bộ tín dụng và lãnh đạo ngân hàng cũng là biện pháp hữu hiệu để giảm thiểu rủi ro. Một số vụ án kinh tế lớn trong thời gian vừa qua có liên quan đến cán bộ NH đều có sự tiếp tay của cán bộ ngân hàng cùng với khách hàng làm giả hồ sơ vay, hay nâng giá tài sản bảo đảm lên quá cao so với thực tế để rút tiền ngân hàng. Do đó, cần phát hiện và ngăn chặn sớm các hành vi cán bộ tín dụng móc ngoặc với khách hàng.
Nhưng thực trạng lại cho thấy, trong thời gian gần đây, công việc kiểm tra nội bộ của Agribank Chi nhánh Hà Nam hầu như chỉ tồn tại trên hình thức và chưa phát huy hết hiệu quả trong công tác phát hiện sai sót dẫn tới rủi ro và thất thoát tài sản của Ngân hàng. Do thời gian, nguồn lực là có hạn, chính vì vậy mà mỗi cuộc kiểm tra diễn ra tại chi nhánh dựa trên việc chọn mẫu kiểm tra. Công tác hậu kiểm chứng từ đôi lúc còn chậm chễ và thiếu sót. Chính bởi vậy, trong thời gian tới Chi nhánh cần phải tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động kinh doanh, đặc biệt là quản lý nợ xấu.