1.1. Một số vấn đề cơ bản về TLLT và công tác tổ chức sử dụng TLLT
1.2.1. Khái quát về lịch sử hình thành
Ngày 30/4/1975, cuộc Tổng tiến công và nổi dậy mùa xuân 1975 toàn thắng, giải phóng hoàn toàn miền Nam, mang lại hoà bình, thống nhất cho dân tộc Việt Nam. Các lực lượng cách mạng nhanh chóng triển khai công tác tiếp quản thành phố Sài Gòn.
Ngày 1/5/1975, theo sự phân công, Ban Thông tin Văn hóa Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam có trách nhiệm tiếp quản các cơ sở văn hóa của chế độ cũ (trong đó có văn khố và thư viện).
Quán triệt tư tưởng chỉ đạo của Trung ương Cục, công tác tiếp quản Nha Văn khố Quốc gia của chính quyền Sài Gòn diễn ra nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.
Ngay ngày 2/5/1975, Nguyễn Ứng Long - Giám đốc Nha Văn khố Quốc gia chính quyền Sài Gòn đã giao nộp toàn bộ tài liệu, cơ sở vật chất và nhân sự của Văn khố tại trụ sở chính ở 72 Nguyễn Du, 02 kho tài liệu tại đường Gia Long (nay là Thư viện Khoa học xã hội tại 34 Lý Tự Trọng và Thư viện Tổng hợp TP.HCM số 69 Lý Tự Trọng), cũng như chi nhánh ở Huế và Đà Lạt cho chính quyền cách mạng.
Về tài liệu, đến ngày 20/5/1975, chính quyền cách mạng hoàn thành “tiếp quản hai kho 69 và 34 Gia Long với hơn 3.000 thước kệ tài liệu. Trong đó có nhiều tài liệu có giá trị, như tài liệu của Tòa Đại biểu chính phủ Nam Việt, Phủ Thống đốc Nam kỳ, Sở Thanh tra Chánh trị Hành chánh, Phủ Tổng thống, các bộ của chính quyền Việt Nam Cộng hòa, Châu bản triều Nguyễn,…”. [87, tr.119]
Về cơ sở vật chất, ngoài nhà làm việc và kho cũ xây cấp 4 đã xuống cấp, chính quyền cách mạng tiếp quản được chủ yếu là các thiết bị, dụng cụ trang bị cho công tác văn phòng như: bàn ghế, tủ, máy đánh chữ,… Trang thiết bị cho công tác lưu trữ chỉ có một số kệ sắt, kễ gỗ, tủ,… để tài liệu và thẻ tra tìm tài liệu. Hầu hết đã ở trong tình trạng cũ, xuống cấp, một số đã hư hỏng không thể sử dụng.
25
Về nhân sự, theo báo cáo của Chủ sự phòng Hành chánh, Văn khố Quốc gia chế độ cũ có “tổng cộng 52 nhân viên, chủ yếu tập trung làm việc ở Sài Gòn (45 người), ở Huế chỉ có 3 người và Đà Lạt có 4 người. Đến ngày 14/5/1975, chỉ có 43 người trình diện chính quyền cách mạng, trong đó có 1 Giám đốc, 2 Chánh sự vụ, 6 Chủ sự (1 sĩ quan giải ngũ và 1 sĩ quan biệt phái), 4 chuyên viên, 21 nhân viên, thư ký, nhân viên đánh máy và số còn lại là nhân viên chạy văn thư, lao công, gác gian và tài xế”. [87, tr.120]
Trong thời gian đầu, Ủy ban Quân quản quyết định duy trì cơ cấu tổ chức và lưu dung căn bản đội ngũ nhân viên Văn khố chính quyền cũ, coi đó là giải pháp tạm thời để đảm bảo cho công tác lưu trữ hoạt động có hiệu quả và để hoàn thành nhiệm vụ thu thập, cũng như bảo vệ những nguồn tài liệu có giá trị của đất nước. Vì vậy, sau khi tiếp quản, cơ cấu và tên gọi của Nha Văn khố Quốc gia được giữ nguyên, đặt dưới sự quản lý của Ban Thông tin Văn hóa, Ủy ban Quân quản Sài Gòn - Gia Định, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam.
Trong tổng số 43 nhân viên của Văn khố Quốc gia trình diện chính quyền cách mạng, có 38 nhân viên - hầu hết là viên chức chuyên môn, sau khi được học tập, bồi dưỡng, đã tình nguyện ở lại phục vụ chính quyền cách mạng, tham gia công tác lưu trữ.
Nhờ có lực lượng chuyên môn chế độ cũ trở lại làm việc mà thời gian đầu sau giải phóng, dù thiếu cán bộ trầm trọng, chính quyền cách mạng cũng đã hoàn thành việc tiếp quản toàn bộ cơ sở Nha Văn khố Quốc gia ở Sài Gòn, đồng thời duy trì hoạt động của cơ quan này, phục vụ các yêu cầu của cách mạng, góp phần bảo vệ an toàn cơ sở vật chất, TLLT và bước đầu tạo dựng những cơ sở cho ngành Lưu trữ ở phía Nam.
Riêng hai chi nhánh Nha Văn khố Quốc gia của chính quyền cũ tại Đà Lạt và Huế, về danh nghĩa, chính quyền Sài Gòn đã giao nộp từ ngày 2/5/1975, nhưng thực tế, đến tháng 8/1975, ngành Lưu trữ vẫn chưa có đủ cán bộ tiếp quản. Do thiếu sự quản lý, chi nhánh Văn khố tại Đà Lạt hư hỏng nặng, “khoảng 35% diện tích nhà lưu trữ bị hỏng do cây đổ, nước mưa tràn vào các tầng nhà, hệ thống điện nước
26
cũng bị hư hỏng nặng”. [71] Hầu hết hồ sơ bị chất đống trong một căn phòng rộng chỉ khoảng 36m2, còn nhiều tài liệu có giá trị khác, đặc biệt là khối tài liệu Mộc bản triều Nguyễn do để rải rác trong điều kiện không được bảo quản an toàn như ga ra xe hơi trường Hùng Vương, hay để ở tầng hầm ngân hàng,... nên có nguy cơ bị hủy hoại nghiêm trọng.
Trong khi đó, ở các tỉnh thành khác của miền Nam, dù sớm có sự chỉ đạo của của Trung ương Đảng và Trung ương Cục miền Nam, song nhận thức của cán bộ còn nhiều hạn chế, nên tình trạng thất thoát, tiêu hủy tài liệu diễn ra phổ biến. Hơn nữa, do chưa có đội ngũ chuyên môn nên việc tiếp quản, bảo vệ và thu gom tài liệu chưa được thực hiện triệt để. Một số ít đơn vị tiếp quản các trụ sở, các nhà làm việc của chế độ cũ đã lấy những tài liệu của những nơi này đem ra đốt, bán giấy loại,…
thậm chí tại Sài Gòn, các cán bộ địa phương ở cơ sở cũng không ít lần trực tiếp đề nghị cán bộ văn khố mang ra đốt, tiêu hủy tài liệu để lấy trụ sở cho địa phương làm việc. Thực trạng trên đòi hỏi phải có cơ quan chuyên trách, quản lý thống nhất công tác lưu trữ miền Nam từ Trung ương đến địa phương.
Để giải quyết những yêu cầu cấp bách đó, ngày 5/8/1975, Ban Thường vụ Trung ương Cục miền Nam đã ra Quyết định số 09-QĐ/75 thành lập Sở Lưu trữ Công văn, cơ quan chuyên trách lưu trữ đầu tiên của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam, cũng là cơ quan Trung ương đầu tiên của ngành Lưu trữ ở phía Nam. Ngày 3/6/1976, Phủ Chủ tịch Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam ban hành Quyết định số 30/QĐ-76 bàn giao cơ sở vật chất, kho tàng, tài liệu và nhân viên Văn khố do Bộ Thông tin Văn hóa quản lý cho Sở Lưu trữ. (Phụ lục 1)
Sở Lưu trữ Công văn được thành lập không chỉ đóng vai trò tiếp quản tài liệu của chế độ cũ để lại mà thực sự trở thành cơ quan quản lý công tác lưu trữ ở phía Nam, là cơ sở đầu tiên, là cơ quan tiền thân cho sự thành lập Kho Lưu trữ TW II, nay là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.
Ngày 20/11/1976, Ban chấp hành TW Đảng ra Chỉ thị số 242/CT/TW về việc tập trung quản lý, sử dụng TLLT của chính quyền cũ ở miền Nam. Thực hiện sự chỉ
27
đạo của Ban Bí thư TW Đảng, ngày 29/11/1976, Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng ban hành Quyết định số 252/BT, thành lập Kho Lưu trữ TW II, trực thuộc Cục lưu trữ, trụ sở đặt tại thành phố Hồ Chí Minh - tức Trung tâm Lưu trữ quốc gia II hiện nay. [95] (Phụ lục 2) Kho Lưu trữ TW II có nhiệm vụ sưu tầm, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc và thời Việt Nam Cộng hòa; tài liệu các cơ quan Trung ương chính quyền cách mạng, của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở khu vực phía Nam của Tổ quốc. Theo Quyết Định này, Kho Lưu trữ TW II được thành lập trên cơ sở kế thừa tổ chức, cơ sở vật chất và nhân sự của Sở Lưu trữ thuộc Phủ Chủ tịch Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam. Quyết định thành lập Kho Lưu trữ TW II có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, đánh dấu sự thống nhất chính thức về mặt nhà nước về lưu trữ ở phía Nam và lưu trữ cả nước.
Những ngày đầu mới thành lập, Kho Lưu trữ TW II tiếp nhận cơ sở vật chất của Nha Văn khố và Thư viện Quốc gia của chính quyền cũ để lại, điều kiện và cơ sở vật chất khó khăn, thiếu thốn. Tổ chức của kho lúc đó được thành lập gồm Ban giám đốc và các đơn vị trực thuộc được tổ chức thành các phân kho như: Phân kho tài liệu Phong kiến - Pháp thuộc, quản lý khối tài liệu Châu bản, địa bộ, tài liệu của các cơ quan Trung ương thời Pháp thuộc…; Phân kho tài liệu thời kỳ Mỹ - Ngụy, quản lý tài liệu của các cơ quan thuộc chính quyền Việt Nam Cộng hòa trước năm 1975 ở miền Nam; Phân kho tài liệu thời kỳ cách mạng quản lý tài liệu của các cơ quan chính quyền cách mạng như: Mặt trận Dân tộc Giải phóng miền Nam Việt Nam, Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam… Trong giai đoạn này, do đặc điểm kho bảo quản tài liệu phân tán, nhiệm vụ chính là đi thu gom tài liệu của các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại, do vậy, mỗi phân kho đều thực hiện hết các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại chỗ. Ví dụ: Phân kho tài liệu Phong kiến - Pháp thuộc vừa tham gia thu thập tài liệu, vừa bảo quản, phân loại chỉnh lý tài liệu đồng thời phục vụ khai thác tài liệu Châu bản và địa bộ tại Phân kho.
28
Cuối năm 1986, Đại hội toàn quốc của Đảng lần thứ VI được tổ chức. Trên cơ sở nhìn thẳng sự thật, đánh giá đúng vấn đề, Đại hội đã đề ra đường lối đổi mới, đưa đất nước thoát khỏi tình trạng khủng hoảng kinh tế trầm trọng. Đối với sự nghiệp lưu trữ, “tiếp tục xác định giá trị quan trọng của tài liệu đối với công cuộc xây dựng đất nước, văn kiện Đại hội đã đề ra chủ trương nhiệm vụ cho ngành: Tổ chức tốt công tác lưu trữ; bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả TLLT quốc gia”.[30, tr.240]
Đây là lần đầu tiên nhiệm vụ của ngành Lưu trữ được đưa vào văn kiện Đại hội Đảng, cho thấy sự quan tâm to lớn của Đảng, Nhà nước đối với công tác lưu trữ. Sự kiện này cũng thể hiện rõ sự chuyển biến quan trọng trong nhận thức đối với vai trò của TLLT và công tác lưu trữ. Sự phát triển về nhận thức đó có cơ sở từ thực tiễn hoạt động ngành Lưu trữ.
Ngày 25/5/1987, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 74/TCCB thay chức danh Trưởng kho bằng chức Giám đốc. Theo quyết định này và các công văn quy định về phân cấp quản lý, Kho Lưu trữ TW II làm việc theo chế độ Thủ trưởng, do một Giám đốc quản lý mọi mặt hoạt động và trực tiếp chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước. Giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc, Trưởng các Phân kho và Phòng ban.
Sự thay đổi về cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự kèm theo sự mở rộng về chức năng, nhiệm vụ, tăng cường mạnh mẽ tính tự chủ trong quyền hạn của Kho Lưu trữ TW II.
Ngày 08/8/1988, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 223- CT đổi tên các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Trên cơ sở đó, ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 385-QĐTC đổi tên Kho Lưu trữ Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II [12] [Phụ lục 3] và đồng thời giao thêm nhiệm vụ:
- Hướng dẫn kiểm tra hồ sơ của các cơ quan có TLLT thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào Trung tâm.
29
- Tổ chức và quản lý công tác nghiên cứu khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu và các tiến bộ khoa học kĩ thuật vào nghiệp vụ của Trung tâm theo sự phân cấp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
TTLTII ra đời là kết quả của một sự nỗ lực từ nhiều phía. Trước hết xuất phát từ chủ trương của Trung ương Đảng; sự chỉ đạo của Chính phủ và Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; bên cạnh đó là sự phấn đấu không mệt mỏi của các cơ quan ban ngành liên quan cũng như sự chung tay của cán bộ, viên chức ngành Lưu trữ trong cả nước, đặc biệt là ở khu vực phía Nam.