Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLT TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II
3.2. Nhóm giải pháp tăng cường hoạt động thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức khoa học TLLT
3.3.1. Nâng cao hiệu quả các hoạt động tổ chức sử dụng TLLT
TCSD TLLT tại Phòng đọc là một trong những hình thức phục vụ nghiên cứu, sử dụng TLLT phổ biên và quan trọng nhất đối với các phòng, kho lưu trữ. Hình thức này cho phép người nghiên cứu được tiếp cận tài liệu gốc và có thể được nghiên cứu nhiều loại hình tài liệu khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định.
Với hình thức này, cán bộ Phòng đọc có điều kiện quản lý tài liệu cho độc giả mượn để nghiên cứu tại chỗ, tránh làm thất lạc và hư hỏng tài liệu.
108
Để việc khai thác sử dụng tại Phòng đọc phát huy được hiệu quả, trước hết TTLTII cần nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng TLLT. “Với chức năng là một cơ quan quản lý nguồn thông tin quá khứ quan trọng của quốc gia, các lưu trữ lịch sử cần xác định nhiệm vụ then chốt của mình là phục vụ hiệu quả cho các nhu cầu của xã hội. Điều này giúp các lưu trữ lịch sử thể hiện trách nhiệm đối với xã hội trong việc sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách nhà nước; đồng thời giúp nâng cao lợi ích cộng đồng (nâng cao tri thức, nâng cao đời sống văn hóa) và lợi ích cho các bên liên quan”. [25, tr.43]
Việc thực hiện tốt về trách nhiệm đối với xã hội nghĩa là TTLTII đã tạo ra sức hút đối với những người sử dụng hiện tại và tiềm năng đến với mình, từ đó, công việc sẽ nhiều hơn, nguồn thu cũng từ đó mà tăng lên, tạo điều kiện cải thiện thu nhập cho người lao động trong cơ quan.
Như vậy, thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng không chỉ đảm bảo lợi ích cho người sử dụng TLLT mà còn đảm bảo lợi ích cho cộng đồng và chính cán bộ tại Trung tâm.
Thứ hai, Phòng đọc TTLTII cần xây dựng và phân tích cơ sở dữ liệu về người sử dụng: Mỗi khi đến sử dụng TLLT tại lưu trữ lịch sử, người sử dụng bắt buộc phải điền các thông tin cá nhân vào một số giấy tờ sau: “Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu”
và “Phiếu yêu cầu đọc tài liệu”, “Phiếu yêu cầu sao tài liệu”, “Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu”. Đây là những thông tin quý giá giúp các lưu trữ nắm bắt được tần suất sử dụng tài liệu của từng độc giả tại cơ quan; tần suất sử dụng của từng hồ sơ/phông; mục đích sử dụng chính; đối tượng phổ biến có nhu cầu sử dụng tài liệu… từ đó có những quy định phù hợp với từng đối tượng.
Thứ ba, TTLTII “cần tạo các kênh thông tin để tiếp nhận những phản hồi từ người sử dụng tài liệu với cách thức trực tiếp và gián tiếp. Cách thức trực tiếp bao gồm Sổ ghi cảm tưởng, Hòm thư góp ý, tọa đàm, hội nghị độc giả, phỏng vấn nhanh sau mỗi đợt sử dụng tài liệu của độc giả… Cách thức gián tiếp có thể gửi phiếu khảo sát qua email, tạo hòm thư góp ý điện tử qua website hoặc tương tác qua facebook…”.[26, tr 45]
109
Để hoạt động TCSD TLLT tại Phòng đọc phát huy được hiệu quả, TTLTII cần đề nghị Cục Văn Thư và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu ban hành các quy định nhằm cải tiến thủ tục khai thác sử dụng tài liệu:
+ Về thời gian cấp thẻ độc giả kéo dài gần một tuần cho một độc giả. Điều này gây không ít khó khăn cho độc giả, nhất là những độc giả ở xa. Chính vì vậy, trong thời gian chờ đợi cấp thẻ, nên tạo điều kiện để độc giả có thể tiếp cận ngay với mục lục tài liệu và tài liệu thông qua việc sử dụng chứng minh nhân dân.
+ Trong quá trình khai thác sử dụng, độc giả chỉ được tiếp cận 3 phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu (tương đương 30 hồ sơ tài liệu) trong một ngày. Đồng thời, độc giả cũng chỉ được phép sao chụp 1/3 hồ sơ tài liệu. Những quy định trên gây rất nhiều khó khăn cho độc giả. Vì thực tế, nhiều hồ sơ tài liệu giữa tiêu đề và nội dung tài liệu không hoàn toàn phù hợp với nhau và không phù hợp với nhu cầu khai thác của độc giả. Với những hồ sơ như vậy, độc giả thường lướt qua và chuyển sang khai thác hồ sơ mới. Đặc biệt quy định chỉ được sao chụp 1/3 hồ sơ tài liệu gây rất nhiều khó khăn cho độc giả, khi khai thác được đúng hồ sơ theo nhu cầu, nhưng lại không thể sử dụng. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần có những quy định cụ thể để độc giả nghiên cứu tài liệu có điều kiện sử dụng nguồn thông tin đầy đủ từ TLLT.
Ngoài ra, Trung tâm cần đảm bảo hệ thống cơ sở vật chất như phòng ốc, hệ thống máy móc, trang thiết bị, máy tính và các phần mềm ứng dụng riêng biệt nhằm cung cấp hiệu quả nhưng đồng thời cũng phải bảo vệ an toàn nội dung TLLT.
- Công bố, giới thiệu TLLT
Công bố, giới thiệu tài liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác lưu trữ của các cơ quan. Việc công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu những tài liệu có ý nghĩa đối với công tác nghiên cứu khoa học, hoặc thông qua việc công bố, giới thiệu TLLT để tuyên truyền, giáo dục quần chúng về một vấn đề cụ thể. Để nâng cao hiệu quả công tác công bố, giới thiệu TLLT tại TTLTII trong thời gian tới, chúng tôi xin đề xuất một số nội dung sau:
110
Thứ nhất, cần xây dựng kế hoạch công bố, giới thiệu TLLT hàng năm theo chủ đề dựa trên nhiệm vụ chính của đất nước nói chung và ngành Văn thư, Lưu trữ nói riêng, đảm bảo tính thời sự nhằm đẩy mạnh phát huy giá trị TLLT.
Thứ hai, trong thời gian qua, TTLTII đã có gần 160 bài viết công bố, giới thiệu; 12 ấn phẩm lưu trữ được xuất bản và gần 20 cuộc trưng bày, triển lãm. Các hình thức khai thác, sử dụng TLLT lĩnh tập trung chủ yếu vào các chủ đề, lĩnh vực về chính trị, quân sự, hành chính, còn các lĩnh về văn hóa, giáo dục, giao thông, xây dựng, kinh tế, thương mại… thì ít được khai thác. Chính vì vậy, trong thời gian sắp tới, cần đa dang hóa các lĩnh vực tài liệu được công bố, giới thiệu. Sự đa dạng hóa này sẽ tạo ra “luồng sinh khí” mới và sức hút đối với công chúng trong giai đoạn hiện nay.
- Trưng bày triển lãm
Thời gian qua, TTLTII đã thực hiện nhiều cuộc trưng bày triển lãm. Thế nhưng, phần lớn các cuộc trưng bày chỉ duy trì trong một thời gian nhất định, không thường xuyên và phần lớn khi trưng bày sử dụng tài liệu trên chất liệu giấy. Trong khi nguồn tài liệu phim, ảnh ra đời dưới chế độ Việt Nam Cộng hòa đang bảo quản tại TTLTII là nguồn sử liệu gốc, giá trị, hấp dẫn trên nhiều phương diện - thu hút công chúng. Vì thế, cần đẩy mạnh hơn nữa việc giới thiệu rộng rãi nguồn tài liệu này đến với công chúng, giúp công chúng có cái nhìn toàn diện, khách quan về một chế độ tồn tại suốt 21 năm (1954 - 1975) trên toàn niềm Nam.
Để quảng bá rộng rãi giá trị của khối tài liệu này, ngoài việc làm sách, tổ chức hội thảo, viết báo... cần tổ chức các cuộc trưng bày theo chuyên đề hay tiểu đề; các cuộc trưng bày cần được tổ chức vào những dịp kỷ niệm các sự kiện lịch sử, các ngày lễ lớn của dân tộc.
Trong khuôn khổ đề tài, qua tham khảo từ ý kiến của các chuyên gia về lưu trữ, chúng tôi xin tổng kết một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động trưng bày triển lãm tại TTLTII:
Thứ nhất, về cơ sở vật chất: Hoạt động trưng bày, giới thiệu đạt hiệu quả cần phải có cơ sở vật chất tốt thì việc phát huy giá trị của tài liệu mới đạt hiệu quả cao.
111
Cần phải có không gian trưng bày (nhà trưng bày) phù hợp với từng loại hình tài liệu đưa ra; diện tích trưng bày phải rộng rãi. Hiện tại, TTLTII không gian trưng bày TLLT chưa có. Vì thế, việc phối hợp với các đơn vị khác trên địa bàn như Ban quản lý khu di tích Dinh Độc lập, Bảo tàng Hồ Chí Minh, Bảo tàng Chứng tích chiến tranh để thực hiện trưng bày là rất cần thiết.
Khi thực hiện trưng bày, vị trí trưng bày phải thuận lợi để thu hút các nhà nghiên cứu, các nhà chuyên môn, các nhà khoa học và công chúng.
Không gian trưng bày tài liệu tại TTLTII còn hạn chế như: Không có khuôn viên bổ trợ, hạng mục có tính chất dịch vụ, phục vụ cho nhu cầu của công chúng. Vì thế, cần đẩy mạnh công tác quảng bá, giới thiệu giá trị của tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, thiết kế trang Web để quảng bá giới thiệu giá trị của tài liệu, thiết kế panô, tờ rơi, làm băng rôn treo tại các địa điểm công cộng trên địa bàn thành phố...
TTLTII cần thực hiện các cuộc trưng bày lưu động, tổ chức các buổi giới thiệu sự kiện lịch sử, cá nhân tiêu biểu của dân tộc bằng Powerpoint để giới thiệu cho học sinh, sinh viên tại các trường Đại học, Cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh để quảng bá, giới thiệu về công tác lưu trữ, giới thiệu giá trị của TLLT đến với thế hệ trẻ, giúp thế hệ trẻ hiểu và tiếp cận giá trị của TLLT.
Thứ hai, nội dung trưng bày và công việc giới thiệu TLLT
Nội dung hình ảnh và tài liệu phải có sự mới mẻ, lôi cuốn, hấp dẫn khách tham quan. “Nên trưng bày xen kẽ tài liệu, hình ảnh, hiện vật, sơ đồ, mô hình, hình ảnh động hỗ trợ (phim tài liệu xây dựng theo chuyên đề...). Ngoài ra, cần có sự mở rộng giao lưu khi thực hiện trưng bày (tức là phải sưu tầm tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau)”. [48, tr 182]